|
|
| Электронный документ |
|
трих-код - параллельные черно-белые графические линии одинаковой высоты, но разной ширины. Их наносят с помощью печатающих устройств, например принтеров;Сквозные отверстия, имеющие круглую, овальную форму. С их помощью компьютерная информация записывается на перфоленту или перфокарту.В последние 50 лет в России большое значение придавалось развитию методологии экспертизы ценности. На эту тему проводилось множество конференций, семинаров, круглых столов, были написаны сотни статей, поднимавшиеся вопросы нашли отражение в десятках книг и диссертаций. Среди них: Правила экспертизы научной и практической ценности документальных материалов в государственных архивах. М., 1957; Теория и практика экспертизы ценности документов и комплектование государственных архивов СССР. Труды ВНИИДАД.М., 1974; Методические рекомендации по провидению целевой комплексной экспертизы ценности документов, хранящихся в государственных архивах. М. 1988; Теория и практика архивного дела в СССР.М., 1980; Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1986; Основные правила работы государственных архивов СССР. М., 1984 и др. Тихонов В.И. Методологические и практические аспекты экспертизы ценности электронных документов // Вестник архивиста. - 2007. - №3. - С. 135. Основной побудительной причиной активизации научной мысли по выработке критериев экспертизы ценности документов стал нарастающий год от года "бумажный поток", который захлестнул советские учреждения и грозил "затопить" государственные архивы.Однако в связи с минимальным уровнем информатизации советских учреждений и организаций, в том числе и архивов, до конца прошлого века, проблемы экспертизы ценности электронных документов практически не поднимались. Исключение составляли МЧД, возникающие в производственной и научно-технической сферах. При этом критерии отбора МЧД, которые использовали авторы методик, существенно ничем не отличались от критериев, применяемых в целом к статистической и научно-технической документации.Основными проблемами оценки и отбора электронных документов на хранение являлись:совершенствование правового обеспечения отбора (устранение положений, противоречащих идее постоянного хранения документов, включение в правовые и нормативные документы положений, гарантирующих сохранения электронных документов, признанных ценными);уточнение определения "источник комплектования" электронных документов, форм приема на хранение и критериев оценки электронных документов;совершенствование методики отбора ЭД на хранение;разработка системы нормативно-методических пособий по отбору электронных документов.Первоначальная нормативная база для экспертизы ценности электронных документов - это п.6 Положения об Архивном фонде Российской Федерации (1994 год). Оно устанавливало пятилетний срок временного хранения документов на машинных носителях. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения (2000 г) определял, что "срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях. Тихонов В.И. Методология экспертизы ценности электронных документов нуждается в развитии //Отечественные архивы. - 2003. - №5. - С. 35. Однако эти положения требуют пересмотра и доработки.Западные архивисты уже давно рассматривают электронный документ, как совокупность содержания, метаданных и контекста. Поэтому описанию электронной документации там уделяется особое внимание. Ни одна система электронного документооборота не может быть внедрена в государственном или муниципальном учреждении, если она не прошла экспертизу в национальной архивной службе. В России Инструкция "Порядок отбора и приема на архивное хранение документов, созданных средствами вычислительной техники. Основные положения" (1996) содержала рекомендации по описанию документов на этапе их поступления в архив (т. н. "ретроспективная оценка), уделяла главное внимание метаданным и носителям информации. Контекст создания и бытования электронных документов практически не учитывался. Что в последствии поставило под сомнение их аутентичность и достоверность. Тихонов В.И., Юшин И.Ф. Электронные архивы и электронный документооборот //Отечественные архивы. - 1999. - №2. - С.20.Сегодня экспертизе ценности электронных документов никем не уделяется практически никакого внимания. Например, из 35 московских органов исполнительной власти и организаций, обследованных ЦАДЭНМ в 2004-2007 гг. и владеющих в общей сложности 279 информационными ресурсами, только в трех органах власти электронные документы оказались включенными в номенклатуру дел, а сроки хранения установлены для сведений только лишь 3 баз данных. В 2003 году из 58 ведомств (министерств, служб, агентств, комиссий и т.п.) только в четырех электронные документы оказались внесены в номенклатуры дел. Тихонов В.