· завдання порядку, в якому дані повинні виводитися при виконанні запиту;

· завдання умов виведення записів в запиті.

· На мал. 4 показано вікно конструктора запиту.

·

Мал. 4 Вікно конструктора запиту

Слід звернути увагу на виключно важливу роль механізму запитів у вирішенні проблеми забезпечення мінімальної надмірності інформації, що зберігається в базі. Дійсно, з їх допомогою ми можемо отримувати довільну кількість віртуальних таблиць, що представляють в самих різних видах і розрізах єдину сукупність даних, що реально зберігається.

Розглянемо ще один випадок застосування запитів для вирішення завдань обробки даних. Достатньо типовою (зокрема для додатків фінансово-економічного характеру) є проблема угрупування даних за тією або іншою ознакою. Для активізації можливості їх завдання у вікні Конструктора запитів необхідно включити функцію меню Вигляд > Групові операції.

Також слід звернути увагу на такі важливі можливості конструктора запитів, як:

* завдання параметрів, що запрошуються при відкритті запиту;

* вбудовані статистичні функції, доступні при завданні групових операцій. Вони роблять запити могутнім інструментом аналізу

інформації, що зберігається.

На завершення огляду засобів побудови запитів в СУБД Access слід вказати також і на те, що в неї крім могутнього і ефективного візуального конструктора вбудований також і режим безпосереднього введення SQL-виразів, що визначає запит. Даний режим існує паралельно і доступний з меню Вигляд > Режим SQL (а також з піктограми Вигляд на панелі інструментів).

3.3 Розробка форм

Будуть розглянуті режими безпосереднього введення даних в таблицю. Очевидно, що це має вельми обмежене застосування. Це обумовлюється як тим, що довжина запису може виявитися чималою і вводити інформацію в неї в табличній формі буде технічно незручно, так і міркуваннями більш принципового характеру:

* по-перше, структура таблиці повинна будуватися на основі логіки

завдань зберігання інформації, яка, взагалі кажучи, може істотно

відрізнятися від логіки її накопичення і введення;

по-друге, важливим показником якості автоматизованої системи

є організація її системи введення/виведення у вигляді, максимально наближеному до традиційних форм представлення інформації на немашинних носіях. Такі форми, як правило, роблять програмне

забезпечення привабливим для кінцевого користувача, зменшують

період його адаптації до знов впроваджуваної системи і дозволяють швидко зосередитися на рішенні основних професійних задач;

по-третє, в складній і розвиненій автоматизованій інформаційній

системі повинне забезпечуватися розділення доступу до різних груп

полів і записів для різних категорій користувачів залежно від

виконуваних ними функцій. Також в певних ситуаціях потрібно представити одну і ту ж інформацію або в різних видах і розрізах, або в різних поєднаннях з іншою інформацією.

Для вирішення як цих, так і багатьох інших проблем організації інтерфейсу введення/виведення даних в Access служить механізм електронних форм. Виберемо вкладку Форми головного вікна бази даних і натиснемо кнопку Створити. Діалогове вікно, що з'являється, дозволяє вибрати як таблицю або запит, для роботи з даними яких складається форма, так і режим її створення. Залежно від кваліфікації користувача і, природно, складності форми, що розробляється, можна або скористатися вбудованими програмними надбудовами-майстрами, або відразу почати її створення з нуля в режимі Конструктора. Вельми плідним також виявляється комбінований підхід: спочатку використовується відповідний майстер, а потім отримана форма додатково допрацьовується в «ручному режимі».

За умовчанням формі було запропоновано привласнити таке ж ім'я, як і у таблиці, на основі якої вона була створена. При створенні підписів полів програмна надбудова використовувала їх відповідні атрибути, задані при конструюванні таблиці. Останнє не завжди буває зручним з погляду інтерфейсу користувача. Для усунення цих і подібних недоліків нам доведеться повернутися в режим зміни макету форми (кнопка Конструктор або піктограма Вигляд на панелі інструментів). Технологія процесу проектування форм в середовищі Access зводиться до додавання елементів, що управляють, і зміни їх властивостей. У зв'язку з цим при переході в режим Конструктор на екрані за умовчанням з'являються два додаткові вікна: Вікно Панель елементів, яке призначене для вибору наступного управляючого елементу, що додається до проектованої форми. У конструктор форм Access вбудовані такі елементи управління, як напис, поле, кнопка, прапорець, перемикач, список, набір вкладок і ін. Крім цього до форми можна підключати спеціальні (додаткові) елементи управління OLE, що значно розширює можливості розвитку інтерфейсу управління даними. Вікно Властивостей поточного елементу управління, призначене для зміни його атрибутів і настройок, наприклад, кольору, шрифту, розміру і т.п.

