Традиційний варіант - це формування і друкування документів у процесі обробки. Він придатний для невеликих обсягів інформації за наявності високонадійних друкуючих пристроїв. Дуже часто постає потреба передрукувати окремі сторінки відомостей через помилки друкуючого пристрою. Якщо при цьому друкування відбувається разом з обробкою, то буде витрачено багато часу і паперу для передруковування всього обсягу відомостей. Наприклад, на великих промислових підприємствах оборотна відомість за матеріалами може містити кілька сотень сторінок.

За великих обсягів інформації бажано друкування виокремлювати як самостійну технологічну операцію, а програмне забезпечення чи файли для друкування будувати так щоб друкування могло розпочатися з довільної сторінки і закінчитися, коли надруковано довільну кількість сторінок.

У програмах друкування бажано передбачити діалог з оператором для уточнення параметрів друкування, таких як номер початкової сторінки, кількість сторінок, які потрібно надрукувати, або номер останньої сторінки, яка друкується.

Можливі ситуації (за наявності різних ЕОМ), коли обчислення за алгоритмом виконується на одній ЕОМ, а друкування - на іншій. У такому разі до технологічного процесу вводять додатково операцію копіювання підготовлених машинограм з одного носія на інший і операцію передачі файлів для друкування на інші ЕОМ. Програмне забезпечення для друкування обов'язково має формувати файли для друку.

При наявності локальної мережі Microsoft Windows замість копіювання файлів з машинограмами можуть існувати операції вибору, налагодження принтеру та друкування. В цьому випадку програмне забезпечення повинно дати змогу перервати програму або призупинити її дію для вибору принтеру та визначення його параметрів.

Роздруковані результати можуть розмножуватися за допомогою ЕОМ (повторний друк), або за допомогою ксерокопіювальної техніки.

Після обчислень можуть виконуватись операції копіювання результату на різні машинні носії (здебільшого знімні). Обов'язково копіюються нагромаджувальні масиви і масиви перехідних залишків. У випадках псування інформації на основі таких копій і змісту оперативних масивів можна відновити втрачені дані. Наприклад, залишки матеріалів на складі на кінець місяця можна відновити при пошкодженні на основі копії про залишки матеріалів на початок місяця та масиву (на основі первинних документів), де відображений рух матеріалів на складі за місяць.

На цьому етапі знімають копії з масивів з оперативними даними. Спосіб знімання копій залежить від способу підготовки масиву. Якщо масив готувався на такому носії як, наприклад, магнітна стрічка або дискета (знімні машинні носії), то з нього знімається копія на жорсткий магнітний диск. Якщо масив готувався на жорсткому магнітному диску, то з нього знімається копія на будь-який знімний машинний носій.

Якщо інформація обробляється централізовано, то результати друкування обов'язково передаються в ті підрозділи організації, де вони використовуватимуться. Передаватися можуть документи та машинні носії. Інформація може передаватися окремими масивами по каналах зв'язку, якщо ЕОМ поєднані в мережу.

Технологія створення і ведення інформаційних масивів

Усі масиви по стадіях їх створення можна поділити на первинні, робочі та результатні. Результатні та робочі масиви створюються автоматично у процесі обробки інформації на ЕОМ. Первинні масиви містять зібрану та зареєстровану інформацію. Такі масиви можна поділити на оперативні (умовно-змінні) та нормативно-довідкові (умовно-постійні) - НДІ. Розрізняють їх за стабільністю інформації, яка зберігається. У масивах НДІ інформація, що зберігається, змінюється рідко і в невеликій кількості. В оперативних масивах інформація змінюється практично повністю із закінченням чергового планового або облікового періоду або змінюється в міру виконання нових господарських операцій.

Наприклад, НДІ - норми часу на виробництво деталей, оперативна інформація - табель відпрацьованого часу.

І оперативні масиви, і масиви НДІ проходять стадію первинного створення і стадію ведення. Первинне створення передбачає занесення інформації до машинних носіїв із документа, а ведення - внесення змін до масиву.

Первинне створення оперативних та нормативно-довідкових масивів виконується однаково. Для створення будь-якого масиву необхідно виконати такі технологічні операції: зібрати і зареєструвати інформацію, передати її в місце обробки, перенести інформацію на машинний носій, проконтролювати перенесення, зняти копію масиву. Для масивів НДІ іноді друкується опис масиву.

Ведення масиву передбачає виконання деяких дій, серед яких можуть бути такі: додавання нових записів, знищення існуючих записів, зміна значень окремих атрибутів записів. Такі дії для оперативних масивів і масивів НДІ можуть бути різні. Це зумовлюється призначенням масивів, частотою їх використання і частотою внесення змін.

