Курсовая работа: Организация делопроизводства в государственном учреждении

Негосударственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

ИНСТИТУТ УПРАВЛЕНИЯ

Кафедра государственного и муниципального управления

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине

«СИСТЕМА ГОСУДАРСТВЕННОГО И МУНИЦИПАЛЬНОГО УПРАВЛЕНИЯ»

на тему: «Организация делопроизводства в государственном учреждении»

Содержание

Введение

1. Организация документооборота

2. Унифицированная система документов

3.Состав документов

4. Служебная переписка

5. Бланки документов и реквизиты

5.1 Адресование документов

5.2 Текст документа

5.3 Оформление приложений к документам

5.4 Подпись – обязательный реквизит любого служебного документа

6. Согласование, визирование и утверждение документа

6.1 Оттиск печати

6.2 Исполнение документа и отметка об исполнителе

7. Организация работы с документами

7.1 Номенклатура дел

8. Учет и анализ объемов документооборота

Заключение

Список литературы

Введение

С давних времен дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы имеем возможность узнавать историю своей страны, ее героическое прошлое, особенности быта своего народа, правовые и этические нормы взаимоотношений между людьми.

Необходимость создания документов возникла одновременно с появлением письменности. Считается, что именно потребность в создании различных документов (соглашений, договоров и т.п.) повлекла за собой появление письменности, как способа изложения информации.

С развитием письменности документы помимо государственного значения стали способом общения и передачи информации.

Современное делопроизводство находится на стадии развития. Применение для усовершенствования делопроизводства новейших достижений научной мысли в сфере коммуникаций (телефон, факс, Интернет) привело к снижению излишних документов и затрат труда на все виды работ с документацией, повысилась оперативность, надежность, экономичность и организация управленческого труда, культура работы аппарата, возможность использования в будущем информации, зафиксированной в документах.

1. Организация документооборота

Все формы управленческой деятельности находят отражение в документах.

В составе входящей и исходящей документации выделяются следующие группы документов:

документы, поступившие из Правительства Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, Государственной Думы, Совета Федерации Федерального Собрания, высших судов (Конституционный суд, Верховный суд, Высший арбитражный суд), Счетной палаты Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации и других органов государственной власти;

документы, поступившие из органов местного самоуправления;

документы территориальных федеральных органов исполнительной власти;

обращения граждан;

запросы депутатов Государственной Думы и членов Совета Федерации, депутатов областного Собрания депутатов и органов местного самоуправления;

документы из подведомственных организаций;

документы из государственных и негосударственных организаций, не подведомственных исполнительным органам;

документы из правительственных и неправительственных организаций зарубежных стран;

другие группы документов.

Организация документооборота включает всю последовательность перемещений документов во время их движения и следующие операции с документами:

прием и первичная обработка поступающих документов;

предварительное рассмотрение;

распределение документов на регистрируемые и нерегистрируемые;

регистрация поступающих документов;

рассмотрение документов руководством исполнительного органа и вынесение резолюций;

передача документов исполнителям (доведение документов до исполнителей);

организация обработки и передачи отправляемых документов;

регистрация и прохождение внутренних документов;

учет и анализ объемов документооборота.

К нерегистрируемым документам (документам, не подлежащим регистрации), относятся документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, используемой в справочных целях:

пригласительные, поздравительные письма, телеграммы, билеты, открытки, рекламные извещения, плакаты;

планы, программы семинаров, конференций, симпозиумов и других подобных мероприятий;

учебные планы, программы; статистические отчеты, бюллетени, сборники и обзоры, информационные сводки и прогнозы, сводки и информации, присланные для сведения; документы по бухгалтерскому учету, коммерческие предложения;

материально-техническому обеспечению, плановые финансовые документы, поступающие без сопроводительного письма;

прейскуранты, каталоги, проспекты с научно-технической информацией;

печатные издания (периодические), книги, техническая литература;

корреспонденция с пометкой «лично», адресованная работникам;

документы без подписи.

Организация документооборота должна основываться на следующих принципах:

централизация операций по приему и отправке документов;

организация предварительного рассмотрения поступивших документов;

исключение необоснованных возвратных движений при прохождении документа;

однократность регистрации поступивших и отправляемых документов;

устранение необоснованных согласований проектов документов, организация параллельного согласования, сокращение времени на согласование;

регламентация операций по обработке, передаче, рассмотрению и согласованию документов.

Доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи.

2. Унифицированная система документов

Ряд функций управления является типовым, присущим любому управленческому аппарату. К таким функциям относятся: прогнозирование, планирование, организационно-распорядительная деятельность, учет и отчет финансирования, материально-техническое обеспечение. Эти функции отражаются в документах, общих для всех учреждений и организаций.

Совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению составляет систру документации.

С унифицированной системой документации сталкивается любой работник управленческого аппарата.

