- документи-основи, які регламентують операції між юридичними особами, наприклад, угоди, рахунки, рахунки-фактури, вимоги, контракти тощо;

- супроводжувальні документи (товарні та фінансові), які відображають сутність фактично виконаних операцій.

За всіма супроводжувальними документами можуть бути сформовані бухгалтерські проведення за допомогою механізму типових господарських операцій (ТГО).

У процесі проведення конкретних господарських операцій, які належать до різних напрямів діяльності підприємства, відбувається наповнення бази даних оперативною інформацією. При цьому забезпечуються:

- принцип одноразового введення інформації в БД, що виключає дублювання функцій користувачів і впорядковує документообіг;

- простота контролю коректності та цілісності даних, персоніфікація дій користувача;

- контроль регламенту виконання господарських операцій;

- оперативна перебудова системи, зміна експлуатаційної схеми системи в разі зміни бізнес-процесу;

- своєчасне отримання вірогідної інформації про стан поточної діяльності підприємства.

Система «Галактика» є гнучким масштабованим продуктом, який містить модуль настройки для будь-якого комплекту поставки. У процесі настроювання виконується первинне заповнення основних каталогів, класифікаторів і довідників, які становлять єдину інформаційну базу й використовуються всіма модулями системи. Подальше поповнення класифікаторів виконується в процесі експлуатації системи.

Параметри загальносистемної настойки дають змогу вибрати з наданих системою алгоритмів виконання різних функцій ті, які максимально відповідають специфіці певного підприємства. Параметрами настройки користувача визначаються особливості роботи конкретного користувача. Частину з них, яка належить до права доступу до документів і можливостей їх редагування, установлює лише адміністратор системи. Крім того, більшість модулів мають власний блок настройки. До нього включені функції настройки універсальних ієрархічних звітів (управління постачанням, управління збутом, складський облік), типових господарських операцій (госпоперації), формату вхідних і вихідних документів (обмін бізнес-документами) і т. ін.

До функцій настройки системи належать також розмежування прав доступу користувачів і організація корпоративного міжофісного обміну даними, якщо підприємство має кілька віддалених філіалів. Ці функції виконуються за допомогою спеціальних модулів права доступу й тиражування даних, що входять до контуру системного адміністрування.

Основні технічні характеристики «Галактики» подано в табл. 2.1.

Таблиця 2.1. Основні технічні характеристики системи «Галактика»

Інформаційна система Miracle V

Інформаційна система Miracle V є інтегрованою інформаційною системою управління бізнес-процесами, що базується на найновітніших технологіях і сучасних методах інформатизації. Система працює в середовищі MS Windows.

Система Miracle надає повний набір інструментів для швидкого розроблення користувацьких додатків та їх експлуатації. Практично це інструмент, який дозволяє автоматизувати бізнес-операції з урахуванням специфіки й особливостей ведення справ на конкретному підприємстві. Основний принцип роботи системи Miracle - це цілковите візуальне управління всіма процесами - від проектування віконних форм, звітів і компонування додатків до моделювання бізнес-процесів, складання алгоритмів оброблення інформації, управління рівнями доступу користувачів до інформації та програмних рішень. Розроблення програмних рішень інформаційної системи проводиться різними інструментальними засобами Miracle:

- конструктор бази даних - Miracle I Base Constructor;

- генератор віконних форм - Miracle Form Generator;

- генератор додатків (рішень) - Miracle Task Generator;

- конструктор алгоритмів - Miracle Mathematic;

- конструктор звітів - Miracle Report.

У Miracle V немає формального чи наперед заданого рішення. З бібліотеки довідкових (референтних) моделей підприємство обирає те, що найкраще відповідає його вимогам. Довідкова модель у Miracle V - це повнофункціональна та внутрішньо узгоджена інформаційна система. Там, де процеси, функції та структури не повною мірою відповідають потребам підприємства, вони можуть бути змінені та модифіковані за допомогою інструментарію Miracle V. За допомогою Miracle V, або, точніше, її засобів для розробників, підприємство створює власну цілком відповідну його потребам та вимогам інформаційну систему. Усі процеси моделюються графічно, подібно до блок-схеми, і потім уводяться до системи. Структури даних та їхні зв'язки можуть за потреби змінюватися. За допомогою дизайнера форм їх можна змінювати та створювати наново. Інструмент запитів дозволяє впроваджувати запити на будь-якій стадії упровадження системи або пізніше.

