Періодичні автоматичні розподіли дозволяють будь-яке проведення розподілити за кількома періодами, включаючи періоди наступних фінансових років. Вони використовуються під час формування проведень з витрат чи доходів майбутніх періодів. У момент звернення до цієї функції система перерозподіляє введену суму на майбутні звітні періоди і для кожного з них автоматично створює бухгалтерське проведення.

Функція імітаційного моделювання допомагає користувачеві зберігати до 100 варіантів імітаційних проведень (їх можна використовувати як типові проведення). Щоб було зручніше оцінювати результати введення імітаційного проведення, краще вивести на друк звіти за Головною книгою, в яких це проведення подане реально виконаним. Можна моделювати підсумкові звіти з будь-якого періоду записів у книзі. Імітаційне проведення може бути легко перетворене на реальне.

Модуль Головна книга надає користувачеві широкі можливості для складання власних кошторисів бюджетів. Для кожної комбінації десяти облікових вимірів уводиться до п'яти різних варіантів кошторису. Система містить кошториси на поточний і наступний фінансові роки. Це дозволяє, працюючи з кошторисами поточного фінансового року, уводити кошторис для наступного фінансового року. Отже, використовувати новий кошторис можна з першого дня роботи в новому фінансовому році.

Для автоматизації введення кошторисів можна використовувати десять моделей з розрахунку розподілу сумарного річного кошторису за звітними періодами. Також можна скористатися функцією імпорту кошторисів.

Книга продажу. Модуль Scala Книга продажу слугує для спрощення роботи з фінансами компанії. У ньому є підпрограми для виписування рахунків-фактур, реєстрації платежів і передоплат, ведення звітності. Проте цим його можливості не вичерпуються. У модулі Книга продажу можна обробляти основні й статистичні дані про замовників. Це дає користувачу змогу проаналізувати свій ринок і, якщо це необхідно, прийняти правильні управлінські рішення. Книгу продажу можна використовувати як окремий, самостійний модуль, а також поєднувати з іншими модулями: Головна книга, Замовлення на продаж, Управління проектами, Управління замовленнями на обслуговування, Пряме виписування рахунків, Статистика.

У модулі формується файл покупців, який містить загальну інформацію про кожного покупця (ПІБ, адресу, номер телефону), про наданий кредит, умови платежу, умови і спосіб поставки, мову, яку буде використано в інструкціях до товару, і т. ін.

У Книзі продажу передбачена навіть та ситуація, коли ваш покупець одночасно є і вашим постачальником. У цьому разі можна одержати інформацію про можливості взаємозаліку рахунків на отримання товарів і рахунків на оплату.

Рахунки-фактури можна вводити безпосередньо в Книгу продажу і коригувати їх, зазначаючи коди покупців і номери рахунків-фактур.

Рахунки-фактури, що створюються в інших модулях (наприклад, Замовлення на продаж чи Управління замовленнями на обслуговування), автоматично переносяться в Книгу продажу. Можна роздрукувати зведення журналу рахунків-фактур і відправити інформацію за ними в Головну книгу.

За допомогою функції об'єднання рахунків-фактур є можливість провести їх консолідацію з кількох замовлень (якщо є модуль Замовлення на продаж чи Управління замовленнями на обслуговування) у єдиний рахунок-фактуру.

Книга закупівель. Цей модуль використовується для відсте-ження інформації про розрахунки з постачальниками й підрядчиками. У ньому можна виписувати рахунки-фактури, реєструвати платежі та передоплати, одержувати необхідні звіти.

Книгу закупівель можна використовувати як самостійний модуль чи разом з іншими модулями, такими як Головна книга, Замовлення на закупівлю, Статистика і т. ін.

У книзі формується файл постачальників, який містить інформацію про кожного постачальника (ПІБ, адресу й номер телефону), а також платіжну інформацію, тобто повідомляє про валюту, в якій проводяться взаєморозрахунки, методи постачання, мову, яка використовуватиметься у документах, що відправлятимуться, тощо. Щоб дані про нового постачальника було простіше заносити у файл, можна створити кілька шаблонів і користуватися ними. Якщо в системі встановлено Книгу продажу, а ваш постачальник одночасно є й вашим покупцем, то можна одержати інформацію про взаємозаліки рахунків на одержання і рахунків на оплату.

