Під час проведення процедури запиту цінових пропозицій(котирувань) цінові пропозиції мають право надавати всі заінтересовані учасники.

У запиті повинно бути зазначено:

- найменування та юридична адреса замовника;

- вид, кількість та місце поставки товарів або вид і місце надання послуг;

- строк поставки товарів або надання послуг;

- місце і строк подання цінових пропозицій;

- місце і дата розкриття цінових пропозицій;

- строк дії тендерної пропозиції;

- істотні умови договору.

У запиті повинно бути повідомлено про те, чи включаються в ціну витрати на транспортування, страхування, сплати мита, податків та інших зборів і обов'язкових платежів.

Строк подання учасниками цінових пропозицій встановлюється замовником, але не може бути меншим ніж 5 робочих днів з дня опублікування оголошення відповідно до Закону.

Під час розкриття цінових пропозицій замовником оголошуються найменування, адреса кожного учасника та ціна кожної цінової пропозиції.

Однак, рішення щодо визначення переможця процедур закупівлі має прийматись винятково на підставі тендерної пропозиції потенційного учасника, направленої на адресу замовника та завіреної печаткою, у вигляді листів завірених печатками учасника торгів, прайсів завірених печатками учасника торгів, рахунків-фактур.

Пропозиції розкриваються у визначений замовником час. До розкриття тендерних пропозицій запрошуються всі учасники, що подали свої пропозиції. Під час розкриття тендерних пропозицій, копія якого надається всім учасників торгів на їх запит.

Після акцепту тендерних пропозицій за процедурою запит цінових котирувань, рекомендується замовнику поінформувати протягом 5 календарних днів переможця торгів про акцепт тендерної пропозиції, а також надіслати всім учасникам процедури закупівлі письмове повідомлення про результати із зазначенням назви та місцезнаходження учасника-переможця процедури запиту цінових котирувань.

Торги вважаються такими, що відбулися, коли подано три тендерні пропозиції.

Оцінка пропозицій і акцепт тендерної пропозиції здійснюється без проведення переговорів.

Стадії оцінки, порівняння та визначення найкращої тендерної пропозиції:

I. Подання тендерних пропозицій учасників торгів для проведення процедури торгів запит цінових котирувань;

II. Вивчення кваліфікаційних документів учасників торгів на відповідність вимогам зазначеним у запиті;

III. Вивчення специфікації та технічних параметрів предмета закупівлі;

IV. Перевірка на відповідність вимогам зазначеним у запиті, у тому числі договірних;

V. Оцінка пропозицій щодо визначення найкращої тендерної пропозиції;

VI. Акцепт тендерної пропозиції, яка має найнижчу ціну.

Після застосування процедури замовник укладає договір про закупівлі з тим учасником-переможцем, який подав пропозицію з найнижчою ціною, що задовольняє замовника.

Замовник, у строк не раніше ніж через 3 робочі дні з дня відправлення письмового повідомлення всім учасникам торгів про результати здійснення процедур закупівлі і не пізніше 14 робочих днів з дня визначення переможця, укладає договір про закупівлю з тим учасником-переможцем, який подав пропозицію з найнижчою ціною, що задовольняє замовника.

Оголошення про результати застосування процедури запиту цінових пропозицій (котирувань) замовник публікує обов'язково у спеціалізованих друкованих засобах масової інформації та інформаційному бюлетені, що видає Тендерна палата України і розміщує його в інформаційних системах у мережі Інтернет.

У разі закупівлі товарів, послуг, очікувана вартість закупівлі яких дорівнює або перевищує суму 20 тис.гривень (для робіт - 50 тис.гривень) для здійснення оплати за договором на закупівлю розпорядникам державних коштів, необхідно надавати в органи Державного казначейства звіт про результати торгі за процедурою запиту цінових пропозицій (котирувань), який затверджений розпорядженням Антимонопольного комітету від 26.06.2006 № 219-р „Про затвердження форм звітів про результати здійснення процедур закупівель товарів, робіт і послуг за державні кошти та Інструкцій щодо їх заповнення.” [11]

Підприємствам для здійснення оплати за договором на закупівлю товарів, послуг більше 50 тис.гривень, робіт - 400 тис.гривень, необхідно надавати в банк звіт про результати торгів за процедурою запиту цінових пропозицій (котирувань), який затверджений розпорядженням Антимонопольного комітету від 26.06.2006 №219-р. [11]

При цьому, процедуру закупівлі слід визначати відповідно до річної потреби товарів, робіт і послуг, що планується придбати за державні кошти в межах кошторису бюджетної установи чи фінансового плану підприємства.

