Концепція електроного офісу включає в себе такі характерні риси як наявність цифрового зв'язку між окремими АРМ та централізованих повнотекстових документальних баз даних. Сукупність цих елементів створює умови для функціювання високопродуктивної системи документальних комунікацій. Яка забезпечує синхронізацію етапів колективної обробки документації, автоматизацію процесів формування компільованих документів (“звітів”), удосконалення процесів індексації, архівування та пошуку документальної інформації.

Доступ віддалених повнотекстових баз даних здійснюється засобами АРМ працівника офісу. Таким чином, долається просторовий інформаційний бар'єр, в наслідок чого, зменьшуються часові та інформаційні затрати.

Найпоширенішою технологією організації повнотекстових баз даних є гіпертекст. Сучасні гіпертекстові технології та системи, реалізовані на їх основі (наприклад, сервіс World Wide Web) стали традиційним елементом електроного офісу.

Гіпертекст (нелінійний текст) - це організація текстової інформації, при якій текст являє собою безліч фрагментів з явними асоціативними зв'язками між цими фрагментами [11].

Основна ідея гіпертекстових технологій полягає у тому, що пошук документальної інформації відбувається з урахуванням безлічі взаємозв'язків, що існують між документами. Такий пошук здійснюється ефективніше, ніж традиційними методами.

Формально гіпертекст можна представити у вигляді мережі або графа, де вузлами є фрагменти тексту, а дуги відображають відносини, що зв'язують ці фрагменти. Доступ до інформації здійснюється не шляхом послідовного перегляду тексту, як у звичайних інформаційно-пошукових системах, а шляхом руху від одного фрагмента до іншого.

У найбільш загальному вигляді користування гіпертекстовою системою полягає в тому, що користувач читає на екрані комп'ютера певний текст і має можливість виконувати визначені в системі дії залежно від того, які в нього виникають асоціації при читанні тексту на екрані.

Вважають, що першим ідею гіпертексту, не використовуючи самого терміна «гіпертекст», висунув у 1945 р. Венневер Буш, радник президента Рузвельта з питань науки. Він запропонував проект технічної системи (технічного середовища) нового типу, який назвав «Метех». Основна перевага цієї системи полягає в можливості з'єднання і спільного перегляду окремо існуючих, але асоціативно зв'язаних одиниць інформації (статей, текстових документів, фотографій, креслень). Система «Метех» являла собою своєрідну бібліотеку з простим доступом до будь-якого документа і можливістю переходити від певного документа до суміжного, зв'язаного з ним за змістом. Користувач повинний був мати можливість самостійно встановлювати потрібні йому зв'язки між документами, створювати власні документи, зв'язувати їх з існуючим змістом бібліотеки. Таким чином, основна ідея запропонованого проекту полягала в можливості фіксації суттєвих зв'язків між елементами інформації і доступу до цієї інформації із системи зв'язків, тобто принципи системи «Метех» цілком відповідають сучасним уявленням про сутність гіпертексту.

Першу комп'ютерну систему, що реалізує ідею гіпертексту, було створено в 1968 р. Вона носила суто науково-дослідний характер і забезпечувала можливість користувачам відповідно до власних уявлень формулювати і нарощувати систему зв'язків між елементами інформації та переглядати інформацію як систему зв'язків.

Термін «гіпертекст» увів Т. Нельсон. Він визначив гіпертекст як «з'єднання тексту природньою мовою зі створюваною комп'ютером можливістю інтерактивного формування всередині нього нових розгалужень, або як динамічну організацію нелінійного тексту, який вже не може бути надрукований звичайним чином на звичайній сторінці».

М. Нельсон був розробником гіпертекстової системи, що використовувалася для ведення документації по проекту космічного корабля «Аполлон».

У 1987 р. фірма Аррlе випустила першу гіпертекстову систему для персональних машин - пакет Нуреrcard для комп'ютерів Масintosh. З цього часу гіпертекстова технологія здобуває масовий комерційний характер.

Сервіс Web побудований на основі архітектури «клієнт-сервер». До структури Web-системи відносять наступні складові:

мова гіпертекстової розмітки документів НТМL (Нуреr Тeхt Маrкuр Language);

універсальний спосіб адресації ресурсів у мережі URL (Universal Resource Locator);

протокол обміну даними (гіпертекстовою інформацією) НТТР (Нуреr Тeхt Тrаnsfer Рrotocol);

засоби перегляду Web-сторінок (броузери).

