―
документы
об имеющихся изобретениях.
«Анкета»
- документ аналогичный «Личному листку по учету кадров», который иногда
применяется при оформлении приема на работу. В отличие от личного листка,
анкета подписывается не только самим лицом, принимаемым на работу, но и
специалистом кадровой службы.
Иногда
работника, принимаемого на работу, просят предоставить «Автобиографию» или
«Резюме».
При
формировании личного дела в него помещают копии документов, подтверждающие
социально значимые факты (документы об образовании – аттестат, диплом,
сертификат, свидетельство о рождении ребенка, свидетельство о расторжении брака
и другое). Необходимо помнить, что помимо копии документов необходимо
удостовериться в наличии оригиналов соответствующих документов.
Копии
документов об утверждении в должности помещаются в личные дела руководителей
(копия протокола заседания Совета директоров или учредителей фирмы, копия протокола
общего собрания акционеров).
Если
при приеме на работу представлялись характеристики или рекомендательные письма,
работником составлялось заявление о приеме на работу, то они также подшиваются
в личное дело работника.
Трудовые
договоры, заключенные с работником, могут входить в состав документов личного
дела или формироваться в отдельные дела.
В
личное дело могут быть включены такие документы, как списки изобретений,
научных трудов и другое.
Дополнение
к личному листку по учету кадров – это документ вторичный по отношению к
личному листку по учету кадров, он фиксирует только изменения произошедшие в
трудовой деятельности и личной жизни работника. В этом документе содержаться:
ФИО работника и разделы, предназначенные для внесения изменений и дополнений.
Как правило, такой документ составляется в виде таблицы.
В
первом разделе фиксируются сведения о работе, о переводах, изменениях в
названии должности, структурного подразделения и так далее со ссылкой на дату и
номер приказа по личному составу.
Во
второй раздел вносятся данные об изменениях в профессиональной и личной жизни
работника (например, изменение семейного положения, места постоянной
регистрации), в образовании, в повышении квалификации, в знании иностранных
языков и тому подобное.
Изменения
и дополнения в персональные данные вносятся на основании приказов по личному
составу и документов, предоставляемых работниками (свидетельства о заключении
брака, диплома и так далее). Устное заявление работника не является основанием
для внесения указанных изменений. Новые документы с внесенными изменениями и
дополнениями помещаются в личное дело вместе с ранее подшитыми.
В
практике работы кадровых служб организаций принято включать в состав личного
дела копии приказов (или выписки из них) о переводах на другую работу,
освобождении от должности, поощрениях, наложении и снятии дисциплинарных
взысканий, изменении фамилий и другие. Однако вся эта информация содержится в
«Дополнении к личному листку по учету кадров». В связи с этим можно
рекомендовать не включать названные документы в личное дело.
Справки
о состоянии здоровья, с места жительства, обходные листы и тому подобное могут
не включаться в личные дела, поскольку информация из них переносится в
«Дополнение к личному листку по учету кадров». При необходимости они
формируются в самостоятельные дела и хранятся в течение трех лет.
Необходимо
иметь в виду, что в соответствии со статьей 65 Трудового кодекса Российской
Федерации (далее ТК РФ) запрещается при приеме на работу требовать от
поступающего лица документы, не предусмотренные законодательством.
Все
документы, относящиеся к личному делу, по мере поступления подшиваются в папку.
Листы дела нумеруются в процессе формирования дела. При помещении в личное дело
нового документа данные о нем первоначально вносятся в опись дела, затем листы
документа нумеруются и только после этого документ подшивается.
Обложка
личного дела, как и обложки дел постоянного хранения, составляется и
оформляется по форме установленной ГОСТом 17914-72 «Обложки дел длительных
сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования» (введен
Постановлением Государственного комитета стандартов СССР от 17 июля 1972 года
№1411).
На
обложке личного дела указываются полностью: наименование организации, заголовок
дела, фамилия, имя, отчество работника в именительном падеже, проставляется
индекс дела, порядковый номер дела (как правило – табельный номер).
