На четвертом шаге определяют такие параметры, как количество часов в рабочем дне, количество рабочих часов в неделе и количество рабочих дней в месяце. При этом нужно иметь в виду график, который был указан на предыдущих шагах. Эти параметры будут использоваться для вычисления, сколько часов требуется для выполнения задачи, если длительность задана, например, в днях. Microsoft Project при планировании изменяет все единицы времени на часы.

После задания этих параметров переходим к пятому шагу - сохранению и завершению установки рабочего времени проекта.

1.4 Ввод задач проекта

Следующим шагом в создании проекта и следующей строкой в окне консультанта является Ввод задач проекта. Эту операцию уже нужно выполнять в таблице в представлении Диаграмма Ганта.

В Microsoft Project существует иерархия задач. Задачи можно делать подзадачами (перемещаясь на уровень ниже, задача становится вложенной по отношению к другой задаче, а перемещаясь на уровень выше - перестает быть вложенной). Допускается несколько уровней вложенности.

Чтобы ввести задачу, следует установить табличный курсор на первую Строку таблицы Диаграмма Ганта и ввести с клавиатуры название задачи, затем необходимо нажать Enter или перейти к другой ячейке таблицы с помощью мыши или клавиш управления курсором.

После ввода новой задачи ее длительность принимается равной одному рабочему дню. Чтобы изменить длительность, следует подвести указатель мыши к правому краю отрезка в представлении Диаграмма Ганта так, чтобы он принял вид стрелки, направленной вправо. Затем нужно нажать левую кнопку мыши и двигать мышь вправо или влево, чтобы увеличить или уменьшить длительность выполнения задачи. При перемещении появляется всплывающее окно, в котором отображается время окончания задачи и ее длительность. Выходные дни не учитываются (когда вы перемещаете мышь на диаграмме над выходным днем, длительность задачи не увеличивается).

Длительность можно также задать в окне Сведения о задаче. Это окно вызывается, если щелкнуть на задаче правой кнопкой мыши и в меню выбрать пункт Сведения о задаче.

На вкладке Общие сведений о задаче расположены поля Название и Длительность.

Флажок Предварительная оценка говорит о том, что длительность установлена приблизительно или вообще не установлена (по умолчанию этот флажок установлен). Если вручную изменить длительность задачи, то флажок автоматически снимается.

В поле Процент завершения показано, какая часть задачи выполнена на текущий момент.

В поле Приоритет можно изменять приоритет задачи. Этот параметр используется при выравнивании ресурсов.

1.5 Типы зависимостей

Одни задачи должны выполняться непосредственно после других, а третьи должны быть совершенно независимыми. Все это можно устроить при помощи создания зависимостей между задачами.

Зависимость задач - это отношение между двумя задачами, при котором начало или завершение одной из них должно определять начало или завершение другой. Существуют следующие типы связей между задачами:

«окончание - начало» (ОН) - используется чаще всего. Задача В не может начаться, пока не будет завершена задача А. Наглядный пример: задача А - построить стену, задача В - покрасить стену. Пока стена не будет построена, ее нельзя покрасить;

«начало - начало» (НН) - используется для задач, которые должны начинаться одновременно. Задача В не может начаться, пока не начнется задача А;

«окончание - окончание» (ОО) - используется для задач, которые должны завершаться одновременно. Задача В не может завершиться, пока не завершится задача А;

«начало - окончание» (НО) - задача В не может завершиться, пока не начнется задача А.

1.6 Создание зависимостей

Зависимости между задачами можно создавать мышью в представлении Диаграмма Ганта. Для этого следует поместить указатель мыши на полосу, обозначающую задачу так, чтобы он принял вид четырехсторонней черной стрелки. Затем необходимо нажать левую кнопку и перемещать мышь к другой задаче (к ее началу или окончанию). Когда вы отпустите кнопку мыши, будет создана связь между задачами, которая на диаграмме будет показана в виде стрелки.

Стрелки наглядно показывают, какая именно зависимость установлена между задачами.

