|
|
| Табличные процессоры |
|
а пересечении строк и столбцов образуются ячейки таблицы. Ячейка - это минимально адресуемый элемент рабочего листа. Имя ячейки (адрес) состоит из имени столбца и номера строки, например, A10 или D23. Адресация ячеек используется при записи формул. Одна из ячеек всегда является активной, и в ней производятся операции ввода и редактирования. Группа ячеек называется диапазоном. Диапазон ячеек обозначают, указывая через двоеточие номера ячеек, расположенных в противоположных углах, например: А5:C20.Разные таблицы могут содержать совершенно разную информа-цию. Некоторые ячейки таблицы содержат текст, некоторые - числовые данные. С точки зрения программы Excel ячейка может содержать три вида данных.Текстовые данные представляют собой строку текста произвольной длины. Программа Excel воспроизводит такие данные точно в том виде, в каком они были введены. Ячейка, содержащая тексто-вые данные, не может использоваться в вычислениях. Если Excel не может интерпретировать данные в ячейке как число или как формулу, программа считает, что это текстовые данные.Числовые данные - это отдельное число, введенное в ячейку. Excel рассматривает данные как число, если формат данных позво-ляет это сделать. Как числа рассматриваются данные, определяю-щие даты или денежные суммы. Ячейки, содержащие числовые данные, могут использоваться в вычислениях.Если ячейка содержит формулу, значит эта ячейка вычисляемая, то есть, значение ячейки может зависеть от значений других ячеек таблицы. Содержимое ячейки рассматривается как формула, если оно начинается со знака равенства (=). Все формулы дают число-вой результат.Формулы в ячейках таблицы не отображаются. Вместо формулы воспроизводится результат, полученный при ее вычислении. Чтобы увидеть формулу, хранящуюся в вычисляемой ячейке, надо выде-лить эту ячейку и посмотреть в строку формул. Изменения в формулы вносят редактированием в этой строке.Данные в программе Excel всегда вносятся в текущую ячейку. Прежде чем начать ввод, соответствующую ячейку надо выбрать. Указатель текущей ячейки перемещают мышью или курсорными клавишами. Можно использовать и такие клавиши, как HOME, PAGE UP и PAGE DOWN.Для ввода данных в текущую ячейку не требуется никакой специ-альной команды. Нажатие клавиш с буквами, цифрами или зна-ками препинания автоматически начинает ввод данных в ячейку. Вводимая информация одновременно отображается и в строке формул. Закончить ввод можно нажатием клавиши ENTER.В некоторых операциях могут одновременно участвовать несколь-ко ячеек. Для того чтобы произвести такую операцию, нужные ячейки необходимо выбрать. Выбранная группа ячеек выделяется на экране: их содержимое отображается белым цветом на черном фоне, а вся группа выделенных ячеек обводится толстой рамкой.1. Проще всего выбрать прямоугольную область, то есть ячейки, попадающие в определенную область столбцов и строк. Для этого надо перевести указатель на ячейку в одном из углов выбираемой области, нажать кнопку мыши и, не отпуская ее, протянуть указатель в противоположный угол области. После отпускания кнопки мыши все ячейки в прямоугольнике выде-ляются инвертированным цветом. Цвет первой ячейки остается неинвертированным, чтобы показать, что она является текущей. Для обозначения группы ячеек используется термин диапазон.Протягивание можно производить в любом направлении. Например, если надо выбрать ячейки от В3 до D8, то можно проводить протягивание не только от ВЗ к D8, но и от D3 к В8, от В8 к D3 или от D8 к ВЗ. Если теперь щелкнуть на любой ячейке, выделение отменяется.Вместо протягивания мыши можно использовать клавишу SHIFT. Щелкнув на первой ячейке диапазона, можно нажать клавишу SHIFT и, не отпуская ее, щелкнуть на последней ячей-ке. Если последняя ячейка находится за пределами экрана, то завершить операцию можно после прокрутки. При выборе больших диапазонов этот метод удобнее, чем протягивание.2. Для выбора целых столбцов или строк можно использовать маркеры строк и столбцов по краям рабочей области.3. Щелчок на кнопке в левом верхнем углу рабочей области позво-ляет выбрать весь рабочий лист целиком.4. Если при выборе ячеек удерживать нажатой клавишу CTRL, то можно добавлять новые диапазоны к уже выбранному. Этим приемом можно создавать даже несвязанные диапазоны. [2]С выбранным диапазоном в программе Excel можно работать так же, как с выбранным фрагментом текста в программе Word Ячейки можно удалять, копировать или перемещать. Однако жест-кость табличной структуры вносит свои ограничения и дополнительные особенности.1. Нажатие клавиши DELETE приводит не к удалению диапазона ячеек, а к его очистке, то есть к удалению содержимого выбран-ных ячеек.2. Для того чтобы реально удалить ячейки выбранного диапазона (что сопровождается изменением структуры таблицы), надо выбрать диапазон и дать команду Правка > Удалить. При