Традиційний варіант - це формування і друкування документів у процесі обробки. Він придатний для невеликих обсягів інформації за наявності високонадійних друкуючих пристроїв. Дуже часто постає потреба передрукувати окремі сторінки відомостей через помилки друкуючого пристрою. Якщо при цьому друкування відбувається разом з обробкою, то буде витрачено багато часу і паперу для передруковування всього обсягу відомостей. Наприклад, на великих промислових підприємствах оборотна відомість за матеріалами може містити кілька сотень сторінок.

За великих обсягів інформації бажано друкування виокремлювати як самостійну технологічну операцію, а програмне забезпечення чи файли для друкування будувати так щоб друкування могло розпочатися з довільної сторінки і закінчитися, коли надруковано довільну кількість сторінок.

У програмах друкування бажано передбачити діалог з оператором для уточнення параметрів друкування, таких як номер початкової сторінки, кількість сторінок, які потрібно надрукувати, або номер останньої сторінки, яка друкується.

Можливі ситуації (за наявності різних ЕОМ), коли обчислення за алгоритмом виконується на одній ЕОМ, а друкування - на іншій. У такому разі до технологічного процесу вводять додатково операцію копіювання підготовлених машинограм з одного носія на інший і операцію передачі файлів для друкування на інші ЕОМ. Програмне забезпечення для друкування обов'язково має формувати файли для друку.

При наявності локальної мережі Microsoft Windows замість копіювання файлів з машинограмами можуть існувати операції вибору, налагодження принтеру та друкування. В цьому випадку програмне забезпечення повинно дати змогу перервати програму або призупинити її дію для вибору принтеру та визначення його параметрів.

Роздруковані результати можуть розмножуватися за допомогою ЕОМ (повторний друк), або за допомогою ксерокопіювальної техніки.

Після обчислень можуть виконуватись операції копіювання результату на різні машинні носії (здебільшого знімні). Обов'язково копіюються нагромаджувальні масиви і масиви перехідних залишків. У випадках псування інформації на основі таких копій і змісту оперативних масивів можна відновити втрачені дані. Наприклад, залишки матеріалів на складі на кінець місяця можна відновити при пошкодженні на основі копії про залишки матеріалів на початок місяця та масиву (на основі первинних документів), де відображений рух матеріалів на складі за місяць.

На цьому етапі знімають копії з масивів з оперативними даними. Спосіб знімання копій залежить від способу підготовки масиву. Якщо масив готувався на такому носії як, наприклад, магнітна стрічка або дискета (знімні машинні носії), то з нього знімається копія на жорсткий магнітний диск. Якщо масив готувався на жорсткому магнітному диску, то з нього знімається копія на будь-який знімний машинний носій.

Якщо інформація обробляється централізовано, то результати друкування обов'язково передаються в ті підрозділи організації, де вони використовуватимуться. Передаватися можуть документи та машинні носії. Інформація може передаватися окремими масивами по каналах зв'язку, якщо ЕОМ поєднані в мережу.

Технологія створення і ведення інформаційних масивів

Усі масиви по стадіях їх створення можна поділити на первинні, робочі та результатні. Результатні та робочі масиви створюються автоматично у процесі обробки інформації на ЕОМ. Первинні масиви містять зібрану та зареєстровану інформацію. Такі масиви можна поділити на оперативні (умовно-змінні) та нормативно-довідкові (умовно-постійні) - НДІ. Розрізняють їх за стабільністю інформації, яка зберігається. У масивах НДІ інформація, що зберігається, змінюється рідко і в невеликій кількості. В оперативних масивах інформація змінюється практично повністю із закінченням чергового планового або облікового періоду або змінюється в міру виконання нових господарських операцій.

Наприклад, НДІ - норми часу на виробництво деталей, оперативна інформація - табель відпрацьованого часу.

І оперативні масиви, і масиви НДІ проходять стадію первинного створення і стадію ведення. Первинне створення передбачає занесення інформації до машинних носіїв із документа, а ведення - внесення змін до масиву.