При необходимости можно переназначить зависимость или удалить ее. Для этого нужно дважды щелкнуть мышью на стрелке, обозначающей зависимость. При этом откроется окно Зависимость задач, в котором указывают, от какой задачи к какой установлена зависимость, а в раскрывающемся списке задают значение параметра Тип. При помощи списка Тип можно изменить зависимость. После нажатия кнопки ОК изменение типа зависимости отобразится на диаграмме.

Кроме обычных зависимостей можно создать зависимости с запаздыванием. Это означает, что следующая задача должна начинаться не сразу после завершения предыдущей, а с некоторым запаздыванием.

Запаздывание указывается в окне Зависимость задач в поле Запаздывание. По умолчанию запаздывание равно нулю. При отрицательном запаздывании (например, -1 день) выполнение следующей задачи начнется раньше, чем завершится предыдущая.При указывании запаздывания можно вводить значения как в днях (в поле вводится число и буква д), так и в часах (буква ч).

Удалить зависимость можно, выбрав в списке Тип вариант Нет или нажав клавишу Удалить.

1.7 Другие действия с задачами

Диаграмма Ганта позволяет выполнять также другие действия с задачами. Задачу можно прервать (например, если сотрудник, выполняющий задачу, заболел). Для прерывания задачи следует щелкнуть правой кнопкой мыши на отрезке задачи и выбрать в контекстном меню пункт Прервать задачу, а затем указать мышью, где именно следует прервать задачу. Отрезок задачи разделится на два.

Чтобы отменить прерывание задачи, нужно перетащить один отрезок к другому мышью. Тогда отрезки соединятся.

Можно также указывать для задачи процент завершения. Для этого следует поместить указатель мыши на начало отрезка (при этом курсор примет форму стрелки со значком процента), после чего нужно нажать левую кнопку и двигать мышь вправо.

Чтобы точно указать процент выполнения задачи, необходимо открыть окно Сведения о задаче и на вкладке Общие в поле Процент завершения указать, насколько задача выполнена.

1.8 Ввод ресурсов проекта

После ввода задач проекта необходимо ввести ресурсы. Можно сделать и наоборот, но так как мы пользуемся консультантом, вводить будем в том порядке, в котором пункты следуют один за другим на панели консультанта.

Для ввода ресурсов при помощи консультанта следует нажать кнопку Ресурсы на панели консультанта, после чего в окне слева откроется список действий, которые можно выполнять с ресурсами.

Первый пункт в окне консультанта - Выбор людей и оборудования для проекта. Этот пункт предназначен для добавления ресурсов из адресной книги, с сервера Microsoft Project или вручную. Для ввода ресурсов вручную служит переключатель Ввести ресурсы вручную. Microsoft Project откроет окно Лист ресурсов, которое также доступно через меню Вид > Лист ресурсов.

Ввод ресурсов очень напоминает ввод данных в таблицу Excel. Нужно поставить табличный курсор в первую строку поля Название ресурса таблицы и ввести название с клавиатуры. Для трудовых ресурсов, как правило, название - это фамилия и инициалы. После ввода значения следует нажать Enter или клавишу управления табличным курсором, чтобы перейти к другой ячейке таблицы.

После ввода всех ресурсов следует щелкнуть на надписи Готово в окне консультанта и перейти к пункту Определение рабочих часов ресурсов.

Для назначения рабочего времени ресурсу следует выделить его и щелкнуть на надписи Определите дополнительные календари в окне консультанта (она выделена синим цветом, так же как и другие ссылки. Этой ссылки не будет, если на предыдущем шаге в таблицу не был введен ни один ресурс.

На следующем шаге необходимо установить переключатель в положение

Изменить существующий календарь или Определение нового базового календаря. Последний переключатель установлен по умолчанию. Календарь ресурса создается и изменяется так же, как календарь проекта.

1.9 Редактирование сведений о ресурсе

После ввода ресурса бывает необходимо ввести или отредактировать дополнительные сведения о нем. Для этого существует окно Сведения о ресурсе, которое вызывается, если щелкнуть на ресурсе в таблице правой кнопкой мыши, и в появившемся меню выбрать одноименный пункт.

