p align="left">-ручной ввод; -автоматизированный ввод. Следующей важной процедурой информационной технологии является обработка данных. Данные, которыми оперирует компьютер, не должны представлять собой беспорядочный набор символов, хаотично расположенных в его памяти. Все операции данной процедуры делятся на логические (сортировка, группировку, поиск), либо на вычислительные. Простейшим методом поиска является последовательный перебор и сравнение текущего значения элемента данных с заданным, до первого случая их совпадения. Вычислительные операции. Специфика экономических расчетов состоит в выполнении в подавляющих случаях арифметических операций. Не мало важную роль в информационных технологиях играет операция проверки правильности полученных результатов. Для ее осуществления можно воспользоваться балансовым контролем.
Общая структура и содержание информационных ресурсов предприятия информационные ресурсы - это отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных и других системах), созданные, приобретенные за счет средств федерального бюджета, бюджетов субъектов РФ. Иными словами информационные ресурсы общества - это сведения различного характера, материализованные в виде документов, баз данных и баз знаний. Сегодня известны следующие государственные информационные ресурсы: Ресурсы государственной системы экономической и научно-технической информации Ресурсы в сфере финансов и внешнеэкономической деятельности Ресурсы Банка России. Ресурсы государственного таможенного комитета. Информация о природных ресурсах, явлениях, процессах (ответственным за данный ресурс является Министерство природных ресурсов РФ, которое создало «Единую информационную систему недропользования». Ресурсы Государственной системы статистики. Информационные ресурсы, как и иные ресурсы (материальные, трудовые, финансовые, энергетические и прочие), играют центральную роль в управлении предприятием. Под информационным ресурсом предприятия (организации) будем понимать совокупность собственных и внешних (поступающих извне) данных как бумажных, так и электронных, предназначенных для его функционирования и развития. Формы существования такого рода ресурсов могут быть следующими: бумажные документы, электронные документы, базы данных, базы знаний, web-сайты, файлы различной природы (аудио, видео) и т.д. В сущности, информационные ресурсы - это общий объем данных и знаний, циркулирующих, входящих в предприятие и исходящих из него, материализованных на каком-либо носителе. Информационные ресурсы делятся на две группы: собственные и внешние. Собственные - это те, что генерируются внутри предприятия, внешние - поступают извне. Собственные информационные ресурсы, в зависимости от материального носителя делятся на внемашинные и внутримашинные. Внешние информационные ресурсы могут быть как платными (приобретаемыми), так и предоставляемыми сторонними организациями в соответствии с договоренностями или обязательствами (получаемые ресурсы). Содержательно информационные ресурсы данного класса отражают информацию, получаемую из банков, страховых, налоговых и прочих организаций. Особое место в данном классе занимают Интернет-ресурсы отдельных министерств и ведомств. Собственные информационные ресурсы могут быть либо структурированными, и тогда они подлежат арифметической, логической и другой обработке программными средствами, либо нет, что не позволяет осуществлять с ними подобных операций. Структурируемые информационные ресурсы - это базы данных, хранилища данных, базы знаний и т д. Нормативно-методическая база управленческой документации В соответствии с Федеральным законом «Об информации, информатизации и защите информации» документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Документ обладает двумя свойствами: многофункциональность (регистрация информации, передача, обработка и хранение) и наличием юридической силы. Форма и содержание управленческих документов, циркулирующих на предприятии, регламентируется нормативно-методической базой, создаваемой государственными органами. Под нормативно-методической базой управленческих документов понимается свод законов, нормативно-правовых и методических документов, регулирующих процессы их создания, обработки и хранения. Данная база содержит: Законодательные акты РФ в сфере информации и документации. Государственные стандарты на управленческую документацию. Стандарты регламентируют форму и содержание большинства документов, циркулирующих на предприятии. Документы, разработанные в соответствии с этими стандартами, называются унифицированными. Унификация систем документации может осуществляться на различных уровнях: межотраслевом (государственном), отраслевом и на уровне предприятий. На межотраслевом уровне создается унифицированная система документации (УСД), в которую входят: единая система конструкторской документации (ЕСКД); единая система технологической документации (ЕСТД); унифицированная система форм статистической информации; унифицированная система документации бухгалтерского учета и отчетности и др. В соответствии со стандартами в РФ создано восемь унифицированных систем документации: Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций. Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий. Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. Унифицированные системы отчетно-статистической документации. Унифицированные системы банковской документации. Унифицированные системы документации Пенсионного фонда РФ. Унифицированные системы документации по труду. Унифицированные системы внешнеторговой документации. В соответствии с принципами создания унифицированных систем документации, реально действующие управленческие документы соответствуют формуляру-образцу, разработанного для той или иной системы документации. Расположение реквизитов в документе должно выполняться в тех полях, которые указаны в формуляре-образце. Как правило, в последнем имеется несколько зон: зона общих реквизитов (наименование предприятия, адрес, банковские реквизиты), зона формы документа (код формы и гриф ее утверждения), зона названия документа и даты составления, зона для размещения табличной части, зона для подписей в документе. Классификация и кодирование экономической информации В управленческой документации одна часть данных кодируется, а вторая - нет (адреса, фамилии и т.