|
p align="left">4. Появляется список искомых телефонов3.4 Использование функций для получения итоговых значенийДобавление в таблицу функции может осуществляться с помощью клавиатуры, но гораздо удобнее использовать кнопку "Вставка функции" на панели инструментов. Аргументы функции и входящие в нее формулы записываются в скобках. Для изменения относительной ссылки на абсолютную надо нажать функциональную клавишу "F4".Для подсчета общей прибыли следует установить курсор под столбцом, сумму которого мы будем искать, затем нажать на кнопку «Вставка функции», после этого в появившемся окне выбрать «СУММ» и у нас появится окошко, с указанием ячеек, сумму которых необходимо сосчитать. В таблице отображается общая сумма искомого столбца.Сами функции можно просмотреть, выполнив следующие действия: 1) сервис - параметры и установить галочку напротив слова «формулы»;2) либо просто щелкнуть по ячейке с числом = среднему значению или сумме, и в строке «функции» у нас отобразится данная формула.Для того чтобы вычислить стоимость телефона в магазине с учетом наценки и подсчитать выручку по каждому наименованию необходимо выполнить следующие действия:1) Выделить одну из ячеек столбца с указанием фирмы-производителя;2) Нажать кнопку «сортировка по…» на панели инструментов;3) Выполнить команду Данные - Итоги;4) В появившемся окне выбрать следующие данные: 5) После нажатия по кнопке Ок, в таблице появится общий итог по каждой стране-производителю:3.5 Создание макросовМакрос представляет собой программу, написанную на языке Visual Basic For Application, созданную либо программистом, либо макроредактором, т.е. автоматически.Макрос позволяет запомнить действия пользователя, в том числе и ошибочные, и свести множество его действий к одному или нескольким. Выводим курсор за пределы таблицы. Выполняем команду «Сервис - Макрос - Начать запись». После этого на экране появляется диалоговое окно, в котором можно задать имя макросу. Щелкнуть левой кнопкой мыши по кнопке OK диалогового окна Запись макроса. На экране монитора отобразится панель инструментов Остановка записи. Это означает, что Excel готов к записи макроса. Выполняются действия: табличный курсор устанавливается внутри таблицы, Данные - Фильтр - Автофильтр, щелкаем на кнопке раскрывающегося списка «Китай. Пекин». Щелкаем на кнопке Остановить запись.Для проверки «правильности» записи макроса необходимо снять команду Данные - Фильтр - Автофильтр, а затем выполнить команду Сервис - Макрос - Макросы и из появившегося списка макросов выбрать требуемый макрос и щелкнуть на кнопке Выполнить.После того, как макрос создан, мы в программе Visial Basic после слова «Criterial» записываем следующее: «InputBox («введите страну»)». И при нажатии на значок «plаy» у нас появляется окно:После ввода страны-производителя и города, у нас отображаются все модели телефонов, изготовленные в указанной стране и в указанном городе.При последующем нажатии по кнопке «Таблица» наша таблица возвращается в первозданное состояние. 3.6 Назначение макросов объектамиНазначить макрос можно следующим способом:«Вид-Панель инструментов - Формы.» Находим значок с надписью «Кнопка» и создаем кнопку на нашей странице. При необходимости кнопки можно переименовать.3.7 Построение диаграммДиаграмма -- это графически представленная зависимость одной величины от другой. С помощью диаграмм взаимосвязь между данными становится более наглядной. Диаграммы облегчают сравнение различных данных. Большинство диаграмм упорядочивают данные по горизонтальной (ось категорий) и вертикальной осям (ось значений). Отдельные элементы данных называются точками. Несколько точек образуют последовательность данных.Для построения диаграммы в Excel надо сначала выделить диапазон ячеек, по данным которых будет строиться диаграмма (если поля находятся не рядом, то выделение производится при нажатой клавише "Ctrl", а потом нажать на панели инструментов кнопку "Мастер диаграмм". Появляется диалоговое окно, предлагающее пользователю выбрать один из возможных типов построения диаграмм. 4. Система управления базами данных Access4.1 Общие положенияMicrosoft Access-это система управления базами данных (СУБД), предназначенная для создания и обслуживания баз данных, обеспечения доступа к данным и их обработки. Данные несут в себе информацию о событиях, происходящих в материальном мире. База данных (БД) представляет собой организованную структуру, используемую для хранения данных, т.