Реферат: Хранение кадровых документов
1 ЛИЧНОЕ ДЕЛО
Трудовые отношения, а
также порядок их оформления регулируются Трудовым кодексом. В статье 85 этого
документа содержится понятие персональных данных работника. Это информация о
конкретном работнике, необходимая работодателю в связи с оформлением с ним
трудовых отношений.
Обработка организацией
персональных данных работников заключается в получении, хранении,
комбинировании, передаче или любом другом использовании персональных данных.
Согласно части 2 статьи 87 Трудового кодекса порядок хранения и использования
персональных данных работников устанавливает работодатель, если он не
регламентирован законодательством.
Нужно ли заводить личные
дела сотрудников — организация вправе решить самостоятельно. Их можно заводить
на всех сотрудников компании либо на отдельные категории (например, на
руководящий состав). Оформлять личные дела необходимо в соответствии с
действующими правилами ведения делопроизводства.
Согласно пункту 3.5.3
Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии
Росархива от 06.02.2002) «личные дела... формируются в течение всего периода
работы данного лица в организации».
Личное дело заводят после
издания приказа о назначении на должность. Все документы в личном деле
подшивают в хронологическом порядке по мере поступления. Хранят их в сейфе компании
и выдают в личное пользование только определенной категории сотрудников,
которые имеют доступ к кадровой информации. Изменения в личные дела вносят
сотрудники отдела кадров. Если в организации нет такой должности — бухгалтер.
Перечень документов, которые
приобщаются к личному делу, можно найти в пункте 5 Указа Президента РФ от
01.06.98 № 640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные
должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные
должности». Несмотря на то что данный документ регламентирует ведение личных
дел госслужащих, этот перечень можно использовать и другим компаниям. Как
правило, в состав личного дела входят:
— внутренняя опись
документов;
— анкета, личный листок
по учету кадров;
— резюме (или автобиография);
— копии документов об
образовании (в том числе все квалификационные свидетельства), удостоверения
личности;
— справки и другие
документы, подтверждающие изменения анкетных данных работника (копии
свидетельства о браке, ИНН, страхового свидетельства, свидетельства о рождении
детей);
— копии всех приказов о
назначении, переводе, поощрениях, командировках, отпусках и т. д.;
— трудовой контракт;
— данные аттестаций;
— характеристики;
— план карьерного роста.
Во внутренней описи
перечисляют все документы, которые подшиты в личное дело. Изъятие документов из
личного дела, замену подлинников копиями отражают во внутренней описи в графе
«Примечание». В период работы сотрудника в компании во внутренней описи
учитывается каждый документ личного дела. Также сотрудники отдела кадров ведут
учет дополнительных сведений о сотруднике и вместе с личным листком по учету
кадров помещают в начале дела. Закрывая личное дело, к нему подшивают заявление
работника об увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые
служат основанием для увольнения, и копию приказа.
Внутреннюю опись подписывает составитель с указанием должности, расшифровки
подписи и даты составления.
2 ЛИЧНАЯ КАРТОЧКА
РАБОТНИКА
Основным документом по
учету персонала предприятия является личная карточка (унифицированная форма №
Т-2), которая заводится на каждого сотрудника, принятого на постоянную и
временную работу. Форма утверждена постановлением Госкомстата России от
05.01.2004 №1.
Личную карточку заполняют
на сотрудников, принятых на работу согласно приказу (форма № Т-1 или Т-1а), а
также на основании документов, предъявляемых работником в соответствии со
статьей 65 ТК РФ. Это:
— паспорт или иной
документ, удостоверяющий личность;
— трудовая книжка;
— страховое свидетельство
государственного пенсионного страхования;
— документы воинского
учета (для военнообязанных);
— документ об
образовании, квалификации или наличии специальных знаний, а также о
дополнительной информации, которую сообщает о себе работник.
В отдельных случаях с учетом
специфики работы в соответствии с действующим законодательством Российской
Федерации может предусматриваться необходимость предъявления дополнительных
документов.
В разделе «Прием на
работу, переводы на другую работу» должны содержаться ссылки на даты и номера
приказов о назначении, перемещении или увольнении работников. Эти сведения
необходимо заносить максимально корректно, так как они служат основанием для
подтверждения трудового стажа сотрудника. В конце каждого раздела этой записи
(в графе 6) должна стоять подпись сотрудника.
Непрерывный стаж
работника рассчитывают на основании трудовой книжки в соответствии с Правилами
исчисления непрерывного трудового стажа рабочих и служащих при назначении
пособий по государственному социальному страхованию, утвержденными
постановлением Совмина СССР от 13.04.73 № 252.
Стаж работы (общий,
непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, другие льготы,
установленные в организации) рассчитывают на основании записей в трудовой
книжке или иных подтверждающих соответствующий стаж документов.
При изменении сведений о
работнике в его личную карточку вносят данные, которые заверяют подписью
работника кадровой службы.
Основными документами, на
основании которых заполняют раздел II «Сведения о воинском учете», являются
(образец заполнения раздела см. ниже):
— военный билет (или
временное удостоверение, выданное взамен военного билета) — на граждан,
пребывающих в запасе;
— удостоверение
гражданина, подлежащего призыву на военную службу, — на граждан, подлежащих
призыву на военную службу.
Заполнение пунктов,
специально не оговоренных в Указаниях, утвержденных постановлением Госкомстата
РФ от 05.01.2004 № 1. производится на основании информации из перечисленных
документов.
При заполнении пункта 5
«Знание иностранного языка» раздела 1 форм указывается степень знания языка:
«владею свободно», «читаю и могу объясниться», «читаю и перевожу со словарем».
