Создание документа с помощью Microsoft Excel, дает возможность создавать структурно связанные документов, графического ана-лиза в виде диаграмм и графи-ков, содержит операции:

- изменение параметров (ширины) строк и столбцов;

- работа со списками;

- использование абсолют-ных ссылок;

- построение диаграмм;

- редактирование диаграмм;

- построение смешанных диаграмм и графиков;

- создание комментариев.

Например, требуется создать документ о росте доходов фирмы за год.

Перечислим действия, кото-рые требуется выполнить само-стоятельно:

1. Создать новый файл.

2. Создать лист на Рост доходов.

3. Определить границы листа формата А4.

4. Во второй строке написать заголовок "Рост доходов за год".

5. В четвертой строке сфор-мировать "шапку" документа из четырех столбцов: разместить надписи столбцов с переносом в несколько строк и отцентри-ровать их по высоте и ширине

Создание набора документов, содержащих элементы анализа дан-ных, с применением структуризации и формированием сводных таблиц включает следующие операции:

- структуризация таблиц ме-тодом автоматического подведе-ния итогов;

- создание сводных таблиц;

- консолидация в сводной таблице данных из нескольких ин-тервалов;

- использование данных дру-гой сводной таблицы;

- создание диаграмм на ос-нове структурированных и свод-ных таблиц;

- создание пользовательских списков;

- применение пользователь-ского порядка сортировки;

- использование имен при составлении формул.

Например, для оптового склада медикаментов требуется разрабо-тать систему, позволяющую регис-трировать поступления товаров на склад и заявки на приобретение медикаментов заказчиками.

В результате анализа предмет-ной области (деятельности склада) были выявлены следующие особен-ности, которые должны быть учтены при реализации системы.

1. Для учета товаров необходи-мо ввести артикул, который обес-печит идентификацию товара.

2. Поскольку артикул товара и наименование являются повторя-ющимися значениями во многих документах заявки на медикамен-ты, регистрация поступлений на склад, то данные о товарах и ар-тикулах целесообразно составить в виде отдельного документа.

3. Документы о поступлении товаров на склад и их отгрузке со склада (заказы) имеют различные параметры, поэтому они должны быть оформлены в виде отдель-ных документов.

4. При оформлении докумен-тов на отгрузку со склада требу-ется оперативная информация о наличии их на складе, учитываю-щая количество поступившего то-вара и отгруженного. Поэтому це-лесообразно иметь еще один до-кумент, содержащий информацию о наличии товаров на складе.

1. Создать новый файл в Ехсеl с именем Склад.

2. Переименовать рабочие листы: Лист 1 - Товары, Лист 2 поступления,

Лист 3 - Отгрузка, Лист 4 - Склад.

Общие требования

1. Во всех документах зафиксировать наименования столбцов.

2. Выполнить обрамление наименований столбцов документов: сверху и снизу - двойной линией, справа и слева - одинарной.

Требования к оформлению документов

Документ Товары

1. Столбец Артикул заполнить.

2. Заполнить второй столбец Наименование видами лекарств.

Документ Поступления

Для столбца Дата.

1. Назначить формат Дата.

2. Использовать прогрессию для заполнения данных:

Для столбца Артикул.

1. Заполнить ячейки столбца числовыми данными, которые бу-дут входить в интервал значений соответствующего столбца на листе Товары.

2. Расположить листы Поступ-ления и Товары на одном экране для удобства регистрации по-ступлений.

Для столбца Наименование.

1. Ячейки столбца должны заполняться автоматически по значению артикула из документа Товары.

Следовательно, документы Поступления и Товары являются связанными документами.

Через меню Сервис - Мас-тер выбрать режим Поиск и со-ставить формулу для поиска зна-чения артикула на листе Товары. Форму-лу построить с помощью режима Мастер, а затем вручную внести изменения. Форму-ла примерно имет следующий вид:

=ЕСЛИ(В5="-; -";ИНДЕКСт (Товары!$А$4:$В$12; ПОИСКПОЗ(В5;Товары!$А$4:$А$12;); ПОИСКПОЗ(Наименование"; Товары!$А$4:$В$4;)))

Скопировать формулу в ос-тальные ячейки можно с помощь знака + в нижнем углу ячейки.

