Рисунок 1. Процесс передачи и получения информации

Процесс передачи информации даже в одном направлении проходит через множество посредников, а это значит, что во время передачи информации происходит её задержка и искажение. Кроме того, информация может преобразовываться в зависимости от того к кому она адресована. Так, например, при передачи информации вверх от подчинённых к руководителю происходит её обобщение, а при передачи вниз, от руководителя к подчинённым наоборот - она конкретизируется. Главное в этом процессе максимальная скорость передачи информации при минимальных допустимых искажениях. От этого в первую очередь зависит правильность принимаемых решений и как следствие увеличивается прибыль организации.

В процессе управления постоянно происходит обмен информацией. Причём направление перемещения информации может быть вертикальным (от руководителя к подчинённым или от подчинённых к руководителю), так и горизонтальным (между начальниками подразделений, подчинёнными одного уровня). В качестве источника информации может быть уровень цен на рынке, размер прибыли фирмы в прошлом квартале или указание руководителя (рисунок 2).

Из рисунка видно, что на эффективность принимаемых решений по управлению влияет множество показателей:

- Качество, достоверность и оперативность получения информации

- Знания, опыт, личные качества руководителя

- Квалификационный состав подчинённых

- Ситуация на рынке

где, Iвх - входная информация о том, в каком состоянии объект управления должен быть

Iос - осведомляющая информация о текущем состоянии объекта управления

Iу - управляющая информация в результате сравнения

U - воздействие исполнительного органа на объект управления

V - отклонение состояния объекта управления под воздействием внешней среды

Рисунок 2. Система управления объектом

Менеджмент в полной мере использует объективную и свое-временную информацию, собираемую, обрабатываемую, сохраняе-мую и распространяемую с помощью современных научных мето-дов и технических средств. Сейчас это -- объективная необходи-мость, обусловленная, в частности, требованиями рынка адекватно реагировать на возникающие в динамично развивающейся обста-новке проблемы. Нужно не только располагать своевременной и точной информацией, но уметь осмысливать ее, делать необходи-мые выводы и результативно воплощать в управленческих реше-ниях. Отсюда необходимость присутствия информационной состав-ляющей в управлении очевидна, поскольку она является основой всего управленческого процесса.

Информацию можно трактовать как совокупность сведений, сообщений, материалов, данных, определяющих меру потенци-альных знаний менеджера о процессах или явлениях в их взаи-мосвязи.

Суть информации составляют только те данные, которые умень-шают неопределенность интересующих менеджера событий. Инфор-мация в менеджменте -- сумма нужных, воспринятых и осознан-ных сведений, необходимых для анализа конкретной ситуации, даю-щая возможность комплексной оценки причин ее возникновения и развития, позволяющая определить ряд альтернативных решений, из которых реально (исходя из конкретной ситуации) найти опти-мальное управленческое решение, осуществить контроль за его выполнением. Информация, следовательно -- необходимая предпо-сылка соединения и последующего органического срастания про-цессов труда и развития личности.

Состав, содержание и качество информации, которая прив-лекается к руководителю, имеют определяющую роль в обеспечении действенности управления. Анализ информации не ограничивается только эко-номическими данными, а широко использует техническую, тех-нологическую и другую информацию. Все источники данных делятся на плановые, учетные и внеучетные.

К плановым источникам относятся все типы планов, которые разрабатываются на предприятии (перспективные, те-кущие, оперативные, хозрасчетные задания, технологические карты), а также нормативные материалы, сметы, ценники, про-ектные задания и др.

Источники информации учетного характера - это все данные, которые содержат документы бухгалтерского, статис-тического и оперативного учета, а также все виды отчетности, первичная учетная документация.

Ведущая роль в информационном обеспечении анализа при-надлежит бухгалтерскому учету и отчетности, где наибо-лее полно отражаются хозяйственные явления, процессы, их ре-зультаты. Своевременный и полный анализ данных, которые имеются в учетных документах (первичных и сводных) и от-четности, обеспечивает принятие необходимых мер, направлен-ных на улучшение выполнения планов, достижение лучших ре-зультатов хозяйствования.

Данные статистического учета, в которых содержится количественная характеристика массовых явлений и процессов, используются для углубленного изучения и осмысления взаи-мосвязей, выявления экономических закономерностей.

Оперативный учет и отчетность способствуют более оперативному по сравнению со статистикой или бухгалтерским учетом обеспечению анализа необходимыми данными (напри-мер, о производстве и отгрузке продукции, о состоянии произ-водственных запасов) и тем самым создают условия для повы-шения эффективности аналитических исследований.

С расширением компьютерной техники появились и новые машинные источники информации. К ним относятся данные, ко-торые содержатся в оперативной памяти компьютера, на гибких дисках, а также выдаются в виде разнообразных машинограмм. К внеучетным источникам информации относятся доку-менты, которые регулируют хозяйственную деятельность, а также данные, которые не относятся к перечисленным ранее. В их число входят следующие документы:

1) Официальные документы, которыми обязан пользоваться субъект хозяйствования в своей деятельности: законы государства, указы президента, постановления правительства и местных органов власти, приказы вышестоящих органов управления, акты ревизий и проверок, приказы и распоряжения руководителей предприятия.

2) Хозяйственно-правовые документы: договора, соглашения, решения арбитража и судебных органов, рекламации.

3) Решения общих собраний коллектива, совета трудового коллектива предприятия в целом или отдельных ее подотделов.

4) Материалы изучения передового опыта, полученные из раз-ных источников информации (Интернет, радио, телевидение, газеты и т.д.).

5) Техническая и технологическая документация.

