p align="left">1.12 Гражданские служащие обязаны: - знать и выполнять требования настоящей Инструкции; - не разглашать содержание документов, не допускать их утраты, а также пресекать действия (бездействие) других лиц, могущие привести к таким последствиям; - знакомить с содержанием документов других гражданских служащих только с разрешения своего руководителя (начальника); - передавать документы, их копии, проекты сторонним организациям в Минюсте России только с разрешения Министра юстиции Российской Федерации или лица, исполняющего его обязанности Далее по тексту Инструкции Министр юстиции Российской Федерации и лицо, исполняющее его обязанности, сокращенно именуются «Министр», если особо не оговорено иное., а в территориальном органе - только с разрешения начальника территориального органа; - при увольнении или переводе в другое структурное подразделение Минюста России (территориальный орган) передать все числящиеся за ними документы по акту (приложение № 1) ответственному за делопроизводство; - при уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни (если это позволяет состояние здоровья), в случае отстранения от замещаемой должности федеральной государственной гражданской службы передать по реестрам установленной формы (приложение № 2) все находящиеся у них документы ответственному за делопроизводство или другому гражданскому служащему по указанию руководителя структурного подразделения Минюста России (начальника территориального органа) с внесением сведений о движении в регистрационно-контрольные карточки этих документов в СЭД. 1.13 При переводе или увольнении руководителя структурного подразделения Минюста России (начальника территориального органа) наличие и состояние документов, находящихся в делопроизводстве соответствующего структурного подразделения (территориального органа), отражается в акте приема-передачи дел и должности. 1.14 Об утрате или неисправимом повреждении документа, в случаях нарушения установленных Инструкцией правил работы с документами, утере ключей от помещений, хранилищ, сейфов, в которых хранятся документы, печатей и штампов, а также о фактах обнаружения неучтенных документов гражданские служащие обязаны незамедлительно письменно сообщать: - в Минюсте России - руководителю структурного подразделения Минюста России и в Департамент организации и контроля; - в территориальном органе - начальнику территориального органа. 1.15 Для совместной проработки проектов документов и рассылки информационных материалов в Минюсте России и его территориальных органах используется внутренняя электронная почта. 1.16 Текст Инструкции размещается Департаментом организации и контроля на общедоступном ресурсе сервера информационной сети Минюста России и поддерживается в актуальном состоянии. 1.17 Гражданские служащие несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции. II. Основные понятия документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке; делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в федеральных органах исполнительной власти; документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти; электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме; автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ; вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения; оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования; электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе; реквизит документа - обязательный элемент оформления документа; бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа; подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа; копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы; заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу; обращение гражданина - направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменные предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления; юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления; унифицированная форма документа - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации; шаблон бланка (унифицированной формы документа) - бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме; документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки; объем документооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период; регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе; номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в федеральном органе исполнительной власти, с указанием сроков их хранения; экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации; дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности федерального органа исполнительной власти; формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел. III. Создание документов в Минюсте России и его территориальных органах 3.1 Бланки документов 3.1.1 Документы, создаваемые в Минюсте России и его территориальных органах, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм) или в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов. Размеры служебных полей на документе должны быть не менее: 20 мм - левое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее; 10 мм - правое. 