|
p align="left">Панель Область задач отображается после запуска Access, она позволяет начать работу с базой данных (уже существующей или вновь создаваемой). В отличие от многих других приложений (таких, как Word), пользователю нет необходимости специально сохранять базу данных. Сохранение выполняется автоматически после присвоения названия БД. Access записывает данные на диск всякий раз при вводе записей или внесении изменений в объекты БД. Именно поэтому в начале создания базы данных Access запрашивает ее название. Необходимо сохранять объекты внутри самой БД после их создания или редактирования (формы, отчеты, запросы и т.д.). 5. Создание таблиц данныхРассмотрим на примере таблицы данных Преподаватели ее создание в MS ACCESS. Ее структура представлена в Таблица 1.
Таблица 1. |
Имя поля | Тип данных | Размер поля | | Код преподавателя | Счетчик | | | Фамилия | Текстовый | 15 | | Имя | Текстовый | 15 | | Отчество | Текстовый | 15 | | Дата рождения | Дата/время | Краткий | | Должность | Текстовый | 9 | | Дисциплина | Текстовый | 30 | | Телефон | Текстовый | 9 | | Оклад | Денежный | | | |
При вводе данных в поле Должность должны вводиться только слова Профессор, Доцент или Ассистент. В противном случае на экране должно появляться сообщение о неверном вводе данных. Значение по умолчанию в этом поле сделаем Доцент. Рис. 2 Для создания новой базы данных после запуска Access на панели задач нужно выбрать пункт Новая база данных. Если панель задач не открыта, можно воспользоваться командами в строке меню Файл - Создать, после чего появится панель задач. После выбора пункта меню в появившемся окне (Рис. 2) нужно выбрать каталог, в котором будет сохранен файл БД, и задать имя файла новой БД. После нажатия кнопки Создать открывается окно новой БД (Рис. 3). Access для создания новой таблицы БД предлагает три способа их создания: в режиме конструктора, с помощью мастера, путем ввода данных. Рис. 3 5.1 Создание таблицы в режиме конструктораПри выборе режима конструктора появляется окно Таблица 1, в котором определяется структура таблицы БД (Рис. 4).При отображении таблицы в режиме Конструктор в окне можно выделить три основные области: панель инструментов Конструктор таблиц, области панели Бланк и Свойства поля.Область панели инструментов используют для модификации содержимого этой области. Основные кнопки панели:Область панели Бланк - основная часть окна Режим конструктора таблиц. Здесь можно задать имена полей, типы данных и их описание. Область состоит из столбца маркера текущей строки и ключевого поля (крайний слева), столбцов Имя поля, Тип даных и Описание. В столбце Имя поля можно изменять (или назначать) имена полей. Имена должны содержать не более 64 символов, цифр и пробелов. Кроме того, они должны быть уникальны для данной таблицы. Типы данных, которые можно хранить в данном поле, определяются в данном столбце. Недопустимо заносить в поле данные несовместимого с ним типа. Нельзя, например, размещать текст в числовом поле.В столбце Описание хранится информация о поле.Общие свойства для каждого поля задаются в области Свойства полей, эти свойства можно установить, чтобы задать метод сохранения и отображения данных этого поля. Поля, создаваемые в режиме Конструктор, используются другими объектами базы данных, работающими с таблицами, например, формами, отчетами и запросами. Свойства полей изменяют на вкладках Общие и Подстановка.