При застосуванні процедури відкритих торгів замовник зберігає такі звітні документи, а саме:

- протокол тендерного комітету щодо прийнятті рішення про застосування процедури запиту цінових котирувань та термінів подання тендерних пропозицій:

- копію оголошення про здійснення процедури закупівлі та копію запрошення учасникам з усіма умовами щодо подання тендерних пропозицій;

- реєстр отриманих тендерних пропозицій;

- протокол засідання тендерного комітету щодо розкриття тендерних пропозицій;

- протокол засідання тендерного комітету щодо оцінки та акцепту тендерних пропозицій (визначення найкращої тендерн6ої пропозиції);

- копію листа повідомлення учасникам торгів про результати процедури закупівлі (назви, адреса учасника-переможця);

- договір;

- звіт про результати здійснення процедури запиту цінових котирувань щодо закупівлі товарів, робіт і послуг за державні кошти;

- копію оголошення про результати проведеної процедури закупівлі (у тому числі через інформаційну систему в мережі Інтернет);

- тендерні пропозиції всіх учасників, які подали пропозиції.

Якщо закупівля окремих товарів здійснюється щомісячно, замовнику необхідно на початку бюджетного року провести в установленому порядку тендер на весь обсяг закупівлі та укласти з переможцем ( чи переможцями) торгів договір, у якому зазначити умови поставки, оплати товару тощо. Наприклад, поставка необхідних товарів визначеним (ми) виконавцям (ями) здійснюється залежно від потреби, а оплата договору про закупівлю - відповідно до надходження бюджетних коштів. Одночасно в договорі можна передбачити коригування цін на товари протягом визначеного періоду (місяці, кварталу) відповідно до зміни ринкової кон'юктури за погодженням сторін.

2.3 Дослідження розробки, структури, порядку надання тендерної документації на КП «Донецькміськводоканал»

Одним з найважливіших аспектів Закону України «Про закупівлю товарів, робіт і послуг за державні кошти» [6] є об'єктивність розгляду, оцінки та визначення найкращої тендерної пропозиції і недискримінація учасників торгів. Підготовка тендерної документації займає центральне місце у забезпеченні цих важливих аспектів. Оскільки можливість спілкування з учасниками торгів дуже обмежена, а переговори взагалі заборонені, якість і повнота тендерної документації стає важливим фактором успішного результату тендерних процедур під час процесу оцінки пропозицій і присудження контрактів. По закінченні кінцевого терміну подання і розкриття пропозицій лишаться дуже мало часу для коригування і поправок. У принципі, після розкриття пропозицій приймаються лише пояснення і виправлення арифметичних помилок. В результаті, оцінка і рішення про акцепт тендерної пропозиції (присудження договору) практично базується на сукупній інформації, що міститься лише у тендерній документації.

Якість отриманих пропозицій значно мірою залежить від якості тендерних документів і особливо технічних специфікацій, а також технічних завдань.

Тендерна документація містить усю інформацію, необхідну для забезпечення бази, на основі якої потенційний постачальник може оцінити витрати і підготувати повну пропозицію.

Тендерна документація має величезне значення, оскільки визначають саме те, що необхідно. Для забезпечення об'єктивності і прозорості пропозиції повинні оцінюватись лише на основі критеріїв і специфікацій, сформульованих у тендерній документації. Усі зусилля, витрачені на підготовку тендерної документації, компенсуються упродовж процесу оцінки і акцепту тендерної пропозиції.

Керівні принципі, що лежать в основі структури тендерних документів, замовник (розпорядник державних коштів) відповідає за:

- підготовку ретельно складеної повної тендерної документації - з технічної і комерційної точок зору, включаючи умови договору - загальні і спеціальні, що забезпечує максимальну конкуренцію і дає можливість приймати рішення про акцепт тендерної пропозиції (присудження договору) без попереднього обговорення та без переговорів з учасниками торгів;

- дотримання усіх юридичних формальностей, пов'язаних з тендерними процедурами; оголошення торгів, подання і розкриття пропозицій, висування критеріїв щодо відповідності учасників встановленим кваліфікаційним вимогам і акцепт тендерної пропозиції (присудження договорів), а також реєстрацію процесу;

- дотримання технічних, комерційних, вимог екологічної безпеки та інших вимог, що звичайно збалансовують і оптимально відображують характер і обсяги контракту.

