При одновременной работе с документом сразу нескольких пользователей (особенно, когда его необходимо согласовывать в различных инстанциях) очень удобной функцией СЭД является использование версий и подверсий документа.

Достоинством СЭД является реализованная в них возможность автоматического отслеживания версий и подверсий документов (пользователи всегда могут определить, какая именно версия/подверсия документа является наиболее актуальной по порядку или времени их создания).

Наличие утилит просмотра документов разных форматов

В состав большинства СЭД входят утилиты для просмотра документов (так называемые просмотровщики - viewers), понимающие многие десятки форматов файлов. С их помощью очень удобно работать, в частности, с графическими файлами (например, с файлами чертежей в САD-системах).

Помимо базового комплекта утилит просмотра (входящего в каждую СЭД), у третьих фирм можно приобрести дополнительные утилиты, хорошо интегрируемые с СЭД.

Аннотирование документов

При организации групповой работы над документами обычно весьма полезна возможность их аннотирования. Так как в некоторых случаях пользователи лишены прав на внесение каких-либо изменений в документ в процессе его согласования, то они могут воспользоваться возможностью его аннотирования.

В большинстве СЭД аннотирование реализуется за счет включения в карточку документа атрибута для аннотации и передачи пользователям прав на редактирование такого поля карточки.

Поддержка различных клиентских программ

Клиентами большинства СЭД могут быть ПК с ОС MS Windows, Windows NT. В некоторых СЭД используются также платформы UNIX и Macintosh.

Кроме того, все современные СЭД позволяют работать с документами через стандартные Web-навигаторы. Так как Web-навигаторы могут быть размещены на разнообразных клиентских платформах, то это облегчает решение проблемы обеспечения работы СЭД в гетерогенных сетевых средах.

При использовании Интернет-технологий у СЭД появляется еще один серверный компонент, отвечающий за доступ к документам через Web-навигаторы.

ГЛАВА 2. ПОСТРОЕНИЕ ФУНКЦИОНАЛЬНОЙ МОДЕЛИ ООО "КСЕНОКС"

2.1 Постановка задачи

Целью автоматизации документооборота организации ООО «Ксенокс» является сбор, регистрация, хранение, обработка и предоставление внутри организации и между отделами информации о клиентах и их заказах. А именно: оформление заказа на предоставление услуги печати клиенту организации ООО «Ксенокс», о процессе приема заявок, регистрации и анализа документации, донесение до клиентов и работников фирмы информации об выполнении заказа.

В соответствии с поставленной целью построение ИС ориентировано на решение следующих задач:

отразить процесс регистрации клиента;

детально рассмотреть процедуру оформления заказа;

Для реализации поставленных задач используется CASE-средство верхнего уровня BPwin, поддерживающее методологии IDEF0 (функциональная модель), IDEF3 (WorkFlow Diagram) и DFD (DataFlow Diagram), а также Erwin и система управления базой данных Ms access.

2.2 Проектирование системы типографского комплекса в BPwin

Основным достоинством BPwin является быстрота и легкость освоения графического интерфейса, что позволяет успешно создавать и анализировать модели с целью оптимизации бизнес-процессов.

Применение графических языков бизнес-моделирования IDEF0, IDEF3 и DFD обеспечивает логическую целостность и полноту описания, необходимую для достижения точных и непротиворечивых результатов.

Встроенный механизм вычисления стоимости позволяет оценивать и анализировать затраты на осуществление различных видов деловой активности.

Наиболее удобным языком моделирования бизнес-процессов в BPwin является IDEFO. Под моделью типографского комплекса в IDEFO понимается описание системы (текстовое и графическое), представленное в виде взаимосвязанных работ или функций.

Поскольку в основу модели положен этап оформления заказа клиента на оказание услуг организацией ООО «Ксенокс», то на контекстной диаграмме отображена единственная работа «Заказы клиентов».

Взаимодействие системы с окружающим миром описывается как вход, выход, управление и механизм. На вход системы поступает информация от клиентов в виде звонков.

Работа преобразует материалы и информацию, которые поступили в систему. Результат деятельности системы в виде чека оплаты заказа, антикризисного управления и оказанных услуг маркетинга, поступает на выход системы.

К управленческим аспектам, которыми руководствуется работа, относятся правила, стратегии, процедуры или стандарты:

информация о тарифах, которые установились на рынке данных услуг и влияющих на стоимость заказа клиента;

условия договора с клиентом, которые должны соответствовать требованиям обоих сторон;

правила и процедуры регистрации клиента: соответствие заказа содержанию договора с клиентом по стоимости и перечню услуг, оказываемых клиенту должно строго проверяться.

Ресурсы, выполняющие работу, являются механизмом системы.

К ним относятся:

система оформления заказа.

Система оформления заказов предоставляет отчетность по заказам клиентов, контролирует процесс оформления заказа, соответствие требованиям заказчика предоставляемых услуг (сроки, стоимость, результат).

В IDEF0 взаимодействие системы с окружающим миром изображается в виде стрелок. Направление стрелки, прилегающей к грани работы «Заказы клиентов», зависит от её типа (вход, выход, механизм или управление) [Приложение 1].

Таблица 1. Стрелки контекстной диаграммы «Заказы клиентов»

Стрелка управления рисуется как входящая в верхнюю грань работы. Стрелка механизм рисуется как входящая в нижнюю грань работы.

Стрелка вход рисуется как входящая в левую грань работы.

Стрелка выход рисуется как входящая в правую грань работы.

Контекстная диаграмма представляет собой наиболее абстрактное описание системы и её взаимодействие с внешней средой. После описания системы в целом проводится разбиение её на крупные фрагменты.

Этот процесс называется функциональной декомпозицией, а диаграммы, описывающие каждый фрагмент и их взаимодействие, называются диаграммами декомпозиций.

Каждый фрагмент системы декомпозируется на более мелкие до достижения нужного уровня подробности описания.

Процесс обеспечения продукцией подразумевает выполнение последовательных процедур:

Отдел работы с клиентом;

Отдел исследований;

Отдел маркетинга.

Конкретизируем процесс обеспечения продукцией путем создания диаграммы декомпозиции, состоящей из 6 работ [Приложение 2].

Таблица 2. Работы диаграммы декомпозиции «Заказы клиентов»

Эти 3 работ будут связаны внутренними стрелками, которые не касаются границы диаграммы, начинаются у одной и заканчиваются у другой работы. Декомпозируем работу «Отдел исследований». Процесс проведения исследования подразумевает последовательное выполнение следующих этапов: составление клиентской базы, ведение проектов, в результате ведения проекта выдача готовых решений клиенту .

Добавим три работы и их определения [Приложение 3].

Таблица 3. Работы диаграммы декомпозиции «Отдел по работе с клиентами»

Рассмотрим процесс Проекты. Он состоит из 9 последовательных этапов:

Данные клиентов;

Анализ деятельности организации;

Ведение имитационного моделирования;

Управление бизнес-процессами;

Управление персоналом;

Управление внешними связями;

Организационные решения;

Дополнительная поддержка;

Система бизнес - задач и решений.

Для описания логики взаимодействия информационных потоков будем использовать методологию моделирования IDEF3, называемую workflow diagramming.

Графический язык IDEF3 дополняет IDEF0: позволяет описать ситуацию, когда процессы выполняются в определенной последовательности, а также описать объекты, участвующие совместно в одном процессе.

Декомпозируем работу «Проекты» на 8 работ IDEF3 [Приложение 4].

Таблица 4. Работы диаграммы декомпозиции «изготовление продукции»

Страницы: 1, 2, 3