Рис. 1. Методология создания системы документооборота

На рис. 1 в общий контур объединены объект и его программная реализация, общая теоретическая модель и конкретная теоретическая модель. Это сделано для того, чтобы показать существующую общность между ними. При этом имеется в виду, что объект и реализация находятся в реальном мире, то есть имеют некоторое физическое воплощение. В отличие от этого, обе модели находятся в виртуальном мире, то есть их воплощением является некоторый набор теоретических сведений. Таким образом, видно, что создание программной реализации объекта реального мира предполагает использование его теоретических проекций.

Если принять вышеуказанное обобщение, то можно говорить о двух этапах проводимых преобразований: из реального мира в теоретический и из теоретического в реальный. По применяемому инструментарию эти этапы можно назвать абстрагированием и реализацией. Этап абстрагирования основан на обобщении проецирования объектов реального мира в теоретический, то есть их воссоздание через систему свойств и признаков. На этапе реализации происходит обратный процесс: по предварительно заданным теоретическим данным функционально воссоздается объект реального мира.

При этом абстрагирование понимается в аспекте анализа предмета с целью выявления его сущностей, выработки критериев значимости, выявление значимых сущностей, а также отсеве незначимых. Степень значимости сущности определяется степенью ее отношения к изучаемым свойствам объекта. Таким образом, абстрагирование, с одной стороны, дает возможность концентрировать внимание разработчиков на исследуемых свойствах объекта, а, с другой стороны, за счет отсева незначимых сущностей понижает уровень адекватности исходного объекта и полученной модели.

В свою очередь, реализация позволяет воссоздание модели по некоторому формализованному описанию свойств и поведений используя существующий теоретический аппарат и прикладной инструментарий. Как следствие этого, модель подвержена влиянию технологических особенностей использованного аппарата и существующих ограничений применяемого инструментария. Таким образом, любая реализация является источником снижения адекватности модели и полученного из него объекта реального мира.

Как видно из вышеизложенного, в обоих случаях возникают проблемы адекватности. Причем, проблема адекватности возникает как при получении общей теоретической модели из предмета реального мира, так и при синтезе программной реализации из конкретной теоретической модели.

Вышеописанные случаи можно рассматривать также и с точки зрения используемых средств: декомпозиции и синтеза. При абстрагировании происходит разделение рассматриваемого предмета на множество значимых и незначимых сущностей. Таким образом, при помощи декомпозиции достигается представление целостной системы в виде совокупности подсистем. При реализации происходит обратный процесс: из множества отобранных и формализованных сущностей синтезируется объект, свойства и поведение которого подобны свойствам и поведению исходного объекта.

Глубина проводимой декомпозиции определяется особенностями каждой конкретной реализации и зависит от требований, предъявляемых к системе, и ресурсов, выделенных для ее реализации. Чем глубже декомпозиция, тем меньше размер элементарных единиц систем и тем точнее уровень воспроизведения. В то же время, чем больше глубина, тем больше количество элементов, сложнее отношения между ними, тем сложнее последующая реализация самой системы. Декомпозицию принято делать до такой глубины, чтобы можно было обеспечить измеримость полученных составных элементов без потери управляемости процессов.

В настоящей статье предлагается методология, которая предполагает проведение декомпозиции процесса документооборота до совокупности элементов и их отношений между собой. Эти элементы можно разделить на три категории: участники, состояния документов и действия участников. Участники документооборота - это сотрудники организации, производящие генерирование, движение и терминирование документов. По сути, участники воспринимаются системой через совокупность их обязанностей и могут описываться как ключевые участники, на роли которых назначаются реальные исполнители. Состояния документов - это конечный список состояний, которые могут принимать документы в процессе моделируемого документооборота. Представление документов в виде конечного дискретного списка состояния получается в результате применения декомпозиции к общему жизненному циклу документа. Действия участников - это конечный список возмущающих воздействий, инициируемых участниками, возникновение которых приводит к изменению текущего состояния одного или нескольких документов.

Таким образом, формально процесс документооборота может быть представлен в виде трех конечных множеств и связей элементов этих множеств между собой. Математическая нотация этого процесса может быть представлена в виде тройки , где

- формальная модель документооборота;

- множество участников;

- множество действий;

- множество состояний документов.

Эта нотация означает следующее: «Документооборот - это множество действий, производимых множеством участником над множеством состояний документов». Множество определяется как конечное множество ролей, которые могут быть назначены фактическим участникам документооборота. определяется как конечное множество действий, выполнение которых допустимо в пределах рассматриваемой системы документооборота. - конечное множество состояний, которые могут принимать документы после произведения действий из множества участником из множества .

3.1. Концептуальная модель

Концептуальная модель основывается на подходах, описанных в работах признанного специалиста в области создания систем корпоративного документооборота Майкл Саттона [3], В.М. Глушкова [2] и автора этой статьи [8]. В концептуальной модели на уровне концепции решаются вопросы масштабности системы и ее интеграции в общую систему организации. Для создания модели устанавливается взаимосвязь между необходимостью внедрения системы электронного документооборота и ее будущими пользователями.

Концептуальная модель разрабатывается таким образом, чтобы руководство организации могло наглядно представить себе будущую систему в общем виде и через это понимание была обеспечена поддержка реализации системы высшим руководством организации. Создание и внедрение информационной системы по сути является расширением существующей системы управления организации возможностями информационных технологий. Поэтому поддержка и понимание первого руководителя организации является критичным критерием для успешности внедрения информационной системы. В.М. Глушков назвал такой подход принципом первого руководителя и не просто упоминает о нем, а акцентирует внимание на важности обеспечения этого фактора.