3.1.2 Виды бланков, используемых в Минюсте России и его территориальных органах, состав их реквизитов разрабатываются Департаментом организации и контроля и утверждаются приказом Минюста России. Бланки изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4. 3.1.3 В Минюсте России используются следующие виды бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации Далее - бланки.: бланк приказа Минюста России (приложение № 3); бланк распоряжения Минюста России (приложение № 4); общий бланк письма Минюста России (приложения № 5); бланк письма Министра (приложение № 6); бланк письма первого заместителя Министра (приложение № 7); бланк письма статс-секретаря - заместителя Министра (приложение № 8); бланк письма заместителя Министра (приложение № 9); бланк письма Уполномоченного Российской Федерации при Европейском Суде по правам человека - заместителя Министра (приложение № 10); бланк письма Уполномоченного Российской Федерации при Европейском Суде по правам человека (приложение № 11); общий бланк Минюста России (приложение № 12); общий бланк письма структурного подразделения Минюста России (приложение № 13); 3.1.4 В территориальном органе используются следующие виды бланков: бланк приказа территориального органа (приложение 14); бланк распоряжения территориального органа (приложение № 15); бланк письма территориального органа (приложение № 16); общий бланк территориального органа (приложение № 17). 3.1.5 Бланки изготовляются полиграфическими предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне. Организация работы по изготовлению, получению из типографии и учету бланков возлагается: в Минюсте России - на Департамент управления делами; в территориальном органе - структурное подразделение, осуществляющее обеспечение финансово-хозяйственной деятельности. 3.1.6 Департамент управления делами (структурное подразделение территориального органа, осуществляющее обеспечение финансово-хозяйственной деятельности): получает от Департамента организации и контроля (ответственного за делопроизводство в территориальном органе) заявки на изготовление бланков, а также, при необходимости, их образцы (макеты); оформляет заказы на изготовление бланков в типографии; осуществляет получение, учет поступления бланков в журнале учета бланков документов (приложение № 18) и выдачу изготовленных бланков документов Департаменту организации и контроля (ответственному за делопроизводство в территориальном органе). Для ведения учета выдачи бланков они нумеруются типографским способом или нумератором в Департаменте организации и контроля (ответственным за делопроизводство в территориальном органе). Порядковый номер проставляется в нижней части оборотной стороны бланка. Учет бланков ведется раздельно по видам бланков в журнале учета выдачи бланков документов (приложение № 19). 3.1.7 Использование бланков осуществляется с соблюдением следующих правил: бланки выдаются Департаментом организации и контроля (ответственным за делопроизводство) гражданским служащим под роспись в журнале учета выдачи бланков; бланки используются строго по назначению и хранятся в надежно запираемых шкафах (сейфах); передача бланков другим организациям и лицам не допускается; ответственность за обеспечение сохранности бланков и правильность их использования несут ответственные за делопроизводство и руководители структурных подразделений Минюста России (начальники территориальных органов Минюста России); испорченные и невостребованные бланки возвращаются через Департамент организации и контроля (ответственного за делопроизводство) в Департамент управления делами (структурное подразделение территориального органа, осуществляющее обеспечение финансово-хозяйственной деятельности). 3.1.8 Бланки приказа, распоряжения, письма Уполномоченного Российской Федерации при Европейском Суде по правам человека, разрабатываются на основе продольного варианта расположения реквизитов; иные бланки - на основе углового варианта расположения реквизитов. Реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа при угловом варианте их расположения, а при продольном - по середине листа вдоль верхнего поля. 3.1.9 Реквизиты бланков, в том числе воспроизведение Государственного герба Российской Федерации, исполняются в одноцветном варианте: на бланках писем Министра и его заместителей, общем бланке и общем бланке письма Минюста России - Государственный герб Российской Федерации - красным цветом, остальные реквизиты - черным цветом; на бланке письма структурного подразделения Минюста России, бланке письма территориального органа и общем бланке территориального органа - все реквизиты, в том числе воспроизведение Государственного герба Российской Федерации, синим цветом; на иных бланках - все реквизиты, в том числе воспроизведение Государственного герба Российской Федерации, черным цветом. 3.1.10 Для бланков устанавливается следующий состав реквизитов: 1) для бланка приказа (распоряжения) Минюста России: Государственный герб Российской Федерации; наименование федерального органа исполнительной власти: «Министерство юстиции Российской Федерации (Минюст России)»; вид документа; место составления (издания) документа; отметки для проставления даты и регистрационного номера приказа (распоряжения);
Страницы: 1, 2, 3, 4
|