Характер інформації, що міститься у тендерній документації, залежить від обсягів і складності передбачуваного договору. Документація повинна бути добре сформульована і, заради зрозумілості, різні частини тендерної документації необхідно відокремлювати і завжди компонувати у незмінному порядку.

Використання стандартних документів допомагає виконавцю (постачальнику), оскільки він може використовувати час торгів на підготовку тендерної пропозиції, а не спробі зрозуміти зміст тендерної документації.Це також заощаджує час і зменшує до мінімуму ризик упущень та інших помилок.

Точні закінчені формати або моделі структури і змісту тендерної документації, які повністю охоплюють усі типові ситуації, пов'язані із закуплею, відсутні. Індивідуальне створення тендерної документації відображає значною мірою характер і рівень складності закупівлі, тоді як тендерна документація повинна завжди містити низку важливих обов'язкових деталей з посиланням на Закон.

Наступна інформація, що базується на Законі України “Про закупівлю товарів, робіт і послуг за державні кошти”[6] і перевіреному міжнародному досвіді, може стати гарним орієнтиром для учасників торгів у їх роботі на підготовці тендерної пропозиції.

Як правило, тендерна документація повинна містити наступні складові:

- запрошення до участі у торгах, включаючи інструкції\інформацію для учасників торгів;

Через запрошення до участі у торгах замовник (розпорядник державних коштів) оприлюднює закупівлю. Залежно від обраної процедури, це відбувається у формі оголошення у “Віснику державних закупівель” або листа-запрошення.

Інструкції звичайно охоплюють адміністративні умови і процедури закупівлі-вони встановлюють правила проведення торгів.

- вимоги до виконавців (постачальників) - підтвердження відповідності виконавців встановленим кваліфікаційним вимогам;

Необхідно сформулювати вимоги щодо професійної і технічної компетентності постачальника, а також його фінансового стану, включаючи підтвердження виконання ним цих вимог.

- специфікації - це опис необхідних товарів або послуг;

- основні умови договору/додаткові умови договору;

Усі основні умови договору і комерційні умови повинні міститися у тендерній документації, бажано у (проекті) договору/договору про закупівлю.

- додатки.

Вимоги до тендерної документації повинні бути однаковими для всіх претендентів - учасників тендеру, однозначними в трактуванні та містити всю потрібну інформацію.

Обсяг і склад тендерної документації, порядок її розроблення визначаються замовником залежно від вартості та особливостей предмета закупівлі.

Замовник надсилає виконавцю тендерну документацію протягом 3-х календарних днів з дня отримання від виконавця запиту про надання необхідних документів.

У разі проведення торгів з обмеженою участю на закупівлю товарів і послуг тендерна документація надсилається одночасно із запрошенням до участі в торгах.

За надання тендерної документації замовник має право вимагати плату, яка не повинна перевищувати суму, необхідну для покриття витрат на підготовку такої документації та її розсилання.

У разі проведення торгів на закупівлю робіт тендерна документація надсилається після попередньої оплати виконавцем витрат на її підготовку.

У разі здійснення процедури попередньої кваліфікації тендерна документація надсилається всім виконавцям,що за її результатами пройшли відбір.

Наприклад,запитання:

За надання тендерної документації замовник має право вимагати плату? Яким чином визначається дана сума? Чи можна вимагати від виконавців попередньої оплати за тендерну документацію у разі закупівель товарів та послуг?

Замовник повинен скласти відповідний кошторис витрат на підготовку тендерної документації, її розмноження та розсилання, у відповідності з яким встановлюються розмір плати, яка вимагається від виконавців.

У випадку проведення торгів на закупівлю робіт згідно з частиною першою статті 20 Закону України “Про закупівлю товарів, робіт і послуг за державні кошти”[6] тендерна документація надсилається післяпопередньої оплати виконавцем витрат на її підготовку. Існування зазначеної норми саме для випадку закупівлі робіт обумовлено том, що тендерна документація у цьому випадку, як правило, включає значну за обсягом та вартістю технічну та проектну документацію, що у свою чергу призводить до зростання як вартості власне самої тендерної документації, так і підготовки кожного додаткового її проекту.

Саме тому для гарантованого відшкодування витрат на підготовку тендерної документації замовником відповідно до вищезазначеної статті Закону встановлюється вимога щодо попередньої оплати.

Порядок розрахунків за отримання виконавцями тендерної документації, а також в інших випадках, у тому числі і висунення вимоги щодо здійснення передоплати за її отримання, встановлюється замовником самостійно, виходячи з вартості тендерної документації.

