|
|
| Совершенствование системы документооборота в Отделе участковых милиции Ленинского РОВД |
b>На оперограммах наглядно видны затраты времени на повторные операции и весь путь прохождения документа, что предопределяет направление рационализаторских предложений по прямоточности движения документов и централизации их обработки.Cреди этапов движения входящих документов ООД УУМ значительное время занимает рассмотрение документа руководством РОВД.Аналогичная ситуация складывается и в процессе движения исходящих документов ООД УУМ в соответствии с рисунком 20.Документооборот ООД УУМ как движение следует отличать от объема документооборота ООД УУМ, который выражается общим количеством документов, поступивших в ООД УУМ и созданных в нем за определенный период. Для выявления динамики в движении документов определяются темпы роста входящих, исходящих документов ООД УУМ.Анализ объема документооборота ООД УУМ позволяет:- определить загрузку ООД УУМ в целом, УПМ и УПМ; - проанализировать распределение документооборота по зональному признаку;- разработать мероприятия по совершенствованию процессов обработки документов в ООД УУМ в целом или их отдельных операций.Для анализа количественных характеристик документооборота в ООД УУМ рассмотрим структуру и динамику документооборота ООД УУМ МОБ РОВД за последние 3 года, приведенный в таблице 3.Таблица 3 - Анализ структуры и динамики документооборота ООД УУМ МОБ РОВД|
Подразделение | Кол-во документов, шт | Изменение (+, -) | Темп роста, % | | | 2003 г | 2004 г | 2005 г | 2004/2003 | 2005/2004 | 2004/2003 | 2005/2004 | | Участковый пункт милиции №1 | 765 | 621 | 754 | -144 | 133 | -23 | 18 | | Участковый пункт милиции №2 | 909 | 718 | 446 | -191 | -272 | -27 | -61 | | Участковый пункт милиции №3 | 715 | 537 | 345 | -178 | -192 | -27 | 56 | | Участковый пункт милиции №4 | 582 | 410 | 273 | -172 | 137 | -42 | 50 | | Участковый пункт милиции №5 | 551 | 319 | 259 | -232 | -60 | -73 | -23 | | Участковый пункт милиции №6 | 305 | 172 | 115 | -133 | -57 | -77 | -50 | | Участковый пункт милиции №7 | 5219 | 3850 | 3464 | -1369 | -386 | -36 | -11 | | Участковый пункт милиции №8 | 578 | 745 | 214 | 167 | -531 | 22 | -248 | | Итого | 9624 | 7372 | 5870 | -2252 | -1502 | -30 | -25 | | |
Как видно из таблицы 3, в 2004 году по сравнению с 2003 годом общее количество документов уменьшилось на 30% (2252), а в 2005 году по сравнению с 2004 годом - на 25% (1502). Таким образом, за период 2003-2005 гг. наблюдается уменьшение общего количества документов в соответствии с рисунком 21. Однако это не связано с уменьшением роста преступности на территории административного участка. Проанализировав график потери документов в соответствии с рисунком 22, можно сделать вывод, что значительная часть документов, создаваемых и обрабатываемых в процессе возбуждения, рассмотрения административного или уголовного дела о правонарушении, просто была утеряна.Рисунок 21 - Изменение количества документов за 2003-2005 гг.Рисунок 22 - График потери документов за 2003-2005 гг.Группировка документов ООД УУМ по УПМ позволяет определить: какие из УПМ наиболее сильно загружают документооборот. Графическое распределение документооборота ООД УУМ по зональному признаку представлено на рисунке 23.Из рис 23 видно, что более 30% объема документооборота приходится на УПМ №7. Это объясняется тем, что данный участковый пункт находится на территории так называемого «тревожного» административного участка. Большое количество совершаемых преступлений влечет за собой большое количество документов, создаваемых и обрабатываемых в процессе возбуждения, рассмотрения административного или уголовного дела о правонарушении. Меньше всего документов обрабатывается УПМ №6. Это можно было бы обосновать достаточно спокойной обстановкой на территории данного участка, и, соответственно, меньшим количеством создаваемых документов. Однако если привести сравнительный анализ графиков потери документов в УПМ №6 и в УПМ №7, то можно сделать следующий вывод, что количество документов, потерянных УУМ УПМ№6, гораздо больше по сравнению с УПМ№7 в соответствии с рисунком 24. Сравнительный анализ объема входящего и исходящего документооборота ООД УУМ за 2005 г. приведен в таблице 4.Таблица 4 - Сравнительный анализ входящего и исходящего документооборота|