Ведення масивів НДІ потребує організації операцій збору і реєстрації змін, які за змістом відмінні від збору та реєстрації інформації при первинному створенні масиву.

Збір і реєстрація змін може виконуватися в усіх підрозділах, які використовують інформацію, що зберігається, або лише в одному підрозділі, який відповідає за внесення змін.

Під час централізованого зберігання інформації зміни реєструються в спеціальних документах, котрі називаються «Повідомлення про зміни». Такий варіант внесення змін притаманний і великим організаціям з розгалуженою мережею автоматизованих робочих місць, які користуються спільною довідковою інформацією.

Якщо зміни до масиву НДІ вносяться на АРМ і та інформація, яка зберігається, використовується лише цим АРМ, то для коригування спеціальні документи не заповнюються, а зміни вносяться до масивів у діалозі з користувачем на основі звичайних документів. В такому разі обов'язково формується і друкується протокол змін.

Повідомлення про зміни можуть мати різну форму для різних масивів або уніфіковану форму з вільною частиною для запису значень атрибутів. Повідомлення обов'язково має містити назву масиву, який змінюється, його ідентифікатор, вид зміни (додавання, знищення, зміна значення), дату внесення змін.

Якщо вид зміни - додавання, то у повідомленні міститься повний запис, який додається. Якщо зміна - знищення, то в повідомленні містяться лише ключі запису, який знищується. Якщо зміна - коригування значення атрибутів, то в повідомленні містяться ключі запису, що підлягає коригуванню, і нові значення атрибутів, які змінюються.

Зареєстровані зміни переносяться на машинний носій. Таке перенесення звичайним чином контролюється. Потім зміни за допомогою спеціальних програм вносяться до основного масиву. Такі програми мають передбачати перевірку дублювання ключів при додаванні нових записів. З нового (скоригованого) масиву знімається страхова копія.

З огляду на те, що можливе випадкове пошкодження інформації у процесі коригування, страхові копії можуть зніматися і з основного масиву, і з масиву коригування.

Страхові копії зберігаються деякий час, який попередньо не обумовлюється, а залежить від того терміну, протягом котрого виконуються коригування масиву. Такий спосіб зберігання страхових копій масивів дістав назву «зберігання інформації у поколіннях». Завжди зберігаються три покоління масиву. У літературі вони відомі як «дід», «батько», «син».

У разі зберігання в поколіннях, тільки-но з'являється четверта страхова копія, перша копія знищується. Отже, у системі завжди зберігаються лише три копії.

Наявність поколінь страхових копій дає змогу при пошкодженні інформації поновити її з мінімальними витратами.

Особливості використання оперативних масивів, їхні часті зміни призводять до того, що для оперативних масивів практично не виконуються операції змін значень атрибутів і знищення записів при веденні масивів. Такі зміни вводяться за рахунок додавання до масиву так званих сторніруючих записів - записів-змін. Відмінності можливі лише на АРМ при коригуванні планових даних, коли зміни спричинюються додатковою оцінкою стану виробництва. Наприклад, можна зменшити заплановану до випуску кількість деталей, якщо їх достатньо на складі готових деталей.

Найхарактерніший вид змін змісту оперативного масиву - додавання записів - виконується за тією самою схемою, що й первинне створення масиву. Інформація, яка додається, реєструється у тих самих документах, тим самим способом заноситься на машинний носій і контролюється, а потім дописується до основного масиву. Наприклад, інформація про виконані роботи обробляється щодобово і нагромаджується в масиві до кінця місяця.

При кожному поповненні оперативного масиву з нього знімається страхова копія. Щоб уникнути пошкоджень інформації в момент копіювання через вимкнення електроенергії, для оперативних масивів може зберігатися до трьох копій масивів, як у разі масивів НДІ.

Оперативні масиви звичайно не зберігаються на магнітному диску протягом тривалого часу, оскільки вони використовуються для отримання різних зведених показників і в первинному вигляді вдруге майже не використовуються. Тому для оперативних масивів окрім зазначених технологічних операцій необхідні й такі операції:

- створення архівних копій;

- знищення масиву або його очищення.

Архівні копії звичайно зберігаються протягом не менш як одного року і використовуються як довідки при проведенні ревізій, а іноді - для поновлення інформації. Такі копії створюються на знімних машинних носіях.

Знищення масиву або його очищення від застарілої інформації потрібне для зменшення кількості записів, що зберігаються, а також збільшення швидкості роботи з масивами. У противному разі з часом оперативні масиви стають громіздкими і непридатними для використання.

