Одновременно с бланком запроса по образцу открывается диалоговое окно «Добавление таблицы», в котором в качестве источника данных для запроса выбирается таблица «Список студентов», а затем выполняется щелчок на кнопке «Добавить». Имя таблицы с перечнем содержащихся в ней полей появится в верхней части бланка запроса. Выбрав источник данных, нужно щелкнуть на кнопке «Закрыть», и окно «Добавление таблицы» закроется.

Нижняя часть бланка запроса разбита на столбцы, причем каждому столбцу соответствует определенное поле будущей результирующей таблицы. Для создания результирующей таблицы необходимо «перенести» имена полей таблицы (или таблиц) из верхней части бланка запроса в его нижнюю часть (в строку «Поле»), тем самым осуществив выбор полей, включаемых в результирующую таблицу. Это можно проделать несколькими способами:

- в нижней части бланка запроса в строке «Поле» выполнить щелчок на пустой ячейке, а затем из списка полей, раскрываемого щелчком на кнопке выбора данных из списка, выбрать требуемое поле;

- в верхней части бланка запроса осуществить двойной щелчок на имени поля требуемой таблицы;

- в верхней части запроса выделить одно или несколько полей таблицы (при нажатой клавише «Ctrl», которые затем перетащить в строку «Поле» нижней части бланка;

- для включения в запрос всех полей таблицы последние выделить двойным щелчком на строке заголовка таблицы, а затем перетащить в строку «Поле».

В нижней части бланка запроса имеется также строка «Сортировка». При необходимости упорядочивания данных в результирующей таблице по какому-либо полю необходимо щелкнуть на ячейке этого поля, находящейся в строке «Сортировка», затем выполнить щелчок на появившейся в этой ячейке кнопке выбора данных из списка и выбрать метод сортировки - по возрастанию или убыванию. Для многоуровневой сортировки, осуществляемой сразу по нескольким полям, предварительно требуется расположить поля в нижней части бланка запроса в определенном порядке. Данные сортируются сначала по полю, расположенному левее в бланке запроса, затем по другому полю, для которого включена сортировка, и так далее слева направо. Перемещать поля можно обычным перетаскиванием, предварительно выделив требуемый столбец щелчком над ячейкой с наименованием поля (указатель мыши при этом должен принять форму стрелки, направленной вниз).

В каждой ячейке строки «Вывод на экран» проставлен флажок, т. е. по умолчанию опция «Вывод на экран» активна для всех полей. При этом предполагается, что все поля, включенные в запрос, должны выводиться на экран.

При закрытии диалогового окна «Запрос на выборку» необходимо задать имя запроса, с которым он будет сохранен. Запрос можно сохранить и до закрытия диалогового окна с помощью команды «Файл Сохранить».

Для просмотра результирующей таблицы сохраненного запроса его имя маркируют в окне базы данных и щелкают на кнопке «Открыть». Запрос также открывается двойным щелчком на его значке, отображенном в окне базы данных.

2. Нажать кнопку «Построить», которая находится рядом с ячейкой свойства или аргумента.

Если для данного свойства можно использовать несколько построителей, открывается окно диалога «Построители» после чего необходимо выбрать «Выражения» и нажать кнопку «OK».

Запуск построителя выражений из бланка запроса, столбца условий в окне макроса или из окна модуля (допускается вызов построителя выражений из полей «Условие отбора» и «Поле» в бланке запроса, из ячейки столбца условий в окне макроса или из окна модуля):

1. Необходимо установить указатель в позицию, в которую требуется ввести выражение, и нажать правую кнопку мыши.

2. В контекстном меню выбрать команду «Построить».

Создание выражения с помощью построителя выражений:

1. Запустить построитель выражений.

2. В левом нижнем поле построителя выбрать папку, содержащую нужный элемент.

3. В нижнем среднем поле дважды щелкнуть элемент, чтобы вставить его в поле выражения, или выбрать тип элементов.

4. Если выбран тип в нижнем левом поле, то значения будут отображаться в нижнем левом поле. Дважды щелкнуть на значении, чтобы вставить его в поле выражения.

5. Вставить необходимые операторы в выражение. Для этого необходимо поместить указатель мыши в определенную позицию поля выражения и выбрать одну из кнопок со знаками операций, расположенных в середине окна построителя.

6. Закончив создание выражения, нажать кнопку «OK».

