2. 5 Работа на профильных и смежных конкурентных выставках по продвижению выставки

    Пакет рекламных и заявочных материалов

2. 6 Подготовка мероприятий деловой программы (детализация. формирование тематик докладов, пресс-релизов, уточнение плана-графика проведения)

Программа деловых мероприятий, пресс-релизы по мероприятиям 2. 7 Реализация программы государственной и профессиональной поддержки

• подписание распоряжений Правительства, приветствий, писем Распоряжения Правительства, приветствия, письма

подготовка и проведение заседаний Организационного комитета и рабочих групп Протоколы и решения Оргкомитетов

работа с государственными и профессиональными объединениями профильным Министерством

Программа отраслевых мероприятий общественных акций (круглых столов по проблеме, тренингов и т. д. )

2. 8 Работа с экспонентами по размещению информации и рекламы в рекламно-информационных приложениях проекта

    (Каталог, СD, справочники)

Коммерческая часть (прайсы реклама, информация) в рекламно-информационных приложениях

    2. 8 Подготовка рекламно-информационных приложений

(компакт-диск, справочники) обработка видео-, фото-, текстовых материалов, режиссура и программное обеспечение)

Информационная художественная, программная часть рекламно-информационных приложений

2. 9 Подготовка мероприятий презентационной программы на сцене, специальных проектов и конкурсной программы

    Программа специальных и презентационных мероприятий
    III. “Финишная прямая”
    Организационные мероприятия
    Документальное обеспечение

3. 1. Продолжение работы с экспонентами по всем направлениям этапа "запуска выставки"

    Договоры на участие

3. 2 Проверка и корректировка экспозиционного плана выставки Детализированный план для застройщика

    3. 3 Подготовка работы сервис -бюро на выставке
    Организация сервис-бюро

3. 4 Подготовка оборудования сцены, звука в павильоне и конференц-зале, др. технические вопросы

Перечень оборудования сцены, павильона, конференц-залов, технические требования

3. 5 Составление перечня дополнительного оборудования, заказанного экспонентами Перечень дополнительного оборудования

    3. 6 Размещение рекламы в СМИ,

направленной на привлечение посетителей и создание положительного общественного резонанса

    Рекламные модули в СМИ
    3. 7 Изготовление и размещение наружной и звуковой рекламы
    Комплекс наружной и звуковой рекламы
    3. 8 Макетирование и изготовление каталога, СD
    Каталог, компакт-диск
    3. 9 Изготовление полиграфической и сувенирной продукции
    Полиграфическая и сувенирная продукция выставки

3. 10 Разработка и реализация оформления выставочного пространства Элементы худ оформления выставочного зала

3. 11 Подготовка и рассылка приглашений Официальным лицам и персонам VIP Приглашения VIP

3. 12 Подготовка и проведение пресс-конференции, посвященной открытию выставки, др. РR акции, прямое приглашение представителей СМИ

    Пресс-релиз выставки
    3. 13 Подготовка церемонии Официального открытия выставки
    Сценарий открытия выставки с указанием приглашенных лиц

3. 14 Формирование папок экспонентов, пресс-наборов для распространения на выставке

    Папки экспонентов, пресс-наборы для СМИ

3. 15 Привлечение наемного персонала на период проведения выставки (социологическая группа, переводчики, обслуживающий персонал и т. д. ) План -график работы наемного персонала и распределение обязанностей 3. 16 Определение методики статистических и социологических

    исследований на выставке
    Анкеты

КомментарийРассматриваются два направления исследований, которые проводятся во время выставки

" регистрация и учет посетителей (коммерческих и частных) " исследование отраслевого рынка

Профессиональное проведение статистических и социологических исследований важно для выставочного мероприятия по нескольким причинам

• правильный сбор и обработка статистических данных имеют решающее значение для международного признания выставочного проекта

    " данные статистических исследований служат для

организаторов выставки руководством к корректировке своих стратегий • данные исследований используются в отчетных и рекламных документах (Официальный отчет, пресс-релиз, информационные письма, рекламные буклеты и т. д. )

• маркетинговые обзоры по рынку —коммерческая информация для экспонентов и возможность ее получения на выставке повышает привлекательность последней

    • динамика маркетинговой информации за ряд лет дает

представление о новых тенденциях рынка, а , следовательно новых потенциальных разделах выставки и ее деловой программы

Объектом исследований выступают посетители-специалисты, частные посетители, экспоненты Для каждой группы разрабатывается свой тип анкет В международных организациях и союзах существуют жесткие требования к правилам и формам регистрации посетителей, поэтому при разработке анкет регистрационный блок (география респондентов сектор экономики, полномочия, функции и т. д. ) целесообразно формировать, исходя из норм РКМ .

Также в анкету можно включить вопросы касающиеся следующих оценок • цели участия в выставке,

• оценка выставки (экспозиции, деловой программы, организации и инфраструктуры), основные каналы информирования о выставке, • оправдание результатов и ориентация на участие в следующей выставке Статистические исследования посетителей осуществляется путем заполнения анкет (регистрационных форм) в регистрационном центре (вручную либо с использованием компьютерных систем), а также выборочного опроса путем стандартизированного интервью Применяются различные способы поощрения посетителей к заполнению анкет

    приглашения, буклеты и билеты с отрывным купоном
    • выдача бэджа на постоянное посещение выставки

• выдача информационных материалов выставки (программа, путеводитель) либо сувенирной продукции

3. 17 Привлечение фотографа, съемочной группы для работы на выставке, режиссура съемок

