Для сущности СТУДЕНТ определяем такие основные атрибуты:

- № зачётной книжки;

- ФИО;

- год рождения;

- национальность;

- гражданство;

- семейное положение;

- социальное положение;

- военная служба;

- адрес;

- льготные категории;

- учится за счёт;

- форма обучения;

- курс зачисления

- год зачисления;

- приказ о зачислении №;

- специализация;

- особые отметки;

- № студ. билета;

- дата выдачи студ. билета;

- дата выдачи зачётки;

- код группы.

Сущность РОДИТЕЛИ имеет следующие атрибуты:

- № зачётной книжки;

- ФИО;

- отношение к студенту;

- место работы;

- должность;

- телефон.

Для сущности ДИСЦИПЛИНЫ можно выделить следующие атрибуты:

- шифр дисциплины;

- название дисциплины;

- сокращённое название.

Сущность УЧЕБНЫЙ ПЛАН будет иметь такие атрибуты:

- код дисциплины;

- шифр дисциплины;

- курс;

- семестр;

- количество часов;

- лекции;

- практические / семинары;

- форма контроля;

- курсовая (отметка).

Для сущности УСПЕВАЕМОСТЬ можем определить такие атрибуты:

- код дисциплины;

- № зачётной книжки;

- зачёт;

- экзамен.

Сущность ДИПЛОМНЫЕ РАБОТЫ может иметь такие примерные атрибуты:

- № зачётной книжки;

- курс;

- тема;

- дисциплина;

- оценка;

- квалификация;

- серия диплома;

- № диплома

- № направления на работу;

- место работы;

- должность.

КУРСОВЫЕ РАБОТЫ -- сущность, имеющая следующие атрибуты:

- № зачётной книжки;

- код дисциплины;

- название;

- ФИО преподавателя;

- оценка.

Сущность ПРАКТИКА будет иметь такие атрибуты:

- № зачётной книжки;

- курс;

- семестр;

- название организации;

- дата начала;

- дата окончания;

- ФИО руководителя;

- оценка.

Для сущности ПЕРЕВОД С КУРСА НА КУРС определяем такие атрибуты как:

- № зачётной книжки;

- курс переведения;

- год;

- № приказа.

Если бы назначением базы данных было только хранение отдельных, не связанных между собой данных, то ее структура могла бы быть очень простой. Однако одно из основных требований к организации баз данных -- это обеспечение возможности отыскания одних сущностей по значениям других, для чего необходимо установить между ними определенные связи [6].

Сущности связываются между собой с помощью ключей.

Ключ сущности -- это неизбыточный набор атрибутов, значения которых в совокупности являются уникальными для каждого экземпляра сущности. Неизбыточность заключается в том, что удаление любого атрибута из ключа нарушается его уникальность. Сущность может иметь несколько различных ключей.

Ключом для сущности СТУДЕНТ является № зачётной книжки, так как он уникален для каждого студента. Для сущности РОДИТЕЛИ определяем составной ключ: № зачётной книжки и ФИО, для сущности ДИСЦИПЛИНЫ уникальным является её шифр, он и будет выступать в роли ключа. УЧЕБНЫЙ ПЛАН имеет ключом код дисциплины, для УСПЕВАЕМОСТИ имеем составной ключ: код дисциплины и № зачётной книжки. Сущности ДИПЛОМНЫЕ РАБОТЫ, КУРСОВЫЕ РАБОТЫ и ПРАКТИКА имеют составные ключ: № зачётной книжки + курс, № зачётной книжки + код дисциплины и № зачётной книжки + курс соответственно.

Сущности СТУДЕНТ и РОДИТЕЛИ имеют связь 1:М, так как у каждого студента может быть несколько родителей.

Сущность ДИСЦИПЛИНЫ и УЧЕБНЫЙ ПЛАН определена как 1:М, потому что одна дисциплина может изучаться в нескольких семестрах и иметь разные формы контроля (например, в 1-м семестре по определённой дисциплине может быть зачёт, а во 2-м -- экзамен).

Логическая связь между сущностями УЧЕБНЫЙ ПЛАН и УСПЕВАЕМОСТЬ определена как 1:М, потому что по каждой дисциплине может быть поставлено несколько оценок различным студентам.

Сущности СТУДЕНТ и УСПЕВАЕМОСТЬ имеют связь 1:М, так как у каждого студента много оценок по разным дисциплинам.

СТУДЕНТ и КУРСОВЫЕ РАБОТЫ связываем как 1:М, потому что студент пишет несколько курсовых робот на разных курсах и получить несколько оценок.

КУРСОВЫЕ РАБОТЫ и УЧЕБНЫЙ ПЛАН имеют связь 1:М, так как по одной дисциплине пишут курсовые много студентов.

