Організація може видати працівникові трудову книжку тільки в тому випадку, якщо працівник влаштується на роботу вперше. При цьому особа, що влаштовується на роботу, зобов'язано надати довідку про останнє заняття, видану за місцем проживання відповідною житлово-комунальною організацією. Особи, звільнені з рядів Збройних Сил, зобов'язані пред'явити військовий квиток. Відповідно до Інструкції заповнення трудової книжки виробляється в присутності працівника не пізніше тижневого строку від дня прийому на роботу. Відомості про працівника записуються на підставі представлених особистих документів: прізвище, ім'я, по батькові й даті народження - на підставі паспорта; утворення - на підставі атестата, диплома, посвідчення; відомості про незакінчене середнє або вище утворення - на підставі студентського квитка, залікової книжки або довідки навчального закладу.

1.4 Оформлення титульного аркуша

У титульному аркуші трудової книжки відбиваються основні відомості про працівника: прізвище, ім'я, по батькові; дата народження; професія або спеціальність.

Прізвище, ім'я, по батькові й даті народження вказуються на підставі паспорта, а рівень освіти, професія й спеціальність - на підставі документів про утворення (атестат, диплом, посвідчення, студентський квиток, залікова книжка, довідка навчального закладу й т.п.).

Внесення цих, здавалося б, найпростіших відомостей супроводжується в практиці значною кількістю помилок. Нерідкі випадки записування прізвища, імені та по батькові працівника "на слух", без строгої відповідності даним паспорта ("класичним" прикладом такої розбіжності є імена Наталія й Наталя). Рідше, але все-таки зустрічаються скорочення довгих імен та по батькові й навіть заміні їхніми ініціалами, що абсолютно припустимо (п. 2.10. Інструкції).

Дату народження пишуть іноді або шістьома арабськими цифрами (наприклад: 25.04.71 р.), або змішаним буквено-цифровим способом з невірним позначенням року народження (наприклад, 15 травня 52 р.), або римськими цифрами (наприклад, 3/VIII-47 р.), давно виведеними із уживання в трудових книжках. Відповідно до Інструкції (п. 2.3) дата народження записується вісьма арабськими цифрами: число й місяць повинні бути двозначними, рік - чотиризначним, наприклад 08.09.1963, або дата записується змішаним буквено-цифровим способом з обов'язковою вказівкою року чотирма цифрами, наприклад 8 вересня 1963 р. Інформація про рівень утворення працівника в сучасній формі трудової книжки, по-перше, не повинна бути відсутньою, а по-друге, повинна бути вписана над відповідною лінійкою, а не підкреслена під нею.

Іншою помилкою в даній частині титульного аркуша трудової книжки є відсутність відомостей про спеціальності, незважаючи на напис "вище" у рядку про утворення:

Допускаються помилки й при заповненні відомостей про професії або спеціальність.

Громадянинові, що ще не має ніякої професії або спеціальності, нерідко вписують у трудову книжку найменування займаного їм робочого місця або виконуваного виду робіт замість того, щоб залишити даний рядок незаповненої до часу одержання працівником професійного утворення із присвоєнням відповідної кваліфікації.

Правильність внесених у титульний аркуш відомостей перевіряє власник трудової книжки (працівник) і завіряє своїм підписом.

У титульному аркуші передбачається ще один підпис - особи, відповідального за видачу трудових книжок. Працівники кадрових служб нерідко ставлять у правому нижньому куті титульного аркуша особистий підпис (відповідно до паспорта), не звертаючи уваги на позначку "(розбірливо)": Титульний аркуш трудової книжки обов'язково повинен бути завірений печаткою організації або печаткою відділу кадрів. Трудова книжка без печатки на титульному аркуші є недійсною.

Досить чіткі вказівки Інструкції про порядок заповнення титульного аркуша трудової книжки не рятують від серйозних помилок, що викликають ускладнення при оформленні пенсії, тому працівник кадрової служби, приймаючи трудову книжку від громадянина, що надходить на роботу, зобов'язаний перевірити правильність написання прізвища, імені, по батькові, дати народження й інших відомостей у титульному аркуші, зрівнявши їх з паспортом і документами про утворення. При виявленні помилки, зробленої на колишнім місці роботи й вчасно не виявленої (зіпсований у момент заповнення бланк трудової книжки не був знищений і замінений іншим), адміністрація по-новому (останньому) місцю роботи повинна внести зміни в записі титульного аркуша.