Данное окно также откроется, если дважды щелкнуть мышью на строке с этим ресурсом.

В этом окне несколько вкладок. На вкладке Общие можно ввести и отредактировать те же данные, что и в таблице.

На вкладке Рабочее время можно сменить календарь, который будет использоваться ресурсом для определения рабочих часов, а также задать нестандартное рабочее время для выбранного ресурса.

Вкладка Затраты позволяет ввести стоимость использования ресурсов в проекте. Для каждого ресурса допускается заполнять до пяти различных вариантов стоимости и при необходимости переключаться между ними.

В нижней части вкладки в раскрывающемся списке Начисление затрат выбирают способ начисления затрат: В начале, По окончании или Пропорциональное.

В последнем случае затраты будут вычисляться по ходу выполнения задачи, пропорционально времени.

Вкладка Заметки нужна лишь для того, чтобы хранить заметки пользователя о ресурсе. Эти заметки не участвуют в вычислениях и отчетах проекта.

Что касается вкладки Настраиваемые поля, то при создании настраиваемого поля фактически изменяется существующее поле Microsoft Project, то есть ячейка, которая содержит определенный тип данных проекта. Можно настроить поле, щелкнув правой кнопкой мыши на столбце и выбрав строку Настройка полей.

На практике настраиваемые поля удобно использовать, например, задав несколько возможных значений затрат (30р., 50р., 100р.), а потом просто выбирая их из списка.

1.10 Назначение ресурсов задачам

В небольшом проекте назначать ресурсы задачам можно вручную. В простейшем случае, когда одной задаче назначается один ресурс, это делается прямо в таблице в представлении Диаграмма Ганта.

Для этого следует переместить табличный курсор в столбец Названия ресурсов(обычно этот столбец крайний справа) и в раскрывающемся списке назначить выбранной задаче один из доступных ресурсов.

Несколько ресурсов одной задаче также можно назначить прямо в таблице. Для этого ресурсы следует ввести в соответствующую строку столбца Названия ресурсов через точку с запятой. Если один из перечисленных ресурсов не существует, то он автоматически будет создан и появится среди ресурсов в таблице окна Лист ресурсов.

Удобно также назначать ресурсы с помощью команды меню Сервис > Назначить ресурсы, которая дублируется сочетанием клавиш Att+F10.

В открывшемся окне Назначение ресурсов для назначения ресурса выделенной задаче следует нажать кнопку Назначить. Чтобы снять ресурс с задачи, следует нажать кнопку Удалить. При этом ресурс перестанет быть назначенным задаче, хотя из списка ресурсов удален не будет.

Можно выделять сразу несколько ресурсов в списке, для чего следует удерживать клавишу Ctrl.

При необходимости можно отфильтровать список ресурсов. Для этого следует нажать кнопку с изображением знака «+» рядом с надписью Параметры списка ресурсов. Появится возможность установить фильтр с помощью флажка Фильтр, где в раскрывающемся списке следует выбрать нужное условие. Флажок Доступные не менее предназначен для того, чтобы отображать только ресурсы, доступные не менее указанного количества часов.

Если установить фильтр, то гораздо проще назначать ресурсы задачам. При назначении ресурсов следует упомянуть такое понятие, как типы задач. В Microsoft Project задачи бывают трех типов: С фиксированной длительностью, С фиксированными трудозатратами и С фиксированным объемом ресурсов.

Тип задачи выбирается на вкладке Дополнительно окна Сведения о задаче, которое открывается двойным щелчком мышью на задаче. При выборе определенного типа одно из трех свойств задачи фиксируется. Например, если задать тип С фиксированной длительностью, то изменение количества сотрудников не повлияет на длительность задачи.

1.11 Сортировка данных

Сортировка предназначена для упорядочивания записей в таблице так, чтобы их было проще воспринимать. Она позволяет изменять порядок записей в таблице по возрастанию или по убыванию значений в одном или нескольких ее полях. Сортировать таблицы можно также по тем полям, которые в данный момент не отображаются на экране.