Виконавець має право не пізніше ніж за 7 (сім) календарних днів до закінчення строку подання тендерних пропозицій звернутися до замовника за роз'ясненнями щодо тендерної документації. Замовник протягом 3 (трьох) робочих днів повинен дати відповідь на запит виконавця.

Не пізніше ніж за 3 (три) робочих дні до закінчення строку подання тендерних пропозицій замовник має право з власної ініціативи чи за результатами запитів виконавців внести зміни до тендерної документації та повідомити про зазначені зміни письмово всіх виконавців, яким замовник надав тендерну документацію. Якщо замовник проводить збори з метою роз'яснення будь-яких запитів щодо тендерної документації, він повинен вести протокол цих зборів з викладенням у ньому всіх роз'яснень щодо запитів і надіслати його всім виконавцям, яким було надано тендерну документацію, незалежно від їх присутності на зборах.

У разі несвоєчасного подання замовником роз'яснень щодо змісту тендерної документації, її змін або якщо внесені до тендерної документації зміни є суттєвими, замовник повинен продовжити строк подання тендерних пропозицій. Рішення про продовження строку подання тендерних пропозицій приймається замовником з урахуванням того, що такий строк повинен бути достатнім для врахування виконавцями зазначених змін, доповнень або роз'яснень та своєчасно подання тендерних пропозицій, але не більшим ніж 3 (три) робочих дні.

Тендерне забезпечення

У деяких випадках важливо забезпечити виконання забов'язань постачальником у формі забезпечення тендерної пропозиції та/або забезпечення виконання угоди про закупівлю.

Вимоги щодо цих гарантій повинні висуватися не постійно, а лише у деяких випадках, коли закупівельна організація вважає, що це необхідно. Але при цьому у тендерній документації необхідно обов'язково зазначити буде вимагатися тендерне забезпечення чи ні і в якому розмірі вона визначається.

Метою тендерного забезпечення є гарантування покупцеві прийнятого захисту від несерйозних тендерних пропозицій. Забезпечення не повинно бути завищеним, аби не знеохотити постачальників від подання пропозицій.

Вимога щодо надання тендерного забезпечення є обов'язковою, якщо загальність вартість предмета закупівлі перевищує суму 100 тисяч гривень для товарів і послуг та 500 тисяч гривень для робіт.

Згідно з вимогою тендерних документів учасник торгів вносить тендерне забезпечення, розмір якого не перевищує 1% обчисленої вартості робіт і 5 % вартості закупівлі товарів і послуг.

Замовник (розпорядник державних коштів) визначає вимоги щодо надання тендерного забезпечення у тендерних документах: суму, форму та умови, згідно з якими тендерне забезпечення не перевертається постачальнику.

Тендерне забезпечення не повертається замовником у разі:

- відкликання або зміни тендерної пропозиції виконавцем після закінчення строку її подання;

- не підписання виконавцем, що став переможцем торгів, договору про закупівлю;

Замовник не може претендувати на тендерне забезпечення і повинен повернути відповідну суму виконавцю протягом 10 календарних днів з дня настання підстави для повернення тендерного забезпечення у разі:

- закінчення строку дії забезпечення тендерної пропозиції, зазначеного у тендерній документації;

- укладення договору про закупівлю з виконавцем, що став переможцем торгів;

- відкликання тендерної пропозиції до закінчення строку її подання, якщо це передбачено у тендерній документації;

- закінчення процедур закупівлі без укладення договору про закупівлю з жодним із виконавців, що подали тендерні пропозиції.

Порядок подання, отримання і розкриття тендерних пропозицій

При застосуванні офіційних процедур закупівлі, тендерна пропозиція подається у письмовій формі за підписом уповноваженої посадової особи у запечатаному конверті. В інших випадках вона може також прийматися у формі факсу, електронної пошти згідно з формою, зазначеною у документах.

Тендерні пропозиції подаються «фізично» за місцем призначення, часом і в строки, зазначені у запрошенні до участі в торгах.

Рекомендована наступна процедура подання тендерних пропозицій:

- учасник торгів запечатує в окремий конверт оригінал і кожну копію тендерної пропозиції, ретельно маркуючи їх написами ОРИГГІНАЛ і КОПІЯ . Після цього конверти вкладаються у зовнішній конверт;

- внутрішні і зовнішні конверти адресуються замовнику (закупівельній організації) з посиланням на закупівлю, зазначену у тендерному документі, і маркуються: НЕ ВІДКРИВАТИ ДО ПОЧАТКУ ТОРГІВ;

- інструкції для учасників торгів інформують виконавців про ризик неправильного розміщення або завчасно розпечатування неправильно запечатаних і промаркованих тендерних пропозицій, що виходить за межі відповідальності і контролю покупця;

- не внутрішньому конверті також вказується найменування й адреса учасника торгів для можливого повернення йому нерозпечатаного конверта у разі отримання тендерних пропозицій після закінчення строку їх подання;

- тендерна пропозиція підписується уповноваженою особою згідно з інструкціями, викладеними у тендерних документах.