Первинне створення оперативних та нормативно-довідкових масивів виконується однаково. Для створення будь-якого масиву необхідно виконати такі технологічні операції: зібрати і зареєструвати інформацію, передати її в місце обробки, перенести інформацію на машинний носій, проконтролювати перенесення, зняти копію масиву. Для масивів НДІ іноді друкується опис масиву.

Ведення масиву передбачає виконання деяких дій, серед яких можуть бути такі: додавання нових записів, знищення існуючих записів, зміна значень окремих атрибутів записів. Такі дії для оперативних масивів і масивів НДІ можуть бути різні. Це зумовлюється призначенням масивів, частотою їх використання і частотою внесення змін.

Ведення масивів НДІ потребує організації операцій збору і реєстрації змін, які за змістом відмінні від збору та реєстрації інформації при первинному створенні масиву.

Збір і реєстрація змін може виконуватися в усіх підрозділах, які використовують інформацію, що зберігається, або лише в одному підрозділі, який відповідає за внесення змін.

Під час централізованого зберігання інформації зміни реєструються в спеціальних документах, котрі називаються «Повідомлення про зміни». Такий варіант внесення змін притаманний і великим організаціям з розгалуженою мережею автоматизованих робочих місць, які користуються спільною довідковою інформацією.

Якщо зміни до масиву НДІ вносяться на АРМ і та інформація, яка зберігається, використовується лише цим АРМ, то для коригування спеціальні документи не заповнюються, а зміни вносяться до масивів у діалозі з користувачем на основі звичайних документів. В такому разі обов'язково формується і друкується протокол змін.

Повідомлення про зміни можуть мати різну форму для різних масивів або уніфіковану форму з вільною частиною для запису значень атрибутів. Повідомлення обов'язково має містити назву масиву, який змінюється, його ідентифікатор, вид зміни (додавання, знищення, зміна значення), дату внесення змін.

Якщо вид зміни - додавання, то у повідомленні міститься повний запис, який додається. Якщо зміна - знищення, то в повідомленні містяться лише ключі запису, який знищується. Якщо зміна - коригування значення атрибутів, то в повідомленні містяться ключі запису, що підлягає коригуванню, і нові значення атрибутів, які змінюються.

Зареєстровані зміни переносяться на машинний носій. Таке перенесення звичайним чином контролюється. Потім зміни за допомогою спеціальних програм вносяться до основного масиву. Такі програми мають передбачати перевірку дублювання ключів при додаванні нових записів. З нового (скоригованого) масиву знімається страхова копія.

З огляду на те, що можливе випадкове пошкодження інформації у процесі коригування, страхові копії можуть зніматися і з основного масиву, і з масиву коригування.

Страхові копії зберігаються деякий час, який попередньо не обумовлюється, а залежить від того терміну, протягом котрого виконуються коригування масиву. Такий спосіб зберігання страхових копій масивів дістав назву «зберігання інформації у поколіннях». Завжди зберігаються три покоління масиву. У літературі вони відомі як «дід», «батько», «син».

У разі зберігання в поколіннях, тільки-но з'являється четверта страхова копія, перша копія знищується. Отже, у системі завжди зберігаються лише три копії.

Наявність поколінь страхових копій дає змогу при пошкодженні інформації поновити її з мінімальними витратами.

Особливості використання оперативних масивів, їхні часті зміни призводять до того, що для оперативних масивів практично не виконуються операції змін значень атрибутів і знищення записів при веденні масивів. Такі зміни вводяться за рахунок додавання до масиву так званих сторніруючих записів - записів-змін. Відмінності можливі лише на АРМ при коригуванні планових даних, коли зміни спричинюються додатковою оцінкою стану виробництва. Наприклад, можна зменшити заплановану до випуску кількість деталей, якщо їх достатньо на складі готових деталей.