При заміні прізвища, імені, по батькові й дати народження однією рискою закреслюється колишня інформація, а потім записується нова (для прізвища - нижче, на наступному рядку; для імені, по батькові й дати народження - вище або поруч, на тім же рядку). Неприпустимо при заміні цих даних закреслювати окремі букви або цифри з позначкою "Виправленому вірити", як це нерідко роблять недосвідчені працівники кадрових служб (п. 2.12 Інструкції).

Внесені в титульний аркуш зміни обов'язково підтверджуються посиланнями на відповідні документи: паспорт, свідоцтво про народження, свідчення про шлюб і т.п. Посилання на ці документи даються на внутрішній стороні обкладинки трудової книжки й засвідчуються підписом керівника організації або працівника кадрової служби й печаткою організації або печаткою відділу кадрів.

У такому ж порядку при необхідності вносяться зміни у відомості про утворення, професію, спеціальності. При зміні рівня утворення дається посилання на документ, отриманий по закінченні навчального закладу. Досить часто працівники організацій і підприємств, одержуючи нові професії або спеціальності, згодом просять вписати їхнього найменування в титульний аркуш трудової книжки. Слід зазначити, що Інструкція цього не припускає, а в титульному аркуші не відведене місце для перерахування знову отриманих професій і спеціальностей. Установлення робітникові другої й наступної професій із вказівкою привласнених розрядів відзначається в розділі "Відомості про роботу", одержання нових спеціальностей не фіксується в трудовій книжці. Змістовна частина трудової книжки має табличну форму, що включає 4 графи: порядковий номер запису, дата (число, місяць, рік), інформація про роботу, або про нагородження, або про заохочення, підстава внесення запису. Без табличної форми, звичайно за допомогою спеціального штампа, заносяться відомості про призначення пенсії. Оформлення титульного аркуша див. у ДОДАТОК Г, п. 1.

1.5 Оформлення відомостей про роботу

Запису в розділі "Відомості про роботу" по складу інформації можна розділити на 3 групи:

- інформація, яка заноситься в даний розділ про занесення свідоцтв про роботу в даній організації;

- інформація про прийом на роботу, переведення на іншу роботу та про звільнення, тобто загальні свідоцтва про трудовий стаж працівника;

- додаткова інформація про роботу, потрібна для найбільш повної характеристики особливостей трудового стажу працівника й специфікації діяльності організації, в котрій цей стаж напрацьований.

Заповнюючи трудову книжку при прийомі на роботу, фахівець кадрової служби повинен до внесення запису про прийом на роботу з'ясувати, чи є в працівника документи, що підтверджують періоди навчання, служби або іншої діяльності, що включає в загальний виробничий стаж й/або не перериває стаж працівника. До такої інформації ставляться відомості (п. 2.17 Інструкції):

- про час служби, в складі Військових сил, в органах державної безпеки, розвідки й внутрішніх справ, у всіх видах охорони, де на минаючу службу не поширюється законодавство про працю й державне соціальне страхування, із вказівкою дати заклику (зарахування) і дати звільнення зі служби;

- про час навчання в професійно-технічних и других училищах, на курсах, факультетах і в школах для підвищення кваліфікації, для перекваліфікації та підготовці кадрів;

- про час навчання у вищих та середніх спеціальних навчальних закладах (включаючи й час роботи в студентських гуртках, на виробничій практиці й при виконанні повчально-вивчальної гас договірної тематики);

- про роботу в якості члена " АНТЕЙС" - в тих випадках, коли чинним законодавством передбачено зарахування цієї роботи в загальний трудовий стаж працюючих.

Найчастіше такі записи доводиться вносити при первинному оформленні трудової книжки ще що не працювали випускникам навчальних закладів і колишнім військовослужбовцем. Кожна із цих записів повинна бути пронумерована й мати підставу її внесення (довідки навчальних закладів, військовий квиток і т.п.).

Відомості про роботу в даній організації нумеруються й датуються. Датами записів є дати прийому на роботу, перекладу на іншу роботу, звільнення, узяті з наказів (розпоряджень) по особовому складі (уніфіковані форми Т-1, Т-1а, Т-5, Т-5а, Т-8, Т-8а). Номери й дати даних наказів вносяться в графу 4 трудові книжки.

