Или вызвать диалоговое окно Стили (меню Файл - команда Стиль…) и воспользоваться кнопкой Создать…. (рис 8).

Рисунок 8 - Окно Создание стиля

В поле Имя задается уникальное для создаваемого стиля наименование. Следует иметь в виду, что нельзя для создаваемого стиля использовать уже имена уже существующих стилей. На подобные действия программа сообщит об ошибке.

Определение свойств текста стиля: гарнитуры, начертания шрифта, выключки и интерлиньяж абзаца практически не отличается от стандартного форматирования текста. Здесь имеются как пиктограммы для задания параметров, так и меню для «продвинутого» форматирования. Следует отметить на специфические для стиля свойства:

В поле Стиль задается тип создаваемого стиля - абзац, знак или таблица

В поле Основан на стиле - задается родительский стиль для создаваемого стиля.

Изменение свойств родительского стиля вызовет в созданном стиле соответствующие изменения для свойств, которые не были изменены при создании.

Например, если при создании стиля Стиль1 на основе стиля Обычный был изменен кегль шрифта (с 12 пт. на 16 пт.), а гарнитура оставлена прежней, то при изменении в стиле Обычный гарнитуры (допустим, с Times New Roman на Arial) в стиле Стиль1 также поменяется гарнитура (на Arial), а кегль шрифта останется прежним (16 пт.)

В поле «Стиль следующего абзаца» - задается стиль абзаца, следующего за абзацем, к которому был применен создаваемый стиль. По умолчанию стилем следующего абзаца определяется создаваемый стиль.

Флагом Добавить в шаблон определяется, будет ли внесен создаваемый стиль в шаблон Normal.dot (шаблон документов, используемый по умолчанию), и тогда возможно будет использовать созданный стиль во всех других создаваемых документах в будущем. Если этот флаг не активирован, то создаваемый стиль возможно будет применять только в текущем документе.

Флагом Обновлять автоматически определяется автоматическое изменение стиля при применении к тексту с этим стилем ручного форматирования. Если элемент активирован, то в дальнейшем при изменении форматирования любой части текста, к которому был применен создаваемый стиль, аналогичные изменения будут внесены для всего текста с этим стилем во всем документе. Например, выделив часть текста со стилем Стиль1 и изменив у нее гарнитуру шрифта с Arial на Courier New у всех фрагментов текста со стилем Стиль1 в документе гарнитура шрифта будет изменена с Arial на Courier New.

Создание стилей в более ранних версиях MS Word, нежели MS Word XP, отличается от описанных выше действий только тем, что вместо панели Стили и форматирование будет окно Стиль. Для завершения внесения изменений нажмите OK.

2.2 Применение и изменение существующих стилей

Для того чтобы применить стиль к тексту необходимо выделите текст, а если это абзац, то, поместите курсор в любое место абзаца который нужно отформатировать. Выберите команду Стиль в меню Формат. В появившемся окне выберите нужный стиль, а затем нажмите кнопку Применить. Если требуемый стиль отсутствует в списке поля Стили, выберите другую группу стилей в поле Список. После выбора стиля параграф получит новое оформление.

В случае необходимости вы можете внести изменения в любой из стандартных или пользовательских стилей. Возможно вам потребуется изменить тип или размер шрифта, использовать все прописные буквы или ввести буквицу. Все эти изменения вы можете внести в стиль, воспользовавшись командой Стиль из меню Формат. Откроется окно диалога Стиль.

В списке Стили будет выделен стиль, которым был оформленный текущий абзац. Если требуется изменить какой-либо другой стиль, выберите его в списке Стили.

Нажмите кнопку Изменить. Откроется окно диалога Изменение стиля, которое в точности повторяет окно Создание стиля.

Можно изменить стиль и без использования этого окна. Для этого с помощью команд Шрифт и Абзац из меню Формат или контекстного меню, а также кнопок панели инструментов Форматирование и клавишных команд установите новые параметры стиля. Нажмите кнопку раскрытия списка Стиль на панели инструментов Форматирование и выберите из списка имя этого стиля. На экране появится окно диалога, с помощью которого вам будет предложено подтвердить изменение нормального стиля в соответствии с образцом (рис 9). Нажмите кнопку ОК.

Рисунок 9 - Переопределение стиля

Удаление стиля. В области задач Стили и форматирование щелкните правой кнопкой мыши стиль, который требуется удалить, а затем выберите в контекстном меню команду Удалить.

После удаления созданный стиль, ко всем оформленным этим стилем абзацам будет применен стиль Обычный, а сам стиль будет удален из шаблона.

Есть еще один способ упрощения процедуры форматирования - использование шаблонов. Каждый документ Microsoft Word основан на шаблоне. Шаблон определяет основную структуру документа и содержит настройки документа, такие как элементы автотекста, шрифты, назначения сочетаний клавиш, макросы, меню, параметры страницы, форматирование и стили. Существует два основных вида шаблонов - общие шаблоны и шаблоны документов. Общие шаблоны, в том числе шаблон Normal.dot, содержат настройки, доступные для всех документов. Шаблоны документа, например, шаблоны записок или факсов, в диалоговом окне Создание документа, содержат настройки, доступные только для документов, основанных на этом шаблоне. По умолчанию Microsoft Word использует шаблон Обычный (Normal), и именно им пользуется большинство пользователей программы. Чтобы получить доступ к другим шаблонам, выберите команду Создать в меню Файл. На экране отобразится диалоговое окно Создание документа.

