Якщо виділити комірку чи групу комірок, виконати команду ТаблицяВставити комірки й у діалоговому вікні, що з'явилося, вибрати пункт Зі зрушенням униз, то нова комірка (чи комірки) появляться на місці виділених, а виділені комірки змістяться вниз, як показано на мал. 6.

Мал. 6.

Якщо виділити комірку чи групу комірок і виконаєте команду ТаблицяВидалити комірки, то знову можна вказати напрямок зрушення комірок. На мал. 7 представлена таблиця, у якій були виділені п'ята і сьома комірки й обраний пункт Зі зрушенням уліво.

Мал. 7

Об'єднання комірок

Іноді необхідно об'єднати кілька комірок. Для того щоб об'єднати інформацію, що знаходиться в сусідніх комірках рядка, і помістити її в одну комірку, слід виділити ці комірки і виконати команду ТаблицяОб'єднати комірки.

У результаті інформація, розташована у виділених комірках, об'єднається в одній комірці. Наприклад, розглянемо таблицю, приведену на мал. 8.

Розбивка таблиці

Таблицю можна розбити по горизонталі по будь-якому рядку. Якщо виконати команду ТаблицяРозбити таблицю, то таблиця розділиться на дві, причому розбивка відбудеться перед тим рядком, у якому знаходиться курсор. (Для того щоб розбити таблицю, можна також натиснути комбінацію клавіш <Ctrl+Shift+Enter>). Ця команда використовується в тому випадку, якщо потрібно відокремити групи в таблиці. Розбивка таблиці дозволяє представити групи більш наочно. Крім того, таблиці розбиваються в тому випадку, коли необхідно помістити текст не в саму таблицю, а між рядками таблиці.

3. Форматування таблиць

У Word можна відформатувати не тільки вміст таблиці (звичайно це текст), але і саму таблицю. Форматування тексту усередині таблиці виконується за допомогою тих же засобів, що і форматування символів і абзаців. Наприклад, якщо необхідно використовувати напівжирний шрифт, слід виділити текст і клацнути на кнопці Напівжирний на стандартній панелі інструментів чи натиснути комбінацію клавіш <Ctrl+B>.

Якщо потрібно змінити формат самої таблиці (а не її вмістимого), слід виконати команду ТаблицяАвтоформат щоб відкрити діалогове вікно Автоформат таблиці.

У цьому діалоговому вікні необхідно вибрати один із представлених форматів і застосувати його до своєї таблиці. Після цього потрібно вибрати який-небудь формат і вказати частини таблиці, які потрібно відформатувати, причому можна встановити будь-яку кількість прапорців опцій. У вікні попереднього перегляду Зразок представлена таблиця після форматування. Якщо установлено всі потрібні параметри, слід клацнути на кнопці ОК.

Установка ширини колонок

Щоб відкрити діалогове вікно Властивості таблиці, у якому встановлюється ширина однієї чи декількох рядків таблиці, слід виконати команду ТаблицяВластивості таблиці.

На вкладці Строка цього діалогового вікна вказується висота рядка, величина відступу ліворуч і тип вирівнювання. Тут також можна вказати, чи можна розривати рядка при переході на нову сторінку.

Список Розмір призначений для установки мінімальної висоти одного чи декількох рядків. За замовчуванням обраний пункт Авто означає, що рядок буде мати достатню висоту, щоб цілком умістити текстовий фрагмент. Якщо в списку Режим вибрати пункт Мінімум, то висота рядків буде підбиратися автоматично, але буде не менше значення, зазначеного в полі опції Висота. Якщо текст буде занадто великим, щоб поміститися в рядку з зазначеною висотою, то Word автоматично збільшить висоту рядка. Якщо в списку Режим обрано пункт Точно, то висота рядка буде дорівнює значенню, зазначеному в полі Висота.

На вкладці Стовпець встановлюється ширина колонки і відстань між границями комірок і їхнім умістом.

Крім того, ширину стовпчика можна змінити за допомогою миші. Для цього слід помістити покажчик миші на лінію, що розділяє стовпчики. При цьому покажчик прийме форму двонаправленої стрілки. Тепер потрібно перетягати лінію сітки в потрібному напрямку, змінюючи тим самим ширину стовпчика.

Після зміни ширини одного стовпчика, ширина всіх стовпчиків, що знаходяться праворуч, зміниться таким чином, щоб ширина самої таблиці не змінилася.

