Как и прежде, работнику должны быть возмещены расходы по бронированию мест в гостинице (необходимы подтверждающие документы), а также стоимость дополнительных услуг, не включенных в стоимость номера (пользование телевизором, холодильником и другими "принадлежностями" современных гостиничных номеров), но только при условии представления подлинных документов, подтверждающих оплату дополнительных услуг (в старой редакции Инструкции № 35 говорилось просто о представлении подтверждающих документов). К сожалению, завтрак, пусть даже и включенный в стоимость номера (места) за проживание в гостинице, в число таких дополнительных услуг по-прежнему не входит, и его стоимость командированному работнику не будет возмещаться, какие бы документы он ни представил, отчитываясь по командировке.

Известно, что при отсутствии подтверждающих документов возмещение расходов по найму жилого помещения при служебных командировках в пределах нашей страны производится в размерах, устанавливаемых Министерством финансов Республики Беларусь *. Постановлением № 29 данная норма уточнена, и теперь подобное возмещение запрещено в случаях, когда принимающая командированного работника сторона предоставляет ему жилое помещение за свой счет либо когда расходы на проживание оплачиваются нанимателем "по безналу". А чтобы не возникало вопросов при определении количества суток для оплаты расходов по найму жилого помещения, в Инструкцию № 35 введено правило, согласно которому время, составляющее менее половины суток, исключается из расчета, а равное половине суток и более - принимается за полные сутки.

Еще одно нововведение напрямую затрагивает интересы водителей грузовых автомобилей и работников, командированных вместе с ними. В случае если они в соответствии с графиком движения должны останавливаться в пути следования на отдых и при этом не могут представить оплаченные счета (в "дальнобойных" рейсах иногда приходится останавливаться, "где ночь застанет", например, "на постой" в какой-нибудь деревенской избе), то расходы по найму жилого помещения за время нахождения в пути подлежат им возмещению на общих основаниях;

3) за проживание вне места постоянного жительства (суточные). Суточные возмещаются за все календарные дни пребывания в командировке по нормам, установленным Министерством финансов Республики Беларусь. На сегодняшний день согласно Постановлению № 197 они составляют 15 000 руб. за каждый день командировки (7 500 руб. - при однодневных служебных командировках и командировках в такую местность, откуда можно ежедневно возвращаться к месту жительства). За время нахождения в пути суточные выплачиваются в тех же размерах, что и за время пребывания в месте служебной командировки.

Исключение из данного правила составляют случаи, когда принимающая командированного работника сторона обеспечивает его за свой счет питанием либо расходы на питание оплачивает направляющая сторона путем безналичного перечисления. Тогда суточные положены работнику только за время нахождения в пути, да и то если в эти дни питание ему не предоставлялось.

В случае, когда бесплатное питание во время нахождения в командировке предоставляется один в день, то суточные выплачиваются в размере 70% установленной законодательством нормы. Двухразовое бесплатное питание дает право только на 30% от установленной нормы суточных.

Не изменилось правило, согласно которому использование командированным работником своих выходных дней в месте командировки до начала или после ее окончания никак не учитывается при компенсации ему понесенных за эти дни расходов: оплата проезда производится на общих основаниях, а суточные и расходы по найму жилого помещения за эти дни не возмещаются.

Также осталась "нетронутой" и норма (п. 6.4 Инструкции № 35), разрешающая возмещать командированному работнику расходы по международным телефонным переговорам, но только в случаях, когда они производились в интересах выполнения служебного задания. Расходы оплачиваются на основании соответствующих квитанций (счетов) с подтверждением необходимости этих переговоров нанимателем.

Для нанимателей, в коллективном договоре (соглашении) которых определены свои собственные размеры возмещения командировочных расходов (а такое право дает им ст. 95 ТК), напомним, что они не могут быть ниже установленных Министерством финансов Республики Беларусь размеров.

ПОРЯДОК расчетов по служебным командировкам в пределах Республики Беларусь

Согласно п. 10 Инструкции № 35 наниматель обязан не позже чем за день до отъезда в служебную командировку выдать командированному работнику денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату стоимости проезда к месту служебной командировки и обратно, расходов по найму жилого помещения и суточных. Следует отметить, что это правило зачастую нарушается (преимущественно в организациях негосударственной формы собственности), особенно если расходы на служебную командировку составляют не очень значительные суммы. Другими словами, работник отправляется в командировку "за свои", о организация потом возмещает ему понесенные расходы "по факту".

В свою очередь, работники, получившие наличные деньги под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, обязаны не позднее 3 (а при использовании корпоративной пластиковой карточки - не позднее 15) рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки (исключая день прибытия), предъявить в бухгалтерию организации авансовый отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги.

В авансовом отчете указываются произведенные расходы по найму жилого помещения, проезду и сумма суточных за фактические дни нахождения в служебной командировке, а также другие подлежащие возмещению расходы. К авансовому отчету должны быть приложены следующие документы:

- командировочное удостоверение, оформленное в установленном порядке;

- проездные документы, подтверждающие фактические расходы по проезду к месту командировки и обратно;

- оплаченные счета, квитанции или другие документы, подтверждающие фактические расходы по найму жилого помещения и иные расходы;

- отчет о проделанной работе (как уже упоминалось выше, этот документ не является обязательным при командировках в пределах Республики Беларусь, однако наниматель может ввести правило представления такого отчета своим приказом).

Выдача наличных денег под отчет производится только при условии полного отчета по ранее полученным суммам.

