Каталог Рефератов - Структуризация и первичная обработка данных в MS Excel

	Информационно-образоательный портал
	Рефераты, курсовые, дипломы, научные работы,



МЕНЮ\|

поиск

Структуризация и первичная обработка данных в MS Excel

сли критерием поиска служит текстовая строка, то для маскирования текстовых позиций можно использовать символы «?» и «*». Вопросительный знак позволяет игнорировать ту текстовую позицию, которую он занимает. Например, строке поиска «К???т» будут удовлетворять слова, которые начинаются на букву «К» и заканчиваются на букву «Т».Звездочка позволяет игнорировать все следующие после нее символы. Например, строке поиска «Ми*» будут удовлетворять любые слова, которые начинаются с сочетания «Ми».

В числовых критериях поиска можно использовать логические операторы. Например, условие «<100» означает, что нужно найти все элементы списка, содержимое указанного поля которых меньше, чем 100.

Если ни один элемент, удовлетворяющий критерию поиска, не найден, выдается звуковой сигнал. Когда используется несколько критериев поиска, программа находит только те элементы, которые удовлетворяют всем указанным условиям.[1, с. 287]

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В процессе написания курсовой работы были изучены все способы обработки данных в MS Excel. Уяснена и запомнена наиболее важная информация. Научились устанавливать контроль ввода данных в Excel, освоили работу со списками в режиме формы в Excel, выполнять поиск нужной информации с помощью фильтров, использование сводных таблиц для анализа данных в списках.

1. Для создания нового пользовательского списка нужно:

ь выбрать в меню Сервис команду Параметры;

ь в диалоговом окне Параметры выбрать вкладку Списки;

ь выбрать в поле Списки элемент Новый список;

ь ввести в поле Элементы списка пользовательский список, нажимая после ввода элемента клавишу Enter;

ь щелкнуть кнопку Добавить;

ь щелкнуть кнопку ОК.

2. Для того чтобы отсортировать строки в списке, нужно:

ь выделить строки, которые необходимо переупорядочить;

ь выбрать в меню Данные команду Сортировка;

ь в диалоговом окне Сортировка выбрать в группе Идентифицировать поля по нужный флажок опции;

ь выбрать в раскрывающемся списке поля Сортировать по столбец, по которому нужно отсортировать данные;

ь выбрать в поле Сортировать по порядок сортировки;

ь указать дополнительные столбцы сортировки в одном или обоих полях Затем. Щелкнуть кнопку ОК.

3. Для поиска текста или чисел нужно:

ь выделить область поиска на рабочем листе;

ь выбрать в меню Правка команду Найти;

ь ввести в поле Найти образец поиска;

ь при необходимости установить флажки проверки Учитывать регистр и Ячейка целиком;

ь выбрать в раскрывающемся списке Просматривать: направление поиска;

ь выбрать в раскрывающемся списке Область поиска нужный пункт;

ь щелкнуть кнопку Найти далее;

ь для поиска следующих ячеек повторять последнее действие;

ь для завершения поиска щелкнуть Закрыть.

4. Для фильтрации списка нужно:

ь выделить одну из ячеек.

ь выбрать Данные команду Фильтр;

ь В подменю выбрать пункт Автофильтр;

ь открыть раскрывающийся список в том столбце, по которому нужно фильтровать данные;

ь выбрать нужный элемент списка;

ь если выбран элемент Условие, выполнить в диалоговом окне Пользовательский автофильтр следующие действия:

ь выбрать в левом верхнем раскрывающемся списке оператор сравнения;

ь ввести с клавиатуры или выбрать в правом верхнем раскрывающемся списке значение, которое нужно использовать вместе с оператором сравнения;

ь для определения двух критериев установить один из флажков опции: И или ИЛИ;

ь задать второй критерий фильтрации в нижних раскрывающихся списках;

ь щелкнуть кнопку ОК.

5. Для того чтобы вызвать окно формы базы данных нужно:

ь выделить одну ячейку списка;

ь выбрать в меню Данные команду Форма.

