Використовуючи облікові виміри в системі Scala, можна створити 99 автоматичних розподілів сум для кожного облікового виміру. Тобто якщо в користувача є необхідність перерозподілити суму, занесену на один рахунок (обліковий вимір), у деякій пропорції чи в процентному співвідношенні на інші рахунки (облікові виміри), то для спрощення створення і запису таких проведень існують 99 автоматичних розподілів.

Можливі такі два варіанти використання розподілів: автоматично (під час уведення проведень) чи періодично (періодичний автоматичний розподіл).

Періодичні автоматичні розподіли дозволяють будь-яке проведення розподілити за кількома періодами, включаючи періоди наступних фінансових років. Вони використовуються під час формування проведень з витрат чи доходів майбутніх періодів. У момент звернення до цієї функції система перерозподіляє введену суму на майбутні звітні періоди і для кожного з них автоматично створює бухгалтерське проведення.

Функція імітаційного моделювання допомагає користувачеві зберігати до 100 варіантів імітаційних проведень (їх можна використовувати як типові проведення). Щоб було зручніше оцінювати результати введення імітаційного проведення, краще вивести на друк звіти за Головною книгою, в яких це проведення подане реально виконаним. Можна моделювати підсумкові звіти з будь-якого періоду записів у книзі. Імітаційне проведення може бути легко перетворене на реальне.

Модуль Головна книга надає користувачеві широкі можливості для складання власних кошторисів бюджетів. Для кожної комбінації десяти облікових вимірів уводиться до п'яти різних варіантів кошторису. Система містить кошториси на поточний і наступний фінансові роки. Це дозволяє, працюючи з кошторисами поточного фінансового року, уводити кошторис для наступного фінансового року. Отже, використовувати новий кошторис можна з першого дня роботи в новому фінансовому році.

Для автоматизації введення кошторисів можна використовувати десять моделей з розрахунку розподілу сумарного річного кошторису за звітними періодами. Також можна скористатися функцією імпорту кошторисів.

Книга продажу. Модуль Scala Книга продажу слугує для спрощення роботи з фінансами компанії. У ньому є підпрограми для виписування рахунків-фактур, реєстрації платежів і передоплат, ведення звітності. Проте цим його можливості не вичерпуються. У модулі Книга продажу можна обробляти основні й статистичні дані про замовників. Це дає користувачу змогу проаналізувати свій ринок і, якщо це необхідно, прийняти правильні управлінські рішення. Книгу продажу можна використовувати як окремий, самостійний модуль, а також поєднувати з іншими модулями: Головна книга, Замовлення на продаж, Управління проектами, Управління замовленнями на обслуговування, Пряме виписування рахунків, Статистика.

У модулі формується файл покупців, який містить загальну інформацію про кожного покупця (ПІБ, адресу, номер телефону), про наданий кредит, умови платежу, умови і спосіб поставки, мову, яку буде використано в інструкціях до товару, і т. ін.

У Книзі продажу передбачена навіть та ситуація, коли ваш покупець одночасно є і вашим постачальником. У цьому разі можна одержати інформацію про можливості взаємозаліку рахунків на отримання товарів і рахунків на оплату.

Рахунки-фактури можна вводити безпосередньо в Книгу продажу і коригувати їх, зазначаючи коди покупців і номери рахунків-фактур.

Рахунки-фактури, що створюються в інших модулях (наприклад, Замовлення на продаж чи Управління замовленнями на обслуговування), автоматично переносяться в Книгу продажу. Можна роздрукувати зведення журналу рахунків-фактур і відправити інформацію за ними в Головну книгу.

За допомогою функції об'єднання рахунків-фактур є можливість провести їх консолідацію з кількох замовлень (якщо є модуль Замовлення на продаж чи Управління замовленнями на обслуговування) у єдиний рахунок-фактуру.

Книга закупівель. Цей модуль використовується для відстеження інформації про розрахунки з постачальниками й підрядчиками. У ньому можна виписувати рахунки-фактури, реєструвати платежі та передоплати, одержувати необхідні звіти.

Книгу закупівель можна використовувати як самостійний модуль чи разом з іншими модулями, такими як Головна книга, Замовлення на закупівлю, Статистика і т. ін.