Под
этим номером личное дело регистрируется в «Книге (Журнале) учета личных дел»,
предусматривающей следующие графы: порядковый номер, фамилия, имя, отчество
работника, дата постановки дела на учет и дата снятия с учета.
Личные
дела хранятся в сейфе, металлических шкафах или специальных помещениях,
позволяющих обеспечить их сохранность, как документы строгой отчетности,
отдельно от трудовых книжек. Ответственность за их хранение возлагается на лиц,
ведущих кадровую документацию.
При
работе с документами, входящими в состав личных дел, необходимо учитывать, что
они относятся к персональным данным работника, охраняемым в соответствии с
действующим законодательством.
В
целях ограничения несанкционированного доступа к персональным данным работников
все операции по оформлению, формированию, ведению и хранению личных дел должны
выполняться одним работником отдела кадров, который несет личную
ответственность за сохранность документов в делах и доступ к делам других
работников. Документы для формирования и ведения личных дел сдаются ему под
роспись в передаточном журнале работником, отвечающим за процесс
документирования трудовых правоотношений с работником.
Приказом
работодателя должен быть установлен порядок выдачи, ознакомления с личными
делами сотрудников и круг лиц, допускаемых к пользованию личными делами, также
можно это сделать в Положении о персональных данных работников. В случае
изъятия из личного дела документа в описи дела производится запись с указанием
основания для подобного действия (приказ, разрешение руководителя) и нового
местонахождения документа. Согласно пункту 3.2.3. Приказа Главного архивного
управления СССР от 25 мая 1988 года №33 «Государственная система
документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования
к документам и службам документационного обеспечения», с документа, подлежащего
изъятию, снимается копия, которая подшивается на место изъятого документа. Отметка
в описи и копия заверяются росписью работника отдела кадров.
Личные
дела не выдаются на руки работникам, на которых они заведены. Работник имеет
право знакомиться только со своим личным делом в помещении кадровой службы.
Факт ознакомления с личным делом также фиксируется в описи дела.
При
работе с личным делом, выданным во временное пользование, запрещается
производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него
новые записи, извлекать из личного дела имеющиеся там документы или помещать в
него новые и разглашать содержащиеся в нем конфиденциальные сведения. Изменения
в личные дела вносятся только лицами, ответственными за их ведение.
При
возврате дела тщательно проверяется сохранность документов, отсутствие
повреждений, включения в дело других документов или подмены документов.
В
помещении кадровой службы хранятся личные дела только работающих сотрудников.
Личные дела могут располагаться по порядку номеров или по алфавиту фамилий
сотрудников.
После
увольнения работника его личное дело извлекается из папки и оформляется для
передачи на архивное хранение. Личные дела уволенных работников в соответствии
с «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности
организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного Росархивом 6 октября
2000 года хранятся 75 лет. Личные дела руководителей хранятся постоянно. Для
хранения используются запирающиеся металлические сейфы, шкафы, обеспечивающих
полную сохранность документов.
Личная
карточка работника (форма №Т-2) заполняется на работников
всех категорий, включая временных и сезонных работников, основных и
совместителей. Личная карточка является основным документом по учету личного
состава.
Она
ведется на протяжении всего периода трудовой деятельности работника у данного
работодателя, начиная с приема на работу, и закрывается только при увольнении.
На работников, принятых на работу по гражданско-правовым договорам, личные
карточки не ведутся.
Личная
карточка №Т-2 относится к группе обязательных кадровых документов. Форма личной
карточки унифицирована и относится к системе первичной учетной документации по
учету труда и его оплаты, утвержденной Постановлением Госкомстата Российской
Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм
первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
В
связи со спецификой отдельных сфер трудовой деятельности Постановление
Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении
унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»
утвердило еще две учетные формы: №Т-2ГС (МС) и №Т-4.
Личная
карточка государственного (муниципального) служащего (форма №Т-2ГС (МС))
применяется для учета лиц, замещающих государственные (муниципальные) должности
государственной службы. Ведется вместо формы №Т-2, имеет аналогичное
содержание.