Для построения концептуальных моделей согласно вышеоописанным принципам надо получить данные, которые смогут достаточно адекватно описать моделируемый процесс. Для этого целесообразно общий процесс декомпозировать на совокупность элементов нижнего уровня согласно заданной выше нотации. Общий процесс декомпозируется на три основные части: участники, действия и состояния. Эти части, каждая из которых является целостным технологическим элементом системы, далее декомпозируются на элементарные составляющие. Полученные элементы группируются в множества , и .

Для получения множества участников используются данные, полученные на этапе анализа системы документооборота [9]. На этом этапе выявляются характерные повторяющиеся участки, свойственные для установившихся ролей. Для этой общности строится список ролей. На основании списка ролей определяются ключевые участники, которые могут быть назначены для выполнения описанных ролей.

Критерием успешности проведенной декомпозиции являются полнота и невырожденность множества . То есть декомпозиция может быть проведена с избыточностью таким образом, чтобы одному физическому участнику соответствовало несколько ролей. Допустима ситуация, в которой одному и тому же действию в реальной жизни может соответствовать несколько действий формализованных ролевых персон. В то же время недопустимо вырождение множества , то есть ситуация, в которой физическому участнику не установлено никакой роли.

Множество состояний получается путем составления конечного списка состояний, допустимых для документов, обращающихся в данном документообороте. По сути происходит дискретизация жизненного цикла документа. Документ, который изменяется и движется в реальном времени, представляется в виде совокупности дискретных состояний. Каждое такое состояние характеризуется формализуемостью формы, то есть состояние может быть представлено в виде конечного количества полей и реквизитов документа. Состояния являются дискретными, конечными и описуемыми.

Множество действий получается путем декомпозиции действий, производимых в реальной системе документооборота, на конечную совокупность элементарных действий. Каждое такое действие влечет за собой изменение состояния одного или нескольких документов из множества . Возможен случай, когда в результате действия происходит изменение состояния само на себя. В таких случаях говорят о цикличности процесса. Несмотря на то, что цикличная организация весьма опасна с точки зрения окончания процесса, этот способ очень широко присутствует в реальных системах документооборота, так как позволяет прозрачно организовать бесконечные процедуры, имеющие выход по заданному критерию.

3.2. Функциональная модель

Функциональная модель документооборота - это описание модели системы на языке выполняемых ею функций. Электронный документооборот как любая задача информационных технологий является вторичной по отношению к автоматизируемому объекту. Реализация основывается на наличии некоторого исходного объекта, обладающего определенными свойствами и интерфейсом взаимодействия с внешним миром. Исходным объектом систем электронного документооборота является документооборот, реализующийся организацией в реальном мире. Процессы этого документооборота имеют на своем входе некоторые исходные документы и по выполнении критериев окончания генерируют на выходе конечные документы. Таким образом, упрощенно документооборот можно представить как некий инструментарий, обеспечивающий движение документов от исходного состояния к конечному.

Возвращаясь к заданной в разд. 3 нотации, можно сказать, что в множестве представлены некоторые состояния, которые имеют специальные свойства, определяющие эти состояния как конечные. Состояния, обладающие таким свойством, будем называть конечными состояниями. По достижении конечного состояния, процесс, которые реализует переход в данное состояние, считается окончившимся. Кроме конечных состояний, существуют еще и начальные, которые могут быть как некоторым состоянием из множества , так и пустым состоянием. Маршрут движения документа - последовательность действий, которые происходят в рамках процесса документооборота при достижении документов конечного состояния из начального. Таким образом, функциональная модель документооборота может быть представлена в виде совокупности начальных состояний, связанных с конечными состояниями маршрутами движения. Это можно наглядно отобразить в виде детерминированного или недетерминированного конечного автомата.

Рассмотрим данные, которыми оперируют системы документооборота вне зависимости от прикладной области и способа реализации. Входные данные - информация, которая поступает в систему - некоторый начальный набор состояний, возникновение которых указывает на начало работы системы. Окончательные результаты - данные, которые получаются в результате обработки системой входных данных - набор состояний, при достижении которых система принимает решение об окончании работы. Промежуточные результаты - результаты переработки исходных данных, которые используются при получении окончательных результатов, но сами из системы не выдаются. По сути, промежуточный результат - набор состояний, которые входят в общее множество состояний, но не являются ни начальными, ни конечными состояниями. Все эти состояния имеют одну значимую общность - исходные данные. Окончательные и промежуточные результаты могут быть описаны в форме слов в алфавите системы.

При рассмотрении функциональной модели документооборота можно говорить об исходных данных, промежуточных и окончательных результатах как об элементах информационного потока. Эти элементы можно перенумеровать и обозначить через . Общая совокупность всех элементов информационного потока составляет информационный базис системы. Информационный базис не зависит от программ переработки информации, а определяется, в основном, внешними функциями системы.

Между элементами потока существуют отношение вхождения и отношение порядка. Отношение вхождения имеет вид строки , которая означает, что элемент, записанный слева от знака равенства, образуется непосредственно из элементов входа, записанных справа. Отношение порядка позволяет различать такты в движении потока. Исходные данные являются элементами нулевого порядка. На первом такте из исходных данных образуются элементы первого порядка. На втором такте из элементов нулевого и первого порядков образуются элементы второго порядка и т.д. Таким образом, порядок Рi элемента на единицу больше максимального из порядков элементов .

Таким образом, мы имеем возможность представления моделируемого документооборота в виде последовательности дискретных событий. Общая совокупность этих событий состоит из конечного множества состояний. Состояниям могут быть присвоены признаки начальных, конечных или промежуточных результатов. Изменение состояний имеет детерминированную последовательность, которая может быть представлена в виде набора функций перехода. Приведенное выше описание позволяет сделать вывод о возможности представления систем документооборота детерминированным конечным автоматом.

Страницы: 1, 2, 3