    Сценарий съемок и фоторепортажей

3. 18 Подготовка заявочных материалов и рекламной продукции проекта на следующий год

    Заявка и рекламные материалы на следующий год

3. 19 Разработка плана- графика экскурсий на выставке (время, тема, маршрут) План тематических экскурсий и посещений

    3. 20 Подготовка материалов
    к раздаче среди участников деловой
    программы
    Папка участника деловой программы”:

программа мероприятия, информационные материалы выставки, сувенирная продукция 3. 21 Распределение обязанностей и закрепление сотрудников для работы на выставочной площадке в период выставки

    Организационный план работы сотрудников на выставке
    IV. Проведение выставки
    Организационные мероприятия
    Документальное обеспечение
    1. Застройка

Застройка выставочного павильона (организация процесса въезда экспонентов, ввоза оборудования, контроль за состоянием стендов и оборудования, состоянием противопожарной безопасности и т. д. )

Организация оборудования сцены, звука, художественного оформления павильона

    Организация сервис-бюро

Раздача бэджей, папок экспонентам (каталог, билеты, др. материалы)

    “Папка экспонента”
    2. Рабочие дни выставки

Проведение протокольных мероприятий (открытие выставки, пресс-конференция, фуршет VIР

    Реализация деловой программы:
    Регистрационные листы
    Социологическое исследование
    Отчетные и рекламные материалы мероприятия

Подготовка зала (оборудование, звук, количество посадочных мест) Регистрация участников, раздача материалов

    Ведение протокола

Проведение опроса социологического исследования среди участников деловой программы

Сбор всех информационных и рекламных материалов мероприятия Подготовка ежедневной Программы дня и ее размещение внутри выставочного павильона

    Программа дня

Контроль над состоянием стендов и оборудованием, др. технические вопросы выставки

    Работа сервис-бюро дирекции
    ксерокопирование
    фотография
    ламинирование
    Р/С, машинопись и т. д.

Обеспечение работы информационного центра (продажа каталогов и СО, консультации экспонентов, организационные вопросы)

Обеспечение работы VII5зала, дегустационных залов, др. служебных помещений (закупка продуктов, найм официантов и контроль их деятельности, планирование встреч, переговоров и презентаций)

Контроль над функционированием оборудования сцены, звуком и светом в выставочном павильоне

Реализация презентационной программы и специальных проектов (лотереи, викторины. шоу-программы, концерты) на сценической площадке

Формирование наборов сувенирной продукции, их распространение

    Наборы рекламной продукции

Объявления по громкой связи в выставочном павильоне и на территории выставочного центра

    График объявлений и тексты
    Организация графика встреч официальных лиц и партнеров
    База данных и переговоры с партнерами и официальными лицами

Реализация социологического исследования по проекту (тиражирование анкет, контроль над ходом исследования)

    Результаты социологического исследования

Организация тематических экскурсий на выставке (маршрут, организация транспорта по мере необходимости и т. д. )

    Организация видео- и фотосъемки
    Видео-, фотоматериалы
    Работа с экспонентами по участию в выставке следующего года
    Заявки на участие в выставке следующего года
    Переговоры с партнерами, официальными лицами, ведущими СМИ
    Договора и протоколы о намерениях,
    3. Демонтаж выставки
    V. Подведение итогов выставки

5. 1 Подготовка итоговых документов по договорам с администрацией павильона и генеральным застройщиком

Договор на следующий год с выставочным павильоном и застройщиком 5. 2 Заключение договоров по договоренностям на выставке с экспонентами Заявки на участие в выставке следующего года

    5. 3 Подготовка Официального отчета дирекции:
    Официальный отчет проекта
    Комментарий. Официальный отчет включает в себя:
    • введение

• экспозиционная информация; общие количественные показатели, отраслевая и географическая структура участников и посетителей, др.

• отчет о мероприятиях деловой, конкурсной, презентационной программы • отчет о рекламно-информационном сопровождении проекта

• результаты статистического и социологического исследована по выставочному проекту

• приложения (состав рабочих органов, Распоряжения Правительства по выставочному проекту, положения о конкурсах, заключения конкурсных комиссий, списки лауреатов и др. )

    • резюме

Данные отчета используются в кампании по продвижению следующей выставки (пресс-релизы, СМИ, рекламная полиграфическая продукция), являются итоговым отчетным документов для партнеров по организации выставки и органов, обеспечивающих ее поддержку.

    5. 4 Подготовка дайджеста прессы Дайджест прессы
    5. 5 Обработка видео и фото материалов выставки
    Монтаж

видеоматериалов и электронных демо-версий, слайдотека и презентационный альбом выставки

    5. 6 Формирование “музея” проекта

Пакет рекламно-информационных материалов проекта, сувениры, отклики, и т. д 5. 7 Обработка материалов социологического исследования

5. 8 Подготовка Архива проекта: все базы (клиентские, СМИ, министерства и ведомства, ассоциации и организации)

    документация внутренняя и внешняя (официальные бумаги
    письма и т. д. )
    сметы, программы и др. материалы
    Социологическое исследование рынка Архив проекта
    Часть II. Структура мероприятий деловой программы выставки

Современная выставка —многоуровневый инструмент маркетинга, площадка, где экспонент может одновременно рекламировать, продавать свою продукцию и формировать образ своей фирмы. Вместе с тем это клуб профессионалов, своего рода индикатор состояния и перспектив развития отрасли. Эту“профессиональную”составляющую в значительной степени формирует деловая программа выставки, включающая в себя целый спектр разноплановых мероприятий.

Страницы: 1, 2, 3