Учетная
карточка научного, научно-педагогического работника (форма №Т-4) заполняется
параллельно с формой №Т-2 в научных, научно-исследовательских,
научно-производственных организациях, образовательных и других учреждениях и
организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и
технологии для учета научных работников. Заполняется на основании
соответствующих документов (диплома доктора и кандидата наук, аттестата доцента
и профессора и прочее), а также сведений сообщенных о себе работником.
Значимость
личной карточки заключается в том, что при утрате трудовой книжки она является
единственным документом, прямо подтверждающим трудовой стаж работника.
Не
следует путать личную карточку №Т-2 с такими документами, как, например, личный
листок по учету кадров или анкета, которые входят в состав личного дела. Эти
документы заполняются самим работником, составляются в произвольной форме и
могут отсутствовать, если у данного работодателя не утвержден порядок оформления
личных дел.
Личная
карточка заполняется только специалистом кадровой службы на всех лиц, принятых
на работу, на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма №Т-1
или №Т-1а). Личные карточки хранятся в сейфе, образуя отдельную картотеку по
алфавиту фамилий работников.
При
заполнении личной карточки используются сведения из следующих документов,
предъявляемых работником при приеме на работу (в соответствии со статьей 65 ТК
РФ):
―
паспорта;
―
документа
об образовании,о квалификации или наличии специальных знаний – при поступлении
на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
―
трудовой
книжки (для совместителей – копии трудовой книжки);
―
страхового
свидетельства государственного пенсионного страхования;
―
свидетельства
о постановке на учет в налоговом органе;
―
документов
воинского учета (для военнообязанных).
При
заполнении личной карточки также используется дополнительная информация,
которую сообщает о себе работник.
В
отдельных случаях с учетом специфики работы работодатель может потребовать (при
согласии работника) предъявления дополнительных документов при заключении
трудового договора. При этом перечень дополнительных документов устанавливается
не самостоятельно работодателем, а необходимость их предоставления должна быть
прямо установлена нормативным актом: ТК РФ, иными федеральными законами,
указами Президента Российской Федерации и Постановлениями Правительства
Российской Федерации.
Во
всех иных случаях, запрещается требовать от лица, поступающего на работу, какие-либо
дополнительные документы, помимо предусмотренных законом.
К
таким дополнительным документам, как правило, относят: свидетельство о рождении
ребенка, свидетельство о заключении брака, справка о беременности женщины,
документы об инвалидности, нахождении в зоне воздействия радиации в связи с
аварией на Чернобыльской АЭС и другие.
Но
требовать от лица, поступающего на работу предоставления указанных документов в
обязательном порядке, работодатель не имеет права. Вместе с тем, предоставление
указанных документов в интересах самого работника, поскольку в противном
случае, работодатель не сможет предоставить работнику положенные законом льготы
и гарантии.
Унифицированная
форма личной карточки №Т-2 состоит из четырех листов и содержит следующие
разделы:
6.
«Общие
сведения»;
II.
«Сведения о воинском учете»;
III.
«Прием на работу и переводы на другую работу»;
IV.
«Аттестация»;
V.
«Повышение квалификации»;
VI.»Профессиональная
переподготовка»;
VII.
«Награды (поощрения), почетные звания»;
VIII.
«Отпуск»;
IX.
«Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с
законодательством»;
X.
«Дополнительные сведения»;
XI.
«Основание прекращения трудового договора (увольнения)».
В
разделе I «Общие сведения» указывая сведения о работнике, следует руководствоваться
следующими правилами:
6.
Фамилия,
имя, отчество указываются на основании паспорта и записываются полностью и
разборчиво.
При
этом обязательно заполняются и зоны кодирования информации в соответствии с
общероссийскими классификаторами: ОКАТО, ОКИН, ОКСО, ОКПДТР.
ОКАТО
– «Общероссийский классификатор объектов административно-территориального
деления» ОК 019-95 утвержден Постановлением Госстандарта Российской Федерации
от 31 июля 1995 года №413;
Страницы: 1, 2, 3, 4
|