Были получены более широкие навыки работы с программой Excel.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
1. Рахмина Г.В. Excel 2000г. Руководство пользователю с примерами. - М.: Лаборатория Базовых Знаний, 2001. - 592 с.

2. Додж М., Стинсон К. Эффективная работа с Microsoft Excel 2000.- СПб.: Издательство «Питер», 2000. - 1056 с.

3. Экономическая информатика/ под ред. П.В. Конюховского и Д.Н. Колесова. - СПб.: Питер, 2000. - 560 с.

4. Блатнер Патрик, Уильрих Лори и др. Использование Microsoft Excel. Специальное издание.: Пер. с англ.: Учебное пособие.- М.: Издательский дом «Видьямс», 2000. - 1024 с.

5. Ботт Эд., Леонпрдо Вуди. Использование Microsoft Office 2000. специальное издание: Пер. с англ.: Уч. пос. - М.: Издат. дом «Видьямс», 2000. - 1024 с.

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

Рассмотрим целостную обработку данных таблицы на примере телефонного справочника:

Таблица 1

Создадим пользовательский список: №, Ф.И.О., Улица, Дом, Кв., Корпус. Введем этот список в первую строку рабочего листа, используя автозаполнение.

1. Открыть меню Сервис.

2. Выбрать команду Параметры.

3. Выбрать вкладку Списки.

4. Выбрать в списке Списки элемент НОВЫЙ СПИСОК.

5. Ввести в поле Элементы списка первый элемент - № и нажать клавишу Enter.

6. Аналогично ввести остальные элементы списка.

7. Щелкнуть кнопку Добавить. Созданный пользовательский список появится в поле Списки.

8. Щелкнуть кнопку ОК.

9. Ввести в ячейку А1 первый элемент списка №.

10. Протащить маркер заполнения до ячейки F1. Созданный пользовательский список появится в первой строке таблицы:

Таблица 2

Отсортируем базу данных в алфавитном порядке по столбцу Ф. О. И. , а затем по столбцу Улица и по столбцу №.

1. Выделить любую ячейку.

2. Выбрать в меню Данные команду Сортировка. Появится диалоговое окно Сортировка.

3. Установить в группе Идентифицировать поля по флажок опции подписям.

4. Выбрать в раскрывающемся списке поля Сортировать по столбец, по которому нужно сортировать данные, - Ф. И. О.

5. Установить в поле Сортировать по флажок опции По возрастанию для сортировки по алфавиту.

6. Выбрать в раскрывающемся списке поля Затем по дополнительный столбец - Улица.

7. Установить в этом поле флажок опции По возрастанию.

8. Выбрать в раскрывающемся списке поля В последнюю очередь, по элемент - №.

9. Установить в этом поле флажок опции По возрастанию>ОК.

Рисунок 1

1. Щелкнуть кнопку Параметры... Появится окно Параметры сортировки.

2. Выбрать в раскрывающемся списке Сортировка по первому ключу: пользовательский порядок сортировки: №, Ф.И.О., Улица, Дом, Корпус, Кв..

3. Установить в поле Сортировать флажок опции столбцы диапазона.

4. Щелкнуть кнопку ОК в окне Параметры сортировки.

5. Выбрать в раскрывающемся списке поля Сортировать по Строка 1.

6. Выбрать в поле Сортировать по возрастанию.

7. Щелкнуть кнопку ОК в окне Сортировка диапазона.

8. Выбрать в поле Сортировать по убыванию.

Рисунок 2

Рисунок 3

Добавить новую запись в базу данных, содержащую следующие поля:

2013852, Машкей Л.И., 1 Наклонный пер., 32 - 1- 2.

1. Выбрать в меню Данные команду Форма.

2. Щелкнуть в диалоговом окне Адреса и телефоны кнопку Добавить. Появится запись.

3. Щелкнуть левой кнопкой мыши в поле № и ввести значение 2013852

4. Аналогичным образом ввести остальные поля новой записи.

5. Нажать клавишу Enter для добавления записи в базу данных.

6. Щелкнуть кнопку Закрыть и убедится, что новая запись добавлена в конец базы данных.