6) Материалы специальных обследований состояния произ-водства на отдельных рабочих местах (хронометраж, фотогра-фия и т.п.).

7) Устная информация, которая получена во время встреч с членами своего коллектива или представителями других предприятий.

По отношению к объекту исследования информация бывает внутренней и внешней. Система внутренней информации - это данные статистического бухгалтерского, оперативного учета и отчетности, плановые данные, нормативные данные, разработан-ные на предприятии и т.д. Система внешней информации - это данные статистических сборников, периодических и специаль-ных изданий, конференций, деловых встреч, официальные, хозяй-ственно-правовые документы и т.д.

По отношению к предмету исследования информация делится на основную и вспомогательную, необходимую для бо-лее полной характеристики изучаемой предметной области.

По периодичности поступления аналитическая информация подразделяется на регулярную и эпизодическую. К источникам регулярной информации относятся плановые и учетные данные. Эпизодическая информация формируется по мере необходимо-сти, например сведения о новом конкуренте.

Регулярная информация в свою очередь классифицируется на постоянную, сохраняющую свое значение длительное вре-мя (коды, шифры, план счетов бухгалтерского учета и др.), ус-ловно-постоянную, сохраняющую свое значение в течение определенного периода времени (показатели плана, норма-тивы) и переменную, характеризующую частую сменяемость событий (отчетные данные о состоянии анализируемого объек-та на определенную дату).

По отношению к процессу обработки информацию можно отнести к первичной (данные первичного учета, инвентаризаций, обсле-дований) и вторичной, прошедшей определенную стадию обработ-ки и преобразований (отчетность, конъюнктурные обзоры и т.д.).

В деятельности крупных фирм передача информации является непремен-ным и первостепенным фактором нормального функционирования фирмы. При этом особое значение приобретает обеспечение оперативности и достоверности све-дений. Для многих фирм внутрифирменная система информации решает задачи ор-ганизации технологического процесса и носит производственный характер. Это касается, прежде всего, процессов обеспечения предприятий кооперированной продук-цией, поступающей со специализированных предприятий по внутрифирменным ка-налам. Здесь информация играет важную роль в предоставлении сведений для при-нятия управленческих решений и является одним из факторов, обеспечивающих снижение издержек производства и повышение его эффективности. Особую роль играет прогнозирование рыночных процессов.

Важное значение имеет информация о возникновении в ходе производства от-клонений от плановых показателей, требующих принятия оперативных решений.

Существенную роль в принятии решений играет научно-техническая информация, содержащая новые научные знания, сведения об изобретениях, технических новинках своей фирмы и фирм-конкурентов. Это непрерывно пополняемый общий фонд и по-тенциал знаний и технических решений, практическое и своевременное использование которого обеспечивает фирме высокий уровень конкурентоспособности.

Информация служит основой для подготовки соответствующих докладов, отче-тов, предложений для выработки и принятия управленческих решений.

Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. К информа-ции предъявляются определенные требования:

- краткость, четкость формулировок, своевременность поступления;

- удовлетворение потребностей конкретных управляющих;

- точность и достоверность, правильный отбор первичных сведений, оптимальность систематизации и непрерывность сбора и обработки сведений.

Важную роль в использовании информации играют способы ее регистрации, об-работки, накопления и передачи; систематизированное хранение и выдача информации в требуемой форме; производство новой числовой, графической и иной инфор-мации. Другими словами необходимо рассмотреть технологию информационной деятельности.

Информатизация менеджмента в современных условиях ба-зируется в основном на использовании вычислительной техники. Это -- многоаспектный процесс, включающий в себя:

- формирование соответствующей технико-технологической базы (с применением но-вейших информационных технологий и современных электронно-вычислительных и коммуникационных средств);

- организацию про-изводства и сферы распределения информационно-вычислитель-ных услуг;

- отработку механизма информационного обслуживания и создание действенной системы управления данными процессами;

- внедрение и эксплуатацию прогрессивных форм, методов и средств проведения информационной деятельности в процессах управле-ния, а также создание для этого необходимых материально-техни-ческих, организационно-экономических и социальных условий.

Использование вычислительной техники и информационных технологий в сфере управления открывает возможности более эко-номичной и рациональной организации информационных процес-сов, повышения их гибкости и динамичности, расширения диапазо-на анализируемых факторов при принятии решений и факторов их обоснований. В конечном итоге вся масса преимуществ использова-ния электронно-вычислительной техники позволяет повысить мно-гократно уровень управления.

Эффективное применение ЭВМ зависит от следующих условий:

- создания самих вычислительных машин;

- создания для них программного обеспечения;

- подготовлен-ности среды применения.

Оснащение электронной техникой позволяет экономить управленческие и на-кладные расходы:

- значительно повышает эффективность проектно-конструкторских работ;

- обеспечивает эффективное внутрифирменное планирование;

- заменяет в кон-торском деле секретарей-машинисток, делопроизводителей;

- в бухгалтерском деле облегчает составление письменных финансовых документов, осуществление бескас-совых связей с банками и финансовыми учреждениями.

Во внутрифирменной системе информации используются следующие виды вычислительной техники:

- ЭВМ крупногабаритные и персональные;

- микропроцессоры;

- средства телекоммуникаций;

- электронные пишущие машинки, композеры, терминальные устройства со встроенной микроЭВМ;

- средства автоматизированной обработки текстовой информации.

ЭВМ используются, прежде всего, для обработки данных и решения расчетных задач. В современных условиях ЭВМ стали все чаще применять для обработки нечи-словой информации (текстовой, графической) и термин "вычислительная техника" перестал соответствовать характеру задач, решаемых с помощью компьютера.

Страницы: 1, 2, 3, 4