Представители второй и последующих покупок моторного масла могут проходить через те стадии, что и представители «первой покупки». Это произойдет в том случае, если они остались недовольны предыдущей покупкой, или появилось желание сменить используемую марку моторного масла под влиянием мотива выгодности покупки.

Схема организационной структуры управления предприятием

Управление ООО «Вега Евро» осуществляется:

Собранием учредителей

Директором предприятия, который имеет в своем подчинении двух заместителей.

Управление на ООО «Вега Евро» осуществляется по принципу функциональной организационной структуры. Иногда её называют традиционной или классической, т.к. она не была первой структурой, подвергшейся разработке и внедрению.

В такой структуре повышается эффективность управления за счет создания функциональных звеньев, участия в работе квалифицированных специалистов, передачи им полномочий и ответственности за результаты своей деятельности, специализирующихся на выполнении определенных видов работ в единой системе линейного управления. Традиционные блоки одного профиля объединяют специалистов в специализированные структурные подразделения - отделы производства, маркетинга, финансов.

Преимущества: стимулирует деловую и профессиональную специализацию; линейные руководители освобождаются от глубоких знаний по каждой функции; упрощается работа линейных руководителей, возрастает удельный вес перспективных решений.

Недостатки: в большой организации цепь команд от руководителя до непосредственного исполнителя становится слишком длинной; имеет место дублирование в решении вопросов управления.

Высшим органом управления ООО «Вега Евро» является собрание учредителей. В исключительную компетенцию Собрания входит:

утверждение всех поправок и изменений, вносимых в Устав и Договор;

увеличение и уменьшение размеров уставного фонда;

определение размеров и форм, а также порядка внесения дополнительных вкладов учредителей;

прием новых учредителей, изменение долей учредителей в имуществе предприятия;

установление организационной структуры предприятия и правил процедуры;

определение общих направлений деятельности предприятия и утверждение планов работы предприятия, включая участие в других предприятиях; утверждение годового бюджета, планируемой прибыли, планов капиталовложений, производственных планов и принятие др. решений в отношении основных целей и сфер деятельности предприятия и предоставляемых им услуг;

оценка имущественных вкладов учредителей;

утверждение годовых отчетов о деятельности предприятия, отчетов и заключений руководящих органов предприятия и порядка распределения прибыли;

установление вознаграждения, выплачиваемого предприятием своим должностным лицам;

принятие решений о благотворительной деятельности предприятия и об оказании безвозмездной помощи:

решение всех вопросов, связанных с ликвидацией предприятия, назначение Ликвидационной комиссии, роспуск ее членов и утверждение отчета и ликвидационного баланса;

утверждение планов мероприятий и технико-экономических обоснований по обеспечению финансирования предприятия банками и финансовыми учреждениями и др.

Руководство текущей деятельностью фирмы осуществляет директор фирмы, компетентный решать все вопросы, касающиеся деятельности предприятия: организует текущую производственную, хозяйственно-финансовую деятельность предприятия. Директор предприятия подотчетен собранию учредителей и другим органам, уполномоченных собранием учредителей и имеет следующие обязанности и обязательства;

осуществлять текущее руководство работой предприятия, обеспечивать выполнение всех решений собраний учредителей за их выполнение и воплощение в жизнь, а также за работу предприятия;

принимать и увольнять работников предприятия (кроме главного бухгалтера) в соответствии с общей кадровой политикой, принятой собранием учредителей, издавать приказы и инструкции, подлежащие выполнению всеми подчиненными ему работниками;

в соответствии со сметой расходов, утвержденной собранием учредителей, составлять штатное расписание;

разрабатывать и осуществлять системы морального и материального стимулирования и наказания, применяемые к работникам предприятия и предназначенные для интенсификации их работы и повышения качества услуг, предоставляемых предприятием.

Для выполнения обязанностей и обязательств директор и имеет следующие права:

заключать без доверенности от имени предприятия сделки, контракты и другие правовые акты и обеспечивать их выполнение;

выдавать доверенности и открывать расчетный и др. счета в банках;

представлять предприятие в его взаимоотношениях с учреждениями, предприятиями, организациями, компаниями, обществами и физическими лицами по всем вопросам, связанным с деятельностью предприятия.

Аппарат управления ООО «Вега Евро» включает: директора, технического директора, коммерческого директора.

Должностные обязанности коммерческого директора:

осуществлять руководство финансовой деятельностью фирмы в области материально-технического снабжения, сбыта продукции по договорам поставки, обеспечивая эффективное использование материальных и финансовых ресурсов, снижение их потерь, ускорение оборачиваемости оборотных средств;

организует составление перспективных и годовых планов реализации товара, организует хранение и транспортировку товара;

осуществляет контроль за выполнением плана реализации товара, материально-технического обеспечения фирмы, за правильным расходованием оборотных средств и обеспечивает своевременную выплату заработной платы сотрудникам фирмы;

организует работу складского хозяйства;

руководит работниками отдела.

