"Дело" - система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота
КУРСОВАЯ РАБОТА По дисциплине: «Корпоративные информационные системы и эффективность информационных систем» На тему: «ДЕЛО» - СИСТЕМА АВТОМАТИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ВВЕДЕНИЕ Система «ДЕЛО», разработанная компанией «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) - комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процесса делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации. Система эффективно используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах. Первая версия системы «ДЕЛО» выпущена в 1996 году. Сегодня «ДЕЛО» используют более 1000 компаний, учреждений, организаций России и стран СНГ, а общее число установленных рабочих мест превышает 100 000. Обладает «Сертификатом Наивысшего Качества». 1. Общие сведения о системе «ДЕЛО» Система «ДЕЛО» - тиражируемый "коробочный" продукт. Она без каких-либо заказных доработок решает задачи автоматизации делопроизводства и электронного документооборота большинства организаций. С помощью гибкой системы справочников легко может быть установлена и настроена специалистами заказчика. · Масштабируемая и гибкая в настройке, легко адаптируется к специфике документооборота в организациях любого размера от единиц до тысяч рабочих мест. · Обеспечивает необходимый уровень конфиденциальности информации и соответствие всем нормативным требованиям как российского делопроизводства, так и международных стандартов (ISO 15489 «Информация и документация - Управление документами» и ISO/IEC 17799:2000 «Информационные технологии - Практическое руководство по управлению информационной безопасностью») · Обеспечивает защищенный электронный документооборот с использованием электронной цифровой подписи (ЭЦП) и специальных криптографических средств. Компания «Электронные Офисные Системы» обладает всеми необходимыми сертификатами ФСБ для использования средств защиты информации в своих продуктах. · Предоставляет возможности массового перевода бумажных документов в электронный вид и помещения их в базу данных системы с помощью опции «Поточное сканирование». · Поддерживает полный цикл работы с проектами документов, в том числе их маршрутизацию и версионность. · Позволяет работать с документами как в локальной сети, так и удаленно - через Интернет («ДЕЛО-WEB»). · Имеет открытую архитектуру и предоставляет возможность интеграции с другими программными средствами как компании ЭОС, так и других производителей программных продуктов. 2. Преимущества Для руководителей различных уровней: · быстрый поиск документов; · отслеживание движения документа на всех этапах его жизненного цикла; · эффективный контроль и отчетность по исполнению резолюций; · сокращение сроков подготовки и согласования документов; · удобная работа над проектами документов; · получение сводных отчетов и журналов; · возможность делегирования полномочий. Для сотрудников канцелярий, секретариатов, для делопроизводителей: · быстрая и удобная регистрация документов с помощью развернутой системы различных справочников; · отслеживание хода исполнения резолюций; · удобный и быстрый поиск по любым реквизитам регистрационной карточки (РК) как документов, так и проектов (РКПД); · журнал передачи документов, внутренние и внешние реестры отправки; · формирование отчетности. 3. Основные функции системы "Дело"Основные функции Обеспечивает полный жизненный цикл документа в организации от создания проекта документа до списания в дело и передачи в архив. Работа с входящими и исходящими документами · Регистрация, контроль и учет входящей и исходящей корреспонденции. · Регистрация переданных по электронной почте документов в автоматизированном режиме, в том числе защищенных ЭЦП. · Настройка структуры регистрационного номера в соответствии с номенклатурой дел, принятой в организации. · Наложение резолюций, контроль исполнения, написание и просмотр отчетов по резолюциям. · Пересылка документов для исполнения внутри организации по заданным маршрутам. · Быстрый поиск по всем реквизитам РК и РКПД, возможность сохранения и использования сложных поисковых запросов. · Списание документов в дело и возможность передачи на архивное хранение. Работа с внутренними документами организации · Поддерживается полный цикл работы с проектами документов: o создание РК проекта документа, в том числе «во исполнение» распорядительного документа; o изменение проекта с хранением предыдущих версий; o согласование и утверждение проекта документа; o регистрация документа, созданного на основе проекта. · Формирование поручений по документам; · Управление прохождением документов с множеством решений. Весь документ в целом и каждый из его пунктов могут иметь собственные иерархические деревья резолюций, каждая из них со своими исполнителями и контролерами. · Передача завизированных документов сотрудникам на ознакомление и исполнение. · Контроль прохождения и исполнения документов. Реализована ролевая функция контролера - возможность делегирования функции контроля документов, пунктов и резолюций лицам или подразделениям, определенным в качестве контролеров или контрольных служб. · Управление доступом к документам. · Создание и хранение шаблонов документов. Обеспечение информационной безопасности · Разграничение прав доступа пользователей к документам. Каждому пользователю определяются: права по грифу доступа; права по доступу к картотекам, в пределах которых можно работать; набор делопроизводственных операций в соответствии с функциональными обязанностями. · Протоколирование действий пользователей. · Использование методов криптографической защиты информации - ЭЦП и шифрование. Возможности «ДЕЛО-WEB» Возможности работы через Web стали максимально приближены к функционалу системы «ДЕЛО» в локальной сети. Сотрудники удаленного филиала - при наличии Web-доступа - становятся равноправными участниками документооборота всего предприятия. Руководители и специалисты, находящиеся вне офиса, имеют возможность участвовать в принятии, исполнении и контроле решений. · Регистрация документов с автоматическим заполнением некоторых полей РК; · Регистрация связанных документов; · Заверение прикрепленных к РК файлов, ЭЦП, а также проверка ЭЦП прикрепленных файлов; · Вынесение резолюций по документу, контроль исполнения · Согласование и подписание проектов документов · Заверение ЭЦП файлов, прикрепленных к РК проектов документов, а также проверка их ЭЦП. · Поиск документов и резолюций по значениям их реквизитов; · Получение отчетности о внутреннем и внешнем документообороте. 