Продажа продовольственных товаров на примере магазина "Вкусняшка"

15

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ДАЛЬНЕВОСТОЧНЫЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по дисциплине:

«Создание приложений средствами MS Access»

на тему:

«Продажа продовольственных товаров на примере магазина «Вкусняшка»

Содержание

• 1. Общие положения 4
• 2. Описание предметной области 6
• 4. Задачи, решаемые в рамках рассматриваемой предметной области 7
• 4. Концептуальная модель 8
• 5. Реляционная модель данных 9
• 6. Запросы 10
• 7. Формы 11
• 8. Отчеты 13
• 9. Макросы 14
• 10. Руководство для пользователя по применению базы данных 15
• Заключение 18
• Список используемой литературы 19

Введение

Современная экономика не мыслима без эффективного управления. Успех управления во многом определяется эффективностью принятия интегрированных решений, которые учитывают самые разносторонние факторы и тенденции динамики их развития. Важная категория интегрированных решений - система обработки информации предприятия.

Управление любого предприятия ставит перед собой цели добиться продвижения вперед, развития и прогрессирования в целом деятельности предприятия.

Одним из возможных путей достижения этих целей является автоматизация непосредственно основного производственного процесса, а также систему документооборота предприятия, т.е. внедрение в сферу деятельности предприятия новых продуктов современных технологий.

В данной курсовой работе рассматривается новый программный продукт «Access-2000» (MICROSOFT) - популярная программа разработки реляционных Баз Данных, которая входит в состав пакета Microsoft Office 2000. Настоящая База Данных создана для облегчения работы с документооборотом продовольственного магазина «Вкусняшка.»

Одно из мощных средств базы данных состоит в том, чтобы упорядочить информацию по тому признаку, который задает пользователь.

Созданная База Данных позволяет автоматизировать заполнение и передачу документов, используемых для учета поступления и реализации продовольственных товаров данного предприятия, а также упорядочить хранение данных. Еще одним важным аспектом базы данных является возможность отбора из большого объема имеющихся данных необходимой информации, которую можно представить в форме различного вида отчетов. Это позволяет более наглядно отобразить информационные потоки предприятия и дать общую оценку его работы.

Магазин «Вкусняшка» осуществляет реализацию продовольственных товаров населению. Задачей руководителей предприятия является:

Организация бесперебойного поступления товаров.

Расширение ассортимента реализуемых товаров.

Соблюдение санитарно-гигиенических норм и сроков хранения продовольственных товаров.

Обеспечение сохранности, качества и товарного вида продукции.

Поиск новых, прогрессивных форм обслуживания, обеспечивающих рост товарооборота и повышение качества и культуры обслуживания.

Организация учета поступления и реализации товаров.

Внедрение новых технологий обработки информации.

Своевременное предоставление установленных форм отчетности.

Своевременная выплата налогов.

Главным основателем и руководителем продовольственного магазина «Вкусняшка» в настоящее время является Протасов Н.М. Ему подчиняются: менеджер по продажам, заведующие отделами, продавцы, грузчик, водитель, уборщица.

Общая организационная структура деятельности предприятия показана в виде схемы в Приложении 1. На схеме изображены уровни движения продовольственных товаров от поставщика до потребителя на примере рассматриваемого предприятия. Принимая во внимание небольшой объем продаж магазина, в данной схеме поставщики будут представлены фиксированным списком, а покупатели - частным лицом.

Магазин имеет следующую структуру:

Отдел №1 (продажа мясной, молочной и кисломолочной продукции)

Отдел №2 (продажа бакалейных товаров)

Отдел №3 (продажа кондитерских изделий)

Отдел №4 (продажа свежих фруктов и овощей, консервированной продукции, овощных полуфабрикатов, соков, напитков и минеральных вод)

Отдел №5 (продажа рыбы, рыбной продукции и полуфабрикатов)

Заведующие отделами несут ответственность:

За соблюдение ассортимента реализуемых товаров.

За правильность хранения и сохранность товара, за качество реализуемой продукции (их соответствие Гостам, Стандартам и Техническим Условиям).

За соблюдение санитарно-гигиенических норм в торговых залах и подсобных помещениях.

За соблюдение Правил торговли.

За ведение учетной и отчетной документации вверенного участка работы.

За ведение учета и контроля рабочего времени сотрудников, находящихся в их подчинении.

Распоряжения заведующих в части организации контроля и учета процесса реализации является обязательным для всего персонала, непосредственно связанного с отпуском товаров в розницу.