За нарушения, связанные с выдачей наличных денежных средств под отчет и сдачей неизрасходованного их остатка в кассу организации, законодательством Республики Беларусь установлена ответственность. Если должностное лицо (кассир юридического лица) или индивидуальный предприниматель нарушает порядок ведения кассовых операций (а выдача и возврат любых подотчетных сумм регламентируются именно этим порядком), то в соответствии со ст. 11.7 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях его ожидает штраф в размере от 4 до 20 базовых величин. Подобное повторное нарушение, совершенное в течение одного года после наложения указанного административного взыскания, наказывается уже штрафом в размере от 20 до 30 базовых величин.

В соответствии с ч. 2 ст. 107 ТК удержания из заработной платы работников для погашения их задолженности нанимателю могут производиться по распоряжению последнего, в том числе и для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного на служебную командировку, правда, только если работник не оспаривает основания и размер подобного удержания. При этом необходимо помнить, что наниматель должен сделать распоряжение о таком удержании не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для погашения аванса.

Приведем пример расчета по служебным командировкам в пределах Республики Беларусь (стоимость железнодорожных билетов и проживания в гостинице, а также время отправления поездов условные).

Пример 1

Приказом по организации, расположенной в г. Минске, работник направлен в служебную командировку в г. Брест сроком на 4 дня. Ему было определено задание по командировке и выдано командировочное удостоверение с отметкой о выбытии из г. Минска 14 апреля 2008 г. Возвратиться в г. Минск работник должен был 17 апреля 2008 г. вечером.

Работнику был выдан денежный аванс из следующего расчета:

- 2 билета на поезд стоимостью 30 000 руб. каждый, всего - 60 000 руб.;

- 3 дня проживания в гостинице (одноместный номер) стоимостью 70 000 руб. за день, всего - 210 000 руб.;

- суточные за 4 дня по нормам, установленным Постановлением № 197, всего - 60 000 руб. (15 000 х 4 дня).

Общая сумма аванса составила 330 000 руб. (60 000 + 210 000 + 60 000).

Как и планировалось, работник выехал в командировку 14 октября 2008 г. Однако в связи с тем что служебное задание он выполнил раньше запланированного срока, его возвращение в г. Минск состоялось не 17, а 16 октября 2008 г. Кроме того, свободных мест в гостиницах г. Бреста не было, и работник остановился на проживание у своих родственников.

По возвращении из командировки работник 18 октября 2008 г. (трехдневный срок сдачи авансового отчета об израсходованных в служебной командировке денежных суммах не был нарушен) представил в бухгалтерию организации авансовый отчет с приложением следующих документов:

- билет на пассажирский поезд № 659 "Минск - Брест" (купейный вагон), дата отправления из г. Минска - 14 октября 2008 г., время отправления - 23.43, дата прибытия в г. Брест - 15 октября 2008 г., время прибытия - 9.33, стоимость - 30 000 руб.;

- билет на скорый поезд № 28 "Брест - Минск" (купейный вагон), дата отправления из г. Бреста - 16 октября 2008 г., время отправления - 19.30, время прибытия в г. Минск - 23.41 в тот же день, стоимость - 40 000 руб.

Несмотря на тот факт, что командированный работник брал в поезде № 659 "Минск - Брест" постельные принадлежности, документов, подтверждающих их оплату, у него не было, поэтому данные расходы ему не могут быть возмещены.

Расходы, возмещаемые по данному авансовому отчету:

- оплата за проезд - 70 000 руб. (30 000 + 40 000);

- суточные в пределах Республики Беларусь - 45 000 руб. (15 000 х 3 дня);

- расходы по найму жилого помещения в пределах Республики Беларусь без представления подтверждающих документов в соответствии с Постановлением № 197 - 9 000 руб. (4 500 х 2 дня).

Общая сумма возмещаемых расходов по рассматриваемой служебной командировке составляет 124 000 руб. (70 000 + 45 000 + 9 000).

Неиспользованные в служебной командировке денежные средства в размере 206 000 руб. (330 000 - 124 000) были возвращены работником в кассу организации.

Налогообложение командировочных расходов

Налог на прибыль.

Согласно п. 4-2.35 ст. 3 Закона Республики Беларусь "О налогах на доходы и прибыль" (далее - Закон о налоге на прибыль) к затратам по производству и реализации продукции, товаров (работ, услуг), учитываемым при налогообложении, относятся расходы на командировки в соответствии с нормами, установленными в порядке, определенном ТК. К учитываемым при налогообложении расходам на командировки также относятся расходы, связанные с оформлением заграничных паспортов и других выездных документов, уплатой государственной пошлины, сборов иностранных представительств, а также комиссионных при обмене чеков в банке на иностранную валюту.

В п. 7.7-1 ст. 3 Закона о налоге на прибыль уточнено, что расходы на командировки, произведенные сверх норм, установленных в порядке, определенном ТК, при расчете облагаемой налогом прибыли не учитываются.

В свою очередь, в ст. 95 ТК содержится отсылочное положение: порядок и размеры возмещения расходов при служебных командировках должны определяться Правительством Республики Беларусь или уполномоченным им органом. Напомним, что согласно действующему до сих пор постановлению Кабинета Министров Республики Беларусь от 18.10.1994 № 126 "О предоставлении Министерству финансов права устанавливать нормы оплаты командировочных расходов" нормы расходов на командировки устанавливаются Министерством финансов Республики Беларусь. Как мы уже упоминали выше, в настоящее время действуют нормы расходов на командировки в пределах Беларуси, определенные Постановлением № 197.

Таким образом, затраты на командировки в пределах Беларуси, связанные с производством и реализацией продукции, относятся к прочим затратам по производству и реализации продукции, товаров (работ, услуг), уменьшающим налогооблагаемую прибыль, но только в пределах норм, установленных Постановлением № 197.

Страницы: 1, 2, 3