При необходимости в структуре министерств разрешалось образовывать "особенные установления": канцелярию при директоре департамента, счетные столы, ученые комитеты, чертежные, лаборатории.

"Общее учреждение" узаконило введение в аппарат министерств двух коллегиальных органов: при министре -- "Совета Министра", при департаментах -- "Общего присутствия департамента", носивших совещательный характер. В состав этих органов, в основном, входили чиновники. Во второй половине века наряду с чиновниками министерства в их состав включались представители крупного капитала, науки и искусства. Их знания и практический опыт способствовали всестороннему и профессиональному обсуждению конкретных вопросов и принятию наиболее верных решений. Сочетание принципа единоначалия с коллегиальным обсуждением сложных управленческих проблем должно было способствовать оптимизации управления в целом. Ход заседания совещательных органов (Совета Министра, Общего присутствия департамента) фиксировался в журналах.

Единство структуры, штатного состава чиновников и их должностных обязанностей позволили установить единый порядок в организации делопроизводства.

Компетенция должностных лиц в вопросах управления определила состав управленческих документов министерств. Закон прямо указывал, что "различная степень власти" -- главная причина разделения прав и обязанностей чиновников в процессе создания документов. Поэтому законодательство Российской Империи достаточно четко определило виды документов, которыми осуществлялась переписка между органами власти и управления. Например, от императора министр получал указы и повеления, направлял ему доклады (или записки) и представления; от Государственного Совета получал высочайше утвержденные мнения, направлял представления и т. д.

Между собой министерства обменивались отношениями, сообщениями, официальными письмами.

В параграфе 262 "Общего учреждения министерств" впервые установлена зависимость юридической силы документа от правил его оформления: "Предписания Министров только тогда признаются действительными, когда они имеют установленную форму". К "Общему учреждению" приложены четыре формы "переписки", служившие эталоном для составления и оформления официальных документов. Они составлены на бланках с угловым расположением реквизитов, включающих наименование учреждения-автора, наименования структурных подразделений, дату подписания документа, исходящий регистрационный индекс, краткий заголовок к тексту. Позже появляется ссылка на номер инициативного документа. В правом углу документа указывался адресат. Первоначально бланки писали от руки, но с 20-х гг. XIX в. их стали изготовлять типографским способом.

При анализе "сношений" следует иметь в виду, что на одних документах наименование вида обозначалось, а в других "беззаглавных" оно отсутствовало. Его можно определить, зная соподчиненность автора и адресата.

Вышестоящие учреждения и чины, обращаясь к нижестоящим, писали адресат в дательном падеже: "Калужскому губернскому правлению". Равные друг с другом и нижестоящие, обращаясь в вышестоящие инстанции, использовали предлог "в": "В Калужское губернское правление".

Если документ адресовался конкретному лицу и нижестоящий обращался к вышестоящему, в состав адресата включалось обращение, соответствующее титулу: "его превосходительству", "его благородию". При общении равных должностных лиц и вышестоящих с нижестоящими титул опускался.

Документы в XIX в. обязательно имеют подпись-скрепу, в которых указывают наименование должностей.

В формуляре документа XIX в. ясно прослеживается стремление к формализации, определению четких правил расположения и оформления реквизитов.

На всем протяжении XIX в. активно развивались другие системы документации, некоторые их них приобретали законченную форму в виде уставов, в которых подробно регламентирован состав документов системы, правила их составления и оформления, а также приложены образцы форм документов. Например, вопросы бухгалтерского учета закреплены в "Общем счетном уставе" 1848 г., документирование прохождения государственной службы -- в "Уставе о службе гражданской" 1832 г.

Организация работы с документами включила пять составных частей:

· порядок вступления дел;

· движение их, или собственно производство;

· отправление дел;

· ревизию;

· отчеты.

Первые три части устанавливали путь прохождения документов от момента их получения или создания до завершения исполнения и отправки, причем в каждом структурном подразделении, начиная от канцелярии министра и заканчивая столом и "особенными установлениями". Структура документопотоков, как входящих, так и исходящих, ставилась в зависимость от заключенной в документах информации. Например, вся переписка министерства делилась на два потока:

· переписка министра;

· переписка департамента.

А так как закон определил компетенцию министра и директоров департаментов в рассмотрении управленческих вопросов, распределение всех входящих и входящих документов между ними не вызывало особых затруднений.

В XIX в. документы регистрировались в журналах входящих и исходящих документов, которые подразделялись на общие и частные. Общие журналы велись канцелярии министра и департаментах, частные -- в отделениях.

Ежемесячно в структурных подразделениях проводилась "ревизия дел", т. е. был внедрен систематически контроль за исполнением документов. По его результатам составлялись ведомости о количестве исполненных и неисполненных документов. В конце года доставлялась общая ведомость по министерству.

Ежегодная деятельность министерств заканчивалась отчетами, которых было три: отчет в суммах, отчет в делах, отчет в видах и предположениях к усовершенствованию каждой части. Для каждого отчета существовал особый порядок составления и представления.

Со всех исходящих документов снимались копии ("отпуски"), которые сдавались в архив министерства, где на них составлялись описи.

Организацию работы с документами в XIX в. следует рассматривать как четкую систему, обеспечивавшую движение, учет, контроль и хранение управленческих документов.

"Общим учреждением министерств" установлены единые принципы организации деятельности министерств и делопроизводства. Специфика каждого из них нашла отражение в "частных учреждениях".

