Особенности работы с таблицами Excel

30

Содержание

1. Теоретическая часть на примере электронной таблицы MS Excel

1.1 Электронные таблицы: назначение и основные функции

1.2 Структура электронных таблиц

1.3 Типы и формат данных

1.4 Имя ячейки, относительная и абсолютная ссылки

1.5 Настройка таблиц и ввод данных

1.6 Редактирование структуры таблицы

1.7 Вычисления с использованием стандартных функций

1.8 Сортировка данных

1.9 Поиск данных

1.10 Построение диаграмм

2. Практическая часть

Список использованной литературы

1. Теоретическая часть на примере электронной таблицы MS Excel

Одной из самых продуктивных идей в области компьютерных информационных технологий стала идея электронной таблицы. Многие фирмы разработчики программного обеспечения для ПК создали свои версии табличных процессоров - прикладных программ, предназначенных для работы с электронными таблицами.

1.1 Электронные таблицы: назначение и основные функции

Табличные процессоры (ТП) -- позволяют создавать таблицы, являются динамическими, т. е. содержат так называемые вычисляемые поля, значения которых автоматически пересчитываются по заданным формулам при изменении значений исходных данных, содержащихся в других полях. При работе с табличными процессорами создаются документы в памяти компьютера -- электронные таблицы (ЭТ). В дальнейшем ее можно просматривать, изменять, записывать на магнитный диск для хранения, печатать на принтере.

Электронная таблица (ЭТ) позволяет решать целый комплекс задач:

Прежде всего, выполнение вычислений. Основное свойство ЭТ -- мгновенный пересчет формул при изменении значений входящих в них операндов.

Использование ЭТ в качестве базы данных.

Сортировка и поиск данных. Электронные таблицы позволяют осуществлять сортировку данных. Данные в электронных таблицах сортируются по возрастанию или убыванию. При сортировке данные выстраиваются в определенном порядке. Можно проводить вложенные сортировки, т. е. сортировать данные по нескольким столбцам, при этом назначается последовательность сортировки столбцов.

В электронных таблицах возможен поиск данных в соответствии с указанными условиями -- фильтрами. Фильтры определяются с помощью условий поиска (больше, меньше, равно и т. д.) и значений (100, 10 и т. д.). Например, больше 100. В результате поиска будут найдены те ячейки, в которых содержатся данные, удовлетворяющие заданному фильтру.

Построение диаграмм и графиков. Графический режим работы, который дает возможность графического представления (в виде графиков, диаграмм) числовой информации, содержащейся в таблице.

Математическое моделирование. Использование математических формул в ЭТ позволяет представить взаимосвязь между различными параметрами некоторой реальной системы. Благодаря мгновенному пересчету ЭТ представляет собой удобный инструмент для организации численного эксперимента: подбор параметров, прогноз поведения моделируемой системы, анализ зависимостей, планирование.

Программа Excel предназначена для подготовки и обработки электронных таблиц и входит в офисный пакет программ Microsoft Office.

1.2 Структура электронных таблиц

Основная часть рабочего окна программы Microsoft Excel занята рабочим листом, который и является электронной таблицей. Электронная таблица состоит из строк и столбцов, на пересечении которых располагаются ячейки.

Столбцы (3) обозначаются латинскими буквами: А, В, С … далее используется двух буквенное обозначение АА, АВ … Минимальное число столбцов в таблице 256.

Строки (4) нумеруются целыми числами (1, 16, 278 и т. п.). Максимальное число строк - 65536.

Пересечение строки и столбца образует ячейку. Каждая ячейка таблицы имеет свой собственный адрес, который состоит из буквы столбца и номера строки, например: А1, В3. Одна из ячеек на рабочем меню всегда является текущей (5). Текущая ячейка обведена широкой рамкой и называется активной, ее адрес приведен в строке формул.

Файл (документ) представляет собой файловую книгу (1), которая состоит из одной или многих рабочих листов (2). Листы одной книги связаны тематически. Каждый рабочий лист имеет название (которое можно менять).

Можно вводить и изменять данные одновременно на нескольких рабочих листах, а также выполнять вычисления на основе данных из нескольких листов.