3. Excel: поиск и выборка данных в соответствии с назначенным критерием

Выбор данных по заданному критерию (условию) - это фильтрация данных в списке. Осуществляется эта операция с помощью команды Данные, Фильтр.

Имеются две разновидности этой команды, задаваемые параметрами: Автофильтр и Расширенный фильтр. Фильтрация данных может осуществляться с помощью специальной формы, которая вызывается командой Данные, Форма.

3.1 Автофильтрация

Выделите любую ячейку в списке, выберите команду меню Данные, Фильтр, Автофильтр для каждого столбца строит список значений, и который используется для задания условий фильтрации (рис. 10). После этого в заглавной строке каждого столбца появятся кнопки-стрелки.

Щелчок на стрелке приведет к появлению списка, содержащего перечень всех элементов этого столбца.

Кроме этого в списке находятся команды, позволяющие показать все элементы списка, первые десять или задать свой собственный критерий.

Раскрыв список критериев в заголовке столбца, укажите критерий выборки.

Рисунок 10 - Список с автофильтром

Результат выборки показывается на месте списка.

Чтобы показать весь список после просмотра результатов выборки, выберите команду меню Данные>Фильтр>Отобразить все или Данные>Фильтр>Автофильтр.

По отдельному столбцу в списке критериев отбора предусматриваются варианты:

- все - выбираются все записи без ограничений;

- первые 10 - данный пункт позволяет во вновь появляющемся диалоговом окне «Наложение условия по списку» (рис. 11) выбрать определенное количество наибольших или наименьших элементов списка, которые необходимо отобразить;

- значения - будут выбраны только те записи, которые в данном столбце содержат указанное значение;

Рисунок 11 - Диалоговое окно «Наложение условия по списку»

- условие - выбираются записи по формируемому пользователем условию в диалоговом окне «Пользовательский фильтр» (рис. 12).

-

Рисунок 12 - Диалоговое окно «Пользовательский фильтр»

Условие для отбора записей по конкретным значениям в определенном столбце может состоять из двух самостоятельных частей, соединенных логической связкой И/ИЛИ.

Каждая часть условия включает:

- оператор отношения: = (равно), <> (не равно), > (больше), >= (больше или равно), < (меньше), <= (меньше или равно), начинается с, содержит и т.п.;

- значение, которое может выбираться из списка или содержать шаблонные символы *,?.

Пример. Для Кода предмета можно сформировать условия:

>=п* - отобрать все записи, которые содержат код предмета, начинающийся с буквы п;

>= п1 И <=п2 - отобрать все записи, которые содержат коды предметов п1 и п2;

<>п1 - отобрать все записи, которые не содержат кода предмета п1.

Можно задать условия отбора для нескольких столбцов независимо друг от друга. фильтрация записей выполняется по всем условиям одновременно. Все записи, не прошедшие через фильтр, будут скрыты.

Отфильтрованные записи можно выделить и скопировать в другое место, удалить. Отмена результата фильтрации и возврат к исходному состоянию списка производятся повторным вводом команды Данные, Автофильтр.

3.2 Расширенный фильтр

Расширенный фильтр позволяет выбирать данные из таблицы по нескольким критериям сразу. Фильтровать можно на месте, но лучше результат фильтрации расположить в другое место, так как при использовании расширенного фильтра на месте списка отфильтрованная информация уничтожается.

Команда Данные, Фильтр, Расширенный фильтр обеспечивает использование двух типов критериев для фильтрации записей списка: критерий сравнения; вычисляемый критерий. Обычно критерий фильтрации формируется в нескольких столбцах, и тогда его называют множественным критерием.

Важной особенностью этого режима является необходимость формирования заранее, до выполнения самой команды фильтрации, специального блока (области) для задания сложных поисковых условий, называемых областью критерия (диапазоном условия).

Технология использования расширенного фильтра состоит из двух этапов: этап 1 - формирование области критериев поиска; этап 2 - фильтрация записей списка.

Э т а п 1. Формирование диапазона условий для расширенного фильтра. Область критериев поиска содержит строку имен столбцов и произвольное число строк для задания поисковых условий. Рекомендуется скопировать первую строку с именами полей из области списка в область, где будет формироваться критерий отбора записей (на тот же или другой лист, в другую рабочую книгу). Далее ненужные имена столбцов из диапазона условий можно удалить.

Критерий сравнения формируется при соблюдении следующих требований:

- состав столбцов области критериев определяется столбцами, по которым задаются условия фильтрации записей;

- имена столбцов области критериев должны точно совпадать с именами столбцов исходного списка;

- ниже имен столбцов располагаются критерии сравнения типа:

- точного значения;

- значения, формируемого с помощью операторов отношения;

- шаблона значения, включающего символы * и (или)?.

Правила формирования множественного критерия:

1. Отдельно от списка создайте зону критериев. Если критерии (условия) указываются в каждом столбце на одной строке, то они считаются связанными условием И.

2. Если условия записаны в нескольких строках, то они считаются связанными условием ИЛИ.

Пример. Условие выбора записей о сдаче экзаменов студентами группы 133 по предмету п1 на оценки 4 или 5 можно записать несколькими способами:

1_й способ. Множественный критерий сравнения - все условия находятся в одной строке, связка И. Номер группы, код предмета заданы как точные значения, оценка - оператор сравнения со значением константы.

Страницы: 1, 2, 3, 4