И. Методологические и практические аспекты экспертизы ценности электронных документов //Вестник архивиста. - 2007. - №3. - С. 123. Причина такого положения кроется в следующем: во-первых - неразработанность нормативной базы и организационные проблемы процесса комплектования; во-вторых - практика архивной экспертизы ценности, устоявшиеся подходы, стереотипы и взгляды на критерии отбора документов, на цели и форматы их архивного использования.В настоящее время нормативная и методическая база архивного хранения электронных документов находится в состоянии развития. "Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации" (2002) лишь в общих чертах касаются вопросов приема на хранение, обеспечения сохранности, учета и описания электронных документов. Более подробно эти вопросы отражены в "Основных правилах работы организаций" (2002) и "Основных правилах работы с научно-технической документацией государственных архивах Российской Федерации" (2003). Несмотря на то, что в этих правилах отражен определенный опыт работы с электронными документами в организациях, их рекомендации недостаточны для решения многих проблем, которые могут проявиться при организации долговременного хранения электронных документов в государственном архиве (обеспечении сохранности, учете, описании). В них полностью отсутствуют механизмы обеспечения сохранности и подлинности электронных документов в долговременной перспективе.Наличие того факта, что понятие электронного документа в настоящее время закреплено юридически (ФЗ "Об электронной цифровой подписи от 10.01.2002 г), а на государственном уровне не определен порядок работы с электронными документами, порождает множество проблем. Вместе с тем, электронный документ де-факто активно применяется в делопроизводственной практике организаций всех форм собственности. Рысков О.И. О некоторых проблемах использования электронных документов в делопроизводстве Федеральных органов исполнительной власти //Делопроизводство. - 2004. - №1. - С. 12.Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) были подготовлены "Рекомендации о порядке учета, оперативного хранения и отбора на постоянное хранения электронных документов". Несмотря на то, что эти рекомендации пока не имеют официального характера, так как еще не утверждены Росархивом, они могут служить основой для выработки в каждой организации, учреждении, предприятии инструкции о порядке работы с электронными документами. Кузнецов С.Л. Методические рекомендации по организации хранения электронных документов //Делопроизводство: информационно-практический журнал. - 2006. - № 4. - С. 48.Методические рекомендации определяют порядок учета электронных документов в организации; указывают на необходимость включения электронных документов в номенклатуру дел организации, ведения реестра информационных ресурсов; предусматривают комплекс мер по обеспечению сохранности электронных документов. Очень важным является положение, что в целях обеспечения читаемости информации с электронных носителей каждые 10-15 лет следует копировать электронные документы на новейшие типы носителей - создавать рабочие и резервные экземпляры электронных документов следующего поколения.По мере движения нашего общества к современным методам хозяйствования и управления решение проблем формирования и хранения электронных информационных ресурсов начинает приобретать общенациональный характер. Об этом свидетельствует принятие федеральной целевой программы "Электронная Россия" на 2002-2010 гг., согласно которой органы государственной власти и многие органы местного самоуправления вскоре должны перейти к электронному документообороту и придать своим документам более открытый характер Тихонов В.И., Юшин И.Ф. Будут ли в «электронной» России электронные архивы? // Отечественные архивы. 2002. №5. С. 12.. Субъекты Федерации разрабатывают собственные программы перехода к документообороту в электронной среде. В рамках проекта "Электронная Москва" в апреле 2002 г. был создан Центральный архив документов на электронных носителях Москвы (ЦАДЭНМ). Он осуществляет хранение электронных документов временного и постоянного сроков хранения, образовавшихся и образующихся в деятельности органов государственной власти, государственных и негосударственных организаций г. Москвы, а также электронных документов личного происхождения, если их автором является житель Москвы. В 2003 г. на хранение был принят первый комплекс документов.Федеральная целевая программа "Электронная Россия" рассчитана на три этапа (2002, 2003-2004 и 2005-2010 гг.), каждый из которых ставит перед правительством задачи в законодательной, технологической, административной, кадровой и других сферах.Одним из главных направлений законодательной деятельности должны стать разработка и принятие изменений и дополнений к действующим нормативным актам, уравнивающих в правах электронную и бумажную формы предоставления информации в государственные органы. На заключительном этапе программы речь идет уже о разработке нормативной базы "для использования информационных сетей для волеизъявления граждан".