этом открывается диалоговое окно Удаление ячеек, в котором можно выбрать направление смещения ячеек, занимающих освобождающееся место. Создать в таблице «дырку», в которую невоз-можен ввод данных, нельзя.3. По команде Правка > Копировать или Правка > Вырезать ячейки выбранного диапазона обводятся пунктирной рамкой. Даже при вырезании ячеек их содержимое продолжает временно храниться в таблице.4. Для вставки ячеек, копируемых из буфера обмена, надо сделать текущей ячейку в верхнем левом углу области вставки и дать команду Правка > Вставить. Ячейки из буфера обмена встав-ляются в указанное место. Если выполняется операция перемещения, то после вставки ячейки, из которых перемещаются данные, очищаются.5. Копирование и перемещение ячеек можно также производить методом перетаскивания. Для этого надо установить указатель мыши на границу текущей ячейки или выбранного диапазона. После того как он примет вид стрелки, можно произвести перетаскивание. Если при перетаскивании использовать правую кнопку мыши, то после ее отпускания откроется специальное меню, позволяющее выбрать производимую операцию.Как уже говорилось, таблица может содержать как основные, так и производные данные. Достоинство электронных таблиц заклю-чается в том, что они позволяют организовать автоматическое вычисление производных данных. Для этой цели в ячейках таб-лицы используют формулы.Программа Excel рассматривает содержимое ячейки как формулу, если оно начинается со знака равенства (=). Тем самым, чтобы начать ввод формулы в ячейку, достаточно нажать клавишу «=«. Однако вводить формулы более удобно, если в строке формул щелкнуть на кнопке Изменить формулу. В этом случае непосредственно под строкой формул открывается Палитра фор-мул, содержащая вычисленное значение указанной формулы.Не стоит пугаться слова «формула». Под формулой понимается всего лишь набор чисел и ссылок на числовые ячейки, соединен-ных знаками математических операций. Чтобы задать ссылку на ячейку, надо указать в формуле ее имя. Это можно сделать вручную или щелчком на соответствующей ячейке по ходу ввода формулы.По окончании ввода формула в таблице не отображается. Вместо нее в ячейке размещается вычисленное значение. Однако если сделать ячейку с формулой текущей, то формулу можно увидеть в строке формул.При работе с Excel важно не производить никаких вычислений «в уме». Даже если рассчитать значение, хранящееся в ячейке, совсем нетрудно, все равно надо использовать формулу.Абсолютные и относительные адреса ячеек1. У каждой ячейки есть свой адрес. Он однозначно определяется номерами столбца и строки, то есть, именем ячейки. Когда в пре-дыдущем примере мы вычисляли значение D7 как произведение В7 и С7, мы использовали адреса ячеек, входящих в формулу.2. Но если нам захочется подсчитать значение в следующей ячейке D8, то опять придется записывать формулу D8=B8*C8. Это неудобно для больших таблиц, и процесс можно автоматизи-ровать.3. Гораздо удобнее было бы записать формулу для всех ячеек столбца D, чтобы в них автоматически записывалось произве-дение соответствующих ячеек столбцов В и С. Формула тогда выглядела бы так: Умножить значение, находящееся на две ячейки левее данной, на значение, расположенное в ячейке слева от данной. Адресация по методу «левее», «правее», «ниже» и т. п. не тре-бует абсолютного указания адресов ячеек, входящих в формулу, и называется относительной адресацией.4. Оказывается, по умолчанию программа Excel рассматривает адреса ячеек как относительные, то есть именно таким обра-зом. Это позволяет копировать формулы методом заполнения.5. Однако иногда возникают ситуации, когда при заполнении ячеек формулой необходимо сохранить абсолютный адрес ячейки, если, например, она содержит значение, используемое при последующих вычислениях в других строках и столбцах. Для того чтобы задать ссылку на ячейку как абсолютную, надо задать перед обозначением номера столбца или номера строки сим-вол «$».6. Таким образом, ссылка на ячейку, например А1, может быть записана в формуле четырьмя способами: А1, $А1, А$1 и $А$1. При заполнении ячеек формулой как относительная рассматри-вается только та часть адреса, перед которой нет символа «$».7. Если же ссылка на ячейку была внесена в формулу методом щелчка на соответствующей ячейке, то выбрать один из четырех возможных вариантов абсолютной и относительной адресации можно нажатием клавиши F4. [2]Вычисления, которые позволяет производить программа Excel, не ограничены простейшими арифметическими операциями. Программа позволяет использовать большое число встроенных стандартных функций и способна выполнять весьма сложные вычисления.1. Если начать ввод формулы щелчком на кнопке Изменить фор-мулу или нажатием клавиши «=», то поле Имя в строке формул заменяется раскрывающимся списком стандартных функций. Этот список содержит десять функций, использовавшихся последними, а также пункт Другие функции, с помощью кото-рого можно открыть диалоговое окно Мастер функций.2. Это диалоговое окно позволяет выбрать любую стандартную функцию из имеющихся в программе Excel. В списке Категория выбирают ту категорию, к которой относится нужная функция, а в списке Функция - конкретную функцию.