Документы в электронной форме

2

Содержание

Введение

В процессе хозяйственной деятельности людей всякое согласованное взаимодействие осуществляется с помощью управления. Связи в системе управления реализуются посредством информации, которая представляет собой обмен сведениями, мнениями, командами между людьми (управленческими структурами). Всё это может передаваться разными способами, в том числе машинным.

Носителем информации является документ (в переводе с латинского «документ» означает «свидетельство», «способ доказательства»).

Документ - это материальный объект с закреплённой на нём информацией для передачи её во времени и пространстве.

Одной из наиболее распространенных функций современного персонального компьютера является подготовка разнообразных текстовых документов.

Различают две основные группы программ подготовки текстовых документов: текстовые редакторы и текстовые процессоры. Текстовыми редакторами, в основном, называют программы, создающие текстовые файлы без элементов форматирования (т. е. не позволяющие выделять части текста различными шрифтами и гарнитурами). Редакторы такого рода незаменимы при создании текстов компьютерных программ.

Текстовые процессоры умеют форматировать текст, вставлять в документ графику и другие объекты, не относящиеся к классическому понятию "текст". Следует отметить условность такого разделения - разнообразие программ для обработки текста позволяет найти редактор с любым набором функций.

Некоторые текстовые процессоры являются так называемыми WYSIWYG-редакторами. Название получено по первым буквам фразы What You See Is What You Get - то, что ты видишь, есть то, что ты получишь. Когда говорят, что это WYSIWYG-редактор, то гарантируют полное соответствие внешнего вида документа на экране компьютера и его печатной копии.

Среди современных текстовых процессоров при подготовке документов самым популярным является Microsoft Word. Microsoft Word - мощный текстовой процессор, предназначенный для выполнения всех процессов обработки текста: от набора и верстки, до проверки орфографии, вставки в текст графики в стандарте *.pcx или *.bmp, распечатки текста. Он работает с многими шрифтами ,как с русским ,так и с любым из двадцати одного языка мира. В одно из многих полезных свойств Word входит автоматическая коррекция текста по границам, автоматический перенос слов и правка правописания слов, сохранение текста в определенный устанавливаемый промежуток времени, наличие мастеров текстов и шаблонов, позволяющих в считанные минуты создать деловое письмо, факс, автобиографию, расписание, календарь и многое другое. Word обеспечивает поиск заданного слова или фрагмента текста, замену его на указанный фрагмент, удаление, копирование во внутренний буфер или замену по шрифту, гарнитуре или размеру шрифта, а так же по надстрочным или по подстрочным символам. Для ограничения доступа к документу можно установить пароль на текст, который Word будет спрашивать при загрузке текста для выполнения с ним каких-либо действий.

1 Хранение документов в электронной форме

С переходом делопроизводства на компьютеризованные технологии встает вопрос об упорядочении и организации хранения документов, созданных в электронной форме.

Документы в электронном виде могут создаваться сотрудниками организации на компьютерах, быть получены по электронной почте, переведены в электронную форму (путем сканирования) с традиционного бумажного вида. Созданный или полученный документ необходимо сохранить в памяти компьютера - записать в виде файла на жесткий диск. Документы могут хранится на жестком диске компьютера, либо на специально выделенном компьютере (файл - сервере), на сменных носителях.

Прежде всего, на жестком диске создаются папки (директории), в которые будут помещаться документы. Как бумажные документы раскладываются в дела, так и файлы раскладываются по папкам. Каждая папка может иметь вложенные в нее папки, которые в свою очередь могут иметь свои вложенные папки. Каждой папке присваивается «имя». Начинаться «имя» должно с вида документов (приказы, акты, отчеты и т.д.), зачем содержание документов уточняется сведениями об авторстве, вопросе, корреспонденте, периоде, за который группируются документы (файлы).

Хранение файлов текущего делопроизводства осуществляется на жестком диске компьютера. При работе в сети пользователю могут быть доступны диски или директории на других компьютерах. В этом случае они будут иметь порядковые буквенные номера и с ними можно работать как с устройствами, размещенными на собственном компьютере. Для этого на компьютере, содержащем необходимые ресурсы устанавливается разрешение на совместный доступ к тому или иному файлу. Доступ может быть ограничен либо использованием пароля для полного доступа и доступа только для чтения, либо ограничением доступа только для определенных пользователей. Для ограничения доступа к папке можно ввести пароль. В организациях с большим объемом совместно используемых документов применяются выделенные высоконадежные компьютеры - файл - серверы - рассчитанные на непрерывную работу и обеспечивающие одновременный доступ к данным от единиц до десятков, сотен и даже тысяч пользователей.

Все документы, поступившие в делопроизводственный оборот, должны хранится в общих папках, создаваемых в соответствии с номенклатурой дел подразделения (организации в целом) на основе стандартных классификаторов.

Один из основных вопросов, определяющих успешное использование компьютерных технологий в офисе - это надежность хранения документов в электронной форме. Сохранность документов складывается из:

устойчивого электропитания;

резервного копирования;

антивирусной защиты;

профилактики и диагностики с использованием специальных утилит (вспомогательных программ).

Особенность электронного хранения состоит в направлении документов в электронный архив сразу по завершению работы с ними в делопроизводстве. Это позволяет обеспечить сохранность документов, их централизованное хранение, быстрый поиск и распределенный доступ к документам как с помощью локальной сети, так и с использованием удаленного доступа (по телефону и через Internet).

