Одним из наиболее часто используемых вариантов изменения атрибутов штатных единиц является ее перевод из одного подразделения в другое. Содержит информацию как: номер приказа, тип документа, дата редактирования и имя системного пользователя (где в эти поля система заносит автоматически служебную информацию).

В группе поля Пункты приказа имеется информация о штатной единицы, и из какого в какое подразделения его переводят. С какой даты и на основании чего был переведен, примечание (дополнительная информация), существует последняя модификация о времени (число, месяц, год) и имени системного пользователя.

7.7 Выделение группы штатных единиц в подразделение

модуль “Штатное расписание” предоставляет возможность группового перевода штатных единиц из одного подразделения в другое подразделение, а также возможность группового перевода штанных единиц во вновь создаваемое подразделение с подчинением этого подразделения любому из существующих на предприятии. Изменение организационной структуры, как и другие действия, сопровождается созданием пунктов приказа. Содержит информацию как: номер приказа, тип документа, дата редактирования и имя системного пользователя (где в эти поля система заносит автоматически служебную информацию). В полях группе штатных единиц пункты приказов содержится информация, с какой даты, и время модификации и имя системного пользователя. Перевести в подразделение, выделить в новое подразделение, в какой состав входит, входит в учетное подразделение, руководитель, код подразделения, счет затрат, какая должность, и в каком подразделении работал. Сноска для примечания.

7.8 Удаление штатной единицы

Удаление штатной единицы является одной из операцией корректировки штатного расписания. Допускается удаление только свободных должностей. Если должность занята, то сначала следует уволить сотрудника с удаляемой должности и лишь, затем производить ее удаление.

Входит информация о номере приказа, о типе документа, типе приказа, дата редактирования, имя системного пользователя. В пункты приказа входит штатная единица, из какого подразделения и по какую дату был удален. На основании чего был удален, сноска на примечания. Существует последняя модификация о времени (число, месяц, год) и имени системного пользователя.

7.9 Создание нового штатного подразделения

Модуль ”Штатное расписание” предоставляет возможность формирования организационной структуры предприятия. Имеется возможность создания нового подразделения с подчинением его любому из существующих на предприятии. Изменение организационной структуры, как и другие действия, сопровождается созданием пунктов приказа. Входит информация о номере приказа, о типе документа, типе приказа, дата редактирования, имя системного пользователя. В Пункт приказа входит: наименование подразделения, с какой даты, и на основании чего создаётся. Выводится информация о входящих подразделениях, входит ли в учётное подразделение, и кто руководитель подразделения, код самого подразделения, счет затрат, примечание. Существует последняя модификация о времени (число, месяц, год) и имени системного пользователя.

7.10 Объединение подразделений

Объединение двух подразделений в одно позволяет корректировать организационную структуры предприятия в соответствии с изменяющимися потребностями. Выводит информацию, под каким номером находится, тип документа, время модификации и имя системного пользователя. В пункты приказа входит информация, с какой даты поступил приказ и также время модификации, и имя системного пользователя. В группу объединить подразделения, в какое подразделение и откуда перевести все штатные единицы. Сноска для примечания.

7.11 Расформирование подразделений

Расформирование структурного подразделения позволяет корректировать организационную структуру предприятия в соответствии с изменяющимися потребностями.

Входит номер приказа, тип документа, время модификации и имя системного пользователя. В пункты приказа входит информация о подразделении, с какой даты, на основании чего расформирован, примечание, последняя модификация о времени (число, месяц, год) и имени системного пользователя.

7.12 Ввод штатного расписания в действие

Сформированное штатное расписание водится в действие приказом, создаваемым при выполнении функции ввода штатного расписания в действие. Входит номер приказа, тип документа, время модификации и имя системного пользователя. В пункты приказа входит, с какой даты, по какой следует ввести в действие штатное расписание, на каком основание, примечание. Последняя модификация о времени (число, месяц, год) и имени системного пользователя.

7.13 Ввести новую ЕТКС (Единая Тарифная Квалификационная Сетка)

Входит в документ номер приказа, тип документа, тип приказа, дата редактирования и имя системного пользователя. Наименование, с какой даты, ставка, последняя модификация о времени (число, месяц, год) и имени системного пользователя. Можно оклады привести в соответствие с тарифной сеткой всем работникам и штатным единицам, если этого не делать, то новые значения будут сделаны только тем сотрудникам, у которых

старые назначения совпадают со старой тарифной сетки.