Мова НТМL - це засіб для формування гіпертекстових документів. Гіпертекстові посилання вбудовані в текст документа і зберігаються як його частина. Завдяки цій мові можна не тільки формувати гіпертекстові документи, але і здійснювати зв'язок тексту і зображення з документами, розташованими на іншому сервері Web. Універсальний спосіб адресації застосовується для організації гіпертекстових посилань і забезпечує доступ до розподілених ресурсів мережі. Адреса URL складається з трьох елементів: використовуваного протоколу доступу, логічного імені сервера, імені файлу. Наприклад, сервер Державної публічної науково-технічної бібліотеки Росії має адресу: httр://gpntb.iррi.rаs.ru/. Протокол обміну даними служить для встановлення зв'язку з документами формату НТМL незалежно від його місцезнаходження.

В даний час існує кілька напрямків розвитку гіпертекстових технологій. Один з них базується на представленні у вузлах гіпертексту різнорідної, але семантично зв'язаної інформації - тексту, малюнків, графіків, фотографій, відео, звуку. Важливим напрямком розвитку гіпертекстових технологій є аналітична обробка інформації. Наприклад, упорядкування документів за змістом, що сприяє вирішенню багатоетапних задач та розробці складних проектів. Найбільш перспективним напрямком є технології організації інформаційних ресурсів, розподілених у мережах різних типів (локальних, корпоративних, глобальних) і, насамперед, Web-технологія [6]. Слід підкреслити, що рівень досвіду та асоціативного мислення для користувача гіпертексту відіграють важливу роль і суттєво впливають на продуктивність його праці. Тому, для більшості установ раціонально поряд з гіпертекстовими технологіями використовувати традиційні реляційні бази даних.

Головним напрямком перебудови менеджменту і його радикального удосконалення, пристосування до сучасних умов стало масове використання новітньої комп'ютерної і телекомунікаційний техніки, формування на її основі високоефективних інформаційно-управлінських технологій, нової концепції офісної діяльності. Засоби і методи прикладної інформатики ефективно застосовуються в в менеджменті і маркетингу. Нові інформаційні технології, реалізовані на комп'ютерній техніці, вимагають радикальних змін організаційних структур менеджменту, його регламенту, кадрового потенціалу, системи документації, алгоритмів фіксування і передачі інформації. Особливе значення має впровадження концепції електроного офісу. ЇЇ застосування значно розширює можливості використання компаніями інформаційних ресурсів. Формування концепції пов'язане з розповсюдженням практики інформаційного менеджменту та організацією системи обробки даних і знань. В наслідок їх послідовного розвитку сформувались інтегровані автоматизовані системи управління, що охоплюють по вертикалі і горизонталі всі рівні і ланки виробничих процесів.

Повна інтегрована автоматизація офісу передбачає охоплення наступних інформаційно-управлінських процесів: зв'язок, збір, збереження і доступ до необхідної інформації, аналіз інформації, підготовка тексту, підтримка індивідуальної діяльності, програмування і рішення спеціальних завдань. Сукупність програмних та апаратних елементів з технологіями їх експлуатації створює систему автоматизації документообігу (САД). САД - це відкрита система, яка має тісний детермінований взаємозв'язок з навколишнім середовищем, тому аспектів її вивчення дуже багато. Крім того, САД є динамічною системою. Вона володіє великим потенціалом розвитку, що вимагає існування гнучкої, керованої теоретичної моделі системи. Яка б у комплексі з матеріально-технічною базою ефективно використовувалась у процесі виробництва, обробки та збереження документальних інформаційних ресурсів для забезпечення управлінської галузі.

У роботі було проаналізовано концепцію електроного офісу та здійснено спробу побудови теоретичної моделі САД шляхом систематизації знань, зосереджених по різним джерелам. При попередньому вивченні відібраних джерел інформації, виявилось, що переважна частина праць з даної проблематики опубліковано у спеціалізованих періодичних виданнях. Деякі матеріали було виявлено у довідкових та учбових виданнях. Хронологічні межі літератури визначались специфікою предмету та метою дослідження.

Отже, на основі інформації, отриманої із вищезазначених джерел, вдалося, проаналізувати концепцію електроного офісу; у загальних рисах, дослідити структуру САД, її характерні риси та особливості. У результаті системних досліджень було створено модель системи, яка являє собою опис підсистем САД, її елементів та зв'язків між ними. Система повнотекстових баз даних та технологія гіпертексту були розглянуті більш докладно.

Усі твердження та висновки були, достатньо аргументовані, деякі з них - обґрунтовані табличними даними та схематичними моделями.