Сортировка осуществляется с помощью команды Проект > Сортировка, после выполнения которой необходимо выбрать поле, по которому следует сортировать. Задачи сортируются по следующим полям: По дате начала, По дате окончания, По приоритету, По затратам и По идентификатору. Ресуры могут быть отсортированы по полям По затратам, По названию и По идентификатору. Если выбрать пункт Сортировать по, то откроется окно, в котором можно более детально задать параметры сортировки.

Если требуется отсортировать еще по одному или двум полям, то их нужно выбрать из списков Затем по. Предоставляется возможность выбрать поле, по которому следует сортировать (включая невидимые на данный момент), и направление сортировки (по возрастанию или по убыванию).

Сортировка выполняется в алфавитном порядке для буквенных данных (например, для наименований) и в порядке возрастания/убывания чисел для числовых и денежных данных. Если установить флажок Перенумеровать задачи, то задачи будут перенумерованы в соответствии с новым расположением в таблице. Вернуть старую нумерацию можно будет, отменив сортировку.

Если при сортировке нужно сохранить структуру, то следует установить флажок Сохранить структуру. Тогда подзадачи останутся в составе соответствующих суммарных задач, а не будут разбросаны по всей таблице.

2. Практическая часть

В данной части работы, описание создания своего проекта на тему «Ремонт комнаты».

Нажимаем кнопку Создать.

Создать новый проект можно также, выбрав команду Создать в меню Файл. В области задач в группе Создание нажмите кнопку Новый проект.

Далее в строке Название задачи вводим задачу Ремонт комнаты. После открываем вкладку Проект - Сведения о проекте и вводим дату начала проекта. Дата окончания будет выведена автоматически, в зависимости от того какой мы выберем календарь. Там же выбираем формат календаря, в нашем случае Стандартный.

С помощью вкладки Вид открываем Лист ресурсов и вводим туда данные о использованных ресурсах (рабочие, материалы, инструменты и т.д.) Заполняем столбцы с Название ресурса, Тип, Единицы измерения, Стандартная ставка и т.д.

После через вкладку Вид снова переходим на Диаграмму Ганта.

Далее в Названии задачи вводим План ремонта, после чего с помощью команды На уровень ниже понижаем уровень задачи. Далее в строках 3,4,5,6 вводим следующие задачи Разработка общего плана ремонта, Разработка дизайна проекта, План подготовки помещений, Производственные работы соответственно. И понижаем уровень задач относительно пункта План ремонта. Далее открываем сведения каждой из задач, через вкладки вводим предшественников задачи по уровню (для задачи 4 предшественник - 3, для задачи 5 - 3,4; для задачи 6 - 3,4,5) и получаем связь, и ресурсы, для каждой задачи свои. Например, в пункте разработка общего плана ресурс будет - Прораб, и так, для каждой из задач.

Далее вводим задачу Подготовка к ремонту и понижаем её уровень относительно строки Ремонт комнаты.

Далее выставляем подзадачи к задаче Подготовка к ремонту по строкам:

Подготовка к ремонту:

- Вынос мебели

- Подготовка площади

- Вывоз мусора;

После меняем Сведения для каждой из подзадач, меняем пункты Ресурсы и Предшественники.

Так же вводим все оставшиеся Задачи и Подзадачи, создаём Связи, а программа автоматически создаёт план-диаграмму (находится справа от таблицы).

В целом проект имеет такой вид:

Заключение

Итак, проект разрабатывается для достижения некоторых результатов за определенный срок и за определенную стоимость, мы составить план, какие нужно провести работы, кем, в какое время и какие средства могут понадобиться для этого. На настоящий момент существует достаточно широкий спектр продукции, призванной удовлетворить самые разнообразные нужды, как небольших компаний, так и компаний-гигантов. Эти программные продукты в полной мере охватывают все аспекты деятельности предприятий, от логистики, маркетинга, производства, сбыта, до бухгалтерского учета и управления персоналом.

Целью данной работы являлось изучение программы Microsoft Project, а так же создание проекта с помощью данной программы. Поставленная задача, научиться пользоваться данным продуктом выполнена.

Страницы: 1, 2