p align="left">Опишем основные таблицы и их атрибуты: · Лекарства обладают следующими атрибутами: - идентификатор лекарственного средства (ключевое поле); - наименование лекарства; - краткая аннотация; - фирма-производитель; - единица измерения; - место хранения. · Приход: - идентификатор прихода (ключевое поле); - препарат; - дата поступления; - количество; - поставщик; - цена закупки. · Расход: - идентификатор расхода (ключевое поле); - препарат; - дата реализации; - количество; - отпускная цена. Данные, введенные в таблицы, отражены в приложении А. 1.3.2 Реализация запросовЗапросы используются для просмотра, изменения и анализа данных. Запросы также можно использовать в качестве источников записей для форм, отчетов и страниц доступа к данным. В Microsoft Access есть несколько типов запросов. · Запросы на выборку. Запрос на выборку является наиболее часто используемым типом запроса. Запросы этого типа возвращают данные из одной или нескольких таблиц и отображают их в виде таблицы, записи в которой можно обновлять (с некоторыми ограничениями). Запросы на выборку можно также использовать для группировки записей и вычисления сумм, средних значений, подсчета записей и нахождения других типов итоговых значений. · Запросы с параметрами. Запрос с параметрами -- это запрос, при выполнении отображающий в собственном диалоговом окне приглашение ввести данные, например условие (Условие. Ограничение, заданное для отбора записей, включаемых в результирующий набор записей запроса или фильтра.) для возвращения записей или значение, которое требуется вставить в поле. Можно разработать запрос, выводящий приглашение на ввод нескольких единиц данных, например двух дат. Затем Microsoft Access может вернуть все записи, приходящиеся на интервал времени между этими датами. · Перекрестные запросы. Перекрестные запросы используют для расчетов и представления данных в структуре, облегчающей их анализ. Перекрестный запрос подсчитывает сумму, среднее, число значений или выполняет другие статистические расчеты, после чего результаты группируются в виде таблицы по двум наборам данных, один из которых определяет заголовки столбцов, а другой заголовки строк. · Запросы на изменение. Запросом на изменение называют запрос, который за одну операцию изменяет или перемещает несколько записей. Существует четыре типа запросов на изменение. - На удаление записи. - На обновление записи. - На добавление записей. - На создание таблицы. · Запрос SQL. Запрос SQL -- это запрос, создаваемый при помощи. Язык SQL (Structured Query Language) используется при создании запросов, а также для обновления и управления реляционными базами данных, такими как базы данных Microsoft Access. В рамках данной курсовой работы была поставлена задача на основе объединенных таблиц создать следующие запросы в режиме конструктора: - запросы на выборку (выбор символьных данных, числовых, использование масок); - итоговые запросы; - запрос с параметром; - перекрестные запросы. Был организован запрос на выборку по значению текстового поля, который отображает информацию по приходу лекарственного средства «5-НОК». Результат запроса представлен на рис. 1.2. Рис.1.2 ? Запрос к БД по значению тестового поля Запрос к БД по значению одного первого символа позволяет получить информацию по приходу всех лекарственных препаратов, название которых начинается с буквы «М» (рис. 1.3). Рис.1.3 ? Запрос к БД по значению тестового поля В курсовой работе также был организован запрос к БД «Аптека» по значению численного поля. Данный запрос позволяет получить информацию о ле5карственных препаратах, поступивших в аптеку в количестве «10» размерных единиц. Результат работы данного запроса демонстрирует рис. 1.4. Рис.1.4 ? Запрос к БД по значению числового поля Запрос с параметром, организованный к БД «Аптека», позволяет получить информацию о приходах всех лекарств в заданный пользователем временной интервал. При вызове данного запроса на исполнение появляется диалоговое окно «Введите значение параметра» (рис. 1.5), в котором последовательно необходимо ввести начальную, а затем конечную дату интересующего пользователя временного интервала. Результат работы запроса с параметром, временной интервал для которого задан 01.01.2010-01.05.2010, представлен на рис. 1.6. Рис.1.5 ? Диалоговое окно ввода параметра Рис.1.6 ? Результат работы запроса с параметром В рамках данной курсовой работы создан запрос, демонстрирующий работу операции группирования данных с использованием функции sum() и использования построителя выражений (рис 1.7). Данный запрос позволяет определить суммы от реализации каждого лекарственного средства по датам реализации. Для отображения указанной суммы было создано новое поле с заголовком «Сумма», вычисляемое как выражение «[Количество реализованного товара]•[Отпускная цена за штуку]». В данном запросе использовано