Должностные обязанности технического директора:

обеспечивать выполнение работ фирмы, способствовать успешной работе основных подразделений фирмы;

разрабатывать необходимую документацию, предложения, рекомендации, инструкции, для повышения эффективности работы фирмы;

контролировать соблюдение работниками правил внутреннего трудового распорядка, правил и норм охраны труда и противопожарной безопасности, состояние трудовой дисциплины;

обеспечивать связь с организациями по сертификации, стандартизации;

обеспечивает выполнение перевозок грузов автомобильным транспортом в соответствии с потребностями фирмы;

осуществляет контроль за своевременностью оформления договоров на грузоперевозки и вести учет транспортных расходов помесячно.

Расчет трудоёмкости осуществляется по формуле:

(1)

где Qp суммарная трудоемкость, ч.;

Ti - трудоемкость i-го управленческого решения, ч.;

Kij - число повторений i-го решения на j-м уровне;

- количество процедур.

Согласно наблюдениям коммерческому директору надо было принять 29 важных решений, по рекламе и доставке товара Трудоемкость одного решения в среднем составляет 8 часов.

По формуле определим степень загрузки подразделений по трудоемкости выполняемых работ в течение исследуемого периода времени:

Qp = 2982 = 464 ч.

Число руководителей необходимых для принятия управленческих решений заданной трудоемкости определяется по формуле:

=,

где Ср - расчетное число руководителей;

Qp - трудоемкость принятия управленческих решений, ч.;

Fg - действительный фонд времени одного сотрудника, в месяц = 168 ч. (8 часов 21 день = 168 ч.).

Полученное число руководителей сравнивается с допустимым значением, если расчетное число руководителей равно либо больше допустимого значения, ставится вопрос о формировании дополнительного подразделения на данном уровне. Если же меньше весьма допустимого значения рассматривается вопрос о возможной передаче полномочий другому уровню или подразделению.

В компании работают 3 руководителя (директор компании, коммерческий директор и технический директор), что соответствует расчетному числу руководителей.

Должностные обязанности главного бухгалтера:

осуществляет организацию бухгалтерского учета хозяйственно-финансовой деятельности фирмы;

организует учет поступающих денежных средств, товарно-материальных ценностей и основных средств, своевременное отражение на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с их движением, учет издержек производства, а также результатов хозяйственно-финансовой деятельности фирмы;

осуществляет контроль за законностью, своевременностью и правильностью оформления финансовых, расчетных и кредитных операций;

осуществлять своевременное и правильное перечисление платежей в государственный бюджет, взносов на государственное социальное страхование, пенсионный фонд и другие платежи в соответствии с действующим законодательством РБ;

осуществляет контроль за соблюдением порядка оформления первичных документов, расчетных и платежных обязательств, проведение инвентаризации денежных средств, товарно-материальных ценностей, проверок организации бухгалтерского учета и отчетности;

участвует в проведении экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности по данным бухгалтерского учета и отчетности в целях выявления внутрихозяйственных резервов, устранения потерь и затрат;

следит за состоянием отчетности и хозяйственно-финансовой деятельности предприятия ежемесячно с целью исключения превышения запланированного уровня рентабельности;

принимает меры по предупреждению недостач, незаконного расходования денежных средств и товарно-материальных ценностей, нарушений финансового и хозяйственного законодательства;

ведет работу по обеспечению строгого соблюдения штатной, финансовой и кассовой дисциплины, законности списания с бухгалтерских балансов недостач, дебиторской задолженности и других потерь;

обеспечивает своевременное составление бухгалтерской отчетности на основе первичных документов и бухгалтерских записей;

Главный бухгалтер должен знать:

постановления, распоряжения, приказы вышестоящих органов; методические, нормативные и другие руководящие материалы финансовых и контрольно-ревизионных органов по организации бухгалтерского учета и составлению отчетности; методы анализа хозяйственно-финансовой отчетности и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей;

порядок и сроки составления бухгалтерских балансов и отчетности;

средства вычислительной техники и ПО бухгалтерских программ (1С, Галактика);

экономику, организацию производства, труда и управления;

правила и нормы охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.