Характерным явлением для XIX в. явилось стремление к сокращению объема документооборота, называемого "сокращение переписки", что достигалось путем делегирования части полномочий в принятии управленческих решений нижестоящим учреждениям и должностным лицам. Например, передавались полномочия в решении кадровых вопросов, расходовании денежных сумм, а также предпринималась попытка упорядочить потоки документов путем направления их в "те места, куда они по роду своему принадлежат". Данные меры по сокращению делопроизводства закреплены в специальных законодательных актах, изданных в 1831, 1852, 1860 гг.

Изобретение в последней трети XIX в. пишущих машин, ротапринтов, гектографов, ротаторов и их достаточно широкое распространение и применение в практике работы сопровождалось появлением новых способов документирования, ускорило изготовление документов.

Общегосударственные нормы в делопроизводственной сфере, заложенные в "Общем учреждении министерств", требовали изменений и развития. Отдельные ведомства пытались самостоятельно упростить делопроизводственный процесс. Например, в канцелярии попечителя Московского учебного округа внедряются элементы механизированной обработки документов: их печатают на пишущей машине, пометки о получении, регистрации, направлении на исполнение, об исполнении наносят с помощью механических нумераторов или штампов. Но основной смысл рационализации делопроизводства в этом учреждении сводился к расширению полномочий рядовых чиновников, к передаче ряда функций руководства (попечителя) рядовым работникам (инспекторам). Эта мера сразу же ускорила движение документов и привела к сокращению их объема.

Наиболее четко направления и способы совершенствования рационализации делопроизводства сформированы в "Положении о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве", изданном в 1911 г. Положение представляет собой типовую инструкцию по делопроизводству, разработанную военным ведомством для сети подведомственных военных учреждений разных уровней. Оно содержит рекомендации по составлению и оформлению документов, определяет порядок работы с ними, вводит в делопроизводство ряд прогрессивных технологий по передаче документов (телеграммы, телефонограммы), по их копированию и тиражированию.

На всем протяжении XIX в. издавались сборники образцов документов, называемых "письмовники", с целью помочь чиновникам и частным лицам составить документ в соответствии с существующими правилами.

В XIX в. начинается процесс формирования теории делопроизводства. Он связан с именами Ф. Русанова, Н. Варадинова, К. Зосимского, В. Вельдбрехта.

Главная особенность делопроизводства XIX -- начала XX вв. заключалась в том, что и организация делопроизводственной службы, порядок оформления документов, и технология работы с ними прочно опирались на законодательную базу.

В начале XX в. Россия стояла на пороге новых преобразований в области делопроизводства. Однако смена государственного строя в результате Февральской буржуазно-демократической революции и Октябрьской социалистической революции привела к коренным изменениям в государственном устройстве России и организации делопроизводства.

Серьезные изменения в системе управления, соответствующая перестройка системы документирования деятельности новых учреждений привели к изменениям формы документа. В делопроизводстве министерств появляются бланки учреждений с угловым расположением реквизитов. Бланки печатались типографским способом или писались от руки. В состав реквизитов бланка включается наименование учреждения, наименования структурных подразделений, отражающие место подразделения - автора в структуре учреждения (департамент, отделение, стол). Дата документа также включается в состав реквизитов бланка, как и регистрационный индекс документа. Занимает свое обособленное место заголовок к тексту документа, располагаясь непосредственно под реквизитами бланка (практически так же, как и в современных документах). Появляется и ссылка на поступивший документ (прототип современного реквизита "Ссылка на дату и номер входящего документа"), которая не имеет пока унифицированного вида и может выглядеть по-разному: "Ответ на №..." или: "От такого-то" и т.п.

Приобретает устойчивый вид и реквизит "Адресат", появившийся еще в XVIII в. в коллежском делопроизводстве, -- это указание должности лица в дательном падеже или наименование присутственного места. Получает определенную форму удостоверение документа: подписи и скрепы на документе включают наименование должности лица, подписавшего или скрепившего документ и его личную подпись.

На протяжении всего XIX и начала XX вв. осуществляется законодательная регламентация делопроизводства высших, центральных и местных учреждений. Благодаря принятой в то время системе кодификации законодательства в Сводах законов Российской империи достаточно легко получить подробные сведения о законодательной регламентации делопроизводства учреждений любого уровня. Своды законов начинают издаваться с 1832 г. Затем, пополняясь новыми узаконениями, переиздаются в 1842, 1857 и последующие годы. Первые два тома Сводов содержат узаконения, касающиеся верховной власти, деятельности высших, центральных и местных (губернских, уездных) учреждений, включая их делопроизводство.

Особенностью организации делопроизводства в этот период являлась не только ее четкая законодательная регламентация, но и появление достаточно обширной делопроизводственной литературы, в том числе и работ теоретического характера. Большое значение в этот период имели письмовники -- сборники образцов документов. Первые такие сборники появляются уже во второй половине XVIII в., а с конца XVIII -- начала XIX вв. начинают издаваться регулярно. Известно более ста таких сборников, изданных до 1917 г.

2.4 Русские письмовники конца ХVIII вв.- начала ХХ века. Система образцовых текстов

Н.В.Варадинов - "первый теоретик русского делопроизводства", отмечал, что делопроизводство имеет свои источники "в законе и обычае". Канцелярский или деловой обычай, по его мнению, "всегда и во всех странах имел обширное влияние не только на способ составления деловых бумаг, но и на внешнюю сторону судопроизводства, на судебные обряда и судебные сроки". Обычай, или практика, наряду с законом играла существенную роль в поддержании культуры письменного делового общения.

В научной литературе, посвященной истории русского делопроизводства, внимание исследователей обращено, главным образом, на законодательные источники, в то время как мощный пласт делопроизводственной литературы, представляющей собой разного рода сборники образцов документов, непосредственно направленной на регламентацию состава документов, их формы и содержания, и в целом процессов документирования, практически не изучен.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9