Нижче перераховані дії, які необхідно виконати для зміни ширини поточного стовпчика:

· Для того щоб змінити ширину поточного стовпчика і тільки одного стовпчика, розташованого праворуч від нього (ширина таблиці при цьому залишиться незмінною), пересуваючи лінію сітки слід натиснути клавішу <Shift>.

· Для того щоб змінити ширину поточного стовпчика і зробити так, щоб ширина всіх інших стовпчиків що знаходяться праворуч від нього, була однаковою, при перетягуванні лінії сітки слід натиснути клавішу <Ctrl>.

· Для того щоб змінити ширину поточного стовпчика, не змінюючи при цьому ширини інших стовпчиків (ширина самої таблиці зміниться), при перетягуванні лінії сітки слід натиснути клавіші <Ctrl> і <Shift>.

На вкладці Комірка діалогового вікна Властивості таблиці можна встановити ширину комірки у сантиметрах або у процентах. Крім того, тут є можливість задавати вирівнювання вмістимого комірок у вертикальному напрямку. Представляються три типи вертикального вирівнювання: вирівнювання зверху, по центру і знизу. Для вибору необхідного типу достатньо клацнути лівою клавішею миші по одній із трьох кнопок. На вкладці Комірка діалогового вікна Властивості таблиці також є кнопка Параметри, клацнувши по якій мишею можна задати додаткові параметри для комірок.

Додавання обрамлення

Параметри діалогового вікна Границя і заливка (мал. 13) дозволяють додати обрамлення навколо комірки чи групи комірок. Для цього слід виділити комірку чи групу комірок, відкрити діалогове вікно Границя і заливка, виконавши команду Формат Границя і заливка (курсор при цьому повинен знаходитися усередині таблиці). Обрамлення, установлене за допомогою цього діалогового вікна, на відміну від сітки таблиці, виводяться на друк. Обрамлення виконується саме по лініях цієї сітки.

Розміщення обрамлення залежить від того, які параметри встановленні в діалоговому вікні Границя і заливка. Після установки відповідних параметрів до виділеної комірки (чи групі комірок) буде додане обрамлення.

Додати обрамлення і заливку можна також за допомогою команди ТаблицяАвтоформат. Якщо виконати цю команду, Word представить список різних стилів обрамлення і заливок. Тут потрібно вибрати який-небудь формат у діалоговому вікні Автоформат таблиці і клацнути на кнопці ОК.

Можна не тільки додати обрамлення, але і вказати його тип. Після цього вказати тип ліній і колір обрамлення, установивши лінію зверху, знизу, праворуч і ліворуч і додавши обрамлення усередині і зовні.

4. Перетворення тексту в таблицю

Word дозволяє перетворювати таблиці, створені шляхом установки табуляції, пробілів і інших символів для розділення стовпчиків. Для цього слід виконати команду ТаблицяПеретворити Перетворити в таблицю.

Ця команда корисна й у тому випадку, якщо хтось створив таблиці за допомогою старих засобів і захоче їх переробити і працювати з ними в новому форматі. Крім того, вона використовується для перетворення в таблицю даних з бази даних, розділених комами. У таблицю можна перетворити текст, розділений комами, символами табуляції чи символами кінця абзацу.

Для того щоб перетворити текст у таблицю, слід виділити його і виконайте команду ТаблицяПеретворити Перетворити в таблицю. У діалоговому вікні Перетворити в таблицю, у вікні Роздільник потрібно вказати роздільник, що використовувався для розділення тексту в комірках старої таблиці. Після цього слід клацнути на кнопці ОК. Виходячи з розміру і формату тексту, Word запропонує кількість рядків і стовпців у таблиці. (Якщо необхідно, то можна змінити його і ввести інші значення в поле Число стовпців і Число рядків.)

Наприклад, розглянемо текст, представлений на мал. 16. (Наберемо такий же текст, попередньо відкривши новий документ. Для поділу тексту стовпців будемо натискати клавішу <Таb>, а наприкінці кожного рядка натискати клавішу <Enter>.)

Для того, щоб перетворити текст у таблицю, спочатку потрібно виділити його. Після цього вибрати команду Перетворити в таблицю з меню Таблиця. У діалоговому вікні Перетворити в таблицю необхідно підтвердити свою згоду із запропонованим Word розміром таблиці (3 стовпці на 3 рядки), клацнувши на кнопці ОК. У результаті отримається таблиця, представлена на мал. 17.

