p align="left">Но если фирма собирается расширить круг своих контрагентов или освоить новое для себя направление, предпочтительнее работать на региональных выставках и профессиональных турсалонах. Подготовка к выставке. Определиться с участием в выставке необходимо за год, а за полгода - оплатить стенд и оборудование. Следует учесть, что на большинстве крупных выставок прием заявок (application form) заканчивается уже за 3-4 месяца до их начала, а на значительных, таких, как ITB, - за полгода. Опыт показывает, что наиболее эффективна работа на коллективных национальных стендах, которые максимально привлекают партнеров и клиентов. Действуя отдельно, турфирма несет неоправданные затраты на переговоры и подготовительную работу, на строительство стенда, особенно с индивидуальным дизайном. Поэтому рациональнее работать с устроителями единых экспозиций, которые берут на себя переговоры с организаторами и получение информационных материалов, каталогов, строительство и оформление стендов, включение информации в каталог и в программу маркетинга. Объединенные российские стенды присутствуют на некоторых международных выставках. Надо иметь в виду, что у большинства выставок минимальная площадь стендов составляет 9-12 мІ (на Миланской BIT - 20 мІ), а для полноценной работы бывает достаточно 4-6 мІ, которые можно заказать только на коллективном стенде. При этом фирма-консолидатор берет на себя риск затраты по организации предоплаты выставочной площади, освобождая от этого фирмы-экспонеты. Немаловажно и то, что выставочная фирма занимается организацией подготовки работы своих экспонентов накануне открытия выставка (доставляет на выставку оборудование и материалы экспонетов, доводит стенды до кондиции, получает каталоги). Поэтому участники коллективного стенда сразу по прибытии на выставку приступают к делу, не затрачивая усилий и времени на подготовительную работу. Получив предварительный каталог или список участников, необходимо приступить к привлечению партнеров и клиентов. Направляются факсы и письма компаниям, в контактах с которыми заинтересована фирма, с приглашением посетить стенд. Существует множество других способов, позволяющих привлечь на свой стенд посетителей и потенциальных партнеров. Например, наклейки и штампы на конвертах и письмах. Задолго до начала выставки наклейками, приглашающими посетить стенд, отмечается каждое письмо, почтовое отправление, предназначенное адресатам. Особенно хороший резонанс дает рассылка индивидуальных приглашений или именных пригласительных приглашений партнерам и заинтересованным покупателям. Для приглашения можно пойти на какую-нибудь уловку, например, отослать фотографию с изображением стенда, а хорошему партнеру - снимок, сделанный во время его визита на предыдущую выставку. Приглашения должны быть получены адресатами примерно за три недели до открытия выставки. Используются и традиционные способы привлечения посетителей - через рекламу в специализированной прессе, каталоге и т.д. При подготовке к выставке также требуется: o Внимательно изучить выставочные каталоги предидущих показов на предмет контроля участи ваших конкурентов; o Взять у организатора выставки предварительный список участников, отметить конкурентов, сравнить с данными прошлых выставок; o Подготовить контрольный список по каждой категории продукции, ознакомиться с каждым участником выставки, вписанным в каталог, и с каждой категорией туристского продукта конкурентов, используя их данные для улучшения и расширения вашего выставочного предложения; o Следует сообщить организаторам точное название вашей фирмы и другие необходимые данные; o Сформировать твердые цены по комплексным пакетам туров и по отдельным услугам для предложения на выставке; o Подготовить технические листовки, прайс-листы по вашим продуктам, проекты стендов; o Решить заранее, как выставить свой продукт, как более привлекательно расположить стенды; o Подготовить письменную информацию, вспомогательные иллюстрации, рекомендации для работников вашего стенда; o Подготовить два вида рекламных буклетов для раздачи: один - обзорный (о ваших