. Для размещения поля Фотография заведующего выполните внедрение объекта OLE в файл базы данных. Установите курсор в соответствующее поле таблицы. Выполните команду меню Вставка|Объект4. В окне Вставка объекта выберите тип объекта Paintbrush Picture и установите флажок Создать из файла5. В этом окне можно ввести имя файла, содержащего фотографию.6. Для просмотра внедренного объекта установите курсор в соответствующее поле и дважды щелкните кнопкой мыши7. Чтобы вернуться из программы Paint, выполните команду Файл|Выход и возврат к таблице КАФЕДРА.Размещение данных типа МЕМО в таблицеВ таблице ПРЕДМЕТ предусмотрено поле ПРОГР, которое будет содержать длинный текст - краткую программу курса. Для такого поля выберите тип данных Поле МЕМО.Откройте таблицу ПРЕДМЕТ. Выполните ввод данных в поле ПРОГР непосредственно в таблице либо через область ввода, вызываемую нажатием Shift+F2.Связывание таблицAccess позволяет строить реляционные базы данных, отдельные таблицы которых могут быть связаны между собой. Это позволит автоматически выбирать связанные данные из таблиц, в отчетах, запросах и формах. При определении связи ключ в одной таблице содержит ссылки на конкретные записи в другой таблице. Ключ, на который имеется ссылка в другой таблице, называют внешним ключом. Установление связи между таблицами возможно только при следующих условиях: · Связываемые таблицы должны иметь поля с одинаковым типом данных и размером, причем имена полей могут быть различными; · Обе таблицы сохраняются в одной базе данных Access. От полей, указанных при определении связи, зависит тип создаваемой связи: 1. Отношение «один-к-одному» создается в том случае, когда оба связываемых поля являются ключевыми 2. Отношение «один-ко-многим» создается в том случае, когда только одно из полей является ключевым. При таком отношении главной таблицей является таблица, которая содержит первичный ключ и составляет часть «один» в этом отношении. Таблица со стороны «много» является подчиненной таблицей. Связывающее поле в ней с таким же типом информации, как в первичном ключе главной таблицы, является полем внешнего ключа. 3. Связь с отношением «многие-ко-многим» фактически представляет две связи с отношением «один-ко-многим» через третью таблицу, ключ которой состоит из двух и более полей, которые являются полями внешнего ключа в двух других таблицах. Если для какой-то из таблиц не было определено ключевое поле, то в поле Тип отношения отображается текст «Не определено». 1. Откройте окно Схема данных, нажав кнопку на панели инструментов 2. В диалоговом окне Добавление таблицы выберите вкладку Таблицы и, нажимая кнопку Добавить, разместите в окне Схема данных все ранее созданные таблицы базы данных, список которых будет отображен в диалоговом окне. Можно добавить все таблицы сразу, выделив 1-ую таблицу и нажав Shift - последнюю таблицу. 3. Нажмите кнопку Закрыть. В результате в окне Схема данных будут представлены все таблицы базы данных ДЕКАНАТ со списками своих полей. 4. Установите связь между таблицами ГРУППА и СТУДЕНТ по простому ключу НГ. Для этого в окне Схема данных установите курсор мыши на ключевое поле НГ главной таблицы ГРУППА и перетащите это поле на поле НГ в подчиненной таблице СТУДЕНТ Для удаления ошибочной связи в окне Схема данных выделите ненужную связь и нажмите Del. 5. В открывшемся окне Изменение связей в строке Тип отношения установится один-ко-многим. Отметьте доступный для этого типа отношений параметр Обеспечение целостности данных. 6. Установите флажки каскадное обновление и удаление связанных полей, тогда будет обеспечена автоматическая корректировка данных для сохранения целостности во взаимосвязанных таблицах. Нажмите Создать. Чтобы линии связи не пересекались и были удобны для восприятия, расположите таблицы в окне Схемы данных в соответствии с их относительной подчиненностью, как показано на рисунке. 