Проектирование базы данных "Отдел кадров"

19

Министерство образования и науки Республики Казахстан

Казахстанский инженерно-технологический университет

Кафедра «Вычислительная техника, автоматизаций и телекоммуникации»

КУРСОВАЯ РАБОТА

Проектирование базы данных "Отдел кадров"

Выполнил: студент 4-го курса.

ВТиПО з/о

Проверила:

препод. Бекназарова У.О.

Алматы 2010г.

Содержание

Введение 3

1. Определение предметной области 4

1.1 Назначение информационной системы 4

1.2 Характеристика документов и атрибутов предметной области 4

2. Проектирование информационной системы 8

2.1 Построение инфологической модели 8

3. Объекты базы данных Microsoft Access 9

3.1 Таблицы 9

3.2 Запросы 13

3.3 Создание форм 16

3.4 Создание отчетов 18

Заключение 19

Список использованной литературы 20

Введение

Базы данных -- это совокупность структур, предназначенных для хранения больших объемов информации и программных модулей, осуществляющих управление данными, их выборку, сортировку и другие подобные действия. Информация базы данных хранится в одной или нескольких таблицах. Любая таблица с данными состоит из набора однотипных записей, расположенных друг за другом. Они представляют собой строки таблицы, которые можно добавлять, удалять или изменять. Каждая запись является набором именованных полей, или ячеек, которые могут хранить самую разнообразную информацию, начиная от даты рождения и заканчивая подробным описанием кулинарного рецепта. Однотипные поля разных записей образуют столбец таблицы.

Записи одной таблицы могут содержать ссылки на данные другой таблицы, например, в таблице со списком товаров могут храниться ссылки на справочник производителей товаров с их адресами и другими реквизитами. При этом записи, касающиеся разных товаров, могут указывать на одного и того же производителя. Такое взаимодействие таблиц называется связью.

Другие модули базы данных предназначены для обработки информации, хранящейся в таблицах. С помощью запросов производится выборка данных, отвечающих определенным условиям. Формы предназначены для форматированного ввода и восприятия информации. Отчеты обеспечивают вывод (как правило, на принтер) красочно оформленного списка записей с заголовками, пунктами и подпунктами.

Создав одну таблицу, вы уже получаете полноценную базу данных. Однако в реальной жизни структуры баз данных, а соответственно и способы их создания, намного сложнее. В данной курсовой работе будут рассмотрены лишь некоторые из них.

1. Определение предметной области

В отделе кадров хранится, и обрабатывается информация обо всех сотрудниках организации. Информация по каждому сотруднику заносится в базу данных. При оформлении на работу каждый сотрудник получает свой индивидуальный код. В базе данных регистрируется следующая информация: фамилия, имя, отчество, дата рождения, место проживания, номер паспорта, информация об образовании (включая номер аттестата и/или номер диплома), должность, размер заработной платы, контактный телефон, имя супруга, количество отработанных часов.

1.1 Назначение информационной системы

Информационная система предназначена для решения следующих задач:

возможности редактирования, добавления, хранения и удаления данных;

получения списка сотрудников имеющих высшее образование;

список всей базы;

поиск сотрудников по табельному номеру;

вывод информации о сотрудниках и всей организации;

вывод информации о заработной плате сотрудников;

вывод отчета о количестве отработанных часов по каждому сотруднику;

1.2 Характеристика документов и атрибутов предметной области

При оформлении нового сотрудника в карточку «сотрудник» вносится следующая информация: фамилия, имя, отчество сотрудника, номер паспорта, должность. Все поля карточки являются обязательными к заполнению. Форма данного документа изображена ниже:

Личная карточка сотрудника

Код сотрудника ___________

Номер паспорта___________

Имя_____________________

Отчество_________________

Фамилия_________________

Должность_______________

В карточку «контактная информация» вносятся следующие данные: личный код сотрудника, фамилия, имя, отчество, адрес, домашний телефон. Поля код сотрудника, фамилия, имя, отчество и адрес являются обязательными. Поле домашний телефон заполняется по желанию сотрудника. Документальное оформление карточки «контактна информация» представлено следующим образом:

Контактная информация

Код сотрудника ___________

Имя_____________________

Отчество_________________

Фамилия_________________

Должность________________

Адрес____________________

Домашний телефон________

В карточку «личная информация» вносятся следующие данные: личный код сотрудника, фамилия, имя, отчество, дата рождения, имя супруга. Все поля, кроме поля «имя супруга» являются обязательными к заполнению. Данная карточка имеет следующий вид:

Личная информация

Код сотрудника ___________

Имя_____________________

Отчество_________________

Фамилия_________________

Дата рождения____________

Имя супруга______________

В карточке «образование» указываются: личный код сотрудника, фамилия, имя, отчество, наличие образования (высшее/среднее), номер аттестата, номер диплома. Все поля, кроме поля «№ диплома» заполняются обязательно. Поле «№ диплома» заполняется при наличии у сотрудника высшего образования. Дана форма выглядит следующим образом:

Образование

Код сотрудника ___________

Имя_____________________

Отчество_________________

Фамилия_________________

Образование______________

№ аттестата_______________

№ диплома_______________

Карточка «заработная плата» заполняется сотрудником отдела кадров по следующим параметрам: код сотрудника, фамилия, имя, отчество, размер заработной платы (указывается цифрами) и имеет следующее документальное оформление:

Заработная плата

Код сотрудника ___________

Имя_____________________

Отчество_________________

Фамилия_________________

Зарплата_________________

Документ «рабочее время» является табелем учета рабочего времени сотрудников. Заполняется работником отдела кадров один раз в неделю. Здесь указываются: код сотрудника, фамилия, имя, отчество, неделя, количество отработанных часов в неделю. Поле «неделя» заполняется цифрами (1,2,3,4).