Диапазон или блок - это прямоугольная область таблицы. Блок может состоять из одной или нескольких ячеек, строк, столбцов. Адрес блока состоит из адресов левой верхней и правой нижней ячеек, разделенных двоеточием, н-р АН:В13.

1.3 Типы и формат данных

Основные (исходные) данные - это данные, значения которых определяется самостоятельно.

Производные данные - это данные, значения которых определяются по значениям других ячеек.

Электронные таблицы позволяют работать с тремя основными типами данных: число, текст и формула.

Числовые данные - это отдельное число. Может быть целым, дробным (используется запятая). Числа в электронных таблицах Excel могут быть записаны в обычном числовом или экспоненциальном формате, например: 195,2 или 1,952Е + 02. Если ширина ячейки мала, то числа ставятся символы # # #. При этом число сохраняется.

Текстовые данные - это строка текста произвольной длины.

Текстом в электронных таблицах Excel является последовательность символов, состоящая из букв, цифр и пробелов, например запись «32 Мбайт» является текстовой. По умолчанию текст выравнивается в ячейке по левому краю. Это объясняется традиционным способом письма (слева направо).

Формула - это арифметическое выражение. Оно представляет собой последовательность чисел, ссылок на ячейки и функций, объединенных знаками арифметических операций (+ - / * % ^).

Формула должна начинаться со знака равенства и может включать в себя числа, имена ячеек, функции (Математические, Статистические, Финансовые, Дата и время и т. д.) и знаки математических операций. Например, формула «=А1+B2» обеспечивает сложение чисел, хранящихся в ячейках А1 и B2, а формула «=А1*B» -- умножение числа, хранящегося в ячейке А1, на 5.

При вводе формулы в ячейке отображается не сама формула, а результат вычислений по этой формуле. При изменении исходных значений, входящих в формулу, результат пересчитывается немедленно.

Формат представления данных. По умолчанию после создания документа все ячейки находятся в формате «Общий»:

числа выравниваются по правому краю, а текст - по левому;

если, изменяя ширину столбца, сделать ее меньше определенной, то число в ячейках заменяется на символы #. Это не ошибка. Это означает, что нужно сделать столбец пошире;

если число очень большое («6000000000000») или очень маленькое («0,00000000000001»), оно автоматически преобразуется в экспоненциальный (научный) формат («6E+12» и «1E-14» соответственно);

при изменении ширины столбца округляются десятичные дроби. Например, если написать «3,1415», затем изменить ширину так, чтобы «5» перестала помещаться, в ячейке отобразится «3,142».

Часто нужно к числу в ячейке добавить обозначение денежной единицы, знак процента, выставить количество знаков после запятой, представить дату в определенном формате и т.п.

Есть 3 способа изменить формат представления данных в ячейках:

автоматически после ввода определенных данных в ячейку Excel сам сменит формат ячейки;

с помощью кнопок на панели инструментов «Форматирование».

с помощью окна «Формат ячеек».

1.4 Имя ячейки, относительная и абсолютная ссылки

Ссылка в Excel -- это адрес ячейки или связного диапазона ячеек. В каждом листе Excel может быть 256 (2 в 8 степени) столбцов и 65536 (2 в 16 степени) строк.

Адрес ячейки определяется пересечением столбца и строки, например: A1, C16. Адрес диапазона ячеек задается адресом верхней левой ячейки и нижней правой, например: A1:C5.

В формулах используются ссылки на адреса ячеек. Существуют два основных типа ссылок: относительные и абсолютные. Различия между ними проявляются при копировании формулы из активной ячейки в другую ячейку.

Относительная ссылка в формуле используется для указания адреса ячейки, вычисляемого относительно ячейки, в которой находится формула. Относительная адресация задана по умолчанию. Относительные ссылки имеют следующий вид: А1, ВЗ.

При использовании относительной адресации в формулах программа запоминает расположение ячеек относительно текущей ячейки. Так формулу D4=B4*C4 программа интерпретирует следующим образом: «Умножить значение, находящееся на две ячейки левее данной, на значение расположенное в ячейке слева от данной».

Относительная адресация позволяет копировать формулы методом заполнения. При перемещении или копировании формулы из активной ячейки относительные ссылки автоматически обновляются в зависимости от нового положения формулы.