Рис. 4 На вкладке Подстановка задается свойство Тип элемента управления, которое определяет, в каком виде будет отображаться поле в таблице и в форме: в виде Поля, Списка или Поля со списком. Если для поля выбран тип элемента управления Список или Поле со списком, на вкладке Подстановка появляются дополнительные свойства. Каждая таблица в реляционной БД должна иметь уникальный ключ, однозначно определяющий каждую запись. Это позволяет быстро найти и связать данные из разных таблиц в запросах, формах и отчетах. Ключевое поле должно содержать уникальные значения, такие как коды или инвентарные номера и не может содержать значения Null. Если для таблицы определен первичный ключ, то Access предотвращает дублирование ключа или ввод значения Null в эти поля. Ключ может быть простым или составным, включающим несколько полей (до 10). Для определения ключа выделите составляющие ключ поля и нажмите на панели инструментов Конструктор таблиц кнопку Ключевое поле или выполните команду меню Правка/Ключевое поле. Для ключевого поля автоматически строится индекс. Окно Индексы (Рис. 5) вызывается щелчком на кнопке просмотра и редактирования индексов Индексы на панели инструментов или выполнением команды меню Вид/Индексы. В нашем случае после выбора создания таблицы в режиме конструктора в столбце Имя поля вводим имена полей из первого столбца таблицы Таблица 1., в столбце Тип данных выбираем типы в соответствии с значениями во втором столбце вышеуказанной таблицы, размеры полей из третьего столбца таблицы Таблица 1. указываем на вкладке Общие в строке Размер поля. Для ввода огра ничений на значение поля Должность необходимо сделать текущим имя поля Должность, далее на вкладке Общие в строке Значение по умолчанию ввести слово Доцент. Далее перейти на строку Условие на значение и щелкнуть по кнопке . В появившемся окне Построитель выражений набрать слова Профессор, Доцент и Ассистент, соединив их логическим выражением OR (или) (Рис. 6) Рис. 5
Рис. 6
Далее в строке Сообщение об ошибке введем текст «Такой должности нет, введите данные правильно». В качестве ключевого поля задается «Код преподавателя». Для сохранения таблицы нужно выбрать Файл/Сохранить. В окне сохранения указывается имя таблицы (например, Преподаватели). Примечание. Режим конструктора позволяет в любой момент изменить ее структуру вне зависимости от способа ее создания. Далее в режиме таблицы заполним эту таблицу (см.Рис. 7) Рис. 7 5.2 Создание таблицы в режиме таблицыПри выборе режима таблицы пользователь может создать таблицу, не определяя предварительно ее структуру. Создание новой таблицы в режиме таблицы осуществляется выбором строки Создание таблицы путем ввода данных в рабочем поле окна базы данных или строки Режим таблицы в окне Новая таблица. После выбора режима открывается пустая таблица, в которую можно вводить данные (Рис. 8).При сохранении этой таблицы Access проанализирует данные и автоматически присвоит соответствующий тип данных каждому полю, т.е. автоматически создает структуру таблицы. Таблица, предлагаемая Access в таком режиме создания, содержит 10 столбцов и 21 строку. Полям таблицы по умолчанию присваиваются имена Поле1, Поле2 и т.д. Любое поле этой таблицы можно переименовать в соответствии с требованиями пользователя, непосредственно редактируя имена в заголовке столбцов. Для этого дважды щелкните кнопкой мыши на области выделения столбца, содержащей его имя, или выполните команду Формат/Переименовать столбец. Если требуется создать таблицу, содержащую более 10 полей, то можно вставить новые столбцы. Для этого установите курсор в области столбца, слева от которого требуется вставить новый, и выполните команду Вставка/Столбец. Кроме переименования и вставки столбцов, допускается удаление столбцов или изменение их положения в таблице. Для удаления столбца его необходимо пометить, щелкнув кнопкой мыши на его заголовке, и выполнить команду Правка/Удалить столбец. Для перемещения столбца его следует пометить, оставив курсор на заголовке, нажать кнопку мыши и, удерживая ее, перетащить столбец в нужное место.