7.14 Начисление зарплаты

Данная функция позволяет подготавливать пункты приказа о единовременных и постоянных доплатах. После подписания такого приказа информация о начислениях и доплатах автоматически попадает в соответствующие справочники и таблицы.

8. Работа с учётными данными

Модуль ”Штатное расписание “ обеспечивает работу пользователя с двумя видами учетных данных:

· Приказы

· Штатные единицы.

Формированием приказов сопровождается выполнение всех операций по изменению штатного расписания. Конкретные действия регистрируются в виде пунктов приказа при выполнении соответствующих функций. Пользователю предоставляется возможность создания новых и просмотра имеющихся приказов, формирования текста приказов, визирование и выполнение приказов. Выполнение приказа вносит изменения в структуру предприятия и его штатное расписание в соответствии с пунктами данного приказа.

Перечень и описания штатных единиц доступны пользователю для просмотра и редактирования. Пользователь имеет возможность непосредственного ввода и изменения штатных единиц без использования специальных функций (и, значит, без оформления соответствующих приказов). Однако такой способ корректировки штатного расписания может быть рекомендован лишь на этапе отладки (в том числе для ввода данных по существующему штатному расписанию).

8.1 Приказы

8.1.1 Оформление приказов

Значительную часть работы по ведению штатного расписания связана с подготовкой приказов по структуре предприятия и по действиям со штатными единицами. Работа с этими документами поддерживается модулем

“Штатное расписание”. Он обеспечивает формирование приказов одновременно с заданием операций изменения штатного расписания, их регистрацию и выполнение стандартных действий с приказами.

Данный документ будет состоять из нескольких информационных зон. В верхней части документа располагается список просмотра с перечислением всех приказов, изданных или подготовленных на предприятии, с указанием номера, типа документа, типа приказа (по личному составу, по структуре предприятия и т. д.) и статусов приказов (подготовка - подобный документ только подготовлен, в нем можно менять любую информацию; подписан - невозможно что-либо изменить, однако вся информация по-прежнему находится во временных таблицах; реализован - невозможно что-либо изменить, а все операции, отраженные в тексте документа, выполнены на рабочей базе данных;). Здесь же поля с даты по дату, в котором можно указать период для просмотра. Поле выводить либо на экран, либо на печать.

Под этим списком располагаются поля, которые содержат даты подготовки, подписания, выполнения приказа. В нижней части для каждого документа приведен ряд дополнительной информации, которая становится доступной при активизации, соответствующей вкладки:

· Пункты приказа (т. е код, действия, номер приказа)

· Визы/подписи (предоставляет возможность настройки списка визирующих и подписывающих приказ)

· Текс приказа (позволяет ввести или сформировать любой текст до пунктов приказа)

· Завершающий текст (позволяет ввести или сформировать завершающий текст приказа)

· Примечание (позволяет вести любой пояснительный комментарий)

В нижнем правом углу находится последняя модификация, где находится информация о времени (число, месяц, год, часы) и имя системного пользователя.

8.2 Штатные единицы

Учетные данные по штатному расписанию включают перечень зарегистрированных штатных единиц и их описание. Пользователь может просматривать, корректировать информацию по имеющимся штатным единица и вводить новые. Важно отметить, что доступ к данным дает пользователю возможность изменять штатное расписание без использования специальных функций и формирование соответствующих приказов. Но при этом не обеспечивается документирование и регламентация штатного расписания в соответствии с установленными правилами. Непосредственное изменение штатного расписания может быть рекомендовано только на этапе отладки для ввода исходных данных. В остальных случаях формирование организационной структуры и штатного расписания должно, проводится с использованием специальных функций.

В данном документе будет выводиться информация с полем по подразделению, на какую дату проводится операция. Ниже располагается список штатных единиц; каждая запись из списка включает в себя следующие реквизиты:

· код по ОКПДТР

· должность

· разряд

· ставок- число возможных в штатном расписании ставок по данной должности

· задействовано - выводится количество заполненных ставок по данной штатной единице. Данные регистрируются по мере выполнения операций приема на работу, выполняемой в модуле “ Кадры” (данное поле недоступно для корректировки)

· оклад/ставка

· максимальный размер оплаты - заполняется, если на предприятии используется диапазон окладов для штатной единицы

· время действия с.. по .. - поле содержит даты

В средней части документа проводится описание штатной единицы:

· подразделение, к которому относится должность (дирекция, бухгалтерия и т.п.)

· категория, к которой относится должность (руководители, служащие и т.п.)

