Программное обеспечение Lotus-Notes
Министерство финансов Российской Федерации Кафедра информатики СЕМЕСТРОВАЯ КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТАпо дисциплине: "Информатика" на тему:Программное обеспечение «Lotus Notes»МОСКВА 2009 Содержание Введение Запуск Lotus Notes Основные элементы интерфейса Основные команды для работы с базой данных Папки и представления Почта и адресная книга Lotus Notes Стандартные папки Lotus Notes Стандартные представления Lotus Notes Создание сообщений Чтение сообщений Работа с папками Обработка почты Безопасность Использование Notes Help Список использованной литературы ВведениеЧто такое Lotus Notes?Несомненно, все из вас представляют, что такое документ. В повседневной практике мы постоянно имеем дело с документами самой разнообразной формы и содержания.Lotus Notes позволяет организовать процесс создания и распространения документов более удобным путем, объединяя документы в базы документов. Notes - это прежде всего средство для создания и организации документов. Notes позволяет сделать документ доступным для Ваших коллег. Вы можете создавать редактировать и читать документы. Служебные записки, приказы, счета, графики, распоряжения - все эти документы могут содержаться в базе Lotus Notes. Фактически, основой Lotus Notes является уникальная технология создания и хранения документов. Она обеспечивает хранение информации в базах документов и быстрый доступ к ней.Документ Notes можно рассматривать как контейнер, в который могут быть помещены самые разнообразные объекты и в любом количестве, например:· Текст, числа и графические изображения· Файлы, подготовленные MS Word· Электронные таблицы Lotus 1-2-3 или MS Excel· Аудио и видео файлы· Ссылки на другие документы Notes и многое другоеДля каждого такого документа в базу документов Notes будет помещена информация о датах создания и редактирования, сотрудниках выполнявших операцию и правах доступа на весь документ или его части. Запуск Lotus NotesДля запуска Lotus Notes необходимо, нажав на кнопку Пуск, а далее выбирать последовательно Программы - Приложения Lotus - Lotus NotesСразу после запуска Lotus Notes предложит ввести пароль пользователя, который был предоставлен Вам администратором системы. Необходимо обратить внимание на то, что система спрашивает именно пароль пользователя, а не имя с паролем. Происходит так из-за того, что Lotus Notes после установки на компьютер настраивается для поддержки работы конкретного пользователя.- Обратите внимание, что для сложности подбора пароля в строке ввода пароля отображается не один символ для одного нажатия на клавиатуре, а 2-3 в случайной последовательности.
- После правильного ввода пароля перед Вами открывается рабочая область.
- Ввод пароля предоставляет доступ к так называемому ID-файлу, в котором содержаться те данные, которые необходимы для подтверждения личности пользователя перед сервером Domino, в том числе и имя пользователя. Необходимо, чтобы каждый пользователь следил за сохранностью своего ID-файла и по возможности хранил его на дискете, т.к. кроме пароля ID-файл ничем не защищен и злоумышленник может путем подбора пароля получить доступ к серверу, захватив ID-файл пользователя. По умолчанию, ID-файлы для всех пользователей данного компьютера хранятся в каталоге Notes\Data и могут быть переписаны оттуда на дискету.
Основные элементы интерфейсаПосле первого запуска Notes на рабочей станции, Вы получаете вид, показанный на рисунке. Эта страница стала стартовой, начиная с версии 5. Переключение в режим «Рабочей области» показано на рисункеДавайте детально рассмотрим внешний вид “Рабочей области”. |
Ярлыки, находящиеся в верхней части рабочего стола, содержат названия рабочих листов, на каждом из которых могут быть расположены закладки. | | | Для создания рабочего листа необходимо воспользоваться командой меню Создание - Лист и ввести в появившемся окне название, которое, например, может совпадать с Вашим именем. | | | Закладка является ссылкой на базу данных, расположенную на сервере или Вашем компьютере. Появляется она при первом открытии базы и позволяет быстро к ней перейти, руководствуясь названием и местоположением. | | | |
|
| В верхней части окна Lotus Notes располагается меню. Все его элементы являются контекстно-зависимыми. Наличие некоторых пунктов напрямую зависит от того, какая операция выполняется в данный момент. В качестве примера можно привести пункты меню Файл, Правка, Создание и Действие. Пункты меню Текст, Таблица, Рисунки и некоторые другие появляются только при работе с соответствующими типами данных. | | | | Интерфейс Lotus Notes помимо стандартных меню, характерных для любых Windows-приложений, содержит некоторые специфичные элементы, такие как панель закладок и панель задач. Панель закладок организует закладки. С ее помощью пользователь системы может ускорить доступ к различным функциям системы. Закладки Notes создаются так же, как и в браузере, но эти закладки могут указывать на элементы как Notes, так и Интернета, включая базы данных, представления, документы, Web-страницы и группы новостей. | | | | Панель задач действует аналогично панели задач операционной системы Windows. Кнопки задач делают в Notes удобным переход из одного открытого окна в другое. Каждый раз при открытии почты, базы данных или документа автоматически создается кнопка задачи, отображаемая непосредственно под строкой меню Notes. Любая из активных задач доступна по щелчку. Для закрытия задачи можно просто щелкнуть "х" в правом верхнем углу кнопки задачи. Для перехода между задачами можно использовать клавиши Ctrl + Tab. | | | | В Lotus Notes существует возможность быстрого доступа ко многим функциям и инструментам. Это Панель инструментов. В большинстве случаев использование панели инструментов значительно удобнее, чем использование меню. Кнопки-значки на панели инструментов контекстно-зависимы, т.е. в каждый момент времени доступны только необходимые значки. | | | | По умолчанию панель инструментов выключена. Чтобы отобразить ее, выберите в верхнем меню Файл - Параметры - Параметры панели инструментов. В открывшемся диалоговом окне установите флажок "Панель инструментов". При необходимости с помощью этого окна пользователь может создать и сохранить свой собственный набор значков для использования вместо стандартного набора. | | | | При работе в Lotus Notes в любой момент времени доступны также контекстные меню, вызываемые нажатием правой кнопки мыши. Контекстные меню отображаются для закладок, значков, документов, баз данных и т. д., предоставляя команды, которые достаточно просто щелкнуть. Большинство команд, содержащихся в контекстных меню, доступны также через основные меню. | | | |