Усі визначення та описи (процеси, форми, документи, структури даних і т. д.) інтерактивно взаємопов'язані. Вони функціонують як правила роботи для інформаційної системи й докладно описуються у власній базі даних, яка називається Repository (сховище). Вони також можуть змінюватися чи розширюватися в будь-який час. Структури Repository контролюють усю виконавчу систему Miracle V. Repository є «вихідним кодом» для системи.

У наш час успіх підприємства великою мірою залежить від його здатності швидко реагувати на зміни. Звідси випливає, що бізнес-процеси також мають адаптуватися, щоб відповідати новим умовам. Перепроектування організацій та процесів потребує наявності інформаційних інструментів для підтримки здійснення відповідних завдань. Додаток Miracle V відповідає таким вимогам. Business Process Modeller забезпечує підтримку управлінської діяльності, дозволяючи створювати нові процеси й адаптувати наявні. За допомогою симуляції наслідків втілення нових ідей різні варіанти можна тестувати, перш ніж упроваджувати їх на підприємстві. Перепроектування бізнес-процесів отримує хорошу підтримку завдяки здатності їх симулювати. Усе досконаліші аналітичні засоби можуть генерувати надійні результати лише тоді, коли вони постійно використовуються в повсякденній діяльності підприємства. Саме тому організація та інформаційна система мають працювати злагоджено. Філософія Miracle V базується на цій ідеї, оскільки виконуються лише процеси, необхідні в щоденній роботі підприємства.

За допомогою компонента Miracle V Business Process Modeller усі процеси відображаються графічно і водночас здійснюється безпосередній вплив на інформаційну систему. Це означає, що доповідна документація, згенерована Process Modeller, у будь-який момент залишається актуальною. Оскільки процеси відомі інформаційній системі, а вся відповідна інформація (про виконані завдання) реєструється, ефективність процесів може аналізуватися на основі бази поточних даних. Динамічна система підтримки користувача також користується інформацією від Process Modeller. Вона завжди показує користувачам, у якому процесі вони перебувають, попередні та наступні завдання і відповідальних за них.

Основні компоненти системи Miracle V такі: репозитарій, у якому зберігаються всі визначення, правила та описи об'єктів (включаючи зв'язки та відносини між ними), та інструменти ділових процесів, до яких належать: Business Process Modeller, Business Process Executer, Business Process Analyzer та Business Process Simulator. Modeller визначає процеси на різних рівнях абстракції. Під час моделювання процеси відкриваються та виконуються компонентом Executer. Уся інформація, зібрана під час роботи, може бути вивчена за допомогою компонента Analyzer. Simulator створює сценарії на зразок «що, коли…?» для всіх процесів або їхніх частин.

Інформаційна система ММІІ

Система ММІІ дозволяє в комплексі розв'язувати задачі з планування й управління у виробництві, постачанні та збуті, а також задачі бухгалтерського обліку і фінансів. Пакет ММІІ охоплює такі програмні модулі підсистеми:

- управління матеріально-технічними ресурсами (ММ/3000);

- управління виробництвом (РМ/3000);

- управління технічним обслуговуванням і ремонтом устаткування (MNT/3000);

- управління придбанням ПКВ (РО/3000);

- управління збутом продукції (SOM/3000);

- складання кошторису витрат (СА/3000);

- ведення бухгалтерської та фінансової звітності (FA/3000).

Використовуючи модульну структуру ММІІ, можна комбінувати різну її конфігурацію. Вона має багаторівневу систему меню, меню допомоги, оперативну актуалізацію бази даних, оперативну реєстрацію даних, їх попередню обробку і коригування помилок за допомогою системи VPLUS/3000, ефективні засоби захисту даних, автоматичне виконання рутинних диспетчерських функцій, а також дає можливість користувачеві взаємодіяти із системою рідною мовою. Крім того, надається широкий набір засобів підтримки системи й консультаційних послуг.

4. Характеристика змін в системі управління в результаті впровадження обраної інформаційної системи управління

Проаналізувавши запропоновані інформаційні системи керівництво обрало систему Галактика.

Після впровадження цієї системи організація управління установою значно поліпшилася.

Так, наприклад адміністративний контур, дозволив розв'язати такі основних задачі:

1. Складання планів структурних підрозділів і окремих виконавців за напрямами діяльності.

2. Розрахунок необхідних ресурсів для виконання накреслених планів.

3. Узагальнення планів структурних підрозділів в один господарський план корпорації.