У режимі Конструктор видно структуру форми. Вона складається з трьох частин: Заголовок форми, Область даних і Примітка форми. Як неважко здогадатися, така структура в першу чергу орієнтована на можливості представлення табличний організованих даних. Відмітимо, що як сама форма, так і її розділи також розглядаються як елементи управління, що володіють деякими наборами властивостей, що настроюються.

Приклад організації введення/виведення даних в таблицю за допомогою однойменної форми носить в деякому розумінні вироджений характер: у нім структура полів у формі однозначного відповідає їх структурі в таблиці. Проте, як правило, при створенні реальних додатків доводиться вирішувати задачу управління даними, що знаходяться в системі взаємозв'язаних таблиць, з єдиної форми.

3.4 Конструювання звітів

Невід'ємною функцією будь-яких програмних систем, так або інакше пов'язаних з обробкою даних, є представлення звітів за інформацією, що зберігається. Під звітом традиційно розуміється спеціальним чином структуроване представлення даних, що зберігаються, і виводиться (як правило) на паперовий носій. Перерахуємо принципові відмінності звітів від екранних форм, що зумовили виділення їх в окремий програмний об'єкт СУБД Access:

* по-перше, звіти є виключно засобом виведення інформації;

по-друге, організація даних в звітах припускає можливість їх

складної, багаторівневої структуризації;

по-третє, структура інформації, що виводиться в звіті, повинна бути

узгоджена із структурою носія. Наприклад, розбиття звіту на сторінки припускає організацію виходу регулярних елементів на початку

і кінці кожного листа (колонтитулів), дублювання шапок таблиць і т.д.

Також на зовнішній вигляд звіту значний вплив роблять параметри

конкретного друкуючого пристрою, який буде використано для його

висновку.

В той же час, до важливих достоїнств Access належить те, що ідеологія роботи як з екранними формами, так і із звітами максимально універсалізована. Зокрема, інтерфейс режиму конструювання макету звіту аналогічний режиму конструктора для екранних форм.

Важливим етапом при створенні багаторівневого звіту є завдання рівнів угрупування даних, що виводяться, Це робиться у вікні, яке викликається з меню Вигляд > Сортування і угрупування Для кожного із заданих рівнів угрупування даних можуть бути визначені розділ типу Заголовок, що виводиться на початку кожної групи і розділ типу Примітка, формується коли група закінчується.

3.5 Організація захисту даних

Неодмінною функцією будь-якої розвиненої СУБД є забезпечення захисту даних від несанкціонованого доступу. Очевидно, що повноцінний з погляду надійності і стійкості режим захисту може бути забезпечений тільки в рамках промислових систем управління за умови комплексної реалізації заходів програмного, апаратного і адміністративного характеру. Перед справжнім параграфом поставлено скромніше завдання -- на прикладі MS Access описати на принциповому рівні ті підходи, які застосовуються в СУБД для забезпечення програмного захисту даних. MS Access забезпечує два традиційні способи захисту бази даних:

установка пароля, потрібного при відкритті бази даних;

захист на рівні визначення прав користувачів, яка дозволяє обмежити можливість отримання або зміни тій або іншій інформації в базі даних для конкретного користувача.

Крім того, можна видалити змінну програму Visual Basic з бази даних, щоб запобігти змінам структури форм, звітів і модулів, зберігши базу даних як файл МОЄ.

Установка пароля на відкриття бази даних є простим способом захисту. Після того, як пароль встановлений (функція меню Сервіс - Захист - Задати пароль бази даних), при кожному відкритті бази даних з'являтиметься діалогове вікно, в якому потрібно ввести пароль. Відкрити базу даних і дістати доступ до її ресурсів можуть отримати тільки ті користувачі, які введуть правильний пароль. Цей спосіб достатньо надійний (MS Access шифрує пароль, так що до нього немає прямого доступу при читанні файлу бази даних). Проте перевірка проводиться тільки при відкритті бази даних, після чого всі її об'єкти стають повністю доступними. В результаті, установка пароля зазвичай виявляється достатньою мірою захисту для баз даних, які спільно використовується невеликою групою користувачів або встановлені на автономному комп'ютері.