Должностные обязанности бухгалтера - экономиста:

осуществляет организацию и совершенствование экономической деятельности фирмы, направленной на повышение рентабельности деятельности, снижение себестоимости товара, достижение наибольших результатов при затратах материальных, трудовых и финансовых ресурсов;

методически руководит и координирует деятельность всех подразделений по составлению перспективных планов экономического и социального развития фирмы;

составляет экономически обоснованные отчетные калькуляции себестоимости товаров, работ (услуг), производить своевременные расчеты по заработной плате с работниками фирмы;

проводит работу по совершенствованию планирования экономических показателей деятельности фирмы, достижению высокого уровня их обоснованности;

обеспечивает строгое соблюдение режима экономии финансовых ресурсов на всех участках фирмы;

определяет ценовую политику предприятия в соответствии с законодательством РБ и постановлениями правительства;

контролирует своевременность предоставления отчетности о результатах экономической деятельности в вышестоящие органы.

Должностные обязанности менеджера по сбыту:

курирует работу торговых агентов;

осуществляет организацию сбыта товара фирмы в соответствии с плановыми заданиями и заключенными договорами, ее отгрузку потребителям;

обеспечивает участие отдела в разработке долгосрочных и краткосрочных планов развития, его емкости, согласованием условий и заключением договоров на поставку товаров, корректировке планов с учетом реализации товаров и имеющихся заказов;

участвует в заключении договоров с потребителями на поставку товаров, обеспечивает уровень обслуживания потребителей (частота доставок, стабильность, система принятия малых заказов и т.д.);

обеспечивает контроль за выполнением договорных обязательств в установленные сроки, по комплектности и качеству, за состоянием запасов товаров на складе;

разрабатывает и осуществляет план продвижения товара, увязывает воедино товар, распределения, сбыт и ценовые составляющие плана маркетинга;

принимает меры по обеспечению своевременного поступления средств за реализованную продукцию;

участвует в рассмотрении поступающих на фирму претензий потребителей и подготовке ответов на заявленные иски, а также претензий потребителям при нарушении ими условий договоров;

обеспечивает учет выполнения заказов и договоров, отгрузки и остатков нереализованного товара.

В ООО «Вега Евро» два менеджера по продажам (см. прил. 3). Один руководит торговым отделом второй - отделом маркетинга.

Торговый отдел составляют шесть торговых агентов, которые обязаны:

знать ассортимент продаваемого товара, его цены, классификации, допуски мировых производителей моторных масел, ситуацию на рынке ГСМ, товара конкурентов и их цены;

знание инфраструктуры реализации: станции технического обслуживания (СТО); автотранспортные предприятия; розничная сеть, включающая автомагазины, рынки; автозаправочные станции (АЗС); индустриальное направление;

ведение базы клиентов;

марчендайзинг в каждой торговой точке посещенной и проработанной.

Такая численность персонала оптимальна потому, что наиболее прогрессивным способом охвата рынка с помощью агентов в настоящее время считается территориальное разделение. Основным преимуществом территориального деления является установление агентом прочных длительных связей с покупателями на своей территории. Общение с конкретным ответственным лицом на предприятии дает покупателю лишнюю гарантию надежности сделки. Преимуществами интенсивной работы с ограниченным контингентом покупателей на одной территории также являются вырабатываемый агентом индивидуальный подход, при котором для каждого покупателя устанавливается свой график общения, знание общей ситуации на территории. Шесть торговых агентов обслуживают шесть областей РБ.

Уход агента на другую работу может разрушить сложившиеся связи. Для того, что бы этого избежать периодически один из торговых агентов обзванивает или посещает область, за ним не закрепленную. При отпуске никто из сотрудников может не беспокоиться о том, что «его» клиенты останутся без внимания.

Если системы отчетности агента не существует или она носит формальный характер, она должна быть внедрена. Соответственно, предусматривается функция периодического контроля отчетности агентов в руководстве сбытом или маркетинге.

Складирование готовой продукции осуществляется на территории организации. Непосредственно с территории организации моторные масла CHAMPION распределяются по пунктам розничной торговли. Для оперативной транспортировки моторных масел CHAMPION используются два грузовых микроавтобуса.

Для ускорения процесса документооборота в ООО «Вега Евро» существует корпоративную компьютерную сеть, связывающую все подразделения организации.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Особенности расчета эффективности сбытовой деятельности предприятия / Огородников В. Н., Рыжикова Т. М. Справочник экономиста №2, 2008.

2. Гончарук В.А. Маркетинговое консультирование М.: Изд-во "Дело", 2008.

3. Маталыцкая С. Все для годового отчета // Главный Бухгалтер. - 2008. - № 1. - С 88 - 101.

4. Феденя А. К. Основы менеджмента: Учебное издание, Минск, «Бестпринт», 2003.

5. Шуремов Е. Л. Информационные технологии оптовой торговли - М. ООО "1С-Паблишинг", 2008.

Страницы: 1, 2