е. любых сведений о явлениях, процессах, действиях и т.п. Данные несут в себе информация о событиях, происходящих в материальном мире, и по сути являются зарегистрированными сигналами, возникшими в результате этих событий. Сегодня большинство СУБД размещают в своих структурах не только данные, но и методы, поэтому можно утверждать, что Microsoft Access-это СУБД, предлагающая широкий диапазон средств для хранения информации и эффективного управления этой информацией.Базы данных несут содержат различные объекты, основными из которых являются таблицы. Структура простейшей БД соответствует структуре ее двухмерной таблицы, содержащей столбцы и строки. Их аналогами в структуре простейшей БД являются поля и записи.4.2 Разработка структуры базы данныхПеред созданием новой реляционной базы данных с помощью Access, необходимо разработать структуру БД. В первую очередь составить списки полей. В соответствие с типом данных определить тип для каждого поля. название телефона (текстовый); заводская цена (числовой); наценка магазина (числовой); количество проданных телефонов (числовой); выручка от продаж по каждой модели (числовой); сведения о фирме-изготовителе (страна, город) (текстовый). Структура таблицы определяется не только совокупностью столбцов (полей), типом и размером каждого столбца, но так же ключевым полем. Закончив этап проектирования, приступить к созданию БД с помощью СУБД Access. После запуска Microsoft Access одновременно с основным окном Access выводится первое диалоговое окно, позволяющее создать новую БД. Базу данных мы разбиваем на две таблицы, в каждой из которых свои поля. Первая таблица содержит такие поля, как название телефона, заводская цена, наценка магазина и количество проданных телефонов. Вторая таблица содержит следующие поля: название телефона, выручка от продаж по каждой модели и сведения о фирме-изготовителе. Для создания новой БД, поставить переключатель в позицию Новая база данных и выполнить щелчок на кнопке ОК, после чего откроется окно Файл новой базы данных. В окне Файл новой базы данных задать имя файла и указать папку, куда он будет помещен, а затем выполнить щелчок на кнопке Создать. В результате откроется основное окно базы данных. На левой панели этого окна отображены элементы управления для вызова любого из семи объектов БД: таблиц, запросов, форм, отчетов, страниц, макросов и модулей. По умолчанию активен элемент Таблицы, поэтому на правой панели представлены элементы управления для создания новой таблицы. Распределение полей по таблицам: В режиме «Таблица» записываем названия полей и определяем тип данных для одной и для другой таблицы. Определяем Ключевые поля. По этим полям будут связываться данные таблицы. На данном рисунке показана связь между БД по ключевым полям (название телефона). 4.3 Создание таблиц в режиме КонструктораСоздание таблицы, как и других объектов БД, начинается с активизации окна базы данных. В этом окне выбираешь элемент управления Таблицы, после чего на правой панели окна будет представлен список таблиц, уже входящих в состав БД. Если в базе нет таблиц, то на правую панель окна выводится только три элемента управления для создания новой таблицы: Создание таблицы в режиме конструктора, Создание таблицы с помощью мастера и Создание таблицы путем ввода данных.Таблицы создаются в два этапа: на первом этапе определить её структуру, т. е. Состав полей, их имена, тип для каждого поля, его размер и другие свойства полей. На втором этапе заполнить таблицу данными, т. е. сформировать записи. Для создания Таблицы1, необходимо в окне базы данных выполнить щелчок на значке Создание таблицы в режиме конструктора или щелкнуть на кнопке Создать, расположенной на верхней панели окна. В открывшемся окне Новая таблица, выбрать режим создания таблицы - Конструктор, т. к. в этом режиме можно самому устанавливать параметры всех элементов структуры таблицы. В колонку под названием «Имя поля» вводим название данных полей, а во вторую колонку-тип данных. Создаем вторую таблицу с несколько другими данными: Данные таблицы в режиме «Таблицы»: 4.4 Заполнение таблиц даннымиПосле определения структуры таблицы можно приступать ко второму этапу - заполнению таблицы данными. Непосредственно ввод данных осуществляется в режиме таблицы. Переход в этот режим осуществляется из окна базы данных