Microsoft Access скопирует созданное выражение в ту позицию, из которой был вызван построитель выражений. Если в данной позиции уже содержится значение или если построитель выражений был вызван из окна модуля, в котором имеется выделенный текст, то исходное значение или выделенный текст будут заменены на новое выражение.

Запросы, как правило, служат для выполнения определенной операции. При изменении какого-либо критерия поиска приходится создавать новый запрос. Например, в одном запросе критерием поиска является значение поля «Факультет», а в другом запросе - значение «Специальность». Однако эти критерии можно использовать в одном так называемом параметрическом запросе, в котором они задаются не при формировании запроса, а при его выполнении.

Параметрический запрос формируется аналогично запросу на выборку. Отличие заключается лишь в том, что в строке «Условие отбора» указывается не конкретное значение поля, по которому ведется отбор данных, а вводится в квадратных скобках сообщение пользователю о необходимости задания критерия поиска. При выполнении запроса это сообщение выдаётся пользователю в диалоговом окне.

Применительно к нашей базе данных критерии запроса задаются в строке «Условие отбора». Для вывода в результирующей таблице списка студентов определенного факультета необходимо в ячейку строки «Условие отбора» поля «Факультет» ввести в квадратных скобках условие отбора, в нашем случае, это предложение ввести условие отбора непосредственно самому пользователю (аналогично для остальных полей).

Данные можно отбирать не только по значениям текстовых полей, но и по значениям полей других типов. Например, для вывода списка студентов, обучающихся выше первого курса, необходимо ввести в ячейку поля «Условие отбора» графы «Курс» выражение «>1»

Помимо запросов на выборку, с помощью которых осуществляется только отбор необходимых данных, Access предоставляет возможность модифицировать данные с помощью запросов на обновление. При выполнении такого запроса результирующая таблица не формируется, поскольку его задачей является изменение данных в таблице, выбранной в качестве источника данных во время формирования запроса. Поэтому бланк запроса может содержать только поля, значения которых требуется обновить, и поля, по значениям которых отбираются записи для изменения в них данных.

После включения в бланк запроса полей выбранной таблицы выполняется команда «Запрос Обновление», после чего в нижней части бланка строка «Сортировка» заменяется строкой «Обновление». В эту строку в ячейку поля, значения которого необходимо изменить, вводится выражение. Наименования полей, значения которых будут использованы при вычислении введенного выражения, должны быть заключены в квадратные скобки.

С помощью запроса на обновление можно изменять данные не всех записей, а выборочно. Для этого в бланк запроса включаются поля, по значениям которых будет вестись отбор записей.

Иногда бывает затруднительно вводить с клавиатуры имена полей, используемых в выражениях, особенно если эти имена длинные. В этом случае целесообразно скопировать их в буфер обмена, предварительно выделив имена этих полей в строке «Поле» бланка запроса.

При запуске запроса на обновление (щелчок на кнопке «Запуск») или его открытии в окне базы данных Access предупредит, что будут обновлены значения такого-то количества записей.

Для просмотра результатов расчета после выполнения запроса необходимо в окне базы данных щелкнуть на значке объекта «Таблицы», выделить имя таблицы и открыть ее щелчком на кнопке «Открыть».

Для внесения необходимых изменений в запрос любого вида его имя следует маркировать в окне базы данных и щелкнуть на кнопке «Конструктор». На экране появляется бланк запроса, в который можно вносить изменения: вставить, удалить или переименовать поля, изменить условия отбора, тип сортировки и др.

Чтобы удалить поле, необходимо щёлкнуть на любой ячейке этого поля, а затем выполнить команду «Правка Удалить».

Для перемещения поля его выделяют щелчком над его заголовком и перетаскивают в соответствующее место бланка запроса.

Добавление нового поля осуществляется таким же образом, как вставка поля при формировании запроса.

Access предоставляет возможность вводить данные либо непосредственно в таблицу, как было рассмотрено ранее, либо с помощью форм. Формы рекомендуется использовать, если данные часто меняются или база постоянно пополняется новыми записями. Если данные вводятся непосредственно с бланков, то графическими средствами форму можно представить так, чтобы она повторяла оформление бланка, что заметно облегчает работу пользователя.

С помощью форм данные можно не только вводить, но и отображать в удобном для пользователя виде.

Страницы: 1, 2, 3, 4