Представитель иногороднего отправителя (изготовителя) обязан явиться не позднее чем в 3-дневный срок после получения вызова, не считая времени, необходимого для приезда, если другой срок не предусмотрен в иных обязательных правилах или в договоре.

В уведомлении указывается наименование продукции, товаротранспортные накладные, количество недостающей продукции, характер недостачи, стоимость недостачи, состояние пломб и время, на которое назначена приемка продукции по количеству.

При неявке представителя отправителя (изготовителя) по вызову получателя, а также в случаях, когда вызов представителя иногороднего отправителя (изготовителя) не является обязательным, приемка продукции по количеству и составление акта о недостаче производятся с участием:

· а) представителя другого предприятия (организации), выделенного руководителем или заместителем руководителя этого предприятия (организации);

· б) представителя общественности предприятия-получателя, назначенного руководителем, заместителем руководителя предприятия из числа лиц, утвержденных решением общего собрания предприятия или профсоюзным комитетом.

Как правило, общим собранием трудового коллектива или комитетом профсоюза избираются несколько человек для участия в приемке продукции. Следует иметь в виду, что каждый представитель общественности не может более двух раз в месяц принимать участие в приемке продукции. Следовательно, необходима заменяемость.

Срок полномочий представителя общественности предприятия-получателя определяется собранием или сроком полномочий профкома.

В качестве представителя общественности предприятия (организации) не могут выделяться руководители предприятия и их заместители, работники технического контроля, бухгалтеры, товароведы, связанные с учетом, хранением, отпуском и приемкой материальных ценностей, работники юридической службы предприятия, претензионисты.

Представителю общественности выдается удостоверение на право приемки продукции по количеству за подписью руководителя или заместителя руководителя, которое удостоверяется печатью.

В удостоверении должно быть указано:

· дата выдачи удостоверения и его номер;

· фамилия, имя, отчество, место работы и должность лица, которому выдано удостоверение;

· на участие в приемке какой именно продукции уполномочен представитель.

Если для участия в приемке выделяется представитель общественности, в удостоверении указываются дата и номер решения общего собрания трудового коллектива либо решения профкома, которым предприятию выделен представитель.

Лица, привлеченные к участию в приемке продукции, должны быть ознакомлены с инструкцией и вправе удостоверять только те факты, которые были установлены с их участием. За достоверность фактов, изложенных в акте по приемке продукции по количеству, а также несоответствие действительности данные лица могут нести ответственность в установленном законом порядке.

Представители предприятия-получателя груза, а также представители других предприятий, организаций, выделенные для участия в приемке продукции, не вправе получать какое-либо вознаграждение за участие в приемке продукции.

Как правило, приемка продукции ведется без перерыва. Если в связи с длительностью приемки объявляется перерыв, то об этом делается отметка в акте приемки, и получатель обязан обеспечить сохранность продукции и создать условия для скорейшей ее приемки.

При выявлении недостачи продукции акт должен быть составлен в тот же день, когда недостача выявлена.

Если при приемке продукции устанавливаются излишки против транспортных и сопроводительных документов, в акте должны быть указаны данные об излишках.

Акт должен быть подписан всеми лицами, участвующими в приемке продукции по количеству.

Лицо, несогласное с содержанием акта, обязано подписать акт с оговоркой о несогласии и изложить свое мнение.

Акт приемки продукции утверждается руководителем предприятия-получателя не позднее чем на следующий день после составления акта.

В случае выявления фактов злоупотребления или хищения продукции руководитель предприятия-получателя обязан немедленно сообщить об этом органам следствия или прокуратуры и направить им соответствующие документы.

К акту приемки прилагаются:

· все сопроводительные документы, ведомости сверки фактического наличия продукции с данными, указанными в документах;

· упаковочные ярлыки (кипы, коробки), вложенные в каждое тарное место;

· квитанции станции назначения, данные о проверке веса груза;

· подлинный транспортный документ (накладная, коносамент);

· пломбы от тарных месте, в которых обнаружена недостача;

· документ, удостоверяющий полномочия представителя, выданный для приемки продукции;

· данные отвесов, обмеров, если количество продукции определялось путем взвешивания или обмера;

· другие документы, могущие свидетельствовать о возникновении недостачи;

· акт, составленный предприятием-получателем.

Акты по приемке продукции по количеству регистрируются и хранятся в порядке, установленном на предприятии-получателе.

Предприятие-получатель в связи с недостачей продукции должно направить отправителю-поставщику претензию не позднее чем в 10-дневный срок, а получатели, находящиеся в районах Крайнего Севера и отдаленных районах, - не позднее чем в 20-дневный срок после составления акта о недостаче. К претензии прилагаются акт о недостаче и необходимые к нему документы.

По получении претензии о недостаче продукции руководитель предприятия-отправителя (изготовителя) назначает служебную проверку по материалам претензии.

Материалы проверки рассматриваются и утверждаются руководителем предприятия-отправителя (изготовителя).

В случаях выявления фактов злоупотребления или хищений продукции руководитель предприятия-отправителя обязан направить материалы проверки в органы МВД или прокуратуру.

Материалы претензии рассматриваются отправителем (изготовителем, поставщиком) в течение 10 дней, и получателю направляется мотивированный ответ.

В случае признания претензии сумма долга должна быть перечислена получателю либо восполнена недостача товара.

При отказе в удовлетворении претензии получателю возвращаются с отказом все приложенные к претензии подлинные документы.