Между сущностями СТУДЕНТ и ДИПЛОМНЫЕ РАБОТЫ ставим связь 1:М, так как диплом студент может писать на 4 или/и 5 курсах либо сдавать государственные экзамены и соответственно получает несколько оценок.

СТУДЕНТ и ПРАКТИКА связываем как 1:М, потому что студент проходит практику на нескольких курсах и на нескольких базах практики.

СТУДЕНТ и ПЕРЕВОД С КУРСА НА КУРС имеют связь 1:М, так как студент в течение обучения последовательно переводится с курса на курс.

Построенную на языке «сущность-связь» модель предметной области легко отразить в реляционной базе данных. Так каждая сущность будет определена как отдельная таблица, а каждый атрибут сущности -- как отдельное свойство (поле), имеющее свои значения.

Microsoft Access --это система управления базами данных (СУБД) реляционного типа (от англ. relation -- отношение, связь).

Основным достоинством Access является то, что она имеет простой графический интерфейс и все данные хранятся в одном файле, хотя и распределены по разным таблицам [2, 3].

Исходя из построенной ER-диаграммы определяем каждую сущность как отдельную таблицу.

Следовательно, имеем 9 таблиц:

1. Студент

2. Родители

3. Дисциплины

4. Учебный план

5. Успеваемость студентов

6. Курсовые работы

7. Дипломные работы

8. Практика

9. Перевод с курса на курс

Таблицы строятся по правилу: сначала главные потом подчинённые (чтобы не было проблем со связыванием полей).

Главными таблицами, то есть сущностями или объектами БД являются Студент и Дисциплины. Таблица Учебный план -- подчинённая относительно таблицы дисциплины, а Успеваемость студентов -- относительно Учебного плана. Таблица Курсовые работы -- подчинённая относительно 2-х таблиц: Студент и Учебный план. Таблицы Дипломные работы, Практика, Родители, Перевод с курса на курс являются подчинёнными относительно таблицы Студент.

Атрибуты сущностей стали соответственно названиями полей таблиц. Таблицы в режиме конструктора приведены в приложении А.

В данных таблицах видно названия полей, типы данных, характеризующих поля и описание каждого поля, необходимое для того, чтобы понимать, как заполнять соответствующее поле. Информация, введенная в поле Описание, будет отображаться в строке состояния таблицы при выборе поля.

Тип данных определяет, какую информацию можно ввести в поле. В раскрывающемся списке ячейки предусмотрены следующие типы данных:

1. Текстовый -- используется для полей, содержащих комбинации символов и цифр (не более 255 символов). По умолчанию полям присваивается этот тип данных, так как он получил наиболее широкое распространение.

2. Поле Memo -- предназначено для ввода букв, цифр и знаков препинания (длинные тексты и комментарии -- не более 65535 символов). Поле этого типа не может быть ключевым.

3. Числовой -- содержит только цифровую информацию (за исключением денежных величин), которую в дальнейшем можно использовать для вычислений.

4. Денежный -- предназначен для ввода денежных величин. Стандартный шаблон для полей этого типа предусматривает использование двух десятичных знаков, т.е. учет копеек. Максимальное число отображаемых десятичных знаков не превышает четырех. Он используется для предотвращения ошибок при округлении.

5. Дата/время -- содержит информацию о дате и времени. Дата и время хранятся в виде числа, целая часть которого представляет дату, дробная -- время. Дата и время могут выводиться в различных форматах.

6. Счетчик -- имеет формат длинного целого (Long Integer). При добавлении новой записи значение этому полю присваиваются автоматически. Это поле можно использовать в качестве ключевого.

7. Логический -- применяется для полей содержащих значения Да или Нет. Например, в таком поле можно указать имеет ли данный сотрудник детей или нет. В логические поля можно записать число 0, которое интерпретируется как Ложь или 1 -- подразумевается Истина. Логическое поле не может быть ключевым, но по нему можно индексировать таблицу.

8. Поле объекта OLE -- содержит объекты из других программ (растровые и векторные рисунки, аудио и видео файлы, электронные таблицы и т.д.). Это поле не может быть ключевым или индексным.

9. Гиперссылка -- предназначено для хранения адреса веб-страницы, расположенной в Интернете, Интранете, локальной сети или на автономном компьютере. После щелчка мышью на этом поле автоматически запускается обозреватель. Гипрессылки позволяют выполнять переходы между объектами Microsoft Access без помощи программирования. Для создания ссылки, открывающей объект Access, введите имя объекта в поле гиперссылки.

10. Мастер подстановок -- загружает мастера подстановок и выводит комбинированное окно, позволяющее выбрать из списка требуемое значение, например, можно выбрать поле из другой базы данных [4, 8].

Выбрав необходимые типы данных, и описав поля можно перейти к составлению схемы данных. Схема данных представлена в приложении Б.

Схема данных отображает связи между таблицами по ключевым полям соответствующим ключевым полям сущностей в ER-модели.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Исследование предметной области, безусловно, является важным для каждой сферы деятельности, особенно в том случае, если предметную область нужно проанализировать и выявить недостатки для их устранения.