щелчком на кнопке Открыть при выделение Таблица1. Новая таблица не имеет никаких записей, кроме наименования столбцов (полей). Для заполнения таблицы данными курсор установить в требуемую ячейку указателем мыши. Переход к следующей ячейке выполняется с помощью клавиши [Tab], а в предыдущее поле можно попасть с помощью комбинации клавиш [Shift+Tab]. Таблица, заполненная данными, приведена на рис.4.5 Запросы на обновление1) В окне базы данных щелкните на кнопке объекта Запрос, затем на кнопке Создать; в окне Новый запрос выбираем режим Конструктор и щелкаем на кнопке Ок; в окне Добавление таблицы в качестве источника данных для запроса выбираем Таблицу1, щелкаем по кнопке Добавить и закрываем окно. 2) Из данной таблицы в запрос включаем только поле Выручка от продаж по каждой модели.2) Выполняем команду Запрос - Обновление, и вместо строки Сортировка появится строка Обновление. 3) В ячейку строки Обновление поля Выручка от продаж по каждой модели вводим выражение 1,5*[Выручка от продаж по каждой модели]. 4) Закрываем бланк запроса, сохраняем его под именем Запрос на обновление. Открываем данный запрос, щелкаем по кнопке Да.5) Затем открываем Таблицу1, и на экране появится Таблица1 с измененными значениями поля Выручка от продаж по каждой модели.До обновления:После обновления: Таким образом, Запрос на обновление позволяет при изменении, например, выручки от продаж не пересчитывать и переписывать все сначала, а просто обновить данную таблицу и получить обновленные данные. 4.6 Запросы на выборку. Параметрические запросыЗапрос на выборку.Запрос предназначен для пользователя. Пользователь хочет узнать сведения о телефоне, изготовленном в указанной стране. Запрос осуществляет выборку данных из таблиц в соответствии с заданными условиями.1) В окне БД щелкнуть на значке объекта Запросы, а затем на кнопке Создать.2) В окне Новый запрос выбрать режим Конструктор и щелкнем Ок. 3) В окне Добавление таблицы выбираем поочередно Таблица 1, затем Добавить и Таблица 2 - Добавить.3) Щелкнуть по первой пустой ячейке строки Поле, нажать по значку раскрывающегося списка, а затем щелкнуть по имени Название телефона; аналогично формируется поле Заводская цена, Количество проданных телефонов и Сведения о фирме-изготовителе.4) Затем, в столбце под названием «Сведения о фирме-изготовителе» и в строке «Условие отбора» пишем страну. Например, Финляндия. Хельсинки. После нажатия на панели инструментов значка в виде восклицательного знака у нас появится таблица со всеми искомыми телефонами, изготовленными в указанной стране и городе. Параметрические запросыПоследовательность формирования этих запросов такая же, как и при простых запросах на выборку. Отличие заключается в том, что в строке «Условие отбора» вместо конкретного значения поля, по которому осуществляется выборка, указывается сообщение, приглашающее пользователя ввести конкретное значение в поле. Это сообщение должно быть включено в квадратные скобки. Запрос отличается удобностью использования. Например, мы вводим страну-изготовителя. И в таблице выводится список телефонов, произведенных в указанном месте.При введении нужной страны появляется список телефонов, изготовленных в указанной стране и городе. 4.7 Создание и редактирование формС помощью форм можно как вводить данные, так и выводить их в удобном для пользователя виде. Рекомендуется создавать формы либо с помощью мастера форм, либо использовать автоформы, а с помощью «Конструктора» форматировать либо редактировать формы. Различают три вида автоформ:-в столбец;-ленточная;-табличная.Для того чтобы создать форму, необходимо выполнить следующие действия:1) В окне базы данных щелкнуть на значке объекта Форма, а затем -Создать.2) В окне Новая форма выделите Автоформа: ленточная, выберите в качестве источника данных Таблицу1 и щелкнуть по кнопке Ок. Перед нами отображается следующая форма. Для создания автоформы в столбец нужно выполнить те же действия, только при появлении окна «Новая форма» нужно выбрать Автоформа: столбец.При нажатии на кнопку Ок, перед нами появится новая форма. 4.8 Создание и редактирование отчётовОсновное назначение отчетов - это вывод данных в виде выходного печатного документа.Последовательность формирования автоотчетов такая же, как и при формировании форм. Аналогичным образом, как и при создании форм с помощью мастера фомируются и отчеты с помощью «Мастера отчетов».