При отправке покупателем продукции без вскрытия тары и упаковки первоначального отправителя (изготовителя) с последнего не снимается ответственность за недостачу продукции, если недостача образовалась не по вине покупателя, переотправившего продукцию.

Покупатель, отгрузивший продукцию без вскрытия тары первоначального отправителя (изготовителя), при отказе в удовлетворении претензии, кроме мотивов отказа должен сообщить дату поступления к нему продукции, дату и номер счета переотправки ее получателю.

Если по действующему законодательству имеются основания для возложения ответственности за недостачу груза на органы транспорта, получатель обязан в установленном порядке предъявить претензию соответствующему органу транспорта.

В акте приемки по качеству каждая фраза имеет самостоятельное значение.

Договором поставки лакокрасочной продукции стороны согласовали, что приемка продукции по количеству и качеству осуществляется покупателем в соответствии с нормами действующего законодательства и Инструкциями N П-6 и П-7. В связи с тем что заводом поставлена не соответствующая оговоренному качеству продукция, а поставщик утверждал, что направлял качественную продукцию, покупатель обратился в суд с иском о взыскании денежных средств.

Однако суд отказал в удовлетворении исковых требований по тем основаниям, что: приемка продукции по качеству произведена с нарушением сроков, покупателем нарушен порядок приемки продукции, установленный отраслевым ГОСТом, акт приемки продукции не соответствует требованиям Инструкции N П-7, то есть доказательства поставки некачественной продукции отсутствуют.

Иск поставщика о взыскании с покупателя полученной, но не оплаченной по мотиву недоброкачественности продукции был удовлетворен судом, поскольку поставка продукции произведена по заявке покупателя, принята им и не оплачена, надлежаще составленный акт, подтверждающий получение некачественной продукции, отсутствует Постановление ФАС Поволжского округа от 30.07.2002 N А12-8137/01-С28 «Поскольку покупатель не отказался от получения продукции и не возвратил ее в адрес продавца, то он обязан оплатить полученную продукцию»..

В торговых организациях применяются типовые формы актов.

Акт о приемке товаров (форма N ТОРГ-1).

Применяется для оформления приемки товаров по качеству, количеству, массе и комплектности в соответствии с правилами приемки товаров и условиями договора. Акт составляется членами приемной комиссии, уполномоченными на это руководителем организации.

При заполнении строки "Сертификат" (документа, удостоверяющего качество товара в соответствии с принятыми стандартами) обязательно указываются его номер, наименование органа регистрации, выдавшего этот документ, и срок его действия.

По строке "Способ доставки" указывается вид транспортного средства, доставившего товар (в вагоне, составе, автофургоне, рефрижераторе, на судне и т.д.).

Приемка товара производится по фактическому наличию. При обнаружении отклонений по количеству, качеству, массе покупатель (покупатель-посредник) обязан приостановить приемку, обеспечить сохранность товара, принять меры к предотвращению его смешения с другим однородным товаром (продукцией), вызвать представителя поставщика (грузоотправителя) для составления двустороннего акта. Если по каким-то уважительным причинам работа по приемке прерывалась, причины, условия хранения и перерывы фиксируются в акте соответственно.

Количество составляемых актов и комплектность документов обосновываются фактической ситуацией.

Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей (форма N ТОРГ-2).

Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке импортных товаров (форма N ТОРГ-3).

Применяются для оформления приемки товарно-материальных ценностей, имеющих количественные и качественные расхождения по сравнению с данными сопроводительных документов поставщика. Являются юридическим основанием для предъявления претензии поставщику, отправителю.

Приемка товаров получателем по количеству, качеству и комплектности товаров от организации транспорта и почтовых отправлений от организаций связи оформляется актом в соответствии с правилами, действующими на транспорте и в организациях связи.

Акты о приемке товаров по количеству составляются в соответствии с фактическим наличием товаров данным, содержащимся в транспортных, сопроводительных или расчетных документах, а при приемке их по качеству и комплектности - требованиями к качеству товаров, предусмотренными в договоре или контракте.

Акты составляются по результатам приемки членами комиссии и экспертом организации, на которую возложено проведение экспертизы, с участием представителей организаций поставщика и получателя или представителем организации-получателя с участием компетентного представителя незаинтересованной организации.

Акты составляются отдельно по каждому поставщику на каждую партию товара, поступившую по одному транспортному документу.

Товарно-материальные ценности, по которым не установлены расхождения по количеству и по качеству, в актах не перечисляются, о чем делается отметка в конце акта следующего содержания: "По остальным товарно-материальным ценностям расхождений нет".

При приемке товарно-материальных ценностей акты о приемке с приложением документов (счета-фактуры, накладные и т.д.) передаются в бухгалтерию под расписку и для направления претензионного письма поставщику или транспортной организации, доставившей груз.

Акт по форме N ТОРГ-2 составляется на отечественные товары в четырех экземплярах.

Акт по форме N ТОРГ-3 составляется на импортные товары в пяти экземплярах.

Акт о приемке товара, поступившего без счета поставщика (форма N ТОРГ-4).

Применяется для оформления приемки и оприходования фактически полученных товарно-материальных ценностей, поступивших без счета поставщика, т.е. для оформления любого поступления в организацию по фактическому наличию.

Составляется в двух экземплярах членами комиссии при участии материально ответственного лица.

Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй - остается у материально ответственного лица.