Для столбца Количество упа-ковок.

Обратить внимание, что дол-жно вводиться только числовое значение, а на экране оно будет отображаться с единицами из-мерения. При составлении фор-мата учесть особенность: отступ от правой границы ячейки.

Документ Отгрузка

Оформление столбцов Дата, Артикул, Наименование аналогич-но оформлению соответствующих столбцов на листе Поступления.

Скопируйте значения ячеек с листа Поступления на Лист Отгрузка. Выборочно поме-няйте значения в столбцах Дата и Артикул (значения в столбце Наименование вычисляются авто-матически).

Для столбца Кому.

1. Использовать режим Про-верка для создания списка зна-чений.

Список значений для столбца Кому создать на листе Отгрузка.

Для столбца Количество упа-ковок.

1. Составить формат, который будет отражать вводимые число-вые данные в рублевом формате с отступом текста от чис-ловой величины.

Для столбца Сумма.

1. Составить формулу для авто-матического вычисления значений:

Сумма = Стоимость упаковки * Кол-во упаковок.

2. Назначить ячейкам этого столбца денежный формат с раз-делителями разрядов.

Заполнить подготовленные таблицы данными.

В результате выполненных действий подготовлены докумен-ты Поступления и Товары.

1. Назначить пользовательс-кий формат: единицы измере-ния - "шт.", сделать отступ от пра-вого края столбца.

Остальные данные в столбце Количество упаковок пока не вво-дить, так как эти значения долж-ны согласовываться с наличием такого вида товара на складе.

Для столбца Стоимость.

При заполнении столбца предусмотреть следующие осо-бенности:

- один и тот же товар может поступать на склад по разной цене;

- на складе назначают мини-мальную отпускную цену на каж-дый вид товара.

Учитывая вышесказанное, необходимо сделать дополнение на лист Товары - добавить новый столбец Минимальная отпускная цена. Для этого следует:

- установить курсор в ячейку на листе Товары и набрать наи-менование столбца;

- назначить рублевый формат новому столбцу с отступами от зна-чений и правой границы колонки;

- указать а ячейке, на какую дату установлены отпускные цены.

Вернемся на лист Отгрузка и составим формулу для заполне-ния столбца Стоимость упаковки.

Для столбца Процент.

В столбце Процент вычисля-ется сумма, которая будет взи-маться при отгрузке товара со склада за хранение товара и пре-доставляемые услуги. Эта сумма вычисляется в зависимости от заданной величины. Например. 15% от стоимости товара.

Поскольку величина взима-емого процента является кон-стантой, то целесообразно отве-сти для нее отдельную ячейку.

Для столбца Сумма.

Значения в столбце Сумма вычисляются по формуле:

Сумма = (Стоимость упаков-ки + Процент) * Кол-во упаковок.

Ехсеl позволяет придать таб-лице определенную структуру, имеющую до восьми уровней иерархии. Структуризация таб-лиц методом автоматического подведения итогов облегчает пе-редвижение по строкам данных и используется для группировки данных по определенным пара-метрам в целях проведения ана-лиза, построения диаграмм или создания отчетов.

Подготовка документа к авто-матическому подведению итогов, перейдите на лист Поступле-ния.

Требуется создать промежу-точные итоги по каждому виду товара, определяя по ним общее количество упаковок и сумму.

Следовательно, итоги будут подводиться по значениям стол-бца Наименование.

Подготовка документа вклю-чает:

- определение параметров (столбцов), по которым будет про-водиться подведение итогов;

- сортировку строк по тем параметрам, для которых будут подводиться итоги (отсортиро-вать строки документа по столб-цу Наименование).