Автоотчет может создать отчет в столбец или отчет в ленточном формате. Формируем отчет в ленточной форме с подведением итогов:1) В окне базы данных щелкнем на значке объекта Отчеты, а затем - на кнопке Создать.2) В окне Новый отчет выделим Автоотчет: ленточный, выберем в качестве источника данных Таблицу1 и щелкнем на кнопке Ок, после этого у нас отобразится созданный отчет. Перед нами появляется ленточный автоотчет: 3) Сохраняем данный отчет под именем Итоги;4) В окне БД выделим имя отчета Итоги и щелкнем на кнопке Конструктор.5) Установим указатель мыши на нижнюю строки Примечание отчета и потащим вниз, тем самым создастся область примечаний.6) Щелкнем по кнопке Поле, в результате чего указатель мыши примет форму креста. 7) Установим указатель мыши в область примечаний и методом протаскивания мыши сформируем поле с присоединенной надписью.Отобразилось поле в виде рамки со словом Свободный.8) Разъединим поле с надписью Поле 17 и вместо Поле 17 запишем Итого:, а вместо слова Свободный введем формулу=Sum([выручка от продаж по каждой модели]).9) Закроем окно структуры отчета и сохраним изменения.10) После открытия отчета у нас отобразится строка Итоги: Для создания отчета с помощью «Мастера отчетов» необходимо:1) В окне базы данных дважды щелкнуть на кнопке элемента управления Создание отчетов с помощью мастера. 2) В окне Создание отчетов в качестве источника данных выберем Таблицу 1, после чего на панели Доступные поля отобразятся все поля таблицы.2) Переместим все поля таблицы с панели Доступные поля на панель Выбранные поля, выполним щелчок на кнопке с двумя стрелочками, затем по кнопке Далее.3) Выделим на левой панели окна поле Сведения о фирме-производителе для задания уровни группировки, щелкнем по кнопке с одной стрелочкой, затем Далее. 4) Щелкнем по кнопке Итоги, установим флажки параметрам Sum для полей выручка от продаж по каждой модели, щелкнем по кнопке Ок, выберем поле Название телефона для задания сортировки по возрастанию, затем щелкнем по кнопке Далее.4) Выберем макет отчета (ступенчатый), ориентацию (книжную) и щелкнем Далее.5) Выберем стиль отчета (деловой), щелкнем Далее, зададим имя отчета Название телефонов и щелкнем по кнопке Готово. ЗаключениеБД является важнейшей составной частью информационных систем, которые предназначены для хранения и обработки информации. Изначально такие системы существовали в письменном виде. Для этого использовались различные картотеки, папки, журналы, библиотечные каталоги. Развитие средств вычислительной техники обеспечило возможность для создания и широкого использования автоматизированных информационных систем. Разрабатываются информационные системы для обслуживания различных систем деятельности, системы управления хозяйственными и техническими объектами, модельные комплексы для научных исследований, системы автоматизации проектирования и производства, всевозможные тренажеры и обучающие системы. Современные информационные системы основаны на концепции интеграции данных, характеризующих большими объектами хранимых данных, сложной организацией, необходимостью удовлетворять разнообразные требования многочисленных пользователей. Для управления этими данными и обеспечения эффективности доступа к ним были созданы системы управления данными. Таким образом, СУБД называют программную систему, предназначенную для создания ЭВМ общей базы данных для множества приложений, поддержания ее в актуальном состоянии и обеспечения эффективности доступа пользователей к содержащимся в ней данным в рамках предоставленных им полномочий. Приведенная для примера база данных учеников, обучающихся в учебных заведениях, разработана в программе Microsoft Access, которая является одной из самых популярных среди настольных программных систем управления базами данных. Среди причин такой популярности следует отметить: · высокую степень универсальности и продуманности интерфейса, который рассчитан на работу с пользователями самой различной квалификации. В частности, реализована система управления объектами базы данных, позволяющая гибко и оперативно переходить из режима конструктора в режим их непосредственной эксплуатации; · глубоко развитые возможности интеграции с другими программными продуктами, входящими в состав Microsoft Office, а также с любыми программами продуктами, поддерживающими технологию OLE; · богатый набор визуальных средств разработки.
Страницы: 1, 2
|