возможностях), другой - более подробный (для интересующихся вашим предложением клиентов); o Сформировать квалифицированную стендовую команду, в которой двое или все говорят на иностранном языке, провести предварительный инструктаж команды; o Подготовить достаточное количество визитных карточек с названием и телефонами вашей фирмы; o Подготовить бумагу и специальные бланки для облегчения общения с посетителями стенда. Такие бланки называются «Лист посетителя», «Переговорный лист», «Журнал Контактов» и др. Они должны показывать: a. имя и должность посетителя, сведения о фирме, область интереса фирмы, имеющиеся контакты и возможности; b. подробности о фирме, такие как адрес, размер, владелец, оборот, специфические области деятельности; c. особенности взаимного интереса; d. итоги переговоров с посетителем (возможности сотрудничества, критерии интереса). Если возможно, то всю подготовленную выше информацию нужно ввести в базу данных компьютера. Хорошо также подготовить пресс-релиз, информационные подшивки, файлы или видео для демонстрации посетителям стенда. Следует заранее предусмотреть контакты с прессой, спланировать проведение собственных презентаций, пресс-конференций, «круглых столов», включив их в программу параллельных мероприятий выставки. 2.4. Работа на ВЫСТАВОЧНОМ стенде. Работа на стенде начинается с организации самого стенда. Для начала определяется место стенда на выставке. Главными факторами при определении места для стенда становятся цели и бюджетные возможности фирмы. Наилучшими считаются места в центре выставочной площади, на поворотах, при входе не выставку. Однако эти места могут стоить дороже. Предпочтительны угловые стенды, а так же стенды в проходах. Необходимо решить, как лучше представить свою компанию, чтобы достичь поставленных целей: следует ли подать ее как продвинутую, современную компанию, или, наоборот, показать как традиционно сдержанную фирму. Форма, цвет и дизайн помогут создать образ по вашему выбору. Старайтесь использовать в демонстрации приемы, привлекающие внимание проходящих мимо постителей. При ежегодном участии в нескольких выставках стоит подумать о том, чтобы используемый экспозиционный материал мог выдержать многократную транспортировку. Целесообразно приобретение многоразовых модулей, используемых на разных выставках. Это значительно сократит расходы. При организации участия фирмы в выставке следует: 1. Уточнить у администрации выставки, кто отвечает за установку и демонтаж стендов - работники выставки по контракту, или ваш собственный персонал. Это может быть важным фактором при определении расходов и выборе типа стенда. 2. Решить, какой продукт и как будет представлен в экспозиции (определяются участки показа, необходимость особой графики или специальных эффектов, средства хранения экспозиционных материалов). 3. Знать, как лучше продемонстрировать продвигаемые услуги (видеопросмотры, макеты, и пр.). 4. Знать, какие бытовые услуги (электричество, сток воды, подвоз, хранение) должны быть обеспечены на стенды и каким образом. 5. Определить, какой вид транспорта требуется. Форма, размер и вес экспонатов определяют выбор вида транспорта (автофургон, грузовик, автобус и др.). Точное знание транспортных нужд заранее поможет выбрать наиболее экономичный из имеющихся способов транспортировки. Обычно на выставке имеется официальный субподрядчик для перевозки грузов и погрузочно-разгрузочных работ, который обладает высокой компетенцией в вопросах, связанных с оборудованием выставок и обращением с выставочными системами. 