Рис. 8 По окончании ввода данных во все нужные столбцы необходимо сохранить таблицу, выполнив соответствующую команду. При сохранении таблицы выводится приглашение для создания ключевого поля. При выборе кнопки Да в таблицу будет добавлено ключевое поле типа Счетчик. Если введены данные, которые могут однозначно идентифицировать каждую запись, и их надо сделать ключевыми, то нужно нажать кнопку Нет. В этом случае пользователь должен самостоятельно создать ключ в режиме конструктора. Создадим в этом режиме таблицу Код дисциплин, включив в нее следующие дисциплины: информатика, математика, физика, история. Присвоим каждой дисциплине код (Рис. 9). После ввода данных переименуем поля, для этого дважды щелкнем мышкой в области названия Поле1 и введем Код дисциплины, аналогично поменяем имя поля Поле2 на Название дисциплины. После этого нужно закрыть таблицу и в окне на сохранение задать имя этой таблице (например, Дисциплины). При сохранении в случае отсутствия ключевых полей Access выводит сообщение (Рис. 10). В случае выбора кнопки Да Access автоматически добавляет еще одно поле типа Счетчик и делает его ключевым. Так как в нашем случае мы ввели ключевое поле (Код дисциплины), но не указали это, а собирались сделать это впоследствии, то мы должны выбрать кнопку Нет. Кнопка Отмена оставляет окно ввода данных в таблицу открытым. Рис. 9 Рис. 10 5.3 Создание таблицы с помощью мастера таблицМастер создания таблиц автоматически создает таблицу по одному из шаблонов. Начать работу мастера можно выбрав строку Создание таблицы с помощью мастера в рабочем поле объекта Таблицы окна базы данных или строку Мастер таблиц в окне Новая таблица. Мастер автоматически создает таблицу по одному из шаблонов. Пользователю предлагается для выбора более 50 образцов таблиц, предназначенных для использования в различных целях (Рис. 11). Каждая таблица шаблона содержит соответствующий набор полей, из которых пользователь может выбрать нужные для включения в создаваемую таблицу.Включаемые в таблицу поля могут быть переименованы. Мастер определит ключ таблицы. Может быть создана связь новой таблицы с уже существующими в БД. При этом ключ новой таблицы будет включен в таблицу, с которой устанавливается связь. По запросу пользователя мастер создает форму для ввода данных в таблицу. После создания таблицы мастером можно в любое время доработать структуру таблицы в режиме конструктора.Определив структуру, можно приступить к вводу данных в нее. Непосредственный ввод данных в таблицу осуществляется в режиме таблицы. Переход в этот режим из окна БД выполняется нажатием кнопки Открыть при выделенном объекте Таблица в окне БД. Переход в режим таблицы из режима конструктора осуществляется нажатием кнопки Вид на панели инструментов или выполнением команды Вид/Режим таблицы. Для удобства работы с таблицей можно изменить ее представление на экране. При этом можно менять ширину столбцов, высоту строки, шрифт данных таблицы, цвет текста, линии сетки и фона, оформление, которое может быть обычным, приподнятым или утопленным. Можно выводить на экран только те столбцы, которые нужны для текущей работы, или зафиксировать столбец при просмотре широких таблиц. Настройка макета выполняется в режиме таблицы.Рис. 11 6. Поиск, сортировка и фильтрация данныхОбработка данных в режиме таблицы и формы включает просмотр, добавление и удаление записей, обновление полей и множество других операций. Для выполнения основных работ в режиме таблицы и режиме формы предназначены соответствующие панели инструментов, которые могут быть дополнены и настроены для пользователя.6.1 Поиск и замена значений в поляхДля поиска значений в текущем или во всех полях таблицы необходимо в режиме таблицы или формы воспользоваться командой меню Правка/Найти. В появившемся диалоговом окне Поиск и замена (Рис. 12) на вкладке Поиск в поле Образец вводится значение, которое требуется найти в полях таблицы. В раскрывающемся списке Поиск в выбирается область поиска. Если в таблице не выделен ни один из столбцов, этот список позволяет выбрать в качестве области поиска поле, в котором установлен курсор, или таблицу целиком. Если выделено несколько столбцов, то этот список не активен и поиск автоматически производится только в выделенных столбцах.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5
|