Основными принципами и основаниями для разработки унифицированной системой документации являются:

1) создание общей модели построения документов – заключается в построении формуляра-образца документов для конкретной системы документации и установлении на его основе состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т.д.;

2) единообразие форм документов и правил их построения, составления, оформления – обеспечивается путем максимальной типизации и трафаретизации документов, выработки терминологии и условных сокращений;

3) комплексность унификации – унификация показателей и реквизитов должна предусматривать все требования к документу на всех стадиях его создания, обработки и хранения, учитывать психофизиологические возможности человека и параметры технических средств;

4) информативность – включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач, для поиска и подтверждения юридической силы документов. К группе реквизитов, подтверждающие юридическую силу документов, относятся: подпись, печать, грифы согласования и утверждения и т.д.;

5) сокращение числа видов документов – достигается за счет совершенствования методов управления, например, в исключении многоступенчатости в системе управления или широкого и повсеместного применения организационной и электронно-вычислительной техники;

6) стабильность требований к документам – достигается за счет установления государственных и отраслевых стандартов для использования форм документов в течение длительного времени;

7) сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико-экономической информации – составляются и в надлежащем порядке утверждаются классификаторы показателей, допустимых к применению на различных уровнях управления в разных системах управления, т.е. стандартизированы;

8) экономичность – достигается за счет обоснованного включения документов в систему документации, широкого применения бланков, рациональной группировки форм документов, установления оптимального объема реквизитов и их логического расположения на бланке. Снижаются затраты на составление, изготовление и оформление документов, их передачу, обработку, хранение и уничтожение.

3. Состав документов

В деятельности государственных учреждений создается комплекс организационно-распорядительных документов: распоряжения, приказы, решения коллегии, протоколы, акты, докладные, объяснительные и служебные записки, договоры (контракты, соглашения), служебная переписка.

Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются в протоколах коллегии, координационных и совещательных органов, иных заседаний и совещаний.

Взаимные обязательства государственных учреждений с контрагентами и регулирование обязательств оформляются в виде договоров, соглашений, контрактов, протоколов и других документов.

В зависимости от конкретных задач управления в деятельности государственных учреждений создаются другие виды документов: планы, прогнозы, программы, справки, отчеты и другие виды.

В установленных законодательством случаях государственными учреждениями издаваться акты совместно с органами власти и другими государственными учреждениями по вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию обеих сторон. Такие акты оформляются как единый документ (приказ, протокол, положение).

4. Служебная переписка

Служебная переписка – различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в деятельности органов власти, организаций и граждан.

Виды деловой переписки и их названия:

деловое (служебное) письмо – документ информационно-справочного характера, направляемый органом власти, организацией, должностным лицом адресату (органу власти, организации или лицу) по почтовой связи;

телеграмма – документ информационно-справочного характера, направляемый адресату (органу власти, организации или лицу) по телеграфной сети общего пользования;

телефонограмма – документ информационного характера, передаваемый и получаемый по телефонной связи;

факсограмма – получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи;

электронное письмо (электронное сообщение) – документ информационно-справочного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте. Электронное письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной цифровой подписью.

В государственных учреждениях служебные письма готовятся:

как ответы на обращения вышестоящих органов;

как ответы на обращения организаций и граждан;

как инициативные письма.

Служебные письма печатаются на бланках в соответствии с правилами оформления служебных писем.

Письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, могут заверяться печатью исполнительного органа. В письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется реквизит «Отметка о конфиденциальности».

Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителем учреждения. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании сроков исполнения поручений, обращений и исчисляются в календарных днях:

с даты подписания – документы, поступившие из вышестоящих органов, и внутренние документы;

с даты поступления – документы, поступившие из других организаций, обращения граждан.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

документы с конкретной датой исполнения – в указанный срок;

документы, имеющие пометку «Срочно», – в 3-дневный срок;

документы, имеющие пометку «Оперативно», – в 10-дневный срок;

остальные документы – в срок не более месяца;

депутатские запросы – в течение 30 дней со дня регистрации;

парламентские запросы – в течение 15 дней со дня регистрации;

протесты прокуратуры – в течение 10 дней;

запросы уполномоченного по правам человека – в течение 15 дней;

обращения граждан – в течение 30 дней со дня регистрации.

Если последний день срока исполнения документов приходится на нерабочий день, документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

Исходящее служебное письмо, подписанное руководителем, отправляется адресатам, его копия, завизированная исполнителем (исполнителями), помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел.

Документы, направляемые в федеральные органы законодательной, исполнительной, судебной власти, подписываются, как правило, руководителями исполнительных органов в пределах их компетенции.

Документы, направляемые подчиненным и сторонним организациям, гражданам, подписываются руководителями структурных подразделений (подведомственных учреждений) в пределах их компетенции.

5. Бланки документов и реквизиты

документооборот реквизит переписка служебный

Страницы: 1, 2, 3