Мал. 16

Мал. 17

Сортування інформації

При упорядкуванні даних в алфавітному чи іншому порядку (в основному, у таблицях) користувачі часто стикаються з труднощами. Для цього у Word існує команда Сортування.

Потрібно пам'ятати, що команда Сортування призначене не тільки для сортування даних у таблиці. З її допомогою сортуються елементи будь-якого списку, і не має значення, чи знаходяться вони в таблиці чи в простому списку із символами кінця абзацу наприкінці кожного рядка.

Сортування здійснюється в алфавітно-цифровому порядку. Необхідно вибрати напрямок сортування (по убуванню чи по зростанню) і її тип (по тексту, даті чи числу).

Для того щоб відсортувати дані в таблиці, потрібно зробити наступне:

1. Виділити стовпчик, рядок чи елементи таблиці, який необхідно відсортувати.

2. Виконати команду ТаблицяСортування. (Якщо виділена інформація знаходиться не в таблиці, то команда буде називатися Сортування тексту.) На екрані з'явиться діалогове вікно, представлене на мал. 18.

3. Якщо в тексті є заголовки, які не потрібно сортувати, у розділі Список потрібно вибрати пункт Із рядком заголовка.

4. У розділі Сортувати слід вибрати стовпець, по якому потрібно сортувати в першу чергу.

5. У списку Тип слід вказати тип інформації, що міститься в стовпці, вибравши пункт Текст, Число чи Дата. Потім вказати напрямок сортування, вибравши По зростанню чи По убуванню. Для сортування інформації в інших колонках повторити пп. 4 і 5.

6. Клацнути на кнопці ОК, щоб виконати сортування.

Висновок

Більшість користувачів вважають, що таблиці Word - це просто набір рядів і стовпців, у які занесені певні дані. Фактично, Word має кілька інструментів для керування числами - усі вони схильні до помилок, а іноді їх просто неправильно застосовують користувачі. Якщо необхідно виконати які-небудь обчислення з рядами чи стовпцями чисел - що-небудь складніше, просте підсумовування чи перетворення деяких даних, - то краще використовувати Excel.

Крім очевидного використання таблиць для організації і представлення даних, таблиці Word ідеальні для розміщення й організації об'єктів (слів, чисел, малюнків) на сторінці.

Необхідно також використовувати таблиці при виконанні наступних операцій.

* Вирівнювання заголовка абзацу, при розміщенні його ліворуч, а самого тексту - праворуч. Цей формат використовується в основному в резюме.

* Малювання пересічних вертикальних і горизонтальних ліній. Використання таблиць набагато спрощує виснажливе створення границь навколо слів чи абзаців.

* Створення форм, що будуть заповнюватися вручну чи на друкарській машинці. Крім того, таблиці - це найбільш простий спосіб створення полів у формі введення даних.

* Розміщення тексту у визначеному місці на сторінці. Щораз при упорядкуванні тексту чи малюнків на сторінці використовується клавіша табуляції.

Таблиці можна намалювати також і усередині інших таблиць - дуже зручний спосіб при створення документа, що має сторінки жорстко визначеної структури і формату. Кожна «вкладена таблиця» з'являється усередині окремої комірки в більшій зовнішній таблиці.

Таким чином, підсумовуючи усе вищесказана, можна із впевненістю сказати, що використання таблиць у текстовому редакторі Word дозволяє спростити ряд завдань, які часто постають перед користувачами, а також дає можливість створювати бланки різних документів та шаблони.

Використана література

1. Ботт Эд, Леонард Вудди. Использование Microcoft Office 2000. специальное издание: Пер с англ.: Уч. пос. - М.:Издательский дом «Вильямс», 2000. - 1024 с.: ил. - Парал. тит. англ.

2. Руденко В.Д., Макарчик О.М., Паталанжоглу М.О. Практичний курс інформатики / За ред. Мадзігона В.М. - К.: Фенікс, 1997. - 304 с.

3. Гаевский А.Ю. Самоучитель работы на персональном компьютере. - К.: А.С.К., 2001. - 416 с.: ил.

4. Д. Тейлор, Дж. Мишель, Дж. Пенман. Microcoft Office 2000: Пер с англ.: В. Усманов, А. Сергиенко. - Издательство «Питер Ком», 2000. - 980 с.: ил.

Страницы: 1, 2