Деканат как одно из подразделений ВУЗа выполняет большой объём рутинной работы. В основном это контроль учебного процесса и отслеживание контингента студентов. Исследование предметной области и её анализ показал нецелесообразность выполнения в деканате некоторых работ. Чтобы иллюстрировать, описать предметную область была построена её модель.

Одним из более наглядных описаний является построение модели с помощью ER-диаграмм, так как эта модель в полной мере определяет сущности и показывает, как они связаны между собой.

Разработанная модель предметной области отвечает всем требованиям работы в деканате. Она является наглядным представлением описания данной предметной области.

На основе анализа были сформулированы основные требования к модели базы данных разрабатываемой предметной области. Для реализации ER-модели была выбрана реляционная СУБД, так как для построения БД в данной предметной области она является наиболее удобной. Это объясняется тем, что в БД часто будут вводиться новые, преобразовываться устаревшие данные или удаляться вообще. То есть БД учёта студентов будет постоянно обновляться. А для таких целей наиболее оптимальными являются реляционные СУБД.

В модели базы данных чётко отображается предметная область деканата. В ней определены объекты предметной области, атрибуты, их свойства и связи между ними.

Исследование предметной области выявляет ряд недостатков, которые чаще всего присущи большинству деканатов различных ВУЗов.

Для устранения наиболее типичных недостатков работы деканатов и сокращения рутинного труда следует построить АИС, и естественно начать с построения БД.

Спроектированная база данных обеспечит быстрое получение информации, необходимой для своевременного реагирования на ту или иную ситуацию, быстрое выявление ошибок и легкость их исправления. БД деканата может существенно уменьшить влияние человеческого фактора на общее функционирование работы. Кроме того БД исключит избыточность информации и выполнения одной и той же работы дважды.

Все эти факторы положительно скажутся на общей работе деканата, экономии временных затрат и повышению производительности работы деканата, а, следовательно, всего ВУЗа.

Таким образом, автоматизация деканатов необходима для поддержки принятия решений руководством деканата при управлении учебным процессом на основе обработки интегрированных данных.

Но в основу разработки БД должна быть положена инфологическая модель. Следовательно, моделирование предметной области является основой успешного функционирования будущей БД.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Герасимов, О. В. Коллективная разработка функциональной модели информационной системы [Электронный ресурс] / О. В. Герасимов. -- Режим доступа: http://www.ict.edu.ru/vconf/files/7316.doc, свободный. -- Название с экрана.

2. Дженнингс, Роджер. Использование Microsoft Access 2000. Специальное издание [Текст]: учеб. пос. / Роджер Дженнингс. -- М.: Издательский дом «Вильямс», 2000. -- 1147 с.

3. Єрьоміна, Н. В. Проектування баз даних [Текст]: навч. посібник / Н. В. Єрьоміна. -- К.: КНЕУ, 1998. -- 208 с.

4. Кузин, А. В. Базы данных [Текст]: учеб. пособ. для студ. высш. учеб. заведений / А. В. Кузин, С. В. Левонисова. -- 2-е изд. -- М.: Издательский центр «Академия», 2008. -- 320 с.

5. Ольховая, М. А. Подсистема документного и информационного оборота деканата [Электронный ресурс] / М. А. Ольховская, А. В. Новиков и др. -- Режим доступа: http://db.biysk.secna.ru/conference/ conference.conference.doc_download?id_thesis_dl=470, свободный. -- Название с экрана.

6. Разработка базы данных «Деканат» в среде программирования Delphi [Электронный ресурс]. -- Режим доступа: http://referats.5-ka.ru/67/27470/7.html, свободный. -- Название с экрана.

7. Рыбанов, А. А. Инструментальные средства автоматизированного проектирования баз данных [Электронный ресурс] / А. А. Рыбанов. -- Режим доступа: http://window.edu.ru/window_catalog/redir?id= 47119&file=rybanov_bd.pdf, свободный. -- Название с экрана.

8. Создание таблицы в режиме конструктора [Электронный ресурс]. -- Режим доступа: http://www.officepack.ru/access/11/, свободный. -- Название с экрана.

9. Ткаченко, В. А. Системы управления базами данных и экспертные системы [Электронный ресурс] / В. А. Ткаченко. -- Режим доступа: http://www.lessons-tva.info/edu/e-inf2/m2t4.html, свободный. -- Название с экрана.

10. Элементы модели «сущность-связь» [Электронный ресурс] / Cit Forum. -- Режим доступа: http://www.citforum.ru/database/dblearn/ dblearn08.shtml, свободный. -- Название с экрана.

ПРИЛОЖЕНИЕ

Приложение А

Таблицы в режиме конструктор

Приложение Б

Схема данных бД деканата

Страницы: 1, 2, 3