сортировка данных (по возрастанию) по названию. Рис.1.7 ? Результат работы запроса с использованием построителя выражений и группировки данных К БД «Аптека» был реализован перекрестный запрос (рис. 1.8), который отражает по датам количество проданного в день лекарственного средства. Рис.1.8 - Перекрестный запрос: Реализация лекарств по датам Для работы с БД был создан запрос из объединенных таблиц («Лекарства» и «Реализация») - рис. 1.9-1.10. Рис.1.9 - Формирование запроса из объединенных таблиц Рис. 1.10 - Результат работы запроса из объединенных таблиц 1.3.3 Построение формAccess предоставляет возможность вводить данные как непосредственно в таблицу, так и с помощью форм. Форма в БД ? это структурированное окно, которое можно представить так, чтобы оно повторяло форму бланка. Формы создаются из набора отдельных элементов управления. Внешний вид формы выбирается в зависимости от того, с какой целью она создается. Формы Access позволяют выполнять задания, которые нельзя выполнить в режиме таблицы. Формы позволяют вычислять значения и выводить на экран результат. Источником данных для формы являются записи таблицы или запроса. Форма предоставляет возможности для: · ввода и просмотра информации базы данных, · изменения данных, · печати данных, · создания диаграмм, сообщений и пр. Способы создания форм в Access могут быть разными: · Конструктор форм (предназначен для создания формы любой сложности). · Мастер форм (позволяет создавать формы различные как по стилю, так и по содержанию). · Автоформа: в столбец (многостраничная - поля для записи выводятся в один столбец, в форме одновременно отображаются данные для одной записи). · Автоформа: ленточная (все поля записи выводятся в одну строку, в форме отображаются все записи) · Автоформа: табличная (отображение записей осуществляется в режиме таблица). · Автоформа: сводная таблица. · Автоформа: сводная диаграмма. · Диаграмма (создается форма с диаграммой, построенной Microsoft Graph). · Сводная таблица (создается форма Access, отображаемая в режиме Excel). С помощью инструментария Access для таблицы был созданы ленточные автоформы, которые позволяют с легкостью добавлять новые записи. На рис. 1.11.представлена одна из ленточных автоформ ? «Лекарства». Всего было создано 7 подобных автоформ, для каждой из таблицы БД «Аптека». Для создания автоформы «Лекарства» использован графический инструментарий «WotArt», что позволило создать красочную надпись «Лекарства» (рис. 1.11). Рис. 1.11 - Пример ленточной автоформы для таблицы «Лекарства» Ленточные автоформы также были созданы для запросов, организованных к БД «Аптека», например для запроса с параметром (рис. 1.12). Рис. 1.12 - Пример ленточной автоформы для запроса с параметром В режиме конструктора и мастера форм были созданы четыре кнопочные формы, облегчающие обеспечивающие навигацию по БД «Аптека». Главная кнопочная форма БД «Аптека» (рис. 1.13) обеспечивает доступ к основным элементам БД - справочникам, информации по приходу и реализации товара, реализованным запросам, отчетам, диаграмме по выручке. Рис. 1.13 - Форма «Аптека» С помощью графических инструментов Microsoft Access на форму добавлен логотип аптеки. На форме «Аптека» также отражается информация о текущей дате и остатке дней до начала третьего квартала 2010 года. Данная динамическая информация реализована при помощи встроенных функций СУБД Microsoft Access - Date() и DateDiff(). Функция Date() возвращает полю значение текущей даты, а встроенная функция DateDiff() временной интервал между заданными промежутками времени. По нажатию кнопки справочники появляется форма «Справочники» (рис.1.14). Для оформления данной формы также были использованы графические возможности Microsoft Access: добавлен рисунок и надпись в стиле «WordArt». Форма справочники обеспечивает навигацию с таблицами «Лекарства», «Поставщики», «Места хранения», «Производители». По нажатию на одноименные кнопки появятся формы к указанным таблицам, позволяющие осуществлять ввод данных. Рис. 1.14 - Форма «Справочники» Форма «Запросы» (рис. 1.15), которая доступна по нажатию одноименной кнопки на главной форме «Аптека», обеспечивает быстрый и удобный доступ к запросам, реализованным к БД в рамках данной курсовой работы. Рис. 1.15 - Форма «Запросы» Доступ к отчетам обеспечивает форма «Отчеты» (рис. 1.16). Рис. 1.16 - Форма «Отчеты» С формы «Аптека» также доступна форма «Выручка от реализации» (рис.1.17), которая в виде диаграммы выводит информацию о совокупном объеме выручки по датам. Рис. 1.17 - Диаграмма «Выручка от реализации» 1.3.4 Построение отчетовОтчет - это форматированное представление данных, которое выводится на экран, в печать или файл. Они позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных. При печати таблиц и запросов информация выдается практически в том виде, в котором хранится. Часто