Лабораторна робота №3. Пошук даних у БД. Створення запитів

Хід роботи

Запити дають широкі можливості для вибору, сортування і обчислення з використанням даних однієї таблиці. Дуже важливо вміти використовувати дані з пов`язаних таблиць, допомагає будувати багатотабличні запити майстер запитів.

Запит на вибірку (Рис. 8)

Запит на вибірку можна використовувати не тільки для відбору даних, але і для їх поновлення. Запит на вибірку має ряд властивостей, які можна використовувати для зміни роботи запиту.

В режимі таблиці доступні самі різні операції з даними - огляд, сортування, фільтрація, поновлення і друк. Але достатньо часто приходиться проводити обчислення і огляд даних з декількох таблиць. Відобразити потрібні дані можна за допомогою запитів.

Наприклад, створити запит, де відображаються записи товарів за ціною. Создать запрос в режиме конструктора

Обрати необхідні таблиці (Товар).

1. Методом перетягування вибрати поля (Назва товару, Ціна, Виробник).

2. Встановити у рядку Условие отбора

3. Вибрати Запрос Запуск або кнопка .

Після виконання запита на вибірку (який відбирає інформацію з таблиць і інших запитів бази даних, в той час як при виконанні запиту на зміну дані вставляються, поновлюються або видаляються) Microsoft Access створює набір записів, які містять відібрані дані. В більшості випадків з набором записів можна працювати так само, як з таблицею: можна проглянути і відібрати інформацію, роздрукувати і поновити дані. Але на відміну від реальної таблиці, цей набір записів фізично не існує в базі даних. Access створює набір записів з даних таблиць тільки під час виконання запиту. Якщо змінити дані в наборі записів, Access внесе відповідні зміни в таблицю, на базі яких побудований запит.

Підсумковий запит

Іноді цікаві не окремі записи таблиці, а підсумкові значіння по групам даних.

Для обчислення підсумкових значінь потрібно натиснути кнопку Групповые операциина панелі інструментів конструктора запитів, щоб у бланку QBE з'явився рядок Групповая операция.

Коли натиснути кнопку Групповые операции на панелі інструменті, Access використовує установку Группировка в рядку Групповая операция для любого поля, який занесений в бланк запиту. Тепер записи по кожному полю групуються, але підсумок не підводиться. Для отримання підсумків потрібно замінити установку Группировка в рядку Групповая операция на конкретну підсумкову функцію.

Access дає дев'ять функцій, які забезпечують виконання групових операцій. Можна ввести ім'я функції з клавіатури в рядку Групповая операция бланка запиту або вибрати її в списку, що розкривається. Нижче перераховані підсумкові функції Access:

· Sum- Вираховує суму всіх значень заданого поля в кожній групі. Використовується тільки для числових та грошових полів.

· Avg- Вираховує середнє арифметичне всіх значень даного поля в кожній групі. Використовується тільки для числових та грошових полів.

· Min- Повертає найменше значіння, яке знайдене в цьому полі всередині кожної групи. Для числових полів повертається найменше значення. Для текстових полів - найменше з символьних значень незалежно від регістру.

· Max- Повертає найбільше значіння, яке знайдене в цьому полі всередині кожної групи. Для числових полів повертається найбільше значення. Для текстових полів - найбільше з символьних значень незалежно від регістру.

· Count- Повертає число записів, в яких значення даного поля відмінні від Null (пусто).

· StDev- Вираховує стандартне відхилення всіх значінь даного поля в кожній групі. Ця функція використовується тільки для числових або грошових полів.

· Var- Вираховує дисперсію значінь даного поля в кожній групі. Ця функція використовується тільки для числових або грошових полів.

· First- Повертає перше значення цього поля в групі.

· Last- Повертає останнє значення цього поля в групі.

Запит з параметром

Часто людині не потрібні усі записи, а потрібна лише їх частина. Для зручності можна створити запит з патраметром, при виклику якого користувача запитується, що саме він бажає побачити.