Крім названих функцій у модулі передбачено оформлення централізованих закупівель, виписування рахунків-фактур, розрахунок ПДВ, здійснення електронних платежів, спеціальний механізм автоматизації створення і введення ряду проведень (наприклад, з розрахунку курсових різниць, розрахунку ПДВ і т. ін.) та складання звітів.

Замовлення на продаж. Цей модуль спрощує процес збуту продукції настільки, що він стає зовсім нетрудомістким. Етапи збуту представлені в Scala різними функціями. їх можна налагодити по-своєму, так, як вимагає той чи інший бізнес. Зв'язок модуля Замовлення на продаж з модулями Управління запасами і Управління виробництвом забезпечує безперервний потік інформації в системі. Наприклад, на основі даних про продаж, що передбачається, Scala може скласти план закупівель чи виробництва.

Користуючись функцією програми комерційні пропозиції, персонал із відділу продажу може сформувати комерційну пропозицію (розцінку) для клієнтів. Після того як пропозицію прийнято клієнтом, можна автоматично перетворити її на замовлення на продаж. Пропозиції, термін яких минув, легко вилучаються із системи.

Якщо користувачу необхідні звіти про пропозиції, то є можливість одержати зведення про діючі та застарілі комерційні пропозиції.

Модуль передбачає кілька різних типів замовлень на продаж, перетворених з комерційних пропозицій чи уведених вручну. Scala розрізняє вісім типів замовлень. Залежно від типу замовлення товар може відвантажуватися відразу чи через деякий час.

Використання цієї функції надає користувачеві інформацію про те, товар треба доставити негайно чи протягом якогось терміну, здійснити постачання безпосередньо від постачальника покупцю чи на склад, використовувати процедуру періодичних поставок, здійснювати повернення товарних запасів від покупця на склад постачальника і т. ін.

Можливість копіювання рядків замовлень з архіву (історії замовлень) чи відкритих замовлень спрощує введення даних. Автоматична перевірка статусу кредиту покупця під час уведення замовлення на продаж знижує ризик появи безнадійних боргів.

Застосовуючи модуль Замовлення на продаж:, користувач може під час відвантаження товарів покупцю вибрати конкретну партію. Водночас модуль може автоматично обробляти партії за принципом «першим надійшов - першим проданий». Система надає графік постачання, що цілком ураховує стан справ із запасами товарів. Спеціальна функція значно спрощує пошук потрібних партій товарних запасів.

Замовлення на закупівлю. Незалежно від виду діяльності компанії (оптова торгівля, сервісне обслуговування чи виробництво) закупівлю можна робити різними способами. Цей модуль легко пристосовується до різних бізнес-процесів. Усі функції (планування закупівлі, оброблення замовлення на закупівлю, постачання, розподіл додаткових витрат і введення рахунків-фактур) може виконати один користувач чи кілька. Зведення про плановані та вже виконані замовлення на закупівлю доступні у всіх модулях матеріально-технічного постачання Scala. Тому можна планувати не лише закупівлю, а й продаж. Це дає користувачу загальне уявлення про стан складських запасів на будь-який момент. Така функція дуже корисна, тому що вона дозволяє зменшити загальні витрати на складування і закупівлю.

У системі передбачені різні методи планування закупівель. Перший метод - це планування за кошторисом продажу, до того ж окремо для кожного місяця і відповідно до бюджету. Сюди ж входить варіант планування закупівель за складськими залишками, який передбачає облік очікуваного продажу і закупівель, оптимальну кількість перезамовлень у постачальника і мінімальний складський залишок. Другий метод полягає в тому, що під час планування закупівель використовуються різні схеми вибору постачальників. Це може бути основний чи альтернативний постачальник для певного складського запасу, а може бути й постачальник з найменшою ціною і терміном поставки. Крім того, система дозволяє для прямого постачання клієнту створювати замовлення на закупівлю на основі замовлення на продаж.