4. Пов'язання робіт в один календарно-сітковий графік.

5. Формування планів робіт виконавців на заданий період.

6. Реєстрація в пам'яті ПК процесу виконання планів, ведення журналу організованих заходів.

7. Контроль за виконанням планів управлінським персоналом, ведення документообігу за структурою господарського плану.

Поліпшив організацію управління установою і модуль управління документообігом, призначений для обліку, зберігання й оброблення документів (договорів, листів, наказів, протоколів, нарядів і т. ін.) в електронному вигляді, а також для організації спілкування користувачів під час вирішення виробничих завдань. Документи, що входять до документообігу, можуть бути отримані за допомогою електронної пошти, скановані з паперових документів або підготовлені за допомогою різних текстових редакторів.

Основні можливості модуля такі:

- створення і ведення номенклатури справ фірми;

- створення документів за допомогою вбудованого текстового процесора «Бізнес-текст» або іншого зовнішнього редактора;

- ведення стадій оброблення документів і контролю за їх виконанням;

- пошук документів за заданими критеріями, просування документів за маршрутом оброблення, масове розсилання документів у підрозділи;

- виведення на екран списку всіх облікових документів, пов'язаних із документами-основами системи «Галактика» (наприклад, рахунками за продані товари або послуги). Зв'язок із документами-основами встановлює користувач.

Висновки

Розповсюдження інформаційних технологій у 90_х роках призвело до суттєвих змін в організації виробництва, праці та управління. З одного боку, високотехнологічне середовище руйнує сталі ієрархічні структури в економіці та управлінні, створюючи на їх місцях більш гнучкі та пристосовані до нестабільного середовища, а з іншого - використання інформаційних систем в управлінні різними соціальними та виробничими механізмами призводить до інтеграції способів ведення фінансів, діловодства, управління, обліку.

З впровадженням інформаційних систем нового покоління суттєво змінюється управління установою в цілому. Застосування комп'ютерів впливає на зміст праці облікового персоналу: зменшується кількість механічних операцій з обробки документів, систематизації облікових показників, заповнення регістрів та звітів. Облікова праця стає більш творчою, спрямованою на організацію та удосконалення обліку.

Основне завдання модуля інформаційної системи керівника - сформувати необхідну інформацію про виробничо-господарську діяльність у потрібному аспекті, наочно, у динаміці та з попереднім аналізом. Основні вимоги до інформації для прийняття управлінських рішень - це своєчасність і вірогідність.

Виробничо-господарська діяльність підприємства характеризується відповідними показниками (детальними й агрегованими), які отримують під час розв'язання відповідних задач. Вони можуть бути об'єднані в логічні групи як за функціями управління (нормативні, планові, облікові, аналітичні і т. ін.), так і за видами ресурсів (засоби виробництва, предмети праці, персонал, фінанси, готова продукція).

Список використаної літератури

1. Автоматизированные информационные технологии в экономике: Учебник / М.И. Семенов, И.Т. Трубилин, В.И. Лойко, Т.П. Барановская; Под общ. ред. И.Т. Трубилина. - М: Финансы и статистика, 2000. - 416 с.

2. Асташкевичер Е.Т., Петрова В.И. Научная организация труда в бухгалтерии. - М.: Финансы, 2004. - 128 с.

3. Єрьоміна Н.В. Банківські інформаційні системи: Навчальний посібник. - К.: КНЕУ, 2004. -230 с.

4. Информационные системы в экономике: Учебник / Под ред. проф. В.В. Дика. - М.: Финансы и статистика, 2006. - 272 с.

5. Іванюта, П.В. Управлінські інформаційні системи в аналізі та аудиті [Текст]: навчальний посібник / П.В. Іванюта; Мін-во освіти і науки України, Держ. комітет статистики України, Держ. академія статистики, обліку та аудиту, Полтавська філія. - К.: ЦУЛ, 2007. - 180 с.

6. Основи інформаційних систем: Навчальний посібник / За ред. проф. В.Ф. Ситника. - К.: КНЕУ, 2007. -252 с

7. Черняк, О.І. Системи обробки економічної інформації [Текст]: підручник / О. І. Черняк, А.В. Ставицький, Г.О. Чорноус. - К.: Знання, 2006. - 447 с.

8. Шквір, В.Д. Інформаційні системи і технології в обліку [Текст]: практикум / В.Д. Шквір, А.Г. Загородній, О.С. Височай. - К.: Знання, 2006. - 429 с.