Аналіз змісту численних трудових книжок, оформлюваних у сучасних організаціях (особливо недержавних), показує, що навіть в 1, 2 й 4 графах трудової книжки працівники кадрових служб роблять чимало помилок:

- записи про роботу не нумеруються чи нумерація переривається;

- нумерація записів виправляється, закреслюється;

- дати записів не відповідають датам прийому, переведення, звільнення з відповідними наказами;

- дати записані римськими цифрами замість арабських;

- дати записані шістьма, а не восьма арабськими цифрами (рік записаний двома, не чотирма цифрами);

- в датах існують виправлення та закреслювання, в т. ч. не обговорені;

- порушена хронологічна послідовність дат (частіше дата прийому на роботу являється більш ранньою в порівнянні з датою звільнення із попередньої організації);

- посилання на документ - в 4 графі відсутня;

- в якості основи наведений документ, не передбачений

Інструкцією (наприклад, посилання на трудовий договір, а не на наказ при оформленні прийому на роботу).

Ще більша кількість помилок допускається при заповненні основний, 3-й графи, куди вноситься текст запису. При прийомі на роботу спочатку у вигляді заголовка, без номера й дати, в 3-й графі повинне бути зазначене повне найменування організації відповідно до її уставу. Найменування організації може бути проставлено спеціальним штампом або від руки. Нижче, без пропуску рядка, пишеться інформація про прийом на роботу під черговим порядковим номером, з відповідною датою й посиланням на наказ.

Запис про прийом на роботу, як і всі інші записи про роботу, повинна строго відповідати формулюванню наказу й містити відомості про структурний підрозділ, у якому прийнятий працівник (цех, відділ, ділянка, виробництво), і про доручає йому роботі із вказівкою його професії й привласненого розряду або про займану їм посади. Найменування професій і посад повинні відповідати Загальноросійському класифікатору професій робітників, посад що служать і тарифних розрядів (ОКПДТР).

Типовою помилкою при внесенні відомостей про прийом на роботу є невірне розуміння деякими працівниками кадрових служб вимоги про точну відповідність записів про прийом на роботу тексту наказу. Це положення розуміється іноді настільки буквально, що в трудову книжку листується майже вся інформація з наказу, у тому числі і явно зайва, тому що Інструкція (п. 2.13) вимагає внести в цей запис відомості, умовно говорячи, по формулах: "куди й ким" або "куди й навіщо" прийнятий працівник, без вказівки окремих особливостей і характеру роботи.

Разом з тим у певних випадках запис у трудовій книжці обов'язково повинна бути доповнена деякими характеристиками процедури прийому на роботу.

У практиці роботи кадрових служб поширені й іншої помилки при внесенні записів про прийом на роботу:

- найменування організації не виділяється у вигляді заголовка, а включається в текст запису про прийом на роботу;

- указується скорочене, а не повне найменування організації;

- найменування організації, внесене в трудову книжку, не цілком відповідає найменуванню, закріпленому в Уставі;

- не вказується найменування структурного підрозділу, у яке прийнято працівника, а цей вид інформації ставиться істотним умовам трудового договору;

- найменування структурного підрозділу не відповідає найменуванню, внесеному в штатний розклад;

- найменування професії або посади не відповідає ОКПДТР;

- зазначена в записі посада не відповідає посаді в наказі про прийом на роботу.

Оформлення відомостей про роботу див. у ДОДАТКУ Д, п. 2

2. Аналіз роботи кадрової служби на фірмі "Антей", щодо заповнення та ведення трудових книжок і вкладишів до них

2.1 Прийом на роботу людини втративши трудову книжку

Прийом на роботу людини втративши трудову книжку здійснюється в такий спосіб.

Відповідно до Інструкції, робітники та службовці, що надходять на роботу, зобов'язані пред'являти адміністрації трудову книжку, оформлену у встановленому порядку. Прийом на роботу на фірмі "Антей" без трудової книжки не допускається.

Особа, що втратила трудову книжку (вкладиш до неї), зобов'язана негайно заявити про це адміністрації фірми "Медиа Мир". Не пізніше 15 днів після заяви секретар видає працівникові іншу трудову книжку або вкладиш до неї (нових зразків) з написом "Дублікат" у правому верхньому куті першої сторінки. Якщо б підприємство було б ліквідоване, то працівник повинен би був звернутися до його правонаступника або у вищестоящу організацію, який було підлегле ліквідоване підприємство. (ДОДАТОК Д)

Страницы: 1, 2, 3