Управління запасами. За допомогою цього модуля реалізуються функції автоматизованого ведення електронної картотеки на товари, системи складського господарства, включаючи інформацію про кількість і місцезнаходження товару на складі, ведення прейскурантів для кожного товару, оброблення партій товару на складі (номер партії, дані про постачальників, строки зберігання, розмір складських площ, номер митної декларації тощо), присвоєння серійних номерів для кожної одиниці товару і складання списків матеріалів для комплектації та продажу, оцінювання запасів (використовуються три методи - за принципом витрат у порядку надходження (FIFO), за середньовиваженою вартістю, за нормативною вартістю), а також складання інвентаризаційних відомостей і звітів.

Одне з головних достоїнств модуля Управління запасами - це велика кількість даних, які можна пов'язати з кожним видом товару. Рівні перезамовлення, звіти про резервні запаси й дефіцити допоможуть підприємству ефективно керувати запасами і зменшити обсяг капіталовкладень. Крім того, модуль дозволяє оперувати серійними номерами і списками матеріалів. Він також володіє функціональними можливостями для оброблення інформації про партії товарів, повне трасування і ведення розширеної статистичної звітності.

Модуль Пряме виписування рахунків призначений для створення рахунків-фактур; він ураховує перелік позицій запасів і нематеріальних послуг, причому без допомоги модулів Управління запасами і Замовлення на продаж. Але модуль Пряме виписування рахунків-фактур вимагає наявності модуля Книга продажу, у якому можна вести взаєморозрахунки з покупцями. Якщо модуль Книга продажу інтегрувати з модулем Головна книга, то можна отримати доступ до облікових вимірів останньої. Це дозволить розширити аналіз господарської діяльності. Модуль Пряме виписування рахунків-фактур дуже зручне для компаній, чия діяльність пов'язана з продажем послуг (юридичних і рекламних), і для консалтингових агентств.

Обробляти й заповнювати рахунок-фактуру можна за допомогою простого екрана. Зручний інтерфейс модуля значно полегшить виписування рахунків-фактур. У рядки рахунка-фактури можна вводити позиції запасів (з файла запасів чи введені лише для конкретного рахунка-фактури), рядки специфікації і текстові рядки.

У цьому модулі підтримується файл обліку запасів, куди можна записувати товарні позиції чи коди повторюваних подій. Є також опція, що дозволяє перерахувати наявний прейскурант в іншу валюту множенням на константу і т. д. Передбачено можливість уведення додаткових витрат і знижок покупцям.

Модуль забезпечує швидке і гнучке автоматичне керування виставлянням рахунків та інтегрується з інтерфейсом обміну електронними документами (EDI).

Модуль Scala Статистика є ефективним інструментом для проведення аналізу. В інтеграції з іншими модулями системи Scala, такими як Замовлення на продаж, Замовлення на закупівлю, Книга продажу, Книга закупівель і Управління запасами, модуль Статистика надає докладнішу й повнішу статистичну інформацію, ніж засоби звітності, вбудовані в окремі модулі. Інші достоїнства цього модуля - це гнучке настроювання структури звітів, широкий вибір критеріїв сортування, а також можливість побудови аналітичних звітів (звіти про комісійні, аналіз валового доходу чи статистика з проданих товарів). Крім роздруку цих звітів можна зберегти їх на диску у форматі Excel.

Модуль Управління виробництвом - це система планування виробничих ресурсів, що базується на принципах стандарту MRPII і здатна правильно й повно інформувати менеджерів про керування виробництвом. Система допомагає ефективно управляти виробничим процесом і контролювати його. Крім того, вона може бути об'єднана з фінансовими додатками для могутньої інтегрованої системи. Програма містить великий функціональний набір, вирізняється високою гнучкістю й забезпечує розв'язання задач з планування й управління всіма видами виробничої діяльності. Управління виробництвом Scala може використовуватися для різних типів виробництва: дрібносерійного, серійного, великосерійного, для виробництва під замовлення і виробництва продукції на склад. Система підтримує стандарти Just-in-time, ISO 9000, EDI і СІМ.