Набагато надійнішим і гнучкішим способом організації захисту є захист на рівні користувачів. Він подібний до способів, використовуваних в більшості мережевих систем. Процес завдання захисту на рівні користувачів складається з двох принципових етапів:

* створення системи користувачів, об'єднаних в групи (Сервіс >

Захист > Користувачі і групи);

* завдання прав доступу різних користувачів і груп по відношенню до об'єктів бази даних (Сервіс - Захист - Дозволи).

3.6 Опис бази даних

База даних містить чотири таблиці: „Одержувачі" (Додаток 1),

„Реалізація" (Додаток 2) „Розповсюдження по видам" (Додаток 3). Таблиця „Одержувачі" містить дані про всіх одержувачів товару та кількість товару яка йому була доставлена. Вона включає поля, які містять інформацію про ім'я розповсюджувача, його адресу, телефон та кількість товару яка була йому доставлена. Для зручності зв'язку з іншими таблицями для кожного одержувача був введений унікальний ідентифікаційний код. За допомогою цього коду ми можемо отримати вичерпну інформацію про одержувачів товару з будь-якої іншої таблиці. Таблиця „Реалізація" містить дані про те куди було доставлено товар, також вказано кількість цього товару в літрах та вказана скільки було сплачено за цей товар в гривнях. Таблиця

„Розповсюдження по видах" містить дані про розповсюдження по видах продукції, а саме 3 види пива. Також вказано скільки саме продукції було доставлено одержувачу та куди саме доставлено ці товари. Також ця таблиця має пункт «код одержувача», який пов'язує цю таблицю з іншими. Для зручнішого використання бази по кожній таблиці створена форма, це істотно полегшує введення нових даних, а також за допомогою форм можна обмежити об'єм інформації, доступної користувачеві, що звертається до бази. Так у формі «Одержувачі» (Додаток 4) зручно показано всіх отримувачів товару, їх ім'я регіон та кількість отриманого товару. У формі «Реалізація товару» (Додаток 5) міститься інформація про реалізацію продукції та місце куди її було продано. У формі «Розповсюдження по видам» (Додаток 6) вказано всі регіони куди було продано продукцію та види товару і його кількість. По кожній таблиці ми можемо отримати детальний звіт за пунктами які нас цікавлять в конкретній ситуації. Додаток 7 - приклад звіту по таблиці „Одержувачі", звіт чітко відображає дані всіх клієнтів підприємства. Додаток 8 - приклад звіту по таблиці „Реалізація товару", де наочно показано результати діяльності в регіонах на яку суму, якого товару продано. Додаток 9 приклад звіту по таблиці „Розповсюдження по видам". Додаток 10 відображає зв'язки між таблицями.

В процесі роботи була створена база даних, за допомогою СУБД Access, для забезпечення обліку та руху товарів на складах.

Висновок

Під час написання даної курсової роботи було створено програми обліку готової продукції, так як при аналізі програм обліку готової продукції не було знайдено програми, яка б задовольняла всі вимоги користувача.

Перш за все, була розглянута загальна інформація про всі види товарів на складі, їх розповсюдження.

В ході виконання роботи була створена база даних для обліку готової продукції, а саме облік реалізації товарів які знаходяться на складі.

Дана програма відповідає всім вимогам користувача і дає повну інформацію про продаж товарів які знаходяться на складі певної фірми, а також перегляд інформації:

- про продаж продукції;

- про розповсюдження товарів по видам;

- про покупців товару.

Вона створена за допомогою програми Microsoft Access, тому що дана програма має всі можливості для створення і легкого користування інформацією, а також повністю задовольняє вимоги розробника.

Список використаної літератури

А. Горев, Р. Ахаян, С. Макашарипов «Эффективная работа с СУБД» - СПб. Питер, 1997. -704 стр.: ил.

В. Пасько «Access 97 Русифицированная версия» СПб.: BHV 1998 - 365с

В.В. Бойко, В.М. Савенков «Проектирование баз данных информационных систем», Москва, Финансы и статистика, 1989г

В.В. Шураков. «Автоматизированное рабочее место для статической обработки данных», 1990г.

5.И.Л.Кантарь. «Автоматизированные рабочие места управленческого

аппарата», 1990г.

Страницы: 1, 2, 3