д.). Кодирование выполняется с целью сокращения затрат на ввод документов и упрощения операций по их обработке. Коды находятся в классификаторах, содержащих также систематизированный свод наименований объектов и их группировки. Для того чтобы получить коды объектов, они предварительно классифицируются. Классифицирование - это деление множества объектов на классы в соответствии с нужным признаком. Если признаков несколько и между ними существует иерархическая соподчиненность, то получают иерархическую классификацию. Правила построения иерархического классификатора следующие: В настоящее время существует три уровня классификаторов экономической информации: общегосударственные, отраслевые и локальные (классификаторы предприятий). Общегосударственные классификаторы делятся на следующие группы: Классификаторы управленческих документов, видов деятельности, экономических и социальных показателей Общероссийский классификатор видов экономической деятельности (ОКВЭД); Общероссийский классификатор валют (ОКВ); Общероссийский классификатор единиц измерения (ОКЕИ) и др. Классификаторы организационных структур. Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО); Классификаторы информации о населении и кадрах. Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО); Идентификационная часть зависит от отрасли и ее специфических особенностей. Отраслевые классификаторы создаются для некоторых отраслей производства или видов деятельности (коды бухгалтерских счетов, коды видов оплат и удержаний, виды операций с материальными ценностями и т.д.). Локальные классификаторы предназначены для информационного обслуживания отдельного предприятия или организации (табельные номера, коды структурных подразделений, коды поставщиков и т.д.). На данном уровне классификация и кодирование объектов или процессов осуществляется специалистами предприятия. Коды необходимы для упрощения процедур автоматического поиска информации, ее группировки, сортировки и получения сводных результатов вычислений. Кодирование - это процесс присвоения условного обозначения объектам. Коды могут быть цифровыми, буквенными и буквенно-цифровыми. Распространенными являются следующие системы кодирования: порядковая, серийная, позиционная, мнемоническая (код повторения), шахматный код. Порядковая система кодирования предполагает присвоение всем позициям кодируемой номенклатуры порядковые номера без пропусков. Серийная система ориентирована на кодирование объектов, которые предварительно сгруппированы в серии. Позиционная система кодирования отражает иерархическую соподчиненность признаков классификации. В бухгалтерском учете распространены позиционные двух и трехпризначные коды. Мнемонический код повторяет характеристики объекта, например коды гаечных ключей, могут быть следующими: ключ 12 на 14 кодируется как 1214, ключ 14 на 17 - как 1417 и т.д. Шахматный код применятся для кодирования двухпризначных номенклатур
Электронный документооборот Под документооборотом будет пониматься движение бумажных и электронных документов от аппарата управления до объекта управления, а также из внешней среды. Документооборот строго регламентируется путем указания места обработки документов, момента их получения или передачи на другое место или сдачи в архив. Различают обычный (бумажный) и электронный документооборот. Электронный документ - это бумажный документ, введенный в память компьютера в соответствии с установленными правилами или полученный по каналам передачи данных из внешней среды. Документы различаются по типам носителей информации. Существуют три типа носителей: -бумага; -микрофиши: с точки зрения поиска мало, чем отличаются от бумаги, но занимают меньше места; -электронные носители: жесткие диски, оптические диски, магнитооптические диски. Хранение электронных документов в архиве. 2. Организация поиска документов. Поддержка защиты документов от несанкционированного доступа. Маршрутизация и передача документов. Известны следующие системы маршрутизации: 1.Свободная маршрутизация: последовательная или параллельная. При последовательной маршрутизации документ проходит от одного пользователя к другому, а при параллельной - он одновременно поступает к нескольким пользователям. 2. Свободная маршрутизация с контролем исполнения. Под контролем понимается: -контроль доставки документа; -контроль исполнения (выдача извещения, что задание выполнено); -мониторинг задания (кто и что сейчас делает с заданием). 3. Маршрутизация по заранее определенным маршрутам с контролем исполнения. 4. Система электронной почты. Собственные внутримашинные информационные ресурсы предприятия Внутримашинные структурированные информационные ресурсы - это множество бумажных управленческих документов, а также информации поступающей из вне, размещаемых в памяти компьютера в соответствии с некоторой моделью. Структуризация достигается благодаря модели, так как устанавливаются правила размещения данных и определяются возможные операции над ними. Наиболее распространенными формами существования внутримашинных информационных вопросов являются: Файлы, базы данных, хранилища данных, базы знаний. Файл - это последовательное отображение однородных управленческих документов на машинном носителе в виде записей. Запись отражает один документ, либо его строку, если документ многострочный. Главная особенность баз данных, существенно отличающая их от баз файловой системы, состоит в их ориентации на интерактивный режим работы с ними конечного пользователя (бухгалтера, финансиста, менеджера и т.д.).
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8
|