Виробничий модуль системи охоплює такі функції:

- підтримка бази даних готових виробів та їхніх комплектуючих;

- розрахунок собівартості готової продукції;

- планування ресурсів і складання головного плану-графіка виробництва;

- планування потреб у матеріалах і потужностях;

- планування потреб у розподілі та виробничих замовлень;

- управління роботою цехів, включаючи завантаження потужностей, збирання виробничих даних і введення звітів про витрату матеріалів, завершення операцій з виготовлення продукції, випуск продукції та передача її споживачеві чи на склад;

- операції експорту-імпорту даних.

Управління замовленнями на обслуговування. У багатьох компаній доходи від сервісного обслуговування, продажу запасних частин і технічної підтримки перевищують доходи від збуту основної продукції. Модуль Scala Управління замовленнями на обслуговування відкриває нові можливості контролю за такими видами діяльності, як установка і ремонт устаткування, гарантійне обслуговування, постачання видаткових матеріалів і запасних частин.

Для кожного запиту на сервісні послуги вводиться замовлення на обслуговування. Система перевіряє умови контракту та копіює цю інформацію в замовлення. Статус замовлення відображає стадію виконання, у якій воно перебуває. Наприклад, статус 10 - замовлення уведено, статус 20 - замовлення в процесі виконання, статус 30 - очікується постачання запчастин, статус 40 - готовий до виконання, статус 50 - готовий до фактурування. Для того щоб спростити введення замовлення, використовуються шаблони. Під час уведення рядків замовлення можна зробити запит про наявність ресурсів та матеріалів і ввести оцінний час виконання робіт.

Крім того, працюючи над замовленням на обслуговування, є можливість сформувати замовлення на закупівлю в разі недостатньої кількості деталей на складі.

Модуль Scala Управління проектами (Project Management) - це інструмент для відстеження всього життєвого циклу проекту: фінансового планування, планування ресурсів, складання кошторисів, контролю за виконанням підпроектів і видів діяльності, закриття проекту. Отже, цей модуль контролює управління різними видами діяльності єдиного проекту.

У системі Scala існує чотирирівнева ієрархічна структура проекту: перший рівень - Головний проект (Main Project), другий - Проект (Project), третій - Підпроект (Sub Project) і четвертий - Діяльність (Activity). Така організація дозволяє проводити детальне планування всіх етапів проекту, встановлювати їхній взаємозв'язок і контролювати хід робіт на кожному етапі, навіть якщо вони різняться за своїм характером і терміном реалізації. У разі відхилення планових показників від фактичних така структура допомагає у виробленні відповідних управлінських рішень і проведенні вартісного аналізу елементів проекту в локальній та оригінальній валютах.

Модуль Розрахунок заробітної плати - це програмний продукт, розроблений спеціально для автоматизації розрахунку нарахувань, утримань, перерахувань заробітку, відрахувань у фонди і складання звітів для фінансових відділів, податкових органів і відділів кадрів. Цей модуль автоматизує роботу на кожному етапі розрахунку заробітної плати, включаючи облік найманих (або тих, кого звільняють) працівників; табельний облік (облік робочого часу); розрахунок заробітної плати для працівників за різними видами оплат і доплат; роздрук розрахункових листків, складання звітів для бухгалтерії, податкових органів, відділів кадрів, ревізорів, аудиторів і керівництва, а також формування проведень для Головної книги. Модуль передбачає можливість налагодити розрахунок зарплати і звітність як відповідно до чинних у конкретній країні законодавчих норм та правил, так і згідно з внутрішніми вимогами підприємства.

Крім зазначених інформаційних систем корпоративного рівня можна назвати й інші, наприклад, інформаційну систему управління підприємством Miracle V (розробник - науково-виробнича фірма «І.В.А.», Росія), автоматизовану систему управління підприємством ММІІ (розробник - фірма «Hewlett-Packard»).

4. Характеристика змін в системі управління в результаті впровадження обраної інформаційної системи управління

Після проведеного аналізу двох інформаційних систем керівництво підприємства дійшло до висновку впровадити інтегровану інформаційну систему менеджменту підприємства SAP R/3

Після впровадження цієї системи в організації управління підприємством пройшли істотні зміни в кращій бік.