У книзі формується файл постачальників, який містить інформацію про кожного постачальника (ПІБ, адресу й номер телефону), а також платіжну інформацію, тобто повідомляє про валюту, в якій проводяться взаєморозрахунки, методи постачання, мову, яка використовуватиметься у документах, що відправлятимуться, тощо. Щоб дані про нового постачальника було простіше заносити у файл, можна створити кілька шаблонів і користуватися ними. Якщо в системі встановлено Книгу продажу, а ваш постачальник одночасно є й вашим покупцем, то можна одержати інформацію про взаємозаліки рахунків на одержання і рахунків на оплату.

Крім названих функцій у модулі передбачено оформлення централізованих закупівель, виписування рахунків-фактур, розрахунок ПДВ, здійснення електронних платежів, спеціальний механізм автоматизації створення і введення ряду проведень (наприклад, з розрахунку курсових різниць, розрахунку ПДВ і т. ін.) та складання звітів.

Замовлення на продаж. Цей модуль спрощує процес збуту продукції настільки, що він стає зовсім нетрудомістким. Етапи збуту представлені в Scala різними функціями. їх можна налагодити по-своєму, так, як вимагає той чи інший бізнес. Зв'язок модуля Замовлення на продаж з модулями Управління запасами і Управління виробництвом забезпечує безперервний потік інформації в системі. Наприклад, на основі даних про продаж, що передбачається, Scala може скласти план закупівель чи виробництва.

Користуючись функцією програми комерційні пропозиції, персонал із відділу продажу може сформувати комерційну пропозицію (розцінку) для клієнтів. Після того як пропозицію прийнято клієнтом, можна автоматично перетворити її на замовлення на продаж. Пропозиції, термін яких минув, легко вилучаються із системи.

Якщо користувачу необхідні звіти про пропозиції, то є можливість одержати зведення про діючі та застарілі комерційні пропозиції.

Модуль передбачає кілька різних типів замовлень на продаж, перетворених з комерційних пропозицій чи уведених вручну. Scala розрізняє вісім типів замовлень. Залежно від типу замовлення товар може відвантажуватися відразу чи через деякий час.

Використання цієї функції надає користувачеві інформацію про те, товар треба доставити негайно чи протягом якогось терміну, здійснити постачання безпосередньо від постачальника покупцю чи на склад, використовувати процедуру періодичних поставок, здійснювати повернення товарних запасів від покупця на склад постачальника і т. ін.

Можливість копіювання рядків замовлень з архіву (історії замовлень) чи відкритих замовлень спрощує введення даних. Автоматична перевірка статусу кредиту покупця під час уведення замовлення на продаж знижує ризик появи безнадійних боргів.

Застосовуючи модуль Замовлення на продаж:, користувач може під час відвантаження товарів покупцю вибрати конкретну партію. Водночас модуль може автоматично обробляти партії за принципом «першим надійшов -- першим проданий». Система надає графік постачання, що цілком ураховує стан справ із запасами товарів. Спеціальна функція значно спрощує пошук потрібних партій товарних запасів.

Замовлення на закупівлю. Незалежно від виду діяльності компанії (оптова торгівля, сервісне обслуговування чи виробництво) закупівлю можна робити різними способами. Цей модуль легко пристосовується до різних бізнес-процесів. Усі функції (планування закупівлі, оброблення замовлення на закупівлю, постачання, розподіл додаткових витрат і введення рахунків-фактур) може виконати один користувач чи кілька. Зведення про плановані та вже виконані замовлення на закупівлю доступні у всіх модулях матеріально-технічного постачання Scala. Тому можна планувати не лише закупівлю, а й продаж. Це дає користувачу загальне уявлення про стан складських запасів на будь-який момент. Така функція дуже корисна, тому що вона дозволяє зменшити загальні витрати на складування і закупівлю.

У системі передбачені різні методи планування закупівель. Перший метод -- це планування за кошторисом продажу, до того ж окремо для кожного місяця і відповідно до бюджету. Сюди ж входить варіант планування закупівель за складськими залишками, який передбачає облік очікуваного продажу і закупівель, оптимальну кількість перезамовлень у постачальника і мінімальний складський залишок. Другий метод полягає в тому, що під час планування закупівель використовуються різні схеми вибору постачальників. Це може бути основний чи альтернативний постачальник для певного складського запасу, а може бути й постачальник з найменшою ціною і терміном поставки. Крім того, система дозволяє для прямого постачання клієнту створювати замовлення на закупівлю на основі замовлення на продаж.