· статья затрат, на которую списывается зарплата работников, принимаемых на данную должность

· вид штатной единицы - это дополнительная аналитическая категория (водитель, рабочие)

· система оплаты, по которой ведется расчет заработной платы по данной должности

· порядок - при печати штатного расписания значение этого поля будет определять порядок следования штатной единицы в общем списке (штатные единицы будут печататься в порядке возрастания значение этого поля), а также порядок расположения в экранной форме

· номер группы условий труда

· максимальный разряд ЕТС

· разряд ЕТС (единая тарифная сетка)

· счет затрат - номер счета затрат, на который списываются затраты по заработной плате работника, находящегося на данной должности

· примечание - поле для ввода комментария

· модифицировано - в поля время и пользователь

автоматически заносятся служебная информация, фиксирующая точное время и дату последней модификации списка “Штатные единицы”, а также системное имя пользователя, выполнившего эту модификацию

“Замещаемая ШЕ (Для готовившегося ШР или в результате перевода/изменения)” означает, что описывается вновь водимая штатная единица, при этом имеются поля как: должность, разряд, количество ставок, и в каком подразделении будет работать.

9. Формирование отчетных документов

В задаче реализована подготовка следующих отчетов:

· Штатное расписание

· Изменения штатного расписания

· Штатно- должностная книга

· Вакансии

· Справка по фонду заработной платы

· Отчеты об обработанном времени

· Данные для отчета по труду

· Отчет о средне месячном доходе

· Штатная численность

· Структура предприятия

Отчеты формируются по данным штатного расписания, выбранного на текущую сессию работы приложения при задании параметров приложения.

9.1 Печать штатного расписания

Отчет “Штатного расписания” содержит полную информацию по штатным единицам предприятия или его выбранного подразделения. По каждой из штатных единиц указывается название, разряд, количество ставок, оклад и другая информация. Данные группируются по подразделениям.

В данный отчет входит:

· На дату - указывается дата, по состоянию на которую формируется отчетный документ (по умолчанию устанавливается текущая дата).

· Подразделение

· Включая входящие подразделения - если нужно получить отчет по подразделению вместе с входящими в него подразделения.

· Выводить - в каком формате выводится отчет (значение выбирается из списка)

·

9.2 Формирование отчета по изменениям штатного расписания

Отчет по изменениям штатного расписания включает перечень вновь введенных и ликвидированных штатных единиц за указанный период времени. По этим штатным единицам указывается все данные. Отчет может быть сформирован как по предприятию в целом, так и для выбранного подразделения.

В данный отчет входит информация:

· С даты по дату - период, за который формируется данные по изменениям штатного расписания

· Подразделение

· Включая входящие подразделения

· Выводить

·

9.3 Печать штатно-должностной книги

Штатно-должностная книга включает перечень должностей штатного расписания и фамилии назначенных на них сотрудников. Отчет может быть сформирован как по предприятию в целом, так и для выбранного подразделения. В данном отчете такая структура как: на дату, подразделение, включая входящие подразделения, выводить.

9.4 Вакансии

Отчет по вакансиям позволяет получить список вакантных должностей на указанную дату, сгруппированных по подразделениям. Для этих должностей дается описание, включающие количество ставок, оклады и т.д. Отчет может быть сформирован как по предприятию, так и для выбранного подразделения. При его подготовки используется данные по приему на работу, регистрируемые в модуле “Кадры”. В отчете информация: на дату, подразделение, включая входящие подразделения, выводить.

9.5 Состав фонда заработной платы

Справка по фонду заработной платы содержит данные по суммам заработной платы, начисленной сначала года и за указанный месяц для текущего и предыдущего года. Указывается фонд заработной платы в целом и средства на оплату труда списочного состава. В отчете входит информация: год и месяц (за который необходимо получить справку по фонду заработная плата), подразделение, включая входящие подразделения, выводить.

9.6 Справка об отработанном времени

Справка об отработанном времени содержит информацию об отработанном времени в разрезе прямых начислений или по табелю суммарного учета или по лицевому счету по подразделениям, по категориям работников, по виду приема.

В отчет входит:

· по прямым начислениям, по табелю, по лицевому счету

· с месяца - номер месяца начала периода

· по месяц - номер месяца окончания периода

· год - год отчетного периода

· учетное подразделение - сведения, по каким по какому - либо подразделению

· выводить.

9.7 Данные для отчета по труду

Данные для отчета по труду представляется в отчетной форме “Сведения о численности и заработной плате работников ”. Отчет содержит информацию среднесписочную численности работников, фонде заработной платы, количестве фактически отработанных человеко-дней, численности работников списочного состава за месяц и сначала года нарастающим итогом.