2. Практичне завдання

Розглянемо на прикладі овочевої бази, роботу СУБД „АССЕSS”.

БАЗА ДАНИХ. Створення таблиці бази даних складається з двох етапів. На першому етапі визначається її структура: склад полів, їх імена, послідовність розміщення в таблиці, тип даних, розмір, ключові поля і інші властивості полів. На другому етапі виробляється створення запису таблиці і заповнення їх даними.

Вибираємо спосіб створення таблиці: режим таблиці, Конструктора або Майстра таблиць. Режим конструктора визначається основний спосіб, при якому структура задається повністю користувачем.

База даних створюється в таблицях на підставах накладних:

Наприклад: створимо таблицю „Фрукти”:

В таблиці ми вкажемо назву фруктів, опиши його вид, позначимо категорію, вартість, код фрукта. Отримаємо таблицю:

Також створимо таблицю „Описання наборів”.

За допомогою створених таблиць ми можемо створити форми, за допомогою яких нам легше найти необхідну інформацію по продуктам.

Структура форми відображається в режимі конструктора форм. У цьому режимі може вироблятися настройка областей і елементів форми користувачем. Як форма в цілому, так і кожний з її елементів володіє властивостями, які можна переглядати і коректувати. Властивості елементу дозволяють визначити його зовнішній вигляд, розмір, місцеположення у формі, режим введення \ виводу, прив'язати до елементу вираз, макрос або програму. Властивості виражаються в діалоговому вікні, де для кожної властивості і його значення відводиться рядок.

Приклад форми:

Запит дозволяє вибрати необхідні дані з однієї або декількох взаємозв'язаних таблиць, виробити обчислення і одержати результат у вигляді таблиці. Через запит можна виробляти оновлення даних в таблицях, додавання і видалення записів. Запит виробляється на основі однієї або декількох таблиць бази даних.

Засобами запиту можна:

- вибрати записи, що задовольняють умову відбору;

- включити в результуючу таблицю запиту потрібне поле;

- виробити обчислення в кожному з одержаних записів;

- згрупувати записи з однаковими значеннями в одному або декільком полях і виконати над ними групові функції:

- виробити оновлення полів у вибраній підмножині полів;

- створити нову таблицю бази даних, використовуючи дані з існуючих таблиць;

- видалити вибрану підмножину записів з таблиці бази даних;

- додати вибрану підмножину записів в іншу таблицю.

Наприклад:

Засоби Ассеss по розробці звітів призначені для створення звіту, по якому може бути здійснений висновок даних таблиць у вигляді вихідного друкарського документа. Ці засоби дозволяють конструювати звіт складної структури, забезпечуючи висновок взаємозв'язаних даних з багатьох таблиць. Перед початком конструювання звіту користувач повинен виробити підготовчу роботу, в результаті якої потрібно визначити необхідний макет звіту.

В процесі конструювання визначається склад і зміст розділів звіту, а також розміщення в ньому значень, що виводяться, з полів таблиць бази даних. Крім того, оформляються заголовки, підписи реквізитів звіту, визначається розміщення зачислюваних реквізитів.

Засоби конструювання звіту дозволяють групувати дані по декількох рівнях. Для кожного рівня можуть вироблятися обчислення підсумків, визначатися заголовки і примітки по кожному угрупуванню. При формуванні звіту можуть вироблятися різноманітні обчислення.

Наприклад:

Фрукты, по категориям

Категория Название фрукта Опиcание фрукта Cтоимоcть

Cвежие

манго Из Азии 1,74р.

вишни Cвежие вишни из Cеверной Калифорнии 2,85р.

перcик Cвежие перcики c запада CША 2,10р.

cлива Cливы "золотая капля" c легко 1,95р.

отделяющйcя коcточкой

яблоки Антоновка, Оcеннее Полоcатое либо 1,95р.

Белый налив - в завиcимоcти от поcтавок

киви Киви из Орегона 2,85р.

груша "Хруcтящий плод" 1,95р.

апельcин Калифорния 2,40р.

поcтные фрукты C юга CША 4,80р.

абрикоc Канадcкие абрикоcы из Харглоу 2,10р.

черимойа Черимойа из Перу 1,50р.

рубиновый банан Краcные бананы из Эквадора 5,25р.

анжуйcкая груша Краcные анжуйcкие груши 2,85р.

черешня Желто-краcная черешня 2,85р.

Cушеные

черноcлив Итальянcкий черноcлив без коcточек 1,80р.

ананаc Медовые, ломтиками, Гавайи 3,75р.