Наприклад, створити запит, в якому потрібно ввести назву виробника:

1. Режим Конструктор, відкрити таблицю Товар.

2. Обрати необхідні поля: Назва товару, Ціна і Виробник.

3. У рядку Условие отбора під полем Виробник, у квадратних дужках написати необхідний вираз, у нашому випадку - [Введіть виробника].

4. Можна також задати сортуванн.

5. Вибрати Запрос Запуск або кнопка .

Тепер викликаючи цей запит, перед показом даних буде запитуватись назва виробника.

Створення перехресного запиту за допомогою майстра

Access підтримує особливий тип підсумкових запитів, який називається перехресними запитами. Вони дозволяють побачити обчислювані значення в вигляді перехресної таблиці, яка нагадує електронну.

Створення запиту за допомогою майстра:

1. Натискаємо Создать та із списку вибираємо перехресний запит
( Рис.13).

2. Обираємо таблицю Товар.

3. Обираємо поля, значення яких будуть використовуватися як заголовки записів (Назва товару, Виробник).

4. Обираємо поля для використання їх значень як заголовків стовпців (Постачальник).

5. Обираємо, які обчислення провести у кожній комірці, на пересіченні записів і стовпців. У полі Кількість підрахувати суму.

6. Обрати пункт Вычислять итоговое значение.

7. Даємо ім?я запиту, Готово.

Створення перехресного запиту за допомогою конструктора
Натискаємо СоздатьКонструктор. Відкривається стандартне вікно конструктора, обираємо таблицю, на основі якої буде створюватись запит.

1. Обираємо пункт меню ЗапросПерекрестный, при цьому додається додатковий рядочок Перекрестная таблица і Групповая операция.

2. Методом перетягування вставляємо у рядок Поле потрібні поля (Назва товару, Виробник, Постачальник, Ціна), у рядку Перекрестная таблица обираємо із списку для поля Назва товару і Виробник заголовки строк, для поля Постачальник- заголовок столбцов, для поля Кількість у рядку Групповая операция обираємо суму, додаєм поле Итоговое значение (сума).

3. Вибрати Запрос Запуск або кнопка .

Обчислення в запитах

У запиті можна створювати поля, значення яких розраховуються за допомогою заданого виразу. Можна виконувати обчислення з любими полями таблиці і зробити обчислюваний вираз новим полем в наборі записів. Для цього можна використати любі із вбудованих функцій Access . Окрім цього, поля запиту можуть містити дані, які отримані за допомогою арифметичних операцій над полями таблиці.

Якщо при побудові виразу потрібно додати стандартну вбудовану функцію, потрібно в лівому нижньому списку вибрати папку Функции Встроенные функции. В результаті в правому списку з'являться назви функцій.

Створимо запит, в якому буде додаткове поле, в якому буде підраховуватись загальна ціна кожного товару в залежності від його кількості:

1. СоздатьКонструктор, обираємо потрібну таблицю (Продукція).

2. У рядок Поле вставляємо необхідні поля (Назва товару, Ціна, Кількість та ін).

3. Для створення розрахункового поля потрібно встановити курсор у рядок Поле порожнього стовпчика та увести назву поля, символ «:» і вираз (Выражение1:Товар!Ціна*Товар!Кількість). Для уведення виразу можна використовувати будівник виразів. Для цього треба натиснути кнопку на панелі інструментів або натиснути на праву кнопку миші та вибрати Построить.

4. У вікні Построитель выражений (Рис.14) обираємо вкладку Таблицы, знаходимо свою таблицю Товар. Із списку полів обираємо ті поля, які беруть участь у формулі: Ціна, натискаємо Вставить, натискаємо на кнопку операції множення (*); Кількість- Вставить. Натискаємо Ok.

5. Вибрати Запрос Запуск або кнопка .

6. Для кожного поля у запиті можна встановити формат виведення. Для цього необхідно встановити курсор миші у рядок Поле, натиснути праву кнопку миші, вибрати Свойства і задати потрібний формат поля (Рис.15).

