От зарубежных участников при транспортировке грузов и выполнении связанных с этим таможенных формальностей требуется знание соответствующих правил. Экспедиторы, имеющие опыт работы на международных выставках и часто являющиеся партнерами по договору самих компаний, следят за ходом передвижения всех грузов, нередко используя возможности сборных контейнеров для многих экспонентов сразу. Они гарантируют соблюдение всех инструкций и хорошо знают возможности погрузо-разгрузочной техники, которая находится в их распоряжении на месте выставки.

При оформлении транспорта через экспедицию улаживаются также и таможенные формальности. На международных выставках имеются собственные пункты таможенного досмотра. Компании по организации выставок публикуют информацию о правильном оформлении выставочных грузов, подлежащих таможенному контролю, об инструментах и технике для монтажа стенда, о продуктах питания или рекламных сувенирах и о печатной продукции.

Участие в общей программе

На целом ряде специализированных выставок можно в рамках программы, предусматривающей доклады экспонентов-специалистов, выступить от имени фирмы с реферативными сообщениями об отдельных товарах или о технологии. Об этих докладах надо своевременно заявить. На это обычно не требуется специальных расходов. Администрация предоставляет помещение и берет на себя рекламу и оповещение посетителей.

Экспонент может участвовать со своими товарами и в специальном показе. Такие спецпоказы обычно бывают объявлены отдельно; они организованы так, что никакой из фирм не оказывается предпочтение.

Экспонент может рассчитывать на участие в специальных конференциях, конгрессах или обсуждениях, чтобы освежить свои знания о современном положении дел. Но от всего этого не должно пострадать обслуживание стенда.

Приезд, отъезд и пребывание на выставке

Чтобы получить номер нужной категории, разумнее всего заранее письменно его забронировать. Организатор выставки, таким образом, получает вместе с документами об участии заполненный бланк на бронирование номера. На всех выставках есть бюро обслуживания, которые берут на себя резервирование жилья перед началом выставки.

Как правило, квартирные бюро в течение всей выставки функционируют и на центральном вокзале города, и в аэропорту, и на территории выставки. Эти бюро по преимуществу подыскивают жилье для тех посетителей, которые не заявили заранее о своем приезде.

За границей часто организуются групповые поездки на выставки. Справки об этом можно получить у организаторов выставок и в их зарубежных представительствах.

Защита окружающей среды

Охрана природы и окружающей среды - одна из важнейших задач экономики и общества. Именно поэтому соблюдение требований экологии - насущная необходимость для каждого. Учет экологических аспектов в практической работе приносит пользу для устроителей выставки, для дизайнеров-оформителей выставочных стендов и для экспонентов. По этой причине рекомендуется не только говорить об охране окружающей среды, но и соблюдать экологические требования на практике.

На считанных квадратных метрах выставочных стендов за короткое время вырастают груды мусора. Как поступать с неизбежными и предотвратимыми отходами - один из вопросов экологического менеджмента. Необходима координация действий устроителей выставки, дизайнеров-оформителей выставочных стендов и экспонентов. Исходя из принципа "чем меньше, тем больше", следует с самого начала прогнозировать и учитывать появление отходов - как в количественном, так и в качественном (материалы и т.д.) отношении. Это поможет сократить или даже предотвратить отходы.

Возникновение большого количества отходов на всех ярмарках и выставках требует особенно продуманной организации монтажа и разборки. 75-80% вcex отходов, возникших в процессе участия в выставке, требуют немедленного удаления. Необходима также сортировка отходов с последующим направлением отдельных материалов на переработку и вторичное использование.

Все больше фирм-организаторов ярмарок вводят принцип четкой структуры затрат и компенсации побочных затрат участниками ярмарки, "виновными" в их возникновении. Участники выставки, таким образом, экономически также заинтересованы в том, чтобы по возможности не допускать отходов. Тот, кто оставляет за собой мусор, платит. Расчет прост: чем меньше мусора, тем меньше затрат по удалению отходов.

Таким образом, учет экологических аспектов в практической работе участника выставки связан со следующими преимуществами:

· Видимые признаки бережного отношения к окружающей среде вызывают положительную реакцию посетителей.

· Продуманный выбор материалов способствует сбережению ресурсов.

· Сокращение отходов снижает затраты по их удалению.

· Бережное отношение к окружающей среде - потенциал, который можно эффективно использовать в маркетинговой работе.

Для того, чтобы участие в выставке соответствовало требованиям экологии, необходимо заранее учесть следующие моменты:

· системный подход к планированию, при котором все решения и действия проверяются с точки зрения их последствий для окружающей среды;

· изыскание возможностей сокращения отходов при участии в ярмарках и выставках;

· заблаговременное получение информации о системе назначения платы за удаление отходов у организатора ярмарки;

· применение многооборотной тары и упаковки при транспортировке;

· сведению к минимуму отходов ядовитых и вредных веществ и сложных многослойных материалов;

· применение изделий, рассчитанных на многоразовое использование или вторичную утилизацию;

· предотвращение загрязнений, повреждений, пыли, нерационального расхода материалов при монтаже и разборке стендов;

· взять на вооружение девиз: "Предотвращать - Сокращать - Повторно использовать".

5. Назовите основные типы посетителей выставки.

6. В чем заключается стратегия работы с ними.

1. Какие основные требования к стендисту?