Найхарактерніший вид змін змісту оперативного масиву - додавання записів - виконується за тією самою схемою, що й первинне створення масиву. Інформація, яка додається, реєструється у тих самих документах, тим самим способом заноситься на машинний носій і контролюється, а потім дописується до основного масиву. Наприклад, інформація про виконані роботи обробляється щодобово і нагромаджується в масиві до кінця місяця.

При кожному поповненні оперативного масиву з нього знімається страхова копія. Щоб уникнути пошкоджень інформації в момент копіювання через вимкнення електроенергії, для оперативних масивів може зберігатися до трьох копій масивів, як у разі масивів НДІ.

Оперативні масиви звичайно не зберігаються на магнітному диску протягом тривалого часу, оскільки вони використовуються для отримання різних зведених показників і в первинному вигляді вдруге майже не використовуються. Тому для оперативних масивів окрім зазначених технологічних операцій необхідні й такі операції:

- створення архівних копій;

- знищення масиву або його очищення.

Архівні копії звичайно зберігаються протягом не менш як одного року і використовуються як довідки при проведенні ревізій, а іноді - для поновлення інформації. Такі копії створюються на знімних машинних носіях.

Знищення масиву або його очищення від застарілої інформації потрібне для зменшення кількості записів, що зберігаються, а також збільшення швидкості роботи з масивами. У противному разі з часом оперативні масиви стають громіздкими і непридатними для використання.

2. Обробка інформації з ціноутворення та прибутків

Проблема правильної оцінки матеріальних цінностей, витрат і зобов'язань завжди була однією з ключових у бухгалтерському обліку. Як правило, в кожному окремому випадку для господарської операції є не менше двох варіантів оцінки суми операції. Наприклад, оцінка матеріалів за методами ЛІФО, ФІФО та ін., оцінка товарів за купівельними або продажними цінами тощо.

При відпуску запасів у виробництво, продаж та іншому вибутті в українському бухгалтерському обліку оцінка їх здійснюється за одним із таких методів:

- ідентифікована собівартість відповідної одиниці запасів;

- середньозважена собівартість;

- собівартість перших за часом надходження запасів (ФІФО);

- собівартість останніх за часом надходження запасів (ЛІФО);

- нормативні затрати; ціни продажу.

В умовах паперової бухгалтерії обліковець, формуючи обліковий запис, змушений обирати тільки один варіант оцінки, свідомо обмежуючи інформацію, яка могла б бути корисною для потреб управління. До того ж бухгалтер звичайно обирає не найбільш прийнятний з погляду економічної доцільності спосіб оцінки, а найменш трудомісткий.

В умовах комп'ютеризації обліку є можливість відображати багатоваріантні оцінки, орієнтуватися в різних властивостях об'єкта, якщо їх слід брати до уваги. Справді, сучасні комп'ютерні програми бухгалтерського обліку мають кілька унікальних можливостей для здійснення оцінки. Насамперед, є можливість зберігати для одного об'єкта аналітичного обліку (наприклад, товару) кілька реквізитів-ознак, які дають йому різнобічну характеристику. Такими реквізитами можуть бути і різні ціни цього товару (табл. 1).

Таблиця 1. Фрагмент комп'ютерного довідника «Товари» програми «1С: Бухгалтерия 7.7»

Цікаво, що багато програм, наприклад «1С: Бухгалтерия 7.7», «Галактика 5.71» дозволяють динамічно міняти місцями значення облікової ціни та іншої ціни, що занесена в реквізит довідника. Наприклад, під час оприбуткування товару від постачальника використовується купівельна ціна, а під час формування накладної на відвантаження товарів покупцю - продажна.

На практиці бухгалтери використовують тільки один метод оцінки вибуття для всіх запасів. Однак положення (стандарт) бухгалтерського обліку №9 передбачає, що один метод оцінки має застосовуватися тільки для тих запасів, які мають однакове призначення й однакові умови використання. Застосування комп'ютерних програм дозволяє використовувати найбільш оптимальний спосіб оцінки окремо для кожної групи запасів, не збільшуючи трудомісткості обліку.