Если при копировании формул необходимо сохранить ссылку на конкретную ячейку, то необходимо воспользоваться абсолютной адресацией. Т.е. абсолютная ссылка в формуле используется для указания фиксированного адреса ячейки. Признак абсолютной адресации - знак доллара $ (например, $А$1). Для того, чтобы задать ссылку на ячейку как абсолютную, надо ввести перед именем столбца или номером строки или тем и другим знак «$» Н-р $A1, A$1, $A$1.В режиме редактирования многократное нажатие на клавишу F4 циклически меняет типа адресов.

Если символ доллара стоит перед буквой (например: $А1), то координата столбца абсолютная, а строки -- относительная. Если символ доллара стоит перед числом (например, А$1), то, наоборот, координата столбца относительная, а строки -- абсолютная. Такие ссылки называются смешанными.

Например, в ячейке С1 записана формула =А$1+$В1, которая при копировании в ячейку D2 приобретает вид =В$1+$В2. Относительные ссылки при копировании изменились, а абсолютные -- нет.

Для упрощения работы с адресом ячейки можно дать ей имя, и затем обращаться к ячейке или диапазону не по его адресу, а по символьному имени. Именованные ссылки можно использовать везде, где можно использовать то значение, на которое указывает ссылка. Для создания именованной ссылки нужно выделить нужную ячейку или диапазон, затем щелкнуть в текстовое поле (см. рис.) ввести свое имя и нажать Enter. Можно использовать русские имена. Имя не может содержать пробелов и начинаться с цифры. Именованная ссылка может ссылаться на несвязный диапазон ячеек (выделенный с «Ctrl»).

Для вставки именованной ссылки можно воспользоваться кнопкой со стрелкой вниз:

или нажать клавишу «F3», откроется следующее окно:

Пример использования: «=СУММ(tablica_1)»

1.5 Настройка таблиц и ввод данных

Отдельная ячейка может содержать данные, относящиеся к одному из трех типов: текст, число или формула,- а также оставаться пустой.

Тип данных, размещаемых в ячейке, определяется автоматически при вводе. Если эти данные можно интерпретировать как число, программа Excel так и делает. В противном случае данные рассматриваются как текст. Ввод формулы всегда начинается с символа «=» (знака равенства).

Ввод данных осуществляют непосредственно в текущую ячейку или в строку формул, располагающуюся в верхней части окна программы непосредственно под панелями инструментов. Место ввода отмечается текстовым курсором.

Если начать ввод нажатием алфавитно-цифровых клавиш, данные из текущей ячейки заменяются вводимым текстом.

Если щелкнуть на строке формул или дважды на текущей ячейке, старое содержимое ячейки не удаляется и появляется возможность его редактирования. Вводимые данные в любом случае отображаются: как в ячейке, так и в строке формул.

Чтобы завершить ввод, сохранив введенные данные, используют кнопку Enter в строке формул или клавишу Enter.

Чтобы отменить внесенные изменения и восстановить прежнее значение ячейки, используют кнопку Отмена в строке формул или клавишу Esc.

Для очистки текущей ячейки или выделенного диапазона проще всего использовать клавишу Delete.

Итак, ввод данных: 1. Сделать активной ячейку. 2. Набрать данные, отредактировать. 3. Нажать Enter или клавишу перемещения курсора.

Если в ячейки содержались данные, то они заменяются на новые, а производные данные в других ячейках пересчитываются.

Редактирование данных может проводиться как в процессе ввода данных, так и после ввода:

1. Сделать активной ячейку.

2. Нажать клавишу F2 для перехода в режим редактирования непосредственно в ячейке или щелкнуть мышью в строке ввода.

3. Отредактировать клавишами Backspace, Delete, Insert.

4. Нажать Enter или клавишу перемещения курсора.

Ввод адресов ячеек в формулу можно проводить как с клавиатуры, так и щелчком на нужную ячейку. При этом адрес этой ячейки будет помещен в вводимую формулу

Для того, чтобы таблица выглядела аккуратно, красиво необходимо настроить форматы содержимого ячеек, а так же размеры ячеек.

Страницы: 1, 2, 3