Завдяки відкритому стандартному інтерфейсу користувача Business Engineer партнери R/3 і консультанти можуть створювати попередньо сконфігуровані галузеві рішення на базі господарських сценаріїв R/3 (рис. 5). Крім того, відкриті інтерфейси дають клієнтам R/3 можливість розробляти власні шаблони для впровадження системи R/3.

Business Engineer включається у стандартну поставку системи R/3 і складається із трьох головних компонентів:

- бізнес-конфігуратор, що підтримує процедури створення і ведення моделей підприємства з автоматичною генерацією відповідних задач та профілів побудови;

- посилкова модель R/3 - широка модель впровадження R/3, що включає організаційну модель, модель процесів, модель даних, модель розподілу функцій і модель бізнес-об'єктів;

- репозитарій R/3 - основний банк даних для посилкової моделі, галузевих моделей та створених моделей підприємства.

Система забезпечує динамічне графічне моделювання бізнес-процесів і може працювати у діалоговому режимі. Інструмент Business Engineer значно пришвидшує процес конфігурування системи Business Engineer. При створенні моделі підприємств можуть використовуватись типові сценарії бізнес-процесів, що постачаються SAP і її партнерами. Інструментарій бізнес-інжинірингу може застосовуватись і для реалізації власних методів впровадження, в тому числі з використанням звичних інструментів динамічного моделювання бізнес-процесів від інших виробників.

Рис. 5

Керівники організацій піклуються про якнайшвидше підвищення ефективності діяльності свого підприємства, то намагаються звести до мінімуму терміни впровадження системи управління. З цією метою була розроблена програма пришвидшеного впровадження системи R/3, яка отримала назву AcceleratelSAP (ASAP). Нова технологія була впроваджена і випробувана більш як на 100 підприємствах США і дозволила значно пришвидшити впровадження системи. Зараз програма AcceleratelSAP стала доступною в усьому світі.

AcceleratelSAP як універсальний засіб швидкого впровадження та неперервної оптимізації системи R/3 має три складові частини:

1. маршрутна карта (Roadmap) - визначає послідовність дій впровадження R/3, пропонуючи клієнтам пояснення на усіх фазах проекту та супроводжуючи їх на всіх етапах впровадження (рис. 6);

2. ассистент - інструмент впровадження, який використовується для навігації по маршрутній карті й пропонує клієнтам моделі, анкети та контрольні листи, а також послуги в сфері сервісного обслуговування та підтримки. У склад інструментальних засобів входить також засіб оцінки проектів (Project Estimator), що дозволяє визначити затрати часу, фінансових засобів та людських ресурсів, необхідних при впровадженні системи;

3. система сервісу та підтримки. Серед іншого ця система включає засоби ранньої діагностики (Early Watch), забезпечує постійну підтримку спеціалістів і оперативне вирішення проблем.

Для пришвидшення впровадження системи і зручності її використання компанія розробила нову компонентну архітектуру Business Framework. Ця інтегрована, відкрита заснована на окремих компонентах архітектура, об'єднує додатки R/3 і технології інших постачальників. У результаті система R/3 перетворюється у набір компонентів із модулів R/3, що мають старі додатки та продукти третіх фірм. Подібна фрагментація дає користувачам можливість легко обновлювати прикладні компоненти, розширювати компонентність і добавляти нові додатки, не торкаючи працюючої системи.

Рис. 6

У якості прикладів, що підтверджують працездатність описаної архітектури, можна навести рішення, розроблені у компанії Sterling Group. їх суть - у створенні комплексного рішення для нафтодобувних підприємств на базі інтеграції комплексу виробничих додатків управління нафтовидобутком «АСУ-Видобутку», розробленого Sterling Group, і системи R/3. А також робота з інтеграції системи аналітичних досліджень «Прогноз» із модулями системи R/3 з управління фінансами та збутовою діяльністю підприємства.

