Начальник

генерал-майор милиции (личная подпись) Н.Г.Яковлев

В документах, оформляемых не на бланках, наименование подразделения включается в состав наименования должности. Например:

Начальник УВД Смоленской области

генерал-майор милиции (личная подпись) Н.Г.Яковлев

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, и отделяются друг от друга тремя межстрочными интервалами.

Если документ подписывается несколькими лицами одной должности или одного ранга, их подписи располагаются на одном уровне. В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, а распределение обязанностей в составе комиссии:

Председатель комиссии Н.В.Петров

Члены комиссии: В.В.Сергеев

C.П.Юрьев

Г.С.Смирнов

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то его подписывает лицо, исполняющее обязанности соответствующего должностного лица, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, его инициалы и фамилия. Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Если для исполнения документа необходимо подготовить проект другого документа (ответа, сообщения, плана, нормативного акта и т.п.), то он должен быть согласован.

Согласование документа является способом предварительного рассмотрения и оценки проекта документа. Согласование обеспечивает правильное и всестороннее решение вопросов и высокое качество подготавливаемого документа.

Согласование - это предварительное рассмотрение вопросов содержащихся в проекте документа. Предварительное обсуждение проекта текста документа необходимо для принятия правильных управленческих решений. Согласование осуществляется как с должностными лицами в подразделениях министерства (внутреннее согласование), так и с должностными лицами других соответствующих министерств и ведомств РФ (внешнее согласование). Внешним считается также согласование документов с коллегиальными органами общественных объединений (с профсоюзными комитетами, с советами трудовых коллективов и т.п.).

Внутреннее и внешнее согласование выражаются в разных формах: для внутреннего используется визирование документов, для внешнего - гриф согласования.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты, например:

СОГЛАСОВАНО

При согласовании возможны возражения со стороны визирующего, несогласие с представленным текстом или его частями. В этом случае виза дополняется надписями: «Не согласен», «Возражаю», «С п.7 не согласен», «Замечания прилагаются» и т.п.

Внутреннее согласование документа целесообразно проводить в следующей последовательности:

- составитель документа;

- руководитель структурного подразделения, где составлен документ;

- заинтересованные должностные лица других подразделений, организаций;

- общественные организации (при необходимости);

- руководитель финансовой или бухгалтерской службы;

- заместитель руководителя организации, курирующий данное направление деятельности;

- руководитель юридической службы или юрисконсульт организации.

Реквизит «Виза» используется и при оформлении процедуры ознакомления с документом.

Виза ознакомления служит письменным подтверждением факта доведения документа до сведения работника и начинается словами: «С приказом (актом, протоколом, должностной инструкцией и т.д.) ознакомлен». Виза ознакомления включает личную подпись работника, ее расшифровку и дату.

Визы согласования и ознакомления располагаются ниже реквизита «Подпись». Исходящие документы визируются на экземпляре, остающемся в организации, остальные документы - на первом экземпляре. Допускается оформлять визы на оборотной стороне последнего листа распорядительного документа или на отдельном листе.

Визы руководителей министерств и ведомств проставляются на лицевой стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта документа в нижней его части, визы руководства подразделений министерства - исполнителей и соисполнителей - в таком же порядке на втором экземпляре.

В необходимых случаях виза может состоять из наименования должности, личной подписи и ее расшифровки, даты. Исходящие документы визируют на экземплярах, остающихся в министерстве, внутренние документы визируют на первом экземпляре.

Визируются и поступающие документы лицами, которые по своему служебному положению обязаны знать содержание документа.

Реквизит «Печать». Оттиск печати ставится на наиболее важных документах, подтверждая их подлинность. Печати делятся на гербовые (имеющие изображение Государственного герба РФ или гербов субъектов РФ) и простые. В негосударственных организациях используются простые круглые печати.

Гербовая печать ставиться на документах, где воспроизведение печати специально предусматривается нормативным актом, например, на трудовых книжках, свидетельствах, дипломах и т.д.

Подпись ответственного лица заверяется печатью на документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также на документах, специально предусмотренных правовыми актами.

Кроме того, применение печати необходимо во всех случаях удостоверения прав физических и юридических лиц, установления фактов, вызывающих расходование денежных средств и материальных ценностей, а также на договорах, удостоверениях, договоренностях, архивных справках.

ГОСТ Р 6.30 - 97 не содержит прямого указания о том, как правильно расположить оттиск печати на документе. Однако в Методических рекомендациях на основе ГОСТ Р 6.30-97 отмечено, что оттиск печати должен захватывать часть слов в наименовании должности лица, подписавшего документ.

Второй и последующие экземпляры документа, напечатанные под копирку или ксерокопированные, обязательно заверяются по установленной форме.

Отметка о заверении копии проставляется ниже реквизита «Подпись» и включает заверительную надпись «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения, например:

ГОСТ Р 6.30-97 допускает заверение копии документа печатью, определяемой по усмотрению организации.

В упрощенном виде, без указания должности заверителя и даты заверения, может быть заверена копия исходящего документа, остающаяся в организации.

При пересылке копии документа в другую организацию или выдаче ее на руки заверительную подпись удостоверяют печатью.

Руководители подразделений министерства обязаны обеспечить оперативное и качественное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей, как правило, в день поступления, контроль за исполнением документов по существу вопросов.

При рассмотрении документов соответствующий руководитель выделяет документы, требующие срочного исполнения, которые передаются на исполнение немедленно.

Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством министерства или руководителями соответствующих подразделений, подготовку к пересылке адресату.

Кроме того, исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, он также обязан при необходимости передать документ на тиражирование и подготовить список (разверстку) на рассылку.

Исполнитель для удобства работы может завести специальные папки для исполнения документов с пометками: "На исполнение", "Срочно", "На доклад (подпись)", "На отправку". На папках указываются фамилия, инициалы, номер телефона. Сотрудник, исполняющий документ, несет ответственность за соблюдение требований исполнительской дисциплины, за несоблюдение действующих нормативных актов, определяющих порядок подготовки, оформления, представления и сроки исполнения документов.

Реквизит «Отметка об исполнителе» включает фамилию исполнителя (составителя) документа (а лучше фамилию, имя и отчество для удобства последующего общения) и номер его служебного телефона. Реквизит располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа.

Отметка о поступлении документа в организацию проставляется на входящих документах с помощью специального регистрационного штампа или от руки. В регистрационный штамп входят: наименование организации - получателя документа, место для даты поступления и место для регистрационного индекса:

Примерная форма

регистрационного штампа

При отсутствии такого штампа от руки пишутся порядковый номер и дата поступления документа (при необходимости - часы и минуты). Отметка располагается в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа.

Отметка для автоматического поиска документа помещается в правом нижнем углу документа и включает поисковые данные для автоматического поиска документов, определяемые по усмотрению организации (имя файла, код оператора и др.).

Реквизиты, кроме текста, состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. При этом составные части реквизитов «адресат», «гриф утверждения», «отметка о наличии приложения», «гриф согласования» следует отделять друг от друга полутора - двумя межстрочными интервалами.

Начало строк многострочных реквизитов должно быть выровнено по одной вертикальной линии.

Реквизиты отделяют друг от друга 3...4 межстрочными интервалами.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7