Особливо важливе практичне значення мають можливості комп'ютерних програм для оцінки товарів на торгових підприємствах. Історично більшість комп'ютерних програм складського й оперативного обліку було створено для потреб оптової торгівлі. Роздрібна торгівля має ряд специфічних особливостей, яким у більшості програм приділяється мало уваги. Передовсім більшість торговельних програм розраховані на облік за собівартістю (за цінами придбання), тоді як у роздрібній торгівлі облік товарів ведеться за продажними цінами. Для роздрібної торгівлі характерні операції переоцінки й уцінки, зміна цін продажу по всьому підприємству, а також у кожній торговельній точці окремо, розрахунок ціни продажу на основі купівельної, кілька продажних цін на різні партії одного і того самого товару (партіонний облік).

Перелічимо особливості оцінки товарів, які мають програми, що досить ефективно автоматизують облік у роздрібній торгівлі, наприклад «Аспект», «БЭСТ», «1С: Торговля»:

- облік товарів ведеться за цінами продажу, при цьому також можливий облік у закупівельних цінах. Усі внутрішні операції (внутрішні переміщення, списання товару) здійснюються за цінами продажу;

- ціна на товар залежить від часу і може залежати від місця зберігання, партії та від інших ознак. Таким чином, на один товар може бути встановлено кілька цін, причому кожна із цих цін поширюється на суворо визначену кількість товару, а не на весь товар, як в оптовій торгівлі. В оптовій торгівлі також може встановлюватися кілька цін на один товар, але, на відміну від роздрібної торгівлі, ці ціни встановлюються на весь товар і наперед не відомо, яку кількість товару буде продано за однією ціною, а яку - за іншою. Програма може показати історію зміни ціни на товар у часі;

- програма забезпечує можливість проведення переоцінки або уцінки як усього товару, так і будь-якої його частини, при цьому формуються відповідні документи (акт переоцінки, акт про списання товару). Є можливість проведення переоцінки за прибутковим документом, визначення ціни продажу на підставі торгової націнки, переоцінки «заднім числом».

В умовах комп'ютеризації обліку облік витрат на виробництво має бути нормативним. Основними завданнями розробки та впровадження нормативного методу обліку є підвищення рівня і ступеня деталізації нормування витрат, обчислення впливу зміни норм на величину фактичної собівартості, виявлення відхилень від норм за причинами, за місцями виникнення і центрами відповідальності. Технічно обґрунтоване, максимально диференційоване нормування витрат за видами, місцем формування витрат та об'єктами калькулювання, системне виявлення й облік змін норм створюють необхідну і достатню інформаційну базу для управління собівартістю продукції і пов'язаними з нею іншими якісними показниками виробничо-фінансової діяльності підприємства. Як вважав проф. В.Б. Івашкевич, «…експлуатаційні можливості ЕОМ дозволяють без суттєвого збільшення трудомісткості обчислити нормативну, а в подальшому - планову і звітну калькуляції по всій номенклатурі продукції, що випускається, за кожною модифікацією виробу або видом використання» [8, с. 128-129]. При цьому немає необхідності виконувати всю сукупність розрахунків за кожним виробом, обчислювати і зберігати в базі даних результати таких розрахунків. Розрахунок нормативної собівартості виду продукції може проводитися за запитом шляхом вибірки, систематизації і підсумовування нормативів деталей та інших первинних елементів, які в нього входять.

В умовах автоматизації розрахунків і групування нормативів є можливість для переходу від складання нормативних калькуляцій на перше число місяця, кварталу, року до розробки їх на будь-яку дату поточного місяця. Це дозволяє відмовитися від щомісячного перерахунку залишків незавершеного виробництва у зв'язку із змінами норм на початок місяця і більш точно обчислювати фактичну собівартість товарного відпуску продукції.