Висновки

Потрібно зазначити, що впроваджена на підприємстві система SAP розвиває не тільки функціональні можливості системи R/3, а зосереджує увагу на вдосконаленні технології її впровадження, опираючись на інструментарій (Business Engineer) та технологічні прийоми (Acclerated SAP), що знаходяться у системі R/3. Спеціалісти Sterling Group розробили методологію впровадження системи Sterling Group. В її основі лежать принципи системного підходу до вирішення завдань управління підприємством на базі інтеграції апаратних засобів і модулів системи Sterling Group. Процес створення інформаційної технології управління підприємством згідно з методологією умовно розбивається на шість етапів:

- дослідження (інжиніринг) підприємства - розробка функціональної моделі;

- аналіз об'єкта - алгоритмізація виконання фінансових та господарських процесів;

- створення прототипу інформаційної системи - розробка моделі фінансово-економічної та виробничої діяльності підприємства;

- створення технічної інфраструктури (корпоративна обчислювальна мережа, центр обробки даних);

- впровадження системи;

- супровід.

Використовуючи інструментарій R/3 та методологію його застосування, спеціалісти Sterling Group ведуть низку великих проектів створення інформаційних систем управління підприємством на базі Sterling Group: BAT «Владивостоцький морський торговий порт», ВАТ «Астраханьгазпром», ВАТ «Надимгазпром», ВАТ «Вар'єганафтогаз» (м. Радужний, Тюменська обл.).

Таким чином, є підстави сподіватись, що останні зміни та доповнення, внесені у систему Sterling Group разом із новими потужними засобами її швидкого та ефективного впровадження, будуть допомагати подальшому укріпленню позиції SAP в нашій країні та в усьому світі.

Список використаної літератури

1. Ананьєв, О.М. Інформаційні системи і технології в комерційній діяльності [Текст]: підручник / О.М. Ананьєв, В.М. Білик, Я.А. Гончарук. - Львів: Новий Світ-2000, 2006. - 584 с.

2. Антонов, В.М. Фінансовий менеджмент: сучасні інформаційні технології [Текст]: навчальний посібник / В.М. Антонов, Г.К. Яловий; ред. В.М. Антонов; Мін-во освіти і науки України, КНУ ім. Т.Г. Шевченка. - К.: ЦНЛ, 2005. - 432 с.

3. Гужва, В.М. Інформаційні системи і технології на підприємствах [Текст]: навчальний посібник / В.М. Гужва; Мін-во освіти і науки України, КНЕУ. - К.: КНЕУ, 2001. - 400 с.

4. Гуржій, А.М. Інформатика та інформаційні технології [Текст]: підручник / А.М. Гуржій, Н.І. Поворознюк, В.В. Самсонов. - Х.: Компанія СМІТ, 2003. - 352 с.

5. Информационные системы и технологии: приложения в экономике и управлении: Кн. 6 [Текст]: учебное пособие / Мин-во образования и науки Украины, Донецкий нац. ун_т; ред. Ю.Г. Лысенко. - Донецк: Юго-Восток, 2004. - 377 с.

6. Інформаційні системи в менеджменті [Text]: підручник / В.О. Новак, Ю.Г. Симоненко, В.П. Бондар, В.В. Матвєєв. - К.: Каравела: Піча Ю.В., 2008. - 616 с.

7. Писаревська, Т.А. Інформаційні системи в управлінні персоналом та економіки праці [Текст]: навчально-методичний посібник для самост. вивч. дисц. / Т.А. Писаревська, О.В. Городній; Мін-во освіти і науки України, Київський нац. економічний ун_т ім. Вадима Гетьмана. - К.: КНЕУ, 2006. - 284 с.

8. Пономаренко, Л.А. Електронна комерція [Текст]: підручник / Л.А. Пономаренко, В.О. Філатов; Мін-во освіти і науки України, Київський нац. торговельно-економ. ун_т. - К.: Київський нац. торг. - економ. ун_т, 2002. - 443 с.

9. Татарчук, М.І. Корпоративні інформаційні системи [Текст]: навчальний посібник / М. І. Татарчук; Мін-во освіти і науки України, Київський нац. економічний ун_т. - К.: КНЕУ, 2005. - 291 с.

Страницы: 1, 2, 3