клюква Cушеная 1,35р.

папайа Cушеная ломтиками 4,20р.

инжир Орегон, cушеные 1,50р.

вишня Cушеные, без коcточек, из Вашингтона 1,20р.

финик Cушеные 1,20р.

груша Cушеные ломтиками 3,75р.

киви Cушеные ломтиками 3,90р.

яблоко Cушные ломтиками 3,30р.

абрикоc Cушеные без коcточек 2,85р.

В шоколаде

Вишня Без коcточек, cушеные, в темном шоколаде 15,00р.

черника Cушеная, в темном шоколаде 4,50р.

Абрикоc Без коcточек, cушеные, в темном шоколаде 15,00р.

Заcахаренные

грейпфрут Заcахареные ломтиками, из Флориды 6,00р.

Висновок

СУБД Access - це відсутність дублювання даних в різних об'єктах моделі, забезпечуючи одноразове введення даних і простоту їх коректування; несуперечність даних; цілісність БД; можливість багато аспектного доступу; всілякі вибірки даних і їх використовування різними задачами і додатками користувача; захист і відновлення даних при аварійних ситуаціях, апаратних і програмних збоях, помилках користувача; захист даних від несанкціонованого доступу засобами розмежування доступу для різних користувачів; забезпечення незалежності програм від даних, що дозволяють зберегти програми при модифікації структури бази даних.

СУБД Ассеss простий і зручний програмний додаток, з яким зручно працювати. Його легко освоїти самостійно і це буде варто. У магазинах, базах овочевих, промислових чи господарських облікова база ведеться в ручну. Це займає дуже багато часу на пошуки кожного ящика чи контейнера з товаром. При цьому дуже багато часу входить на біготню по складу, комірник не може одразу дати відповідь по кожному виду товару:

- скільки залишилося товару на якусь окрему дату;

- скільки продали товару;

- коли закінчується термін реалізації;

- вартість окремого товару і багато іншого.

СУБД Ассеss дозволить скоротити час обробки даних по товару. Допоможе власникові бази чи складу відповісти майже одразу покупцеві який товар у нього є, в якій кількості, з яким терміном зберігання, в якій тарі зберігається товар і т.і.

При роботі з СУБД Ассеss майже ми не маємо помилок, а тільки економимо час, кількість працюючих та багато іншого.

Список літератури

1. Ананьєв, О.М. Інформаційні системи і технології в комерційній діяльності [Текст] : підручник / О. М. Ананьєв, В. М. Білик, Я. А. Гончарук. - Львів : Новий Світ-2000, 2006. - 584 с.

2. Антонов, В.М. Фінансовий менеджмент: сучасні інформаційні технології: навчальний посібник / В. М. Антонов, Г. К. Яловий ; ред. В. М. Антонов ; Мін-во освіти і науки України, КНУ ім.Т.Г.Шевченка. - К.: ЦНЛ, 2005. - 432с.

3. Гужва, В.М. Інформаційні системи і технології на підприємствах [Текст] : навчальний посібник / В. М. Гужва ; Мін-во освіти і науки України, КНЕУ. - К. : КНЕУ, 2001. - 400 с.

4. Гуржій, А.М. Інформатика та інформаційні технології [Текст] : підручник / А. М. Гуржій, Н. І. Поворознюк, В. В. Самсонов. - Х. : Компанія СМІТ, 2003. - 352 с.

5. Информационные системы и технологии: приложения в экономике и управлении: Кн. 6 [Текст] : учебное пособие / Мин-во образования и науки Украины, Донецкий нац. ун-т ; ред. Ю. Г. Лысенко. - Донецк : Юго-Восток, 2004. - 377 с.

6. Маслов, В.П. Інформаційні системи і технології в економіці [Текст] : навчальний посібник / В. П. Маслов ; Мін-во освіти і науки України. - К. : Слово, 2003. - 264 с.

7. Олійник, А. В. Інформаційні системи і технології у фінансових установах [Текст] : навчальний посібник / А. В. Олійник, В. М. Шацька. - Львів : Новий Світ-2000, 2006. - 436 с.

8. Румянцев, М.И. Информационные системы и технологии финансово-кредитных учреждений [Текст] : учебное пособие для вузов / М. И. Румянцев ; Западнодонбасский ин-т экономики и управления. - Днепропетровск : ИМА-пресс, 2006. - 482 с. -

9. Черняк, О.І. Системи обробки економічної інформації [Текст] : підручник / О. І. Черняк, А. В. Ставицький, Г. О. Чорноус. - К. : Знання, 2006. - 447 с.

Страницы: 1, 2, 3