Месяц | Кол-во документов, шт | | | Входящие | Исходящие | Всего | | Январь | 189 | 107 | 296 | | Февраль | 234 | 155 | 389 | | Март | 245 | 100 | 345 | | Апрель | 400 | 245 | 645 | | Май | 243 | 100 | 343 | | Июнь | 150 | 304 | 454 | | Июль | 260 | 166 | 426 | | Август | 368 | 196 | 564 | | Сентябрь | 321 | 105 | 426 | | Октябрь | 289 | 175 | 464 | | Ноябрь | 128 | 635 | 763 | | Декабрь | 228 | 527 | 755 | | Итого | 4039 | 1831 | 5870 | | |
Анализ объема документооборота ООД УУМ позволит установить определенные закономерности роста и состояния документооборота, его изменений. В ходе анализа установлено, что плотность документооборота существенно меняется в пределах года, квартала, месяца. Как правило, это связано с отчетными кварталами, возрастающим количеством поступающих сообщений, требующих разрешения, запросов от несоподчиненных организаций и пр. Кроме этого, существующая в ООД УУМ технология работы с документами вызывает длительную задержку процесса исполнения. Сроки прохождения документов увеличивает «ожидание» рассмотрения документов руководителями, которые в силу занятости или информационной перегрузки не успевают регулировать направление документов. Это, в свою очередь, значительно увеличивает время доставки документов УУМ и самого процесса исполнения. А это, в свою очередь, влечет за собой задержку принятия решения, значительно увеличивает время разрешения сообщения, в течение которого может появиться новая информация, необходимая для решения, и, возможно даже, являющаяся решением, однако из-за длительного прохождения документов устаревает или аннулируется. Итак, в ходе анализа движения документооборота ООД УУМ выявлено, что, к сожалению, ввиду существующей технологии работы с документами, УУМ не соблюдается главное правило организации документооборота -- оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени. С нечеткой организацией движения документов в ООД УУМ связано много недостатков в организации документооборота ООД УУМ.При существующей схеме движения документооборота сотрудникам ООД УУМ катастрофически не хватает времени приступить к оформлению дел в то время, как параллельно необходимо проверить факты, изложенные в сообщении. Следует добавить, что материалы оформляются вручную, а это занимает много времени, так что к концу рабочего дня УУМ не успевает выполнить необходимый объем работы. В течение месяца материалы накапливаются, что влечет за собой избыточность документооборота, который имеет тенденцию к постоянному и все более ускоряющемуся росту, потерю документов, задержки прохождения и исполнения документов. В связи с этим возникают проблемы своевременного исполнения решений, так как неформальная передача информации и ее отсутствие в документированном виде об исполнении в реальном времени порождает противоречивость принимаемых решений.Отсутствие контроля за соблюдением законности при приеме, регистрации и разрешении сообщений о преступлениях и иной информации, за своевременностью и полнотой регистрации и сроками разрешения сообщений о преступлениях и иной информации, а также правильностью ведения КУС и ЖУИ, порождает противоречивость принимаемых решений.Таким образом, в существующей системе документооборота ООД УУМ МОБ РОВД существуют следующие проблемы документационной деятельности:- задержки прохождения и исполнения документов;- потеря документов;- избыточность документооборота;- противоречивость принимаемых решений;- сложные схемы согласования документов; - отсутствие информации об исполнении в реальном времени; - бесконтрольность исполнителей.В процессе управления в ООД УУМ собирается, обрабатывается и передается огромное количество информации, как неформальной, так и задокументированной. Эффективность управления ООД УУМ зависит от объема, оперативности и достоверности информации, подавляющая часть которой фиксируется в документах.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11
|
|
|
|
© 2003-2013
Рефераты бесплатно, курсовые, рефераты биология, большая бибилиотека рефератов, дипломы, научные работы, рефераты право, рефераты, рефераты скачать, рефераты литература, курсовые работы, реферат, доклады, рефераты медицина, рефераты на тему, сочинения, реферат бесплатно, рефераты авиация, рефераты психология, рефераты математика, рефераты кулинария, рефераты логистика, рефераты анатомия, рефераты маркетинг, рефераты релиния, рефераты социология, рефераты менеджемент. |
|
|
