• План экспозиции с номерами стендов участников

• **Приветствия официальных лиц

• ** Индекс торговых марок

• ** Выставочные службы

(** обозначены необязательные позиции) Справочные приложения:

• справочная информация по структуре отрасли

(государственные, общественные, профессиональные, научные учреждения и

объединения)

• экспертный анализ разделов отрасли

• статистическая информация по отрасли и т.д.

Мультимедийные продукты

Необходимо разработать структуру мультимедийного сопровождения проекта:

• виртуальная выставка в Интернет

• сервер (сайт) выставки

• компакт-диск

При выборе инструментов нужно учитывать, что создание и поддержание

мультимедийных продуктов требует значительных организационных усилий внутри

выставочной компании, т.к. необходимо постоянное обновление материалов, их

обработка, а также отдельная работа по разработке электронных приложений,

имеющих многоуровневую структуру.

II. "Запуск" выставки

|Организационные мероприятия |Документальное обеспечение |

|2.1 Начало рекламной кампании: |Рекламные модули в СМИ |

|• размещение в СМИ согласно | |

|медиа-плану рекламы и информации о | |

|выставке, направленных на | |

|привлечение экспонентов | |

|• прямая рассылка информационных |Договоры на участие |

|писем по клиентским базам с | |

|последующим обзвоном (формы работы: | |

|факсовая, почтовая, электронная | |

|рассылка, телетайп, курьерская | |

|рассылка материалов) | |

|2.2 Формирование агентской сети |Агентские договоры |

|2.3 Переговоры с отдельными |Договоры на участие |

|компаниями | |

|2.4 Работа с крупными компаниями, | |

|банками, корпорациями по реализации | |

|индивидуальных программ | |

|2.5 Работа на профильных и смежных |Пакет рекламных и заявочных |

|конкурентных выставках по |материалов |

|продвижению выставки | |

|2.6 Подготовка мероприятий деловой |Программа деловых мероприятий, |

|программы (детализация. формирование|пресс-релизы по мероприятиям |

|тематик докладов, пресс-релизов, | |

|уточнение плана-графика проведения) | |

|2.7 Реализация программы государственной и профессиональной поддержки |

|• подписание распоряжений |Распоряжения Правительства, |

|Правительства, приветствий, |приветствия, письма |

|писем | |

|подготовка и проведение |Протоколы и решения Оргкомитетов |

|заседаний Организационного | |

|комитета и рабочих групп | |

|работа с государственными и |Программа отраслевых мероприятий |

|профессиональными объединениями |общественных акций (круглых столов по |

|профильным Министерством |проблеме, тренингов и т.д.) |

|2.8 Работа с экспонентами по |Коммерческая часть (прайсы реклама, |

|размещению информации и рекламы |информация) в рекламно-информационных |

|в рекламно-информационных |приложениях |

|приложениях проекта | |

|(Каталог, СD, справочники) | |

|2.8 Подготовка |Информационная художественная, |

|рекламно-информационных |программная часть |

|приложений |рекламно-информационных приложений |

|(компакт-диск, справочники) | |

|обработка видео-, фото-, | |

|текстовых материалов, режиссура | |

|и программное обеспечение) | |

|2.9 Подготовка мероприятий |Программа специальных и |

|презентационной программы на |презентационных мероприятий |

|сцене, специальных проектов и | |

|конкурсной программы | |

III. «Финишная прямая»

|Организационные мероприятия |Документальное обеспечение|

|3.1. Продолжение работы с экспонентами по|Договоры на участие |

|всем направлениям этапа "запуска | |

|выставки" | |

|3.2 Проверка и корректировка |Детализированный план для |

|экспозиционного плана выставки |застройщика |

|3.3 Подготовка работы сервис -бюро на |Организация сервис-бюро |

|выставке | |

|3.4 Подготовка оборудования сцены, звука |Перечень оборудования |

|в павильоне и конференц-зале, др. |сцены, павильона, |

|технические вопросы |конференц-залов, |

| |технические требования |

|3.5 Составление перечня дополнительного |Перечень дополнительного |

|оборудования, заказанного экспонентами |оборудования |

|3.6 Размещение рекламы в СМИ, |Рекламные модули в СМИ |

|направленной на привлечение посетителей и| |

|создание положительного общественного | |

|резонанса | |