Строка разделена на восемь сегментов, которые содержат всплывающие меню и индикаторы. Первый сегмент - индикатор обмена данными с сервером Notes. Изображение молнии означает, что идет обмен информацией с сервером. Если связь с сервером установлена с помощью модема, в этом сегменте появится соответствующая пиктограмма модема. Второй сегмент - указывает на тип используемого шрифта в текущей позиции курсора. При нажатии мышью на этом сегменте появляется всплывающее меню со списком доступных шрифтов. Третий сегмент - определяет размер шрифта. Четвертый сегмент - позволяет определить стиль, который будет использоваться при форматировании абзацев. Эти два сегмента также имеют всплывающие меню Кроме основного меню существуют два типа контекстных меню: · элементы меню, которые появляются в основном меню, в зависимости от активного элемента базы: Текст, Раздел, Вложения, Связь, Рисунок; · меню, которое появляется после нажатия правой кнопки мыши на каком-либо из объектов. Этим объектом может быть значок базы данных, документ, выделенный фрагмент текста, поверхность рабочего пространства и т.д. Обратите внимание! Список команд контекстного меню зависит от объекта, к которому оно относится, и от того, какие операции выполняются над элементами базы в данный момент Окно рабочего пространства содержит несколько листов рабочего пространства. На листах находятся значки баз данных. Для удобства работы пользователя базы данных можно сгруппировать по определенным признакам, например, по тематикам баз. Такую группировку проще всего выполнить путем "перетаскивания" иконки базы данных с текущего открытого листа на ярлычок другого. Для переключения с одного листа на другой установите указатель мыши на ярлычок нужного листа и щелкните мышью. Если в любом месте рабочего пространства нажать правую кнопку мыши, появится контекстное меню. Воспользовавшись верхней строкой «Свойства» этого меню для рабочего пространства можно изменить название страницы рабочего пространства и изменить цвет ярлычка. Иногда необходимо добавить или удалить листы рабочего пространства. Как это сделать? Для создания нового листа нажмите мышью на ярлычок листа, перед которым надо поместить новый лист. Выберите команду меню «Создание-Лист» или выберите соответствующий пункт контекстного меню (используя правую кнопку мыши) для рабочего пространства. Для удаления листа из рабочего пространства нажмите мышью на ярлычок листа, который нужно удалить, и выполните одну из следующих операций: нажмите клавишу «Delete» выберите команду меню «Правка-Очистить» воспользуйтесь командой «Удалить» лист из контекстного меню для рабочего пространства. Следует иметь в виду, что при удалении листа со значками баз из рабочего пространства удалятся и значки этих баз. Это не означает, что база данных с ее содержимым будет удалена - впоследствии ее можно будет опять открыть и добавить в рабочее пространство. Дополнительные настройки некоторых параметров рабочего пространства вы можете сделать, воспользовавшись вкладкой «Общие» окна диалога “Параметры настройки”. Для открытия этого окна выберите команду: «Файл-Сервис-Параметры» Для задания параметров рабочего пространства на этой вкладке используется список Дополнительно. Выбрав нужные опции, нажмите мышью на соответствующие строки (они помечаются значком) и нажмите “ОК“. Рабочее пространство на самом деле является специальной базой данных Notes и хранится в файле desktop.dsk в каталоге, где установлен Notes. По мере работы размер этого файла будет постоянно увеличиваться. Для контроля размера файла и его сжатия используется вкладка i в информационном окне свойств рабочего пространства. Основные команды для работы с базой данных Основные команды для работы с базами данных находятся в меню “Файл”. Если выделить значок базы данных в рабочем пространстве и выполнить команду “Файл-База данных”, то появится ниспадающее меню с командами для работы с базой данных. Для открытия новой базы данных выполните команду: ”Файл-База данных-Открыть” Появится окно диалога “Открытие базы данных”. Последовательность ваших действий следующая: Выберите из списка “Сервер” имя сервера или введите это имя непосредственно. Это может быть один из серверов Notes вашей организации или “Локальный компьютер” - если база данных расположена на вашей рабочей станции. Выберите в списке баз данных имя базы, при этом в поле “Имя файла” будет отображаться имя файла базы данных, например, “БД Адресная книга” имеет имя файла names.nsf. Список баз данных может включать подкаталоги основного каталога данных Notes. Нажмите кнопку “Открыть”. Иконка базы будет автоматически добавлена в рабочее пространство на первое свободное место в текущей открытой странице. Администратор Notes вашей организации может выделить некоторые базы данных, которые наиболее широко будут использоваться всеми сотрудниками. В этом случае можно для быстрого открытия базы данных воспользоваться командой меню “Файл-База данных-Открыть специальную” Со значками баз данных, которые находятся в рабочем пространстве, можно выполнять следующие действия: Изменять местоположение значка в пределах одного листа. Для этого установите указатель мыши на значке базы данных, нажмите левую кнопку мыши и, удерживая ее, переместите значок базы данных на новое место.
Страницы: 1, 2
|