Создание итогов. Для выполнения данной опе-рации требуется:

- активизировать любую ячейку документа

- через меню Данные - Ито-ги определить параметры:

1)наименование столбца, при изменении значения, в котором требуется подводить итоги (Наи-менование);

2) указать столбцы, по которым требуется подведение итогов (Ко-личество упаковок и Сумма).

В результате в документе ав-томатически формируются струк-тура и промежуточные итоги:

После расчета промежуточных итогов при наличии структуры можно получить документ только с итоговыми записями групп. При нажатии на кнопку структу-ры со знаком "минус" происходит сворачивание записей данной группы, при нажатии на кнопку "плюс" выполняется раскрытие записей. Таким образом, можно формировать документы с раз-личным уровнем вложенности структуры.

Сверните записи до итогов и постройте диаграмму по новому документу:

Использование нескольких итоговых функций одновременно

Итоги по столбцам Количе-ство упаковок и Сумма формиро-вались на основе использования функции суммирования.

Требуется добавить еще один промежуточный итог, который вы-числяется как средняя величина стоимости упаковок. Для этого надо:

- выделить интервал ячеек, данные которого потребуются для вычисления промежуточных ито-гов {или активизировать любую ячейку, относящуюся к табличной части документа);

- через меню Данные - Ито-ги указать параметры для вычис-ления промежуточных итогов: вид операции - Среднее по столбцу Стоимость упаковки и снять оп-цию Заменить текущие итоги.

В результате в документе ав-томатически формируются струк-тура и промежуточные итоги:

После расчета промежуточных итогов при наличии структуры можно получить документ только с итоговыми записями групп. При нажатии на кнопку структу-ры со знаком "минус" происходит сворачивание записей данной группы, при нажатии на кнопку "плюс" выполняется раскрытие записей. Таким образом, можно формировать документы с раз-личным уровнем вложенности структуры.

Сверните записи до итогов и постройте диаграмму по новому документу:

Использование нескольких итоговых функций одновременно

Итоги по столбцам Количе-ство упаковок и Сумма формиро-вались на основе использования функции суммирования.

Требуется добавить еще один промежуточный итог, который вы-числяется как средняя величина стоимости упаковок. Для этого надо:

- выделить интервал ячеек, данные которого потребуются для вычисления промежуточных ито-гов (или активизировать любую ячейку, относящуюся к табличной части документа);

- через меню Данные - Ито-ги указать параметры для вычис-ления промежуточных итогов: вид операции - Среднее по столбцу Стоимость упаковки и снять оп-цию Заменить текущие итоги.

В результате добавился но-вый вид промежуточных итогов:

Для продолжения работы с этим документом отмените струк-турирование данных.

Отмена структуры данных

Для выполнения данной опе-рации требуется:

- активизировать любую ячейку, относящуюся к структури-рованной области документа;

- в меню Данные - Итоги нажать на кнопку "Убрать все.

Рассмотрим на этом докумен-те ряд возможностей, которые предоставляет Ехсеl по анализу и организации данных.

Скройте временно столбец Стоимость упаковки (столбец О).

Создайте дополнительно два столбца - День недели и Объем поставки - в документе "Поступления на склад":

Для ячеек столбца День неде-ли составьте формулу, с помощью которой можно вычислять день недели (понедельник, вторник....) из даты поступления товара на склад (столбец Дата).

Активизируйте первую рабочую ячейку столбца День недели (А5).

Используя встроенные функ-ции, составьте формулу:

= ЕСЛИ(ДЕНЬНЕД(А5) = 1; "понедельник";

ЕСЛИ(ДЕНЬНЕД(А5) = 2; "вторник";

ЕСЛИ(ДЕНЬНЕД(А5) = 3; "среда";

ЕСЛИ(ДЕНЬНЕД(А5) = 4; "четверг";

ЕСЛИ(ДЕНЬНЕД(А5) = 5; "пятница";

ЕСЛИСОЕНЬНЕД(А5) -6; "суббота"; "воскресенье")))))).

Функция ДЕНЬ НЕД вычисля-ет порядковый номер дня недели из даты, которая является аргу-ментом функции.

Страницы: 1, 2, 3, 4