На втором этапе программы учреждения и предприятия во взаимоотношениях с органами государственного управления обязаны перейти к электронной форме документооборота. Сами же органы государственной власти и многие органы местного самоуправления (более половины городов с населением свыше 50 тыс.), должны перейти на электронный документооборот к середине третьего этапа. Рысков О.И. О некоторых проблемах использования электронных документов в делопроизводстве Федеральных органов исполнительной власти //Делопроизводство. - 2004. - №1. - С. 12.На реализацию программы было запланировано израсходовать 76150,0 млн руб., в том числе из средств федерального бюджета - 38967,0 млн. руб. и из средств бюджетов субъектов Российской Федерации - 22535,0 млн руб. В результате могут быть созданы реальные условия для формирования в нашей стране комплексов управленческой, финансовой, научно-технической и другой документации в электронном виде. И в дальнейшем, вероятно еще до завершения третьего этапа программы, начнутся сложности технологического, административного и нормативного характера, которые в программе не нашли отражения. Они связаны с долговременным хранением документов и обеспечением доступа к ним.Среди недостатков программы важно отметить то, что ее авторы не рассматривают перспективы архивного хранения электронных ресурсов. Они указывают только на необходимость "обеспечения совместимости ведомственных стандартов хранения информации и документооборота". Также не предусмотрено ни одного мероприятия, связанного с организацией хранения электронных документов.Отечественные архивы как общественные институты, отвечающие за хранение документов, практически исключены из программы "Электронная Россия" и реализующие ее ведомства не рассматривают архивную службу как федеральный орган, регулирующий отношения в сфере документирования их деятельности.1.3 Правовое регулирование информацииИнформация - необходимый элемент жизни, как отдельного человека, так и общества в целом. По мере развития общества развиваются и наши представления об информации, расширяется использование и распространение информации. Это связано в первую очередь с созданием и совершенствованием новых технологий и средств распространения информации.Само понятие "информация" имеет различные определения:1) В латинском языке "informatio" обозначает "разъяснение", "изложение", "осведомление". Закупень Т.В. Информация и ее правовое регулирование //Журнал Российского права. - 2004. - №1. - С. 31. Понятие "информация" здесь функционирует как элемент повседневно-бытовой коммуникации.2) В конце 50-х годов прошлого века один из основоположников кибернетики Н. Винер определил информацию как "обозначение содержания", полученного из внешнего мира в процессе нашего приспособления к нему наших чувств. Воробьева Е.В. К вопросу о понятии предмета информационного права //Финансовое право. - 2007. - №7. - С.23. В данном определении устанавливается, что информация нематериальна и что информация - это определенное содержание, то есть сведения, факты, получаемые из внешнего мира в процессе взаимодействия с внешним миром.3) Толковый словарь русского языка С.И. Ожегова определяет информацию как:сведения об окружающем мире и протекающих в нем процессах;сообщения, осведомляющие о положении дел, о состоянии чего-либо. Мозолин В.П. Информация и право //Журнал Российского права. - 2004. - №8. - С. 54.4) Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации" от 20.02.1995 г. № 24-ФЗ (в ред. от 21.03.2002 г) определяет информацию как сведения о лицах, предметах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.1995 года №24-ФЗ. Ст. 2. В законе об информации, информатизации и защите информации "документ" определяется как - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Таким образом, понятие электронного документа рассматривается в единстве зафиксированной информации (виде файлов), реквизитов и носителя информации. Реквизиты электронного документа могут быть зафиксированы как в электронном виде, так и в документе на бумажной основе. Электронный документ становится "документом" только тогда, когда мы сможем воспроизвести файл и воспринять информацию с экрана монитора.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11
|
|
|
|
© 2003-2013
Рефераты бесплатно, курсовые, рефераты биология, большая бибилиотека рефератов, дипломы, научные работы, рефераты право, рефераты, рефераты скачать, рефераты литература, курсовые работы, реферат, доклады, рефераты медицина, рефераты на тему, сочинения, реферат бесплатно, рефераты авиация, рефераты психология, рефераты математика, рефераты кулинария, рефераты логистика, рефераты анатомия, рефераты маркетинг, рефераты релиния, рефераты социология, рефераты менеджемент. |
|
|