возникает необходимость представить данные в виде отчетов, которые имеют традиционный вид и легко читаются. Подробный отчет включает всю информацию из таблицы или запроса, но содержит заголовки и разбит на страницы с указанием верхних и нижних колонтитулов. Microsoft Access отображает в отчете данные из запроса или таблицы, добавляя к ним текстовые элементы, которые упрощают его восприятие. К числу таких элементов относятся: · Заголовок. Этот раздел печатается только в верхней части первой страницы отчета. Используется для вывода данных, таких как текст заголовка отчета, дата или констатирующая часть текста документа, которые следует напечатать один раз в начале отчета. · Верхний колонтитул. Используется для вывода данных, таких как заголовки столбцов, даты или номера страниц, печатающихся сверху на каждой странице отчета. Для добавления или удаления верхнего колонтитула необходимо выбрать в меню Вид команду Колонтитулы. Microsoft Access добавляет верхний и нижний колонтитулы одновременно. Чтобы скрыть один из колонтитулов, нужно задать для его свойства Высота значение 0. · Основной текст отчета ? область данных, расположенная между верхним и нижним колонтитулами страницы. В этом разделе появляются данные, распечатываемые для каждой из тех записей в таблице или запросе, на которых основан отчет. Для размещения в области данных элементов управления используют список полей и панель элементов. · Нижний колонтитул. Этот раздел появляется в нижней части каждой страницы. Используется для вывода данных, таких как итоговые значения, даты или номера страницы, печатающихся снизу на каждой странице отчета. · Примечание. Используется для вывода данных, таких как текст заключения, общие итоговые значения или подпись, которые следует напечатать один раз в конце отчета. Несмотря на то, что в режиме Конструктора раздел "Примечание" отчета находится внизу отчета, он печатается над нижним колонтитулом страницы на последней странице отчета. В рамках данной курсовой работы были созданы три отчета: «Лекарства», «Поступления лекарственных средств», «Единицы измерения» (рис. 1.18-1.19). Отчеты доступны с формы «Отчеты», вызываемой по нажатию кнопки «Отчеты» с главной формы «Аптека». Отчеты «Лекарства» и «Единицы измерения» созданы по соответствующим таблицам и без дополнительных изменений и выводят данные, содержащиеся в них. В отчете «Поступление лекарственных средств» создано дополнительное вычисляемое поле «Стоимость партии», рассчитываемое как [Цена закупки]*[Количество]. При создании отчетов изменены размер шрифта, цвет полей и границ, добавлен логотип аптеки. Фрагмент отчета «Поступление лекарственных средств» представлен на рис. 1.20. Рис. 1.18 - Отчет «Единицы измерения» Рис. 1.19 - Фрагмент отчета «Лекарства» Рис. 1.20 - Фрагмент отчета «Поступление лекарственных средств» ЗАКЛЮЧЕНИЕВ деловой или личной сфере часто приходится работать с данными из разных источников, каждый из которых связан с определённым видом деятельности. Для координации всех этих данных необходимы определённые знания и организационные навыки. Microsoft Access объединяет сведения из разных источников в одной реляционной базе данных. Создаваемые формы, запросы и отчёты позволяют быстро и эффективно обновлять данные, получать ответы на вопросы, осуществлять поиск нужных данных, анализировать данные, печатать отчёты, диаграммы и пр. Разработанная база данных «Аптека» позволяет быстро и эффективно работать с данным данной предметной области. Удобный интерфейс программы, с одной стороны, позволяет легко ориентироваться в программе, не требуя от пользователя каких-либо специальных навыков работы с электронно-вычислительными машинами, с другой стороны предоставляет пользователю оперативную информацию о стоимости лекарственных средств, приходе, расходе и пр. Как уже было отмечено выше, данная БД является учебной и не охватывает всю бизнес-логику аптечного бизнеса. Однако является прототипом, демонстрирующим работу в данной отрасли. Данная БД может быть расширена для автоматизации нерассмотренных в рамках данной курсовой работы концепций в предметной области «Аптека». приложениЕданные таблиц БД «Аптека»
Рис. 1 - Данные таблиц «Лекарства»
Рис. 2 - Данные таблиц «Единицы измерения»
Рис. 3 - Данные таблиц «Места хранения»
Рис. 4 - Данные таблиц «Импортеры»
Рис. 5 - Данные таблиц «Приход»
Рис. 6 - Данные таблиц «Производители»
Рис. 7 - Данные таблиц «Реализация» ЛИТЕРАТУРА1. Степанов, В. Microsoft Access 2003 для начинающих /В. Степанов.- М.: Аквариум-Принт , 2006.? 128с. 2. Тимошонок, Т. Microsoft Access 2003. Краткое руководство /Т. Тимоше-нок.? М:Вильямс, 2005. - 320с. 3. Cамоучитель MS Access. [Электронный ресурс]. -- Режим доступа: http://www.taurion.ru/access. 4. Справка Access 2003. [Электронный ресурс]. -- Режим доступа: http://office.microsoft.com/ru-ru/access.
Страницы: 1, 2
|