У разі застосування процедури, наприклад, запиту цінових пропозицій (котирувань), інші форми подання тендерних пропозицій можуть бути прийнятними, допоки діють основні вимоги щодо об'єктності і прозорості. Однак, замовникам (розпорядниками державних коштів) рекомендовано застосувати для неофіційних методів ті самі процедури, що й для офіційних.

Отримавши тендерні пропозиції, уповноважена особа маркує кожний конверт, проставляючи на ньому дату і час отримання, занотовує порядок отримання тендерних пропозицій і підтверджує отримання підписом.

Учасник торгів може відкликати, внести зміни або змінити тендерну пропозицію у будь-який час до закінчення встановленого строку подання тендерних пропозицій.

Тендерні пропозиції зберігаються таким чином, щоб не оприлюднити найменування виконавців. Тендерні пропозицій передаються у відповідний Тендерний комітет до закінчення кінцевого терміну публічного розкриття тендерних пропозицій.

Тендерні пропозиції, отримані після закінчення строку їх подання, відхиляються і повертаються участнику торгів у нерозпечатаному вигляді.

Розкриття тендерних пропозицій відбувається у день, час та у місці, зазначених у тендерній документації та оголошення щодо здійснення закупівлі.

Оскільки розкриття тендерних пропозицій займається Тендерний комітет, цей документ (протокол розкриття тендерних пропозицій) не зупиняється на деталях вищевказаної процедури, подаючи лише стислий виклад подій.

На розкритті тендерних пропозицій можуть бути присутні щонайменше 3 (три) особи із членів тендерного комітету.

До участі у процедурі розкриття тендерних пропозицій замовником повинні бути допущені всі виконавці, що подали тендерні пропозиції, або їх уповноважені представники.

Замовник має право звернутися до виконавців за роз'ясненням змісту їх тендерних пропозицій з метою полегшення їх розгляду, оцінки та порівняння.

Замовник не повинен ініціювати будь-які переговори з виконавцем щодо внесення змін до змісту поданої тендерної пропозиції, включаючи зміни її ціни та коригування тендерної пропозиції.

Під час розкриття тендерних пропозицій можливе виправлення арифметичних помилок, виявлених у поданій тендерній пропозиції, за умови отримання письмової згоди виконавця на таке виправлення.

У разі, коли отримано принаймні 3 (три) тендерні пропозиції тендерний комітет розкриває тендерні пропозиції та інформує присутніх про їх зміст.

Під час процедури розкриття тендерних пропозицій головуючий зборів оголошує найменування, адресу виконавця і ціну тендерної пропозиції. Тендерні пропозиції, що не відповідають офіційним вимогам тендерних документів щодо повноти, відхиляються, але під час розкриття тендерних пропозицій. Тендерні пропозиції, подані по закінченні строку їх подання, повертаються учасникам у нерозпечатаному вигляді.

Секретар тендерного комітету заносить усі відповідні дані у протоколи щодо процедури розкриття і, після підписання контрактів, надсилає усім учасникам торгів, на їх запит. Дані протоколів також заноситься у звіт про результати здійснення процедури закупівлі.

Що стосується методики оцінки тендерних пропозицій можна рекомендувати два підходи до бальної оцінки пропозицій.

У першому випадку встановлюється максимальна сума балів для пропозицій (наприклад 1000), максимально можлива кількість балів по кожному із показників (критеріїв), що оцінюються та порядок визначення кількості балів по кожному показнику для відповідної пропозиції.

Сума балів по пропозиції, що оцінюється, може розраховуватись по формулі:

Де: Бj - максимально можлива кількість балів по і-му показнику (критерію), що затверджується тендерним комітетом на стадії, яка передує оцінці пропозиції;

Кj - коефіцієнт відхилення і-го показника по даній пропозиції від найкращого (найгіршого) показника інших пропозицій;

При розстановці коефіцієнтів ваги рекомендується враховувати вимоги, що сума коефіцієнтів по всім показникам повинна дорівнювати 1.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7