7. Установите связи по простому ключу для других пар таблиц: КАФЕДРАПРЕПОДАВАТЕЛЬ (ключ ККАФ), ПРЕДМЕТИЗУЧЕНИЕ (ключ КП), ПРЕПОДАВАТЕЛЬИЗУЧЕНИЕ (ключ ТАБН), ГРУППАИЗУЧЕНИЕ (ключ НГ). 8. Установите связь по составному ключу НГ+НС между таблицами СТУДЕНТУСПЕВАЕМОСТЬ. Для этого в главной таблице СТУДЕНТ выделите оба этих поля, удерживая клавишу Ctrl, и перетащите оба поля на поле НГ в подчиненной таблице УСПЕВАЕМОСТЬ. 9. В окне Изменение связи для поля НС и НГ таблицы СТУДЕНТ выберите соответствующие поля таблицы УСПЕВАЕМОСТЬ. В этом же окне установите режим Обеспечение целостности данных и другие параметры связи. 10. Аналогично по составному ключу НГ+КП+ТАБН+ВИДЗ установите связи между парой таблиц ИЗУЧЕНИЕУСПЕВАЕМОСТЬ. Ввод и корректировка данных во взаимосвязанных таблицах Если для связей, установленных в схеме данных, не задан параметр обеспечения целостности данных, то пользователь при добавлении, удалении записей и изменении значений ключевых полей должен сам отслеживать непротиворечивость данных и целостность связей. Если установлен флажок Обеспечение целостности данных, то Access разрешает пользователю: · Добавить запись в таблицу, которая не подчинена никакой другой таблице в схеме данных (находится на верхнем уровне иерархии); · Добавить запись в подчиненную таблицу, когда в главной имеется запись с вводимым значением ключа связи; · Удалить запись в таблице, если нет связанных с ней записей в подчиненных таблицах. Если еще установлен флажок каскадное удаление связанных записей, то пользователь может удалить запись. При этом автоматически будут удалены и все подчиненные записи. Если же задан еще и параметр каскадное обновление связанных полей, то пользователь может изменять значение ключевого поля. При этом автоматически будут обновлены значения внешних ключей и во всех связанных подчиненных записях. В Access 2000 имеется возможность при просмотре таблицы отображать записи подчиненных таблиц. Поэтому пользователь может контролировать корректность связей. 1. Откройте таблицу КАФЕДРА 2. Если таблица КАФЕДРА не имеет столбца с плюсами, в режиме таблицы выполните команду Вставка|Подтаблица для определения связи таблицы с подчиненной таблицей. Эта связь будет внесена в свойства таблицы и даст возможность открывать связанные записи в подчиненном окне. 3. Откройте таблицу ИЗУЧЕНИЕ и выполните команду Вставка|Подтаблица 4. Выберите в окне Вставка подтаблицы подчиненную таблицу УСПЕВАЕМОСТЬ. В строках Подчиненные поля и Основные поля отобразится составной ключ связи НГ+КП+ТАБН+ВИДЗ. 5. Для удаления связи, зафиксированной в свойствах таблицы, откройте таблицу в Режиме таблицы и выполните команду меню Формат|Подтаблица|Удалить. 6. Перейдите в Режим конструктора и нажмите на панели инструментов кнопку Свойства (или в контекстном меню) и убедитесь, что в качестве значения свойства Имя подтаблицы установлено Нет, т.е. связь удалена. Для дальнейшей работы восстановите связь. 7. С помощью команды Подтаблица или свойств таблиц установите связи, которые позволят отобразить содержимое таблицы ГРУППА, подчиненные записи таблицы СТУДЕНТ и в ней подчиненные записи таблицы УСПЕВАЕМОСТЬ. Для этого последовательно в свойствах таблицы ГРУППА в строке Имя подтаблицы укажите Таблица СТУДЕНТ, затем открыв в Режиме конструктора таблицу СТУДЕНТ, укажите в свойствах таблицы УСПЕВАЕМОСТЬ. Используя эти связи, просмотрите список студентов любой группы, а также список сданных ими предметов и полученных по ним оценок. 8. Создайте несколько записей об успеваемости студентов, связанных с выбранной записью таблицы ИЗУЧЕНИЕ. При этом значение ключа связи НГ+ КП+ ТАБН+ ВИДЗ вводится в поле подчиненной записи автоматически. Таким образом, для создания подчиненной записи достаточно ввести только часть ключа НС и полученную оценку. Чтобы увидеть из таблицы УСПЕВАЕМОСТЬ фамилии студентов, подчините ей записи из таблицы СТУДЕНТ. Разработка формВводить информацию в Access можно двумя способами: в таблицу и в форму.