Рисунок 4

Заменить во всей таблице 1 Михалова пер. на 1 Железнодорожный пер.

8. Выделить первую ячейку рабочего листа.

9. Открыть меню Правка.

10. Выбрать команду Заменить. Появится диалоговое окно Заменить.

11. Ввести в поле Найти: слово, которое нужно заменить: 1 Михалова пер.

12. Ввести в поле Заменить на: на новое название улицы: 1 Железнодорожный пер..

13. Установить флажок проверки Ячейка целиком.

14. Выбрать в раскрывающемся списке Просматривать направление поиска: По строкам.

15. Щелкнуть кнопку Заменить всё.

Рисунок 5

Найти ячейку с содержимым «201-44-41».

1. Выделить первую ячейку рабочего листа.

2. Выбрать в меню Правка команду Найти. Появится диалоговое окно Найти.

3. Установить флажок проверки Ячейка целиком.

4. Выбрать в раскрывающемся списке Просматривать элемент По строкам.

5. Щелкнуть кнопку Найти далее. Ячейка, содержимое которой удовлетворяет шаблону, будет выделена.

6. Щелкнуть кнопку Закрыть.

Рисунок 6

Найти все записи, номер которых не меньше 2013560, а фамилия начинается с буквы К.

1. Вызвать диалоговое окно формы. Щелкнуть кнопку Критерии.

2. Ввести в поле № критерий поиска: >=2013560.

3. Ввести в поле Ф.И.О. шаблон: К*.

Щелкнуть кнопку Далее. В диалоговом окне выведена первая запись, удовлетворяющая введенным критериям. В правом верхнем углу диалогового окна Адреса и телефоны отобразится номер найденной записи в списке.

Повторяйте предыдущее действие до тех пор, пока не будет выведена последняя запись, удовлетворяющая критериям. После щелчка по кнопке Далее будет слышен звуковой сигнал, и содержимое окна формы не будет меняться.

Рисунок 7

Вывести на экран список лиц, которые живут по 1 измайловскому переулку и фамилии которых начинаются на букву В или Ш.

1. выделить одну из ячеек списка

2. Выбрать в меню Данные команду Фильтр.

3. В подменю выбрать пункт Автофильтр.

4. Открыть раскрывающийся список в столбце Ф.И.О.

5. Выбрать элемент Условие. Появится диалоговое окно Пользовательский автофильтр.

6. Выбрать в левом верхнем раскрывающемся списке оператор равно.

7. Ввести в левом верхнем раскрывающемся списке шаблон В* для отбора записей о лицах, фамилии которых начинаются с буквы

8. Выбрать флажок опции ИЛИ.

9. Выбрать в левом нижнем раскрывающемся списке оператор равно.

10. Ввести в правом нижнем раскрывающемся списке шаблон Ш* для отбора записей о лицах, фамилии которых начинаются с буквы Ш.

11. Щелкнуть кнопку ОК. В результате будет выведен отфильтрованный список, содержащий записи только о людях, фамилии которых удовлетворяют критерию.

12. Открыть раскрывающийся список в столбце Улица.

13. Выбрать элемент 1 измайловский пер.

Таблица 3

Выполним фильтрацию по списку:

1. выбрать команду Данные Фильтр Расширенный фильтр. Откроется диалоговое окно Расширенный фильтр.

2. исходный диапазон ячеек, занимаемый списком, выделится автоматически.

3. для того, чтобы указать диапазон условий выделим ячейки А1 : F25.

4. нажать кнопку ОК.

Рисунок 8

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

Тест

1. Список - это ….