Зазначимо також, що в комп'ютерній бухгалтерії завдяки розширеним можливостям аналітичного обліку можливі побудова багаторівневих розрізів статей витрат, необхідних для потреб управління, а також облік витрат за центрами відповідальності. Припустимо, необхідно деталізувати витрати по цехах, за видами продукції і видами витрат. Багаторівнева аналітика в одному розрізі в цьому разі не допоможе: підбивши підсумки, наприклад, по цехах, ми не отримаємо підсумків за видами продукції. У сучасних комп'ютерних системах, наприклад, у програмах «1С: Бухалтерия 7.7», «Галактика 5.71» це завдання може бути вирішено таким чином:

- для кожного виробничого підрозділу відкривається окремий субрахунок рахунка 23;

- види витрат задаються окремим переліком аналітичних статей «витрати»;

- для деталізації за видами продукції використовується довідник «номенклатура».

Така схема калькуляції дозволить отримати інформацію: про витрати певного виду ресурсів на одиницю окремого виробу в конкретному підрозділі; про витрати за видами і групами продукції; про витрати за підрозділами; про витрати за видами витрат або за групами витрат (при цьому використовуються різні рівні аналітичного обліку).

Можливості організації аналітичного обліку доповнюються гнучкими засобами формування операцій, що дозволяють, наприклад, розносити загальновиробничі витрати пропорційно заробітній платі в основному виробництві.

Список літератури

1. Ананьєв, О.М. Інформаційні системи і технології в комерційній діяльності [Текст]: підручник / О.М. Ананьєв, В.М. Білик, Я.А. Гончарук. - Львів: Новий Світ-2000, 2006. - 584 с.

2. Антонов, В.М. Фінансовий менеджмент: сучасні інформаційні технології [Текст]: навчальний посібник / В.М. Антонов, Г.К. Яловий; ред. В.М. Антонов; Мін-во освіти і науки України, КНУ ім. Т.Г. Шевченка. - К.: ЦНЛ, 2005. - 432 с.

3. Гужва, В.М. Інформаційні системи і технології на підприємствах [Текст]: навчальний посібник / В.М. Гужва; Мін-во освіти і науки України, КНЕУ. - К.: КНЕУ, 2001. - 400 с.

4. Гуржій, А.М. Інформатика та інформаційні технології [Текст]: підручник / А.М. Гуржій, Н.І. Поворознюк, В.В. Самсонов. - Х.: Компанія СМІТ, 2003. - 352 с.

5. Информационные системы и технологии: приложения в экономике и управлении: Кн. 6 [Текст]: учебное пособие / Мин-во образования и науки Украины, Донецкий нац. ун-т; ред. Ю.Г. Лысенко. - Донецк: Юго-Восток, 2004. - 377 с.

6. Інформаційні системи в менеджменті [Text]: підручник / В.О. Новак, Ю.Г. Симоненко, В.П. Бондар, В.В. Матвєєв. - К.: Каравела: Піча Ю.В., 2008. - 616 с.

7. Писаревська, Т.А. Інформаційні системи в управлінні персоналом та економіки праці [Текст]: навчально-методичний посібник для самост. вивч. дисц. / Т.А. Писаревська, О.В. Городній; Мін-во освіти і науки України, Київський нац. економічний ун-т ім. Вадима Гетьмана. - К.: КНЕУ, 2006. - 284 с.

8. Пономаренко, Л.А. Електронна комерція [Текст]: підручник / Л.А. Пономаренко, В.О. Філатов; Мін-во освіти і науки України, Київський нац. торговельно-економ. ун-т. - К.: Київський нац. торг. - економ. ун-т, 2002. - 443 с.

9. Татарчук, М.І. Корпоративні інформаційні системи [Текст]: навчальний посібник / М.І. Татарчук; Мін-во освіти і науки України, Київський нац. економічний ун-т. - К.: КНЕУ, 2005. - 291 с.

Страницы: 1, 2, 3