Если вводимые данные будут изменяться часто, то лучше поместить их в форму, поскольку в режиме формы можно сконцентрировать внимание на данных, относящихся к определенной записи.Любая форма строится на основе Access-таблицы или запроса. Имена полей извлекаются из спецификации таблицы, а поля в форме можно расположить по своему усмотрению. На основе одной таблицы пользователь может построить несколько форм: одну - для деканата, другую - для отдела стратегии, третью- для студентов и т.д.Форму можно создать тремя способами:С помощью конструктора форм;С помощью мастера форм;Используя автоформуКаждую Access-форму можно представить на экране в одном из 3-х режимов:В режиме конструктораВ режиме формы (рабочем режиме)В режиме таблицыПереключение между режимами осуществляется с помощью команды Вид.1. В окне базы данных ДЕКАНАТ выберите объект Формы и нажмите кнопку Создать.2. В окне новая форма выберите в качестве источника данных таблицу ПРЕДМЕТ и режим создания - Автоформа: в столбец. Обратите внимание, что подписи полей в форме соответствуют заданным их свойствам при определении структуры таблицы.3. При сохранении формы Access спросит об имени формы. Можно оставить по умолчанию ПРЕДМЕТ, который соответствует имени таблицы- источника.Конструирование формыДля конструирования форм в Access используется Конструктор форм. Форма в этом режиме имеет 3 области:· Область данных· Заголовок формы· Примечание формы,которые могут быть образованы по команде Вид/Заголовок/Примечание формы.Редактирование формы в Режиме конструктораРассмотрите технику редактирования на примере ранее созданной формы1. Откройте форму ПРЕДМЕТ2. Перейдите в Режим конструктора3. Для ввода текста заголовка расширьте область заголовка формы.4. Создайте графический элемент Надпись, перетащив кнопку Надпись с панели элементов на поле заголовок форм, если их нет на экране, то включите через меню Вид5. Введем в рамку созданного элемента текст заголовка ПРОГРАММА КУРСА. 6. При выделенном элементе откройте диалоговое окно свойств из контекстного меню и выберите вкладку Макет и установите шрифт ArialCyr 12, выравнивание по центру, курсивом. Оформление - приподнятое. 7. Завершите создание элемента нажатием Enter или щелчком вне рамки.8. Введите в область заголовка еще одну надпись: Казахский экономический университет им. Т.Рыскулова.9. Для сохранения формы под новым именем ПРЕДМЕТ-ПРОГРАММА надо выполнить команду Файл/Сохранить10. Перейдя в режим формы, введите новую запись, установив пустую запись кнопкой перехода>*. Добавленную запись можно проверить в таблице ПРЕДМЕТ11. Завершите создание элемента нажатием Enter или щелчком вне рамки.12. Введите в область заголовка еще одну надпись: Казахский экономический университет им. Т.Рыскулова.13. Для сохранения формы под новым именем ПРЕДМЕТ-ПРОГРАММА надо выполнить команду Файл/Сохранить14. Перейдя в режим формы, введите новую запись, установив пустую запись кнопкой перехода>*. Добавленную запись можно проверить в таблице ПРЕДМЕТМноготабличные формыМноготабличная форма создается для работы с данными нескольких взаимосвязанных таблиц. Многотабличная форма может состоять из основной части и одной или нескольких подчиненных форм. Подчиненная форма обычно строится на базе подчиненной таблицы относительно таблицы-источника записей основной части формы. Кроме того, такая форма позволяет выполнить одновременное редактирование данных, содержащихся в обеих таблицах. В результате создания этой формы на экране выводятся только те записи подчиненной таблицы, которые связаны с текущей записью главной таблицы.
Страницы: 1, 2, 3
|