Рабочее время

Код сотрудника ___________

Имя_____________________

Отчество_________________

Фамилия_________________

Неделя___________________

Количество часов_________

2. Проектирование информационной системы

2.1 Построение инфологической модели

В соответствии с описанием предметной области можно выделить такие информационные объекты как личная карточка сотрудника (сотрудник), контактная информация, личная информация, образование, заработная плата, рабочее время. Отобразим эти объекты на диаграмме «сущность-связь», выявим и изобразим на диаграмме связи между объектами и атрибуты объектов. Полученная диаграмма показана на рис. 1. Идентифицирующие (ключевые) атрибуты информационных объектов на рис. 1 обозначены подчеркиванием. Мощности связей между сущностями обозначены на концах соответствующих линий: цифра “1” означает, что в данном информационном объекте связанному объекту отвечает ровно одна запись. Связи между объектами относятся к типу «один к одному».

Рис. 1. ER-диаграмма предметной области

3. Объекты базы данных Microsoft Access

3.1 Таблицы

Средствами Microsoft Access созданы следующие таблицы: сотрудники, контактная информация, личная информация, образование, заработная плата, рабочее время.

С помощью мастера таблиц можно создавать некоторые часто встречающиеся структуры данных. Чтобы создать таблицу данных, предназначенную для хранения списка людей, которые работают в организации, необходимо выполнить следующие действия:

Запустить Microsoft Access, выполнив соответствующую команду меню Пуск > Программы (Start > Programs).

В появившемся в области задач приложения окне Создание файл? (New File) в разделе Создание (New) щелкнуть на пункте Новая база данных (Blank Access Database). Откроется окно диалога Файл новой базы данных (File New Database).

Выбрать для размещения новой базы данных папку. В поле Имя файла (File Name) введите имя. Затем щелкните па кнопке Создать (Create).

Щелкнуть на кнопке Таблицы (Tables).

Чтобы запустить мастер создания таблиц, дважды щелкнуть на значке Создание таблицы с помощью мастера (Create Table By Using Wizard).

В первом окне мастера нужно указать подходящую структуру и выбрать в ней необходимый набор полей.

Выбрать положение переключателя Деловые (Business).

В списке Образцы таблиц (Sample Tables) выбрать необходимые пункты, которые будут являться названиями столбцов таблицы.

Щелкнуть на кнопке со стрелкой вправо, чтобы добавить выбранное поле в структуру создаваемой таблицы.

Щелкнуть на кнопке Далее (Next).

В поле второго окна мастера введите слово, которое будет играть роль имени таблицы. Затем щелкните на кнопке Далее.

11. В третьем окне мастера щелкните на кнопке Готово (Finish). Мастер сгенерирует таблицу и откроет ее в режиме ввода данных.

Если во втором окне осталось выбранным положение переключателя Microsoft Access автоматически определяет ключ (Yes, Set A Primary Key For Me), Access добавляет в таблицу дополнительное ключевое поле, которое играет роль уникального идентификатора записей.

Далее таблица заполняется самостоятельно.

Конструктор таблиц предназначен для задания и изменения структуры таблицы. С помощью конструктора можно формировать сколь угодно сложные таблицы с полями любого типа. Для создание таблицы в режиме конструктора необходимо выполнить следующие действия:

Щелчком на кнопке Окно базы данных (Database Window) переключиться на список таблиц базы данных.

Дважды щелкнуть на значке Создание таблицы в режиме конструктора (Create Table In Design View). Окно конструктора состоит из двух частей. В верхней отображается список полей таблицы, а в нижней -- свойства выделенного поля.

Введите слово, которое будет играть роль названия нового поля.

Щелкните на ячейке Тип данных (Data Type) первой строки списка полей. Здесь необходимо выбрать тип поля, который определяет структуру и размер данных. Далее таким же образом заполняются все поля таблицы.

Нужно добавить индексированное поле и назначить его ключом, идентифицирующим записи таблицы. Индексированные поля, или индексы, отличаются от обычных тем, что для них Access создает специальные списки, позволяющие выполнять быструю сортировку и поиск по содержимому индексированного поля. Таблица может содержать несколько индексов. Ключ -- это специальный индекс, идентифицирующий записи. Значения такого поля должны быть уникальными. Его наличие не обязательно, но оно так часто используется, что при отсутствии ключа Access напоминает об этом и предлагает автоматически добавить ключевое поле.

Добавляем поле Ключ и назначаем ему тип Счетчик (AutoNumber). Такой тип данных избавляет пользователя от необходимости ввода значений ключевого поля и инициирует автоматическую генерацию уникальных значений. Сохраняя активной строку Ключ, щелкните на кнопке Ключевое поле (Primary Key).

На кнопке этой строки появится значок ключа, показывающий особый статус поля.

Щелкнуть на кнопке закрытия окна конструктора.

Access спросит о необходимости сохранения структуры таблицы. В ответ щелкнуть на кнопке Да.

Ниже приводится содержимое таблиц, созданных в базе данных «Отдел кадров».

Связь таблиц

Для создания связи между таблицами, выполняем следующие действия:

1. Поместить указатель мыши на пункт Код сотрудника таблицы Сотрудники.

Нажмите кнопку мыши и перетащите указатель на поле Код сотрудника Образование.

В открывшемся окне диалога щелкнуть на кнопке Создать. Связь появится автоматически.

4. Установить флажок «Обеспечение целостности данных». Этот режим не позволит Access оставлять в таблице Образование записи, для которых нельзя подобрать запись таблицы Сотрудники с подходящим значением поля Код сотрудника.

Страницы: 1, 2