Инструментальные средства компьютерных технологий информационного обслуживания управленческой деятельности

5

МОСКОВСКИЙ ОТКРЫТЫЙ СОЦИАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

Главным направлением перестройки менеджмента и его радикального усовершенствования, приспособления к современным условиям стало массовое использование новейшей компьютерной и телекоммуникационной техники, формирование на ее основе высокоэффективных информационно-управленческих технологий. Средства и методы прикладной информатики используются в менеджменте и маркетинге. Новые технологии, основанные на компьютерной технике, требуют радикальных изменений организационных структур менеджмента, его регламента, кадрового потенциала, системы документации, фиксирования и передачи информации. Особое значение имеет внедрение информационного менеджмента, значительно расширяющее возможности использования компаниями информационных ресурсов. Развитие информационного менеджмента связано с организацией системы обработки данных и знаний, последовательного их развития до уровня интегрированных автоматизированных систем управления, охватывающих по вертикали и горизонтали все уровни и звенья производства и сбыта.

В современных условиях эффективное управление представляет собой ценный ресурс организации, наряду с финансовыми, материальными, человеческими и другими ресурсами. Следовательно, повышение эффективности управленческой деятельности становится одним из направлений совершенствования деятельности предприятия в целом. Наиболее очевидным способом повышения эффективности протекания трудового процесса является его автоматизация. Но то, что действительно, скажем, для строго формализованного производственного процесса, отнюдь не столь очевидно для такой изящной сферы, как управление. Трудности, возникающие при решении задачи автоматизированной поддержки управленческого труда, связаны с его спецификой. Управленческий труд отличается сложностью и многообразием, наличием большого числа форм и видов, многосторонними связями с различными явлениями и процессами. Это, прежде всего, труд творческий и интеллектуальный. На первый взгляд, большая его часть вообще не поддается какой-либо формализации. Поэтому автоматизация управленческой деятельности изначально связывалась только с автоматизацией некоторых вспомогательных, рутинных операций. Но бурное развитие информационных компьютерных технологий, совершенствование технической платформы и появление принципиально новых классов программных продуктов привело в наши дни к изменению подходов к автоматизации управления производством.

Понятие инструментальных средств компьютерных технологий информационного обслуживания управленческой деятельности.

Информационные технологии включают в себя методы пре-образования информации по заданному свойству в заданном на-правлении, что реализуется соответствующими средствами, на-зываемыми инструментальными. Также они включают в себя необходи-мый технический комплекс и соответствующее программное обес-печение, образуя сложные программно-аппаратные компьютер-ные системы с разнообразными функциями и возможностями поддержки управленческой деятельности.

Средства организационной техники, используемые в обеспечении управленческой деятельности:

Средства механизации и автоматизации управленческого и инженерно-технического труда называются организационной тех-никой (оргтехникой). К ним относится достаточно большой пере-чень технических средств, устройств и приспособлений, начиная от карандашей и заканчивая сложными системами и средствами передачи информации.

Оргтехника, применяемая на конкретном рабочем месте, на-зывается малой оргтехникой. В настоящее время, данное определение не соответствует действительному положению вещей, по-скольку большая часть оргтехники изменила свои габариты, технические характеристики и пр., появились новые устрой-ства и приспособления, размещаемые на рабочем столе и ис-пользуемые индивидуально. По современной классификации к ним можно отнести персональные компьютеры и их перифе-рийные устройства, копировальную технику индивидуального использования, телефакс и т. д. Поэтому принято считать, что малая оргтехника -- эта вся «конторская мелочь» (карандаши, ручки, ластики, клей и пр.), которая применяется каждым со-трудником для своего повседневного труда.

Современная организационная техника предполагает ее опре-деленную классификацию в соответствии с выбранным призна-ком. Наиболее распространенной является классификация по фун-кциональному признаку, которая однозначно связывает техноло-гический процесс обработки документов в офисе с техническими характеристиками и возможностями оргтехники. Однако это не исключает применения других классифицирующих признаков, например, элементной базы технических средств.

В настоящее время состав групп оргтехники претерпел суще-ственные изменения. Это связано с появлением различного рода новой техники для офисных технологий, выполняющей универ-сальные функции обработки документов при минимальных зат-ратах физического труда. Расширились возможности систем элек-тронной передачи документов на большие расстояния. В то же вре-мя разрабатываются новые и совершенствуются традиционные механические средства оргтехники.