а) содержащаяся в рабочем листе Excel таблица, данные в строках которой имеют однородную структуру, то есть в каждом столбце списка располагаются данные одного типа:

б) набор последовательных строк, содержащих разнообразную информацию;

в) таблица, на рабочем листе, позволяющая подытожить большие объемы данных, выбрав подходящий метод вычислений:

2. запись, поле, заглавная строка - являются элементами:

а) таблицы;

б) списка;

в) рабочего листа;

3. Список состоит из…. структурных основных элементов:

а) 5;

б) 3;

в) 6;

4. Средство обработки и представления данных, превосходящее по возможностям и удобству использования традиционные списки с промежуточными итогами:

а) сводная таблица;

б) сортировка;

в) фильтрация;

5. Режим мастера сводных таблиц состоит из… последовательных этапов, в ходе которых задаются параметры построения сводной таблицы:

а) 3;

б) 5;

в) 4;

6. Средство Excel, которое предназначено для ускорения ввода данных:

а) автодополнение;

б) автозаполнение;

в) оба ответа верны;

7. Какой инструмент применяется для сравнения только к ячейкам с текстом, игнорируя числовые, временные значения и даты:

а) сортировка;

б) автозаполнение;

в) автодополнение;

8. ввод последовательностей чисел или дат в столбец или строку, путем перетаскивания указателя мыши вдоль столбца или строки осуществляется с помощью команды:

а) автозаполнение;

б) автодополнение;

в) автофильтр;

9. Сколько уровней ключей можно задать при сортировке диапазона данных:

а) 3;

б) 4;

в) 1;

г) Нет верных ответов;

10. По скольким ключевым полям возможна сортировка в Excel, в том числе с подведением общих и промежуточных итогов по группам записей:

а) только по одному;

б) по одному или нескольким;

в) по одному, без подведения итогов;

11. Если критерием поиска служит текстовая строка, то какие символы можно использовать для маскирования текстовых позиций:

а) «*», «+»;

б) «?», «!»;

в) «*», «?»;

12. Символ «?» позволяет игнорировать:

а) ту, текстовую позицию, которую он занимает;

б) все следующие после него символы;

в) нет верных ответов;

13. Для поиска данных или записей в списках используются фильтры, которые отображают на экране:

а) любые записи;

б) записи, не удовлетворяющие заданным требованиям;

в) только записи, соответствующие определенным условиям, а записи, не удовлетворяющие заданным требованиям, редактор скрывает;

14. Какие команды используются для задания условия автофильтра:

а) Все, Первые 10…, Условие…, Пустые, Непустые;

б) Все, Первые 10…, Условие…, Полные, Неполные;

в) Все, Первые 5…, Условие…, Пустые, Полные;

15. После применения фильтра к списку цвет стрелки в выбранном поле становиться:

а) остается таким же без изменений;

б) синим;

в) стрелка исчезнет;

16. Для изменения условия автофильтра необходимо:

а) выбрать опцию Все;

б) выбрать команду Данные>Фильтр>Автофильтр;

в) щелкнуть по кнопке с синей стрелкой;

17. Какой из фильтров позволяет задавать более сложные условия фильтрации:

а) пользовательский автофильтр;

б) расширенный фильтр;

в) автофильтр;

18. Для отбора записей более чем по одному значению поля необходимо использовать два критерия используя, логический оператор:

а) И;

б) ИЛИ;

в) ЕСЛИ;

19. Используя, какой логический оператор можно объединить два условия для одного поля:

а) ИЛИ;

б) РАВНО;

в) И;

20. С помощью какого инструмента в списке можно просмотреть только те данные, которые отвечают заданным одному или нескольким критериям:

а) форма;

б) автозаполнение;

в) сортировка;

Таблица ответов

№ вопроса	Ответы
1	а
2	б, в
3	б
4	а
5	в
6	а
7	в
8	а
9	а
10	б
11	в
12	а
13	в
14	а
15	б
16	в
17	б
18	а, б
19	в
20	а

Страницы: 1, 2, 3

© 2003-2013
Рефераты бесплатно, курсовые, рефераты биология, большая бибилиотека рефератов, дипломы, научные работы, рефераты право, рефераты, рефераты скачать, рефераты литература, курсовые работы, реферат, доклады, рефераты медицина, рефераты на тему, сочинения, реферат бесплатно, рефераты авиация, рефераты психология, рефераты математика, рефераты кулинария, рефераты логистика, рефераты анатомия, рефераты маркетинг, рефераты релиния, рефераты социология, рефераты менеджемент.