После того как нужная функция выбрана, ее имя заносится в строку формул, а палитра функции изменяется, давая возмож-ность ввести аргументы функции.3. В верхней части палитры размещаются поля, предназначенные для ввода аргументов, а в нижней части располагается справоч-ная информация. Здесь указывается общее описание назначения функции, а также сведения о задаваемом аргументе. Если аргу-мент указан полужирным шрифтом, значит, он является обяза-тельным, а если обычным шрифтом, то его можно опустить.Задавать аргументы функции можно в числовом виде (вруч-ную) или как ссылки на ячейки (вручную или щелчком на соответствующей ячейке). Некоторые функции могут принимать в качестве параметра диапазон ячеек. При заполнении ячеек формулами, включающими функции, абсолютные и относитель-ные адреса ячеек используются так же, как и в случае простых формул.Программа Excel допускает вложение функций, то есть в качест-ве параметра одной функции может быть указано значение другой функции.Электронные таблицы Excel часто используют для ведения простейших баз данных. Возможности таких баз заметно меньше, чем у баз данных, разработанных в программе Access, но мно-гие предпочитают не тратить время на освоение новой системы, а использовать подручные средства.1. Таблица, используемая в качестве базы данных, обычно состоит из нескольких столбцов, являющихся полями базы данных. Каждая строка представляет отдельную запись. Если данные представлены в таком виде, программа Excel позволяет произво-дить сортировку и фильтрацию.2. Сортировка - это упорядочение данных по возрастанию или по убыванию. Проще всего произвести такую сортировку, выбрав одну из ячеек и щелкнув на кнопке Сортировка по возрастанию или Сортировка по убыванию.3. Параметры сортировки задают командой Данные > Сортировка. При этом открывается диалоговое окно Сортировка диапазона. В нем можно выбрать от одного до трех полей сортировки, а также задать порядок сортировки по каждому полю.4. При фильтрации базы отображаются только записи, обладающие нужными свойствами. Простейшее средство фильтрации - автофильтр. Он запускается командой Данные > Фильтр > Авто-фильтр.5. По команде Автофильтр в ячейках, содержащих заголовки полей, появляются раскрывающие кнопки. Щелчок на такой кнопке открывает доступ к списку вариантов фильтрации. Запи-си, не удовлетворяющие условию фильтрации, не отображаются.6. Чтобы создать произвольный фильтр, следует в раскрывшемся списке выбрать пункт Другие. Диалоговое окно Пользователь-ский автофильтр позволяет задать более сложное условие фильт-рации по данному полю.7. Команда Данные > Фильтр > Отобразить все позволяет отобра-зить все записи. Чтобы, отменить использование автофильтра, надо повторно дать команду Данные > Фильтр > Автофильтр.Для более наглядного представления табличных данных часто используют графики и диаграммы. Средства программы Excel позволяют создать диаграмму, основанную на данных из элект-ронной таблицы, и разместить ее в той же самой рабочей книге.1. Для создания диаграмм и графиков удобно использовать элект-ронные таблицы, оформленные в виде базы данных. Перед построением диаграммы следует выбрать диапазон данных, которые будут на ней отображаться. Если включить в диапазон ячейки, содержащие заголовки полей, то эти заголовки будут отображаться на диаграмме как пояснительные надписи. Выбрав диапазон данных, надо щелкнуть на кнопке Мас-тер диаграмм на панели инструментов Стандартная.2. Мастер диаграмм подготавливает создание диаграммы и рабо-тает в несколько этапов. Переход от этапа к этапу выполняется щелчком на кнопке Далее. На первом этапе работы мастера выбирают тип диаграммы. Программа Excel предоставляет возможность создания нескольких десятков различных типов и видов диаграмм.3. Если диаграмма создается на основе записей, имеющих струк-туру базы данных, то вся информация, необходимая на следу-ющем этапе работы мастера, вносится в соответствующие поля автоматически. После этого выбирают параметры оформления различных частей диаграммы.
Страницы: 1, 2, 3, 4
|
|
|
|
© 2003-2013
Рефераты бесплатно, курсовые, рефераты биология, большая бибилиотека рефератов, дипломы, научные работы, рефераты право, рефераты, рефераты скачать, рефераты литература, курсовые работы, реферат, доклады, рефераты медицина, рефераты на тему, сочинения, реферат бесплатно, рефераты авиация, рефераты психология, рефераты математика, рефераты кулинария, рефераты логистика, рефераты анатомия, рефераты маркетинг, рефераты релиния, рефераты социология, рефераты менеджемент. |
|
|