|3.7 Изготовление и размещение наружной и |Комплекс наружной и |

|звуковой рекламы |звуковой рекламы |

|3.8 Макетирование и изготовление |Каталог, компакт-диск |

|каталога, СD | |

|3.9 Изготовление полиграфической и |Полиграфическая и |

|сувенирной продукции |сувенирная продукция |

| |выставки |

|3.10 Разработка и реализация оформления |Элементы худ оформления |

|выставочного пространства |выставочного зала |

|3.11 Подготовка и рассылка приглашений |Приглашения VIP |

|Официальным лицам и персонам VIP | |

|3.12 Подготовка и проведение |Пресс-релиз выставки |

|пресс-конференции, посвященной открытию | |

|выставки, др. РR акции, прямое | |

|приглашение представителей СМИ | |

|3.13 Подготовка церемонии Официального |Сценарий открытия выставки|

|открытия выставки |с указанием приглашенных |

| |лиц |

|3.14 Формирование папок экспонентов, |Папки экспонентов, |

|пресс-наборов для распространения на |пресс-наборы для СМИ |

|выставке | |

|3.15 Привлечение наемного персонала на |План -график работы |

|период проведения выставки |наемного персонала и |

|(социологическая группа, переводчики, |распределение обязанностей|

|обслуживающий персонал и т.д.) | |

|3.16 Определение методики статистических |Анкеты |

|и социологических | |

|исследований на выставке | |

Комментарий Рассматриваются два направления исследований, которые

проводятся во время выставки

. " регистрация и учет посетителей (коммерческих и частных) "

исследование отраслевого рынка

Профессиональное проведение статистических и социологических исследований

важно для выставочного мероприятия по нескольким причинам

• правильный сбор и обработка статистических данных имеют решающее

значение для международного признания выставочного проекта

" данные статистических исследований служат для

организаторов выставки руководством к корректировке своих стратегий

• данные исследований используются в отчетных и рекламных документах

(Официальный отчет, пресс-релиз, информационные письма, рекламные буклеты

и т.д.)

• маркетинговые обзоры по рынку — коммерческая информация для экспонентов и

возможность ее получения на выставке повышает привлекательность последней

• динамика маркетинговой информации за ряд лет дает

представление о новых тенденциях рынка, а , следовательно новых

потенциальных разделах выставки и ее деловой программы

Объектом исследований выступают посетители-специалисты, частные

посетители, экспоненты Для каждой группы разрабатывается свой тип анкет

В международных организациях и союзах существуют жесткие требования к

правилам и формам регистрации посетителей, поэтому при разработке анкет

регистрационный блок (география респондентов сектор экономики, полномочия,

функции и т. д.) целесообразно формировать, исходя из норм РКМ .

Также в анкету можно включить вопросы касающиеся следующих оценок

• цели участия в выставке,

• оценка выставки (экспозиции, деловой программы, организации и

инфраструктуры), основные каналы информирования о выставке,

• оправдание результатов и ориентация на участие в следующей выставке

Статистические исследования посетителей осуществляется путем заполнения

анкет (регистрационных форм) в регистрационном центре (вручную либо с

использованием компьютерных систем), а также выборочного опроса путем

стандартизированного интервью Применяются различные способы поощрения

посетителей к заполнению анкет

. приглашения, буклеты и билеты с отрывным купоном

• выдача бэджа на постоянное посещение выставки

• выдача информационных материалов выставки (программа, путеводитель) либо

сувенирной продукции

|3.17 Привлечение фотографа, |Сценарий съемок и фоторепортажей |

|съемочной группы для работы на | |

|выставке, режиссура съемок | |

|3.18 Подготовка заявочных |Заявка и рекламные материалы на |

|материалов и рекламной продукции |следующий год |

|проекта на следующий год | |

|3.19 Разработка плана- графика |План тематических экскурсий и |

|экскурсий на выставке (время, тема,|посещений |

|маршрут) | |

| |Папка участника деловой программы»:|

|3.20 Подготовка материалов | |

|к раздаче среди участников деловой |программа мероприятия, |

|программы |информационные материалы выставки, |

Страницы: 1, 2