Большинство пользователей испытывают различного рода зат-руднения при выборе какой-либо модели, предназначенной для об-работки документов в офисе. Чтобы оптимизировать процесс выбора технических средств для офиса, необходимо учесть ряд факторов:

* объем документооборота;

* временные характеристики документопотоков;

* объем документов, передаваемых и принимаемых по техническим каналам связи;

* объем копируемых документов как первичный, так и вто-ричный;

* фирма-производитель оборудования;

* стоимость оборудования;

* стоимость расходных материалов, частота их замены;

* технические и эксплуатационные характеристики оборудо-вания;

* способ эксплуатации технических средств;

* стоимость эксплуатации;

* эргономические характеристики оборудования;

* степень влияния на здоровье пользователя и т. п.

Всю совокупность средств организационной техники можно представить в виде следующих групп: Носители информации:

* носители на бумажной основе;

* носители для репрографических процессов (термобумага, диазобумага, фотопленка, калька, бумага многослойная для элект-роискрового копирования и т. д.);

* микроносители;

* звуконосители;

* видеоносители;

* магнитные носители;

* оптические носители.

Средства изготовления текстовых и табличных документов:

* ручные пишущие средства;

* пишущие машины;

* диктофонная техника;

* средства вычислительной техники.

Средства репрографии и оперативной полиграфии:

* средства фотографического копирования;

* средства диазографического копирования;

* средства электрофотографического копирования;

* средства термографического копирования;

* машины электронно-искрового копирования;

* средства микрографии;

* средства ризографического копирования;

* машины для гектографической (спиртовой) печати;

* машины для трафаретной (ротаторной) печати;

* оборудование для оперативной офсетной печати.

Средства обработки документов:

* фальцевальные, биговальные, перфорирующие и резатель-ные машины;

* машины и устройства листоподборочные и сортировальные;

* скрепляющее, склеивающее и переплетное оборудование;

* конвертовскрывающие и резательные машины;

* машины для нанесения защитных покрытий на документы;

* адресовальные, штемпелевальные и франкировальные ма-шины;

* машины для уничтожения документов;

* агрегатированные линии для обработки корреспонденции.

Средства хранения, поиска и транспортировки документов:

* первичные средства хранения документов (папки, коробки и т. п.);

* вторичные средства хранения документов (шкафы, ящики, стеллажи и т. п.);

* картотеки и картотечное оборудование;

* тележки для транспортировки документов;

* лифтовое оборудование;

* транспортеры и конвейеры;

* пневматическая почта;

* оборудование для хранения носителей информации.

Банковская оргтехника'.

* машины для счета купюр;

* детекторы валют;

* машины для упаковки банкнот;

* банкоматы.

Малая оргтехника.

Офисная мебель и оборудование:

* специализированная мебель для служебных помещений;

* специализированное оборудование для служебных помещений.

Прочие средства.

Средства коммуникационной техники, используемые в обеспечении управленческой деятельности:

Эффективность управленческой деятельности в значительной мере определяется качеством реализации коммуникативной функции -- способностью информационного взаимодействия различных компонентов системы управления друг с другом и с внешней средой.

Организация коммуникаций предполагает решение следующих

опросов:

* определение внутренней структуры коммуникаций, то есть совокупности каналов передачи информации между конкретными структурными элементами системы управления;

* выработка квалификационных требований к управленчес-кому персоналу для эффективного использования коммуникаци-онной техники.

Для большинства видов коммуникационной техники и соот-ветствующих коммуникационных технологий (личное общение, общение на совещаниях, телефонная, телеграфная и телексная связь, почтовая и фельдегерская связь) перечисленные вопросы достаточно проработаны.

К средствам коммуникационной техники относятся:

* средства и системы стационарной и мобильной телефонной связи;

* средства и системы телеграфной связи;

* средства и системы факсимильной передачи информации и модемной связи;

* средства и системы кабельной и радиосвязи, включая опти-ко-волоконную и спутниковую связь.

Средства вычислительной техники, используемые в обеспечении управленческой деятельности:

Современные средства компьютерной техники могут быть клас-сифицированы следующим образом:

* персональные компьютеры;

* корпоративные компьютеры;

* суперкомпьютеры.

Персональные компьютеры представляют собой вычисли-тельные системы, все ресурсы которых полностью направлены на обеспечение деятельности одного работника, в. т. ч. управ-ленческого работника. Это наиболее многочисленный класс средств вычислительной техники, в составе которого можно выделить персональные компьютеры 1ВМ РС и совместимые с ними компьютеры, а также персональные компьютеры Macintosh фирмы Арр1е. Интенсивное развитие современных информаци-онных технологий связано именно с распространением с нача-ла 80-х гг. персональных компьютеров, сочетающих относитель-ную дешевизну с достаточно широкими возможностями для пользователя.

Страницы: 1, 2