Лабораторна робота №4. Оформлення звітів

Хід роботи

Кінцевим продуктом більшості СКБД є звіт. В Access звіт являє собою спеціальний тип неперервних форм, що призначені для роздруковування. Для створення звіту, який можна роздрукувати і розподілити між користувачами, Access комбінує дані в таблицях, запитах і навіть у формах. Роздрукована версія форми може слугувати звітом.

Звіти можна створювати на основі таблиць та запитів за допомогою майстрів або конструктора.

Створення звіту за допомогою “Мастера отчетов”

Процес створення звіту за допомогою “Мастера отчетов” багато в чому схожий із процесом створення форми. Перевага використання “Мастера отчетов” для знайомства з засобами розробки звітів полягає в тому, що етапи цього процесу співпадають з тими етапами, які потрібно виконати, якщо розпочинати з незаповненого, прийнятого за замовчуванням звіту.

Для створення звіту за допомогою Мастера отчетов потрібно

(Додаток Н)

1. Відкрити вкладку Отчеты у вікні бази даних, а потім натиснути кнопку Создать. З'явиться діалогове вікно Новый отчет.

2. Як для форми, так і для звіту потрібне джерело даних у вигляді таблиці або запиту. Виділіть потрібну таблицю Товар у випадаючому списку діалогового вікна Новый отчет. Із списку у верхньому правому кутку діалогового вікна виділіть Мастер отчетов і натиснть кнопку ОК. На екрані з'явиться початкове вікно Мастера отчетов.

3. Тепер необхідно визначити, які поля будуть утворювати рядки звіту. Виберіть за допомогою кнопки “>” потрібні поля зі списку Доступные поля. Коли поле добавляється у список Выбранные поля, Access автоматично забирає його ім'я зі списку Доступные поля. Можна також подвійно натиснути на ліву клавішу миші на імені поля у списку Доступные поля і воно переміститься у поле Выбранные поля. У звіті поля з'являються зліва направо, у відповідності з послідовністю їх появи зверху вниз у списку Выбранные поля.

4. На наступному кроці Мастер отчетов спитає, чи хочете ви добавити рівні групування до звіту. За допомогою кнопки “>” встановіть бажаний рівень групування. За допомогою кнопки Группировка встановіть бажаний інтервал групування. Змінюючи інтервал групування, можна впливати на те, як Access групує дані у звіті. Для числових полів можна задати групування по десятках, півсотнях, сотнях тощо. Для текстових полів можливе групування по першій букві, першим трьом буквам тощо.

5. У межах групи можна сортувати записи по значенню довільного поля, причому сортування проводиться не більше, ніж по чотирьох полях. По замовчуванню прийнятий порядок сортування за зростанням; якщо потрібно вибрати порядок сортування за спаданням, то нажміть кнопку справа від списку, що розкривається. Для повернення до попередньо вибраного порядку сортування натисніть на цю ж кнопку знову.

6. В наступному вікні Мастера отчетов необхідно вибрати для звіту один з шести стилів. У вікні у лівій частині діалогового вікна майстра показаний вигляд вибраного стилю макета.

7. Наступне вікно Мастера отчетов призначене для вибору одного з визначеного стилів. У лівій частині діалогового вікна показаний вигляд звіту вибраного стилю. Можна настроїти стандартний стиль або створити власний.

8. Після переходу в наступне вікно Мастера отчетов натисніть кнопку Готово. Access згенерує звіт.

В одному з кроків майстра можна натиснути кнопку Итоги. У відчиненому діалоговому вікні потрібно визначити, які підсумкові дані потрібно обчислити. Потрібно обрати поле, в якому будуть обчислення і функцію: Sum, Avg, Min, Max.

Захист бази даних

База даних містить цінну інформацію, тому іноді її необхідно захищати, встановлбвати паролі. Захист можна здійснити викликавши меню Сервис Защита, из списку можна обрати такі пункти: Задать пароль базы даних, Администратор рабочих групп, Разрешение, Мастер, Шифровать/Разшифровать та ін.

Страницы: 1, 2