6. Знать внутренние правила, распорядок и ограничения на выставке. На каждой выставке существуют свои правила и ограничения. Вся необходимая информация содержится в руководстве для участника выставки. Содержание такого руководства может варьироваться от выставки к выставке, но общая тенденция сводится к тому, чтобы в максимальной степени облегчить решение всех организационных вопросов для экспонента. В руководстве для участника должна быть следующая информация: правила и расписания работы выставки, общий план, бланки заявок на разные виды бытового обслуживания, информация регистрационная, а так же по транспортировке, доставке рекламы. При планировании экспозиции разумно проанализировать предстоящую презентацию своего продукта. Во-первых, необходимо определить, что вы хотите демонстрировать: фирму, технологию, продукции или услуги. Во-вторых, следует ответить на вопросы по подбору экспонатов. o Будет демонстрироваться вся производимая фирмой продукция (услуги) или будет сделан выбор отдельных продуктов (услуг) и каких? o Что обязательно следует показать на выставке и какие продукты (услуги) являются новыми, превосходящие аналогичные у конкурентов? o Какие моменты следует особенно подчеркнуть? o В какой стадии жизненного цикла находятся продукты, которые вы хотите экспонировать? o Какой продукт соответствует перспективным запросам целевой группы ваших потенциальных клиентов? o В порядке ли дизайн стенда? Соответствует ли цветовая гамма экспозиции и рекламных материалов вкусам посетителей выставки? o Нужно ли изготавливать демонстрационные видеоверсии, макеты средств размещения и т.п.? o Что должно быть показано на видеоматериалах и графических табло? o Какой размер стенда вам необходим? В-третьих, необходимо сориентироваться заранее, какие действия и мероприятия планируется провести на стенде: o демонстрацию продукции; o прямую продажу; o переговоры; o пристендовые мероприятия (семинары, лотереи, розыгрыши, демонстрации, выступления артистов, конкурсы и т.д.); o презентацию фирмы; o наглядную демонстрацию продукции и услуг в действии; o проведения опросов, анкетирования; o проведение исследования товара; o обучение персонала. Все это оказывает существенное влияние на размер, конфигурацию и оборудование стенда. В-четвертых, необходимо запланировать заранее вспомогательные зоны - офис, переговорную комнату, кухню, гардероб, столовую, комнату отдыха персонала, место для хранения рекламных материалов. Необходимо так же творчески подойти к оформлению стенда. Чем интереснее, необычнее оформление стенда, тем больше привлечет он к себе посетителей. Оформление стенда должно соответствовать стилю предприятия, виду деятельности и ожиданиям посетителей. Это обеспечивает доверие посетителей представляемой на стенде фирме. Средства оформления стендов и методы показа экспозиции довольно разнообразны. Выбор их зависит от многих параметров - направление фирмы, ее целей, возможностей, вида продукции, а так же конкретной выставки, на которой она экспонируется. Средства создания и оформления экспозиции: o флаги, знамена, транспаранты; o фирменные логотипы; o диорамы, мозаика, фотообои; o цветы, зелень, деревья; o оригинальные конструкции, фонтаны; o воздушные шары и зонды; o цветовые панели; o настенные украшения, панно; o скульптуры, вазы, керамика; o манекены и др. С помощью этих средств разрозненные предметы объединяются в единую экспозицию, имеющую собственную идею. Методы показа экспозиции: o статическая демонстрация; o демонстрация в действии; o предоставление посетителям возможности попробовать, увидеть, услышать, понюхать, потрогать, действовать; o игровая демонстрация; o демонстрация объектов с помощью технических средств (компьютерной и видеотехники, лазерных устройств и пр.) При этом следует помнить, что выставка - это грандиозное массовое мероприятие, где участвуют сотни туристических фирм и предприятий и каждое из них принимает свои меры для привлечения посетителей к своему стенду, используя: o движущиеся объекты; o живые объекты (животные); o людей в необычной одежде - старинной, сказочной, в театральных и купальных костюмах и т.д.; o оригинальную подсветку и освещение; o шары, транспаранты, табло над стендом; o музыкальный ансамбль, звуковые эффекты (музыка, смех, необычные звуки); o оптические и лазерные эффекты; o компьютерные, видеоролики интересного содержания на больших экранах; o неожиданные объекты (большая пальма посередине стенда); o оригинальные указатели в зале (следы, стрелки и т.д.). Из всего этого необходимо выбрать и использовать наиболее выигрышные и доступные для вашего продукта и компании.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5
|