В связи с этим основными функциями заводских отделов сбыта являются: организация выполнения плана поставки продукции в точном соответствии с заключенными договорами или документами, приравненными к ним, обеспечение своевременного и полного поступления платежей за отгруженную продукцию, т.е. в организации выполнения плана реализации продукции; обеспечение производства заказами; своевременное заключение договоров с потребителями и контроль за строгим их выполнением по срокам, количеству и ассортименту поставляемой продукции; планирование и регулирование запасов готовой продукции на предприятии, контроль за их комплектным состоянием; осуществление оперативного учета и статистической отчетности по выполнению планов поставки и остаткам готовой продукции на складах предприятия

Являясь структурным подразделением предприятия, отдел сбыта ведет свою работу в тесном взаимодействии с другими его подразделениями.

Отдел сбыта тесно связан с техническим отделом по уточнению и корректировки поступающих заказов, если предприятие получает заказы- спецификации непосредственно от потребителей. Отдел сбыта также находиться в постоянной связи с плановым (производственным) отделом по поводу включения поступающих заказов в производственную программу и контроля за выполнением этих заказов в предусмотренные договорами сроки. В деле комплектования продукции отдел сбыта работает совместно с отделом технического контроля и цехами предприятия.

Отдел сбыта в части оформления счетов, разработки плана производства и реализации продукции, расчетов с потребителями связан с финансовым отделом. Совместно с юридическим отделом предприятия отдел сбыта организует заключение договоров с потребителями. В деле отгрузки готовой укомплектованной продукции отдел сбыта имеет оперативную связь с транспортным хозяйством предприятия.

Отделу сбыта на предприятии отводиться ведущая роль в разработке плана производства и реализации продукции, в части заключения договоров на поставку продукции и планирования ее сбыта. Отделы сбыта предприятий призваны способствовать внедрению в стране наиболее прогрессивной формы поставок- поставок по прямым хозяйственным длительным связям.

6. ПЛАНИРОВАНИЕ СБЫТА ПРОДУКЦИИ И КОНТРОЛЬ НАД ЕГО ВЫПОЛНЕНИЕМ

Планирование сбыта продукции на предприятии включает: разработку плана поставки, плана реализации, контроль над выполнением указанных планов по срокам, получение продукции от цехов, организации отгрузки и другие функции. В свою очередь планирование поставки и реализации продукции охватывает планирование запасов, согласование плана поставки с планами перевозок, комплектование готовой продукции и решение ряда других вопросов.

6.1. Разработка плана поставки

План поставки продукции представляет собой совокупность планово- расчетных документов, в которых определяются номенклатура поставляемой продукции, требования к ее качеству, количество и сроки поставки, т.е. основные требования, предусматриваемые в заключаемых договорах. Этот план разрабатывается в натуральных единицах измерениях и является основным документом, в соответствии с которым предприятие выполняет обязательства перед потребителями. План поставки разрабатывается на основе портфеля заказов, договоров и нарядов на поставку конкретной продукции потребителям (предприятиям, снабженческо-сбытовым и торговым организациям).

6.2 Разработка плана реализации

На основании плана поставки разрабатывается план реализации продукции. При планировании сбыта продукции на предприятии учитывают величину остатков продукции на начало и конец планового периода, ее количество, потребляемое для собственных нужд, участие других предприятий в комплектовании отгружаемой продукции в порядке кооперации. Кроме того, должна учитываться очередность выполнения заказов и отгрузки продукции. Она определяется главным образом договорными обязательствами перед потребителями или документами, приравненными к договорам. При этом следует учитывать, что первоочередной отгрузке подлежит та продукция, которая отгружается по распоряжению правительства, а также продукция, идущая на экспорт.

Величину запасов готовой продукции на начало, и конец планового периода определяют сбытовые отделы предприятий; остальные показатели, влияющие на объем поставки и реализации, рассчитываются другими отделами. Что касается продукции для собственных нужд, то в случае ее дефицитности объем собственного потребления ограничивается нарядами вышестоящей организации. При этом работники отдела сбыта, обязаны следить за тем, чтобы фактическое потребление этой продукции не превышало установленных размеров.

6.3 Контроль над выполнением указанных планов по срокам, получение продукции от цехов

Поскольку обязательным условием выполнение плана реализации является поступление денежных средств на расчетный счет предприятия в течение планового периода, плановые сроки отгрузки продукции должны устанавливаться с учетом отдаленности покупателей, сроков пробега платежных документов, времени акцепта и обработки документов в банках поставщика и потребителя.

Кроме определения общего объема поставки и реализации необходимо через плановый (производственный) отдел предприятия планировать распределение заказанной номенклатуры продукции по цехам, увязывать планы поставки с имеющимися производственными возможностями предприятия.

6.4 Разработка плана поставки по видам продукции

Предприятия, имеющие многономенклатурное производство и поставляющие продукцию широкому кругу потребителей, выполняют большую работу по систематизации договоров.

Обязательной является и разработка плана поставки по видам продукции, заключающаяся в группировке нарядов- заказов по видам заказываемой продукции и разноске из них соответствующих данных в карточки (установленной на предприятии формы). Если в каком - либо наряде заказывается несколько видов продукции, то данные заказа заносятся в план поставки по каждому виду продукции.

Разработка плана ассортиментной поставки позволяет определить ассортиментную структуру заказываемой продукции, уровень и сдвиги в изготовлении сложных, трудоемких, металлоемких и других видов продукции. Указанный план позволяет сравнительно быстро составить месячный заказ продукции производству, распределить его по цехам предприятия, определить ассортиментный состав продукции, который необходимо изготовить в первую очередь в соответствии со сроками, предусмотренными в договорных обязательствах.

После установления планового задания на производство соответствующего вида продукции каждому цеху плановым (производственным) отделом выдаются цеховые заказы на изготовление продукции, которые должны быть увязаны со сроками изготовления всего заказа потребителя.

Отдел сбыта предприятия должен систематически следить за ходом выполнения плана поставки в номенклатуре продукции по каждому поставщику.

7. ХОЗЯЙСТВЕННЫЕ СВЯЗИ МЕЖДУ ПОСТАВЩИКАМИ И ПОТРЕБИТЕЛЯМИ ПРОДУКЦИИ

Возникающие при поставках продукции производственно-технического назначения между поставщиками и потребителями хозяйственные связи представляют собой совокупность организационных, экономических, и правовых взаимоотношений.

Эти связи должны обеспечивать: наименьшие издержки обращения, в том числе наименьшие транспортные расходы; наименьшие совокупные (как у поставщика, так и у потребителя) запасы продукции; своевременность поступления продукции к потребителю; минимальный документооборот; простую систему договорных отношений; наиболее полную реализацию продукции у поставщика и наиболее полное удовлетворение потребностей потребителя.

В зависимости от того, устанавливаются хозяйственные связи между предприятиями непосредственно или через посредника (снабженческо-сбытовую или торговую организацию), различают прямые хозяйственные связи и хозяйственные связи с посредником, или хозяйственные косвенные связи.

В зависимости от степени устойчивости хозяйственные связи подразделяются на кратковременные и длительные. Длительные связи могут возникать как при поставках продукции, производство которой осуществляется относительно небольшим кругом предприятий - изготовителей, так и поставках массовых видов продукции, имеющей широкое потребление.

Прямые хозяйственные длительные связи между предприятиями положительно влияют на эффективность производства, способствуют повышению равномерности выпуска продукции, улучшению использования оборудования, сокращению расхода материальных ресурсов и их производственных запасов, снижению брака и повышению качества продукции, созданию благоприятных условий для производства новых прогрессивных видов продукции. Длительные взаимоотношения создают гарантию реализации продукции и тем самым стимулируют ее производство.

8. ДОГОВОР ПОСТАВКИ ПРОДУКЦИИ

С помощью договоров стороны закрепляют взаимные обязательства по поставкам продукции, уточняют и конкретизируют плановые задания, намечают пути и способы их выполнения, предусматривают постоянный контроль, и ответственность за выполнение взяты обязательств.

В практике применяются следующие виды хозяйственных договоров на реализацию продукции: договор поставки - основная форма, в которой осуществляется непосредственное движение средств производства от изготовителя к потребителю;

Договор поставки. Договор содержит обязанности поставщика передать в определенные сроки или срок покупателю в собственность или в оперативное управление определенную продукцию согласно обязательному для обеих сторон плановому акту распределения продукции и обязанность покупателя принять и оплатить ее по установленным ценам. Договор заключается в письменной форме одним из следующих способов:

а) составление документа, подписываемого обеими сторонами;

б) обменом письмами, телеграммами;

в) подтверждением заказа покупателя;

г) принятием сторонами к исполнению наряда.

Стороны должны достигнуть согласия по определенным условиям поставки.

Договор считается незаключенным при отсутствии в нем условий о предмете поставки (наименование, количество, качество, а для товаров народного потребления - и ассортимент), сроках поставки, цене.

Изменение или расторжение договора оформляется соглашением, подписываемым сторонами, либо путем обмена письмами, телеграммами. При не достижении соглашения спор разрешается арбитражем по заявлению заинтересованной стороны.

Количество подлежащей поставке продукции устанавливается в договоре по соглашению сторон.

Сроки поставки (квартальные, месячные, декадные) определяются в договоре с учетом необходимости бесперебойного снабжения покупателей и обеспечение ритмичности производства.

Досрочная поставка допускается только с согласия покупателя и засчитывается в счет количества продукции подлежащей поставке в следующем периоде. Количество продукции, недопоставленной поставщиком или не выбранная покупателем в одном периоде поставки, прибавляется к количеству поставки продукции, подлежащему поставке в следующем периоде.

Покупатель в праве, уведомив поставщика, отказаться от принятия продукции, поставка которой просрочена, если в договоре не предусмотрено иное. Продукцию, отгруженную поставщиком до получения уведомления покупателя, который обязан принять и оплатить.

Днем исполнения договора поставки считается:

а) при отгрузке иногороднему получателю - день сдачи продукции органу транспорта или связи, определяемый датой на транспортном документе или документе органа связи;

б) при сдаче продукции на склад получателя или поставщика (изготовителя) - дата приемно-сдаточного акта или расписки в получении продукции.

9. ПРОЕКТИРОВАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ

9.1. Общая характеристика Microsoft Access

Программа Microsoft access 2000 является реляционной СУБД, которая может функционировать под управлением операционных систем Windows.

СУБД Access имеет стандартизованный интерфейс приложений Windows. Большинство действий по работе с различными элементами в среде Access можно выполнить с помощью следующих средств: команд основного меню, кнопок панелей инструментов, команд контекстного меню и комбинаций клавиш. Контекстное меню определенного элемента БД вызывается щелчком правой кнопкой мыши при размещении ее указателя над этим элементом.

База данных является основным компонентом проекта приложения Access и может включать в свой состав таблицы, формы, запросы, отчеты, макросы и модули.

Для работы с базой данных в Access имеет стандартное окно, из которого можно вызвать любой ее объект просмотра, выполнения, разработки или модификации. Пользователь для работы с базой данных может разрабатывать свой интерфейс, основу которого обычно составляют формы. На формах размещаются различные элементы, такие как поля таблиц, поля со списком, кнопки, раскрывающиеся списки. Выключатели, переключатели, флажки, рисунки, подчиненные формы и т.д.

Таблица представляет собой основную единицу хранения данных в базе. Понятие таблицы в Access полностью соответствует аналогичному понятию реляционной модели данных. В произвольной базе обычно имеется совокупность связанных между собой таблиц.

Форма представляет собой объект базы данных Access, в котором разработчик размещает элементы управления, принимающие действия пользователей

или служащие для ввода, отображения и изменения данных в полях.

Запрос представляет собой формализованное требование на отбор данных из таблиц или на выполнение определенных действий с данными. Запрос позволяет создать набор записей из данных, находящихся в разных таблицах, и использовать его как источник данных для формы или отчета.

В Access можно создать и выполнять следующие основные типы запросов:

- на выборку;

- обновление;

- удаление;

- добавление данных.

С помощью запросов можно также создавать новые таблицы, используя данные из одной или нескольких существующих таблиц.

10. ПОСТРОЕНИЕ МОДЕЛИ

Информационное обеспечение процесса сбыта продукции на предприятии состоит из семи сущностей: товар, товар на складе, покупатель, склад, накладная, список накладной, единицы измерения.

Основным звеном в курсовой «информационное обеспечение процесса сбыта продукции на предприятии» является товар, эта сущность отводится для хранения сведений о товаре, находящееся в распоряжении предприятия. Он подразделяется на следующие атрибуты: (номер товара, наименование, единицы измерения).

Так как названия товаров могут быть достаточно громоздкими, то их целесообразно нумеровать и ссылаться на эти номера. Для этого вводится целочисленный атрибут "номер товара", который будет автоматически наращиваться на единицу при вводе в базу данных нового товара.

Аналогично создаются: номер товара на складе, номер покупателя, номер склада, номер накладной, номер списка накладной, порядковый номер единицы измерения.

Сущность «товар на складе» включает следующие атрибуты (номер товара, номер склада, остаток товара, текущая цена);

«покупатель» - (номер покупателя, наименование, адрес, банковские реквизиты);

«склад» - (номер склада, наименование склада);

«накладная» - (номер накладной, дата, сумма, склад, покупатель);

«список накладной» - (номер накладной, товар, количество товара, цена товара);

«единицы измерения» - (порядковый номер, краткое, полное).

Выделение этих сущностей позволит сократить объем данных и снизить вероятность возникновения противоречивости.

В соответствие с процедурой проектирования каждая из полученных сущностей должна быть представлена базовой таблицей.

Ниже представлена схема связей, которая показывает связи между сущностями описанные выше.

Схема связей

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В курсовой работе продемонстрирован один из вариантов информационного обеспечения процесса управления сбытом продукции фирмы. Созданная программа удобна для хранения и поиска информации. Она позволяет отслеживать остатки товара на складах и их движение. При внедрении на предприятии такой системы, позволит в считанные минуты (при помощи «запроса») получить полный доступ к необходимой информации.

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Справочник экономиста промышленного предприятия. Под ред. С.Е. Каменицера. М., «Экономика», 1974.

2. Фатхутдинов Р.А. организация призводства: Учебник. - М.: ИНФРА-М, 2001.-672 с.- (Серия «Высшее образование»).

3. Савицкий Н.И. Технологии организации, хранения и обработки данных: Учеб. Пособие. - М.: ИНФРА-М, 2001.- 232 с. - (Серия «Высшее образование»).

4. Маркетинг: Учебник/ А.Н. Романов, Ю.Ю. Корлюгов, С.А. Красильников и др.; Под ред. А.Н. Романова. - М.: Банки биржи, ЮНИТИ, 1996.-560 с.

5. Хомененко А.Д., Цыганков В.м., Мальцев М.Г. Базы данных: Учебник для высших учебных заведений/ Под ред. проф. А.Д. Хомоненко. - Издание второе, дополненное и переработанное - СПб.: КОРОНА принт, 2002. - 672 с.

Страницы: 1, 2, 3