База данных о документах формируется в процессе их регистрации.

Данные о документах за истекший год хранятся отдельно и после того, как все документы за истекший год будут исполнены. База данных используется только для справочной работы и может быть переписана на внешний носитель информации. В зависимости от объема информации это может быть дискета, магнитная лента, CD-ROM или другой архивный носитель.

Документы постоянного и долговременного сроков хранения обычно записываются на CD-ROM, а документы временного срока хранения - на носители, обеспечивающие их стирание по истечении срока хранения и перезапись.

Сроки хранения документов не зависят от формы существования - бумажной или электронной - и определяются специальными справочниками - перечнями документов с указанием сроков хранения.

В качестве места для хранения документов архива обычно используется логический диск или несколько папок компьютера. При наличии программ типа “Электронный архив” учет и копирование производится автоматически. В противном случае это делается вручную: документы разделяются по срокам хранения, создаются папки, соответствующие годовым разделам описей. При значительном количестве документов постоянного хранения они располагаются внутри годового раздела, в папках соответствующих подразделений.

2 Системы подготовки текстовых документов

Существующие в настоящее время системы подготовки тек-стовых документов значительно отличаются друг от друга харак-теристиками, способами ввода и редактирования текста, его фор-матирования и вывода на печать, а также степенью сложности освоения пользователем. Выбор конкретного программного про-дукта для обработки текста является весьма ответственным мо-ментом. Разнообразные системы подготовки текстов позволяют эффективно использовать компьютер тем специалистам, которые связаны с информационными технологиями. Процесс выбора свя-зан со многими факторами, но прежде всего необходимо придер-живаться принципа разумной достаточности.

Существующие в настоящее время компьютерные системы подготовки текстовых документов можно классифицировать по объему функциональных возможностей или по назначению для применения. Редактор текстов (text editor) обеспечивает ввод, изменение и сохранение любого символьного текста, но предназначен он в основном для подготовки текстов программ на языках програм-мирования высокого уровня, поскольку они не требует формати-рования, т. е. автоматического преобразования расположения эле-ментов текста, изменения шрифта и т. п. Программный текст ис-торически первым стал обрабатываться с помощью компьютера. Набор операций текстовых редакторов определяет особенности построчной записи текстов на языках программирования, хотя этот набор и весьма широк.

Результат работы экранного редактора выражается в виде фай-ла, в котором все символы являются знаками кодовой таблицы ASCII (American Standards Committee for Information Interchange) с кодами, значения которых больше 31, а также символов новой строки. Такие файлы называются ASCII-файлами.

Различаясь способами управления и набором сервисных возмож-ностей, все редакторы текста в том или ином виде позволяют:

- набирать текст с отображением на экране видеотерминала, используя до 200 символов;

- исправлять ошибочные символы в режиме замены;

- вставлять и удалять группы символов (слова) в пределах стро-ки, не переводя неизменившуюся часть строки, а сдвигая ее вле-во/вправо целиком в режиме вставки:

- удалять одну или несколько строк, копировать их или переме-щать в другое место текста;

- раздвигать строки существующего текста, чтобы вставить туда новый фрагмент;

- вставлять группы строк из других текстов;

- обнаруживать все вхождения определенной группы символов (контекста);

- заменять один контекст другим, возможно, разной длины.

Из множества имеющихся экранных редакторов можно выде-лить Norton Editor (фирма Peter Norton Computing Inc.), SideKick (фирма Borland), Brief (фирма Solution Systems), многофункцио-нальный многооконный редактор Multi-Edit (фирма American Cybernetics Inc.).

Когда основная задача пользователя состоит в подготовке тек-стов на естественных языках для печати и печатании этих доку-ментов, набор операций редактора должен быть существенно рас-ширен, и программный продукт переходит в новое качество -- систему подготовки текстов (продукт, которому соответствует ан-глоязычный термин word processor). Такие программы для обра-ботки документов ориентированы на работу с текстами, имею-щими структуру документа, т.е. состоящими из абзацев, страниц и разделов.

Среди систем подготовки текстов на естественных языках вы-деляют три больших класса, но с достаточно размытыми грани-цами: форматеры, текстовые процессоры и настольные изда-тельства.

Исходя из внутримашинной структуры подготавливаемого до-кумента, можно было бы предложить следующий подход к клас-сификации систем подготовки текстов.

Форматер -- система подготовки текстов, которая не исполь-зует для внутреннего представления текста никаких специальных кодов, кроме стандартных: конец строки, перевод каретки, ко-нец страницы (по сути, работает с ASCII-файлами).

Текстовый процессор -- система подготовки текстов, которая во внутреннем представлении снабжает собственно текст специ-альными кодами -- разметкой. В основном, экранные редакторы и текстовые процессоры различаются по назначению: первые со-здают ASCII-файлы, которые обрабатываются затем компилято-рами или форматерами, вторые предназначены для подготовки текстов с последующей печатью на бумаге, поэтому форма пред-ставления текста имеет большое значение.

В текстовых процессорах есть специальные функции для облег-чения ввода текста и представления его в напечатанном виде. Сре-ди этих функций можно выделить следующие:

- ввод текста под контролем функций форматирования, обеспе-чивающих немедленное изменение вида страницы текста на экра-не и расположение слов на ней, что дает приближенное представ-ление о действительном расположении текста на бумаге после печати;

Страницы: 1, 2