В отчет входит:

· с месяца - номер месяца начала периода

· по месяц - номер месяца окончания периода

· год - год отчетного периода

· выводить.

9.8 Отчет о среднемесячном доходе

Отчет содержит данные о среднемесячном доходе работников предприятия в разрезе подразделений, категорий работников, профессий сотрудников среднемесячной районной и северной надбавке за отчетный период.

В отчет входит:

· с месяца - номер месяца начала периода

· по месяц - номер месяца окончания периода

· год - год отчетного периода

· выводить

· учетное подразделение

9.9 Штатная численность

Отчет содержит данные о структуре предприятия с указанием должностного состава и штатной численности.

В отчет входит: на дату, подразделение, выводить.

9.10 Структура предприятия

Отчет содержит данные о структуре подразделения или всего предприятия с указанием штатной численности.

В отчет входит: на дату, подразделение, выводить.

10. Запросы

Рисунок 10.1- Пункт вертикального меню запросы

В этом меню пользователь может, как сформировать свои запросы, так и редактировать уже созданные ранее. Запросы являются очень важным компонентом системы. В системе АРМ «Кадры» создана очень мощная и удобная система запросов, которая предоставляет возможность для пользователя формировать практически любые запросы, не обращаясь при этом к самому разработчику либо исходному языку программирования. Для создания запроса необходимо после выбора пункта вертикального меню нажать клавишу F2, после чего появится следующее окно.

В области разделы необходимо выбрать раздел, по которому нужно создать запрос, разделов может быть несколько т.к. пользователя может интересовать информация сразу по нескольким разделам. В области поля необходимо выбрать поля, по которым в дальнейшем будет формироваться условие запроса. В области экрана результаты будут отображаться выбранные поля, которые в последствии будут результирующими в выходной форме. После того как все необходимые поля выбраны нужно нажать клавишу ESC и записать созданный шаблон запроса. После того как шаблон записан, можно осуществлять запрос по этому шаблону:

Рисунок 10.3 - Окно задания условий для запроса

Условия во все поля задаются очень просто нажатием клавиши F6. После этого появится классификатор, по которому необходимо выбрать интересующий пользователя параметр. После того как все условия создания запросов заданы необходимо выполнить запрос нажатием клавиши F9, после чего появится форма с интересующими пользователя данными:

Результат запроса можно:

1)Просмотреть. F3

2)Распечатать. F5

3)Распечатать с заданием шаблона печати. Т.е. распечатать только интересующие пользователя поля, а не все результирующие поля. ( клавиша F6 )

4)Найти конкретно интересующие данные (отфильтровать запрос). F11

Заключение

В процессе прохождения производственно практики было разработано описание существующей системы учета кадров АРМ «Штатное расписание». Данное описание было выполнено в виде документации для пользователя. Эта документация в дальнейшем войдет в пакет по сопровождению комплекса АРМ «Штатное расписание» и будет рабочим документам для персонала, который будет работать с комплексом АРМ «Штатное расписание».

Литература

1. Баранов М.Т., Костяев Т.А., Прудников А.В. Русский язык (справочные материалы) - М.: Просвещение, 1989.- 288 с.

2. Брич З.С., Капилевич Д.В., Терехова О.Г. Финансы и статистика. - М.: Финансы и статистика, 1982.- 345 с.

3. Ваулин А.С., Петрова Г.Б. Вычислительная техника в инженерных и экономических расчётах. Сборник задач и упражнений / Под ред. АВ. Петрова. - М.: Высшая школа, 1984.-233 с.

4. Вычислительная техника в инженерных и экономических расчётах / Петров А. В., Алексеев В. Е., Титов М. А. и др.; Под ред. А.В Петрова - М.: Высшая школа, 1984. - 126 с.

5. Программы и Исследование предприятий / 1 ОС ЕС / Аугутсон М. Д., Балодис Р.П., Браздинь Я.М. и др. - М.: Статистика, 1979.- 300 с.

6. Стандарт Образовательного учреждения. Комплексное управление качеством учебной работы государственного образовательного учереждения СПО «Кемеровский государственный профессионально-педагогический колледж». Требования к Оформлению Учебного Текстового Документа. СТОУ КемГППК 2.08 - 04. Добрынина О.Г. - Кемерово,2004. - 43 с.

7. Фомин К.Е / Брич З.С., Капилевич Д.В., Котик С.Ю., Цагельский В.И. - М.: История АЗОТА, 1985. - 250 с.

8. Фролов Г.Д., Олюнин В.Ю. Сети и их распространение в мире / 1. - М.: Наука, 1983. - 166 с.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5