В разделе «Отпуск»
ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в
организации. Здесь нужно указать вид отпуска, за какой период он
предоставляется, дату его начала и окончания, количество дней, основание —
номер приказа и его дату.
Раздел «Дополнительные
сведения» заполняется для полноты учета сведений об обучающихся сотрудниках,
работающих инвалидах и др.
В обязательном порядке
проставляется дата заполнения личной карточки и подпись сотрудника.
Для учета лиц, замещающих
государственные должности, применяется личная карточка государственного
служащего (форма № Т-2ГС), которая ведется вместо формы № Т-2 и имеет
аналогичное содержание. Отличия в наименовании разделов и их заполнении
продиктованы спецификой государственной службы.
В научных,
научно-исследовательских, образовательных и других организациях, осуществляющих
деятельность в сфере образования, науки и технологии, для учета научных
работников (параллельно с формой № Т-2) заполняется учетная карточка научного,
научно-педагогического работника. Данные в нее вносят на основании
соответствующих документов (диплома доктора и кандидата наук, аттестата доцента
и профессора и пр.), а также сведений, сообщенных о себе работником.
Личную карточку менеджер
службы персонала заполняет от руки. Все записи должны быть четкими, без
сокращений.
Личную карточку заводят
на работника в одном экземпляре. Хранится она в сейфе в отдельной картотеке.
Все записи в карточке делаются на основании подлинников документов,
предоставленных работником.
Последняя запись
производится при увольнении работника и содержит основания и дату увольнения,
дату и номер соответствующего приказа.
Карточки уволенных
сотрудников изымают из оперативного пользования кадровой документации,
формируют в самостоятельное дело (папку) по алфавиту. Перед сдачей в архив
организации дело оформляют согласно требованиям, указанным в пункте 3.6.3 Основных
правил работы архивов организаций.
СРОКИ ХРАНЕНИЯ
Наводя порядок в кадровой
документации организации, с большой осторожностью относитесь к уничтожению
документов по личному составу. Согласно пункту 1 статьи 17 Федерального закона
от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» «организации и
граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования
юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том
числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения»,
установленных законодательством.
Сроки хранения документов
определены в Перечне типовых управленческих документов, сопровождающих
деятельность организаций с указанием сроков хранения, утвержденном Росархивом
06.10.2000 (далее — Перечень). Перечень предназначен для использования в
качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и
отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, то есть
общих для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных).
Сроки хранения кадровых документов представлены в таблице на с. 89.
В разделе 8.1 Перечня
приведены сроки хранения документов, связанных с приемом, перемещением и
увольнением работников. Так, трудовые договоры, приказы о приеме, переводе,
увольнении, личные карточки формы № Т-2, лицевые счета работников, личные дела
и регистрационные формы к указанным документам имеют срок хранения 75 лет.
Невостребованные трудовые книжки, книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним
хранятся 50 лет. Сроки хранения документов по личному составу устанавливаются
Перечнем типовых управленческих документов, сопровождающих деятельность
организаций, с указанием сроков хранения. Все указанные документы должны
обязательно сдаваться в архив. Личные дела уволенных сотрудников передаются на
архивное хранение на 75 лет. Личные дела руководителей предприятия хранятся
постоянно.
Временные сроки хранения
применяются всеми организациями без исключения, а постоянные теми
государственными и муниципальными учреждениями, документы которых поступают на
хранение в соответствующие архивы, а также негосударственными организациями, с
которыми заключены соглашения, то есть источниками комплектования архивов.
Таблица. Сроки хранения
кадровых документов
Вид документа |
Срок хранения
документов
|
Личные
дела (заявления, автобиографии, копии приказов
и
выписки из них, копии личных документов, характеристики,
листки
по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.):
а)
руководителя организации; членов руководящих,
исполнительных,
контрольных органов организации;
работников,
имеющих государственные и иные звания,
премии,
награды, ученые степени и звания
б) работников
|
Постоянно
75 лет ЭПК*
|
Трудовые
договоры (контракты), трудовые соглашения,
не вошедшие в
состав личных дел
|
75 лет ЭПК |
Личные карточки
работников (в том числе
временных
работников)
|
75 лет ЭПК |
Характеристики
работников, не имеющих личных дел |
75 лет ЭПК |
Документы
(анкеты, автобиографии, листки по учету кадров,
заявления,
рекомендательные письма, резюме и др.) лиц,
не принятых на
работу
|
1 год |
Личные
документы в подлиннике (трудовая книжка, дипломы, аттестаты, удостоверения,
свидетельства) |
До
востребования** |
Документы
(справки, докладные и объяснительные записки,
копии
приказов, выписки из приказов, заявления,
командировочные
заявления, командировочные удостоверения
и др.), не
вошедшие в состав личных дел
|
5 лет |
* ЭПК означает, что часть
таких документов может иметь научно историческое
значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные
архивы или храниться в организации.
** Невостребованные — не
менее 50 лет.
личный
дело хранение документ
Директору по
продажам ООО «Калина»Петрову Н. В.
Объяснительная записка
12.02.2011№ 2 Об отсутствие на рабочем месте
Я, Степанов Степан Степанович,
менеджер по продажам, отсутствовал на работе 11.02.2011, потому что моя жена,
уходя на работу, случайно забрала все ключи от квартиры, и я оказался запертым
дома до ее возвращения – до 18.00 вечера. Поскольку начальника отдела продаж Светикова Н.Н. не было на
рабочем месте, я не мог уведомить его о причине своего отсутствия и попросил об
этом секретаря Маришину А.О. Считаю, что правил внутреннего трудового
распорядка я не нарушал, так как отсутствовал на работе по уважительной причине
.
Менеджер по продажам Степанов
С.С.
|