Менеджер по продажам осуществляет контроль поступления и реализации товарной продукции. В его обязанности входит:

Заключение договоров на поставки товаров.

Контроль соблюдения договорных условий.

Контроль остатков товаров и своевременное пополнение запасов.

Соблюдение ассортиментного минимума и расширение ассортимента реализуемых товаров.

Ведение учетной и отчетной документации, связанной с поступлением и реализацией товаров, начисление заработной платы.

Анализ хозяйственной деятельности предприятия, поиск резервов для увеличения продаж, сокращения потерь и времени товарного оборота.

Менеджер по продажам подчиняется непосредственно директору предприятия.

Продавцы осуществляют отпуск товаров покупателям в торговом зале. Они отвечают:

За сохранность и качество отпускаемых ими товаров.

За соблюдение Правил торговли.

За соблюдение санитарно-гигиенических норм на своем рабочем месте.

Подчиняются продавцы непосредственно заведующим отделами и выполняют их распоряжения.

Водитель осуществляет своевременную доставку товаров в магазин на автомобиле и по необходимости выполняет распоряжения директора предприятия, связанные с использованием автотранспорта.

Уборщица обеспечивает чистоту в торговом зале, подсобных помещениях и выполняет распоряжения директора и заведующих отделами, связанные с соблюдением чистоты и порядка в магазине.

Директор магазина координирует работу всех подразделений и сотрудников предприятия и осуществляет их взаимосвязь.

Предметная область - часть реальной системы, представляющая интерес для данного исследования.

В данной структуре мы рассматриваем продовольственный магазин, его входные и выходные потоки информации.

Документы, которые используются и заполняются на предприятии, в совокупности составляют его документооборот.

Условно все документы магазина можно подразделить следующим образом:

1. Руководящие документы (Технические Условия, ГОСТы, Стандарты, Правила торговли, Постановления, Указания, Распоряжения, законодательные документы, Договоры)

2. Входящие документы (Фактуры, Счета, Наряды, Накладные, Прейскуранты)

3. Внутренние документы (Накладные, Разнарядки, Табели, Прайс-листы, Карточки, Счета, Отчёты, Журналы)

4. Исходящие документы (отчёты, счета, чеки)

Автоматизированная информационная система решает следующие задачи:

Все документы хранятся в электронном виде, в результате чего имеется возможность их быстрого нахождения, заполнения и передачи в любое подразделение предприятия.

Полностью исключается дублирование одних и тех же показателей в различных документах, а также наличие показателей, не используемых в работе.

Значительно уменьшаются затраты времени на передачу дополнительной информации из различных подразделений предприятия, непосредственная работа с документами инженера-химика сводиться к выполнению следующих задач:

С помощью созданной Базы Данных можно будет получить ответы на следующие вопросы:

Когда и откуда прибыл тот или иной товар (поставщик, его адрес и реквизиты).

По какому документу, по какой цене, в каком количестве, в какой упаковке и какого сорта поступил тот или иной товар.

Узнать товарооборот и выручку магазина в целом или его структурных подразделений за любой день, неделю, декаду, месяц, квартал, год и так далее.

Получить сведения о том, сколько того или иного товара осталось в магазине в целом или его отделах на любой момент времени.

Контролировать сроки хранения быстро портящейся продукции.

Вести учет поступления и сдачи тары, расхода упаковочного материала, значительно уменьшить их потери.

Быстро получать сведения о потерях и убытках.

Качественно проводить анализ деятельности предприятия.

В кратчайшие сроки разрабатывать мероприятия по расширению ассортимента реализуемых товаров, увеличению товарооборота, сокращению потерь и внедрению прогрессивных форм обслуживания населения.

Вести учет и контроль рабочего времени сотрудников.

Концептуальная схема - описание предметной области в терминах некоторой модели. Она служит средством общения между различными пользователями и поэтому разрабатывается без учета физических представлений данных. Цель концептуального представления - создать такое формальное представление о базе данных, чтобы любое внешнее представление являлось его подмножеством. Эта модель используется для выражения, организации, упорядочения и обмена представлениями.

Теперь сформируем реляционную модель данных. В реляционных моделях данных объекты и взаимосвязи между ними представляются с помощью таблиц. Каждая таблица представляет один объект и состоит из строк и столбцов.

Таким образом, реляционная модель базы данных продовольственного магазина «Вкусняшка» будет иметь следующий вид

Таблица 1. Типы товаров

Таблица 2. Товары

Таблица 3. Заказы

Таблица 4. Приход и продажа