Управління запасами. За допомогою цього модуля реалізуються функції автоматизованого ведення електронної картотеки на товари, системи складського господарства, включаючи інформацію про кількість і місцезнаходження товару на складі, ведення прейскурантів для кожного товару, оброблення партій товару на складі (номер партії, дані про постачальників, строки зберігання, розмір складських площ, номер митної декларації тощо), присвоєння серійних номерів для кожної одиниці товару і складання списків матеріалів для комплектації та продажу, оцінювання запасів (використовуються три методи -- за принципом витрат у порядку надходження (FIFO), за середньовиваженою вартістю, за нормативною вартістю), а також складання інвентаризаційних відомостей і звітів.

Одне з головних достоїнств модуля Управління запасами -- це велика кількість даних, які можна пов'язати з кожним видом товару. Рівні перезамовлення, звіти про резервні запаси й дефіцити допоможуть підприємству ефективно керувати запасами і зменшити обсяг капіталовкладень. Крім того, модуль дозволяє оперувати серійними номерами і списками матеріалів. Він також володіє функціональними можливостями для оброблення інформації про партії товарів, повне трасування і ведення розширеної статистичної звітності.

Модуль Пряме виписування рахунків призначений для створення рахунків-фактур; він ураховує перелік позицій запасів і нематеріальних послуг, причому без допомоги модулів Управління запасами і Замовлення на продаж. Але модуль Пряме виписування рахунків-фактур вимагає наявності модуля Книга продажу, у якому можна вести взаєморозрахунки з покупцями. Якщо модуль Книга продажу інтегрувати з модулем Головна книга, то можна отримати доступ до облікових вимірів останньої. Це дозволить розширити аналіз господарської діяльності. Модуль Пряме виписування рахунків-фактур дуже зручне для компаній, чия діяльність пов'язана з продажем послуг (юридичних і рекламних), і для консалтингових агентств.

Обробляти й заповнювати рахунок-фактуру можна за допомогою простого екрана. Зручний інтерфейс модуля значно полегшить виписування рахунків-фактур. У рядки рахунка-фактури можна вводити позиції запасів (з файла запасів чи введені лише для конкретного рахунка-фактури), рядки специфікації і текстові рядки.

У цьому модулі підтримується файл обліку запасів, куди можна записувати товарні позиції чи коди повторюваних подій. Є також опція, що дозволяє перерахувати наявний прейскурант в іншу валюту множенням на константу і т. д. Передбачено можливість уведення додаткових витрат і знижок покупцям.

Модуль забезпечує швидке і гнучке автоматичне керування виставлянням рахунків та інтегрується з інтерфейсом обміну електронними документами (EDI).

Модуль Scala Статистика є ефективним інструментом для проведення аналізу. В інтеграції з іншими модулями системи Scala, такими як Замовлення на продаж, Замовлення на закупівлю, Книга продажу, Книга закупівель і Управління запасами, модуль Статистика надає докладнішу й повнішу статистичну інформацію, ніж засоби звітності, вбудовані в окремі модулі. Інші достоїнства цього модуля -- це гнучке настроювання структури звітів, широкий вибір критеріїв сортування, а також можливість побудови аналітичних звітів (звіти про комісійні, аналіз валового доходу чи статистика з проданих товарів). Крім роздруку цих звітів можна зберегти їх на диску у форматі Excel.

Модуль Управління виробництвом -- це система планування виробничих ресурсів, що базується на принципах стандарту MRPII і здатна правильно й повно інформувати менеджерів про керування виробництвом. Система допомагає ефективно управляти виробничим процесом і контролювати його. Крім того, вона може бути об'єднана з фінансовими додатками для могутньої інтегрованої системи. Програма містить великий функціональний набір, вирізняється високою гнучкістю й забезпечує розв'язання задач з планування й управління всіма видами виробничої діяльності. Управління виробництвом Scala може використовуватися для різних типів виробництва: дрібносерійного, серійного, великосерійного, для виробництва під замовлення і виробництва продукції на склад. Система підтримує стандарти Just-in-time, ISO 9000, EDI і СІМ.

Виробничий модуль системи охоплює такі функції:

Страницы: 1, 2, 3, 4