4. Опция "ЭЦП и шифрование"В деятельности современных организаций наблюдается устойчивая тенденция к внедрению безбумажных технологий обработки информации. Документы организации создаются, обрабатываются и пересылаются в электронном виде. Входящие документы зачастую также переводятся в электронную форму средствами сканирования и распознавания текста, либо поступают уже в электронном виде. Электронный документооборот существенно повышает эффективность работы управленческого и производственного персонала: ускоряет процессы подготовки, согласования, визирования и утверждения документов, упрощает процедуры поиска и обработки документов, обмена ими как внутри организации, так и с внешними корреспондентами / адресатами. Кроме этого, происходит значительное сокращение потребления бумаги и расходных материалов, снижаются потребности в копировально - множительной технике и в обслуживающем ее персонале. Применение электронного представления документов требует адекватного средства удостоверения информации, содержащейся в документе. Таким средством является электронная цифровая подпись (ЭЦП) - аналог традиционного рукописного заверения бумажного документа (подписи). В отличие от обычной подписи, ЭЦП не только удостоверяет личность человека, подписавшего документ, но и гарантирует, что в документ после его подписания не были внесены никакие изменения. Регистрируя входящие документы, сотрудник может ставить свою ЭЦП на файл документа, удостоверяя его подлинность. При работе с проектами документов, исходящими и внутренними документами организации, ЭЦП может применяться при согласовании, визировании, утверждении, регистрации и отправке документа адресату. Для использования электронной цифровой подписи в системе «ДЕЛО» предусмотрена специальная опция «ЭЦП и шифрование». Опция позволяет подписывать цифровым способом документы, хранящиеся и обрабатываемые в системе автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «ДЕЛО». При необходимости, документ может быть подписан несколькими сотрудниками, что очень удобно для автоматизации процедур согласования, визирования и утверждения документов. Любой сотрудник, имеющий доступ к документу, получает достоверную информацию о подписях - кто и когда подписал данный документ, а также может проверить подлинность каждой подписи и убедиться, что после подписания документ не был отредактирован. Процедура проверки цифровой подписи предельно проста - достаточно один раз «щелкнуть» мышкой. Опция "ЭЦП и шифрование" также предоставляет возможность подписывать и шифровать документы, отправляемые по электронной почте внешним адресатам: филиалам, дочерним организациям, клиентам или партнерам. Шифрование сообщений, передаваемых по внешним каналам связи, позволяет гарантированно защитить конфиденциальную информацию от несанкционированного доступа - прочтения, искажения либо подмены. В том случае, если система «ДЕЛО» установлена у всех участников обмена информацией, вместе с документами передаются и цифровые подписи наложенные на документ. Таким образом, пользователи корпоративной системы получают возможность подписывать и распространять по всей территориально-распределенной организации подписанные документы. При этом, например, проверка подписи президента корпорации в удаленном филиале выполняется точно так же, как и проверка подписи сотрудника филиала - один «щелчок» мышкой. Технология работы с опцией "ЭЦП и шифрование". Для каждого пользователя системы «ДЕЛО», обладающего правом подписи, формируется ключ, состоящий из двух частей: секретной и открытой. Секретный ключ записывается на носитель: электронную таблетку Touch Memory или электронный ключ EToken, передаваемый лично пользователю. Секретный ключ может быть дополнительно защищен паролем пользователя (на случай потери носителя). Секретный ключ используется для подписания документов и для дешифрации сообщений, отправляемых пользователем по электронной почте. Чтобы подписать файл документа или сообщение, пользователю достаточно поместить носитель секретного ключа в считывающее устройство компьютера и «щелкнуть» мышкой по кнопке «Подписать». На основании открытого ключа формируется сертификат открытого ключа. Сертификат открытого ключа используется для проверки подлинности ЭЦП. Создание секретных ключей пользователей и их сертификатов осуществляются администратором Центра управления ключевой системой (ЦУКС), представляющего собой комплекс программного обеспечения и устройства записи / чтения носителей ключей, входящий в комплект поставки опции. ЦУКС является корпоративными центром управления ключевой системой, его деятельность распространяется только на собственную организацию, филиалы и дочерние организации. При необходимости, сертификаты, выданные ЦУКС, могут быть подписаны и вышестоящим Удостоверяющим Центром. ЦУКС функционирует на автономном компьютере, в целях безопасности не подключенном ни к какой линии связи. Администрирование ЦУКС не требует специальной подготовки. Вся необходимая информация представлена в документации системы ДЕЛО. Варианты поставки и инсталляции опции "ЭЦП и шифрование". Опция "ЭЦП и шифрование" предлагается в 3-х различных вариантах поставки: · Полнофункциональная. Пользователь может подписывать документы и сообщения, шифровать и расшифровывать сообщения, проверять подписи других пользователей. Для таких пользователей в комплект поставки опции входит аппаратное устройство считывания секретного ключа.
Страницы: 1, 2
|