Стендисты - это сотрудники, которые находятся на стенде всегда и решают задачи по привлечению внимания и удержанию посетителей, ознакомлению их с необходимой информацией и получения координат для продолжения контакта после выставки. Требования к стендистам - демонстрация доброжелательности и дружелюбия любому из тех, кто пришел на стенд. И это не случайно. По данным исследований 60% посетителей, придя на выставку, имеют мотив приобрести экспонируемые в торговом зале товары, 85% посетителей компетентны для дачи рекомендаций о том, с какой из представленных на выставке компаний стоит строить более плотные отношения. Человеческий фактор в личном контакте (а именно он и происходит на выставке) очень весом. Если выставочный персонал ведет себя отталкивающе, то даже при наличии у компании самых замечательных товаров и услуг посетитель может поставить ее в один ряд с конкурентами, а не отметить как приоритетную компанию. Он будет искать другие предложения, а их на выставке превеликое множество.

Для работы на выставках отбирают персонал, обладающий такими качествами:

   * умение и желание общаться с людьми;

   * знание продукции фирмы ее истории, направлений деятельности;

   * выносливость;

   * привлекательная внешность.

Вывод: в выставочном деле внешняя красота, практически, означает профнепригодность.

Немаловажный параметр при подборе стендистов - опытность.

  И о коммуникабельности. Застенчивый от природы, некоммуникабельный человек вряд ли сможет работать в режиме быстрого налаживания контакта с посетителями, постоянно сменяющими друг друга. Поэтому, подбирая стендистов, необходимо учитывать их личные качества и свойства характера.

 Помимо основного намечают запасной состав стендистов, предусматривают возможность взаимозаменяемости. Это особенно важно, если ваши товар или услуга достаточно сложные. Необходимо, чтобы хотя бы двое стендистов хорошо знали предмет и могли давать профессиональные пояснения для специалистов в данной области. Остальные стендисты должны уметь передать в общих чертах названия, общие характеристики, отличия от аналогов, условия эксплуатации, поставки или продажи вашей продукции.

Перечень продукции, которую вы собираетесь представить на выставке должен соответствовать тематике выставки, но у стендистов всегда должны быть материалы, отражающие все направления деятельности вашей фирмы.

   До начала выставки необходимо провести инструктаж будущих стендистов по вопросам:

   * тематика выставки;

   * цели участия выставки;

   * перечень продукции, услуг, представляемых на выставке;

   * основные новинки;

   * задачи, стоящими перед стендистами (ознакомление с новинками, заключение договоров на поставку, продажу и т. д.)

   * план стенда;

   * закрепление мест на стенде за каждым стендистом;

   * распорядок работы;

   * в какие дни и часы, кто из руководства фирмы будет находиться на стенде;

   * основные категории предполагаемых посетителей;

   * формы регистрации посетителей;

   * формы регистрации изменений, замечаний, недостатков на стенде во время работы выставки.

   До начала выставки каждый стендист должен получить необходимые для его работы на стенде документы и информацию. Как правило, все это размещают в одной или двух папках. Одна папка может содержать сведения, необходимые стендисту, но не предназначенные для показа посетителям: адрес, расчетный счет фирмы, телефоны руководителей, бланки договоров, бланки заказов, прайс-листы с возможными скидками и дополнительными условиями для оптовых покупателей и т.п. Другая - материалы для потенциальных клиентов: флаеры, буклеты, обычные прайсы и т.п.

Выбор персонала.

Он диктуется видом и характером выставки, масштабом и особенностями различных групп посетителей, количеством посетителей.

Персонал стенда

Чем более обоснованно подобран и компетентен персонал стенда, тем больше шансов на высокие показатели сбыта и налаживание новых контактов. Целенаправленный выбор и интенсивное обучение сотрудников стенда столь же важны, сколь и эффектная презентация товаров.

Планирование и подбор персонала

При выборе подходящих для участия в выставке сотрудников следует руководствоваться соображениями как об их профессиональной квалификации, так и об их личных качествах:

· четкие теоретические и практические профессиональные знания

· контактность и общительность

· уверенное поведение и находчивость

· хорошо поставленная речь

· умение приспосабливаться к обстоятельствам

· знание иностранных языков

· опыт работы на выставках

· способность переносить нагрузки (здоровье)

· любовь к путешествиям

Для выполнения целого ряда работ на стенде может быть привлечен местный вспомогательный персонал. Это касается, например, рабочей силы для монтажа и разборки стенда, помощников на кухне и при приеме гостей, а также переводчиков. Последние часто предоставляются для почасовой работы администрацией выставки.

К персоналу стенда, сформированному в зависимости от величины предприятия, относятся:

· представитель предприятия (член правления, исполнительный директор)

· руководство стенда (отвечает за работу стенда)

· технический персонал (консультации, демонстрация товаров)

· референты по странам (переговоры об экспорте)

· переводчик

· ответственный за работу с прессой

· справочно-информационная служба стенда

· обслуживающий персонал (бюро, прием гостей, сервис, охрана, уборка)

Руководитель стенда должен обладать особым чутьем и целым рядом качеств для обхождения с людьми самых разных темпераментов. Они таковы:

· опыт работы на торговых ярмарках и выставках

· желание и способность принимать решения

· высокое